試論計算機技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

葛英

摘 要：計算機技術(shù)一直是現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵，只有不斷重視計算機技術(shù)的使用，才能夠從根本上促進各行各業(yè)的發(fā)展。本文主要論述的是計算機技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用，希望通過全文的論述能夠更加深入徹底地了解計算機技術(shù)在檔案管理工作中的具體應(yīng)用，從而保證我國越來越多的檔案管理工作效率能夠得到最大程度的促進。但是目前我國檔案管理工作在使用計算機技術(shù)過程中還是存在許多現(xiàn)實問題，相關(guān)部門應(yīng)該對此提升重視。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化

信息時代就是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)的時代，如果能夠從根本上提升計算機技術(shù)的應(yīng)用效率，很大程度上可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工方式，提升人們?nèi)粘Ｉ钜约肮ぷ鞯男剩蔀樘嵘ぷ餍实淖铌P(guān)鍵工具?？偠灾?，計算機技術(shù)對于提升檔案管理工作效率有很大的促進作用。促進檔案信息化管理的同時還能夠加速我國檔案信息化管理的更新速度，使得越來越多企業(yè)檔案管理變得更加快捷。

1 計算機技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用意義

1.1 必要性

檔案信息之所以應(yīng)該得到重視，是由于在現(xiàn)代化技術(shù)的促進作用下，人們開始重視檔案信息的載體以及廣泛性。為了可以更好地保證檔案信息的保存以及應(yīng)用，就應(yīng)該跟隨時代步伐，利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)優(yōu)化檔案信息的管理方式，使得檔案信息管理起來更加便捷和高效。目前，使得檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化已經(jīng)成為管理工作的重中之重。計算機技術(shù)的應(yīng)用能夠提升檔案信息的檢索速度，還能夠存儲極大的信息量，便于保存。相對于傳統(tǒng)的手工方式而言更具有優(yōu)勢。

1.2 主要作用

1.2.1 數(shù)字化

計算機技術(shù)主要體現(xiàn)在數(shù)字化方面，利用計算機技術(shù)能夠合理改善傳統(tǒng)手工整理方式，降低人力和物力，降低信息損失量，還能夠提升空間占有率。

1.2.2 存儲量大

由于現(xiàn)代化技術(shù)推動著人們生活范圍不斷擴大，人們的檔案信息也越來越多，大量的資料使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能更好地適用，所以需要計算機技術(shù)的應(yīng)用，一張普通的光盤就可以記載上萬的信息，最大程度地降低成本投入。

1.2.3自動化

使用計算機技術(shù)將檔案信息輸入計算機區(qū)別于人工的最主要特點就是自動化，能夠?qū)⑿畔⑦M行邏輯歸類，實現(xiàn)信息管理，還能夠利用自動化技術(shù)進行檢索信息，從而實現(xiàn)檔案整理以及存儲的目的。

2 計算機技術(shù)檔案管理應(yīng)用存在的問題及對策

2.1 信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題

對現(xiàn)有的檔案目錄數(shù)據(jù)庫以及部分全文數(shù)據(jù)庫進行管理，不僅要加快對現(xiàn)有檔案信息進行著錄、入庫以及管理的工作節(jié)奏，爭取全面實現(xiàn)目錄以及檔案文件的機器檢索，還要對那些利用率高、內(nèi)容重要、容易受損的檔案信息實施數(shù)字化管理，形成統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案信息和檔案管理各項工作結(jié)合在一起，形成一個有機的整體。

2.2 信息網(wǎng)絡(luò)安全問題

隨著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的全面覆蓋，大部分人都可以隨意使用網(wǎng)絡(luò)，這樣就存在一定的安全隱患。計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，在帶來方便同時也帶來一定的安全問題，網(wǎng)絡(luò)安全問題難以計數(shù)，現(xiàn)在的防火墻等安全防護技術(shù)對專業(yè)技能比較高的黑客根本就起不到多大作用，而檔案又具有憑證性以及真實性等特點，如果原始文件收到損壞或者更改，很難在進行修復(fù)，致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。針對檔案安全管理問題，我國檔案部門已經(jīng)相應(yīng)的在標(biāo)準(zhǔn)化以及科研方面作出大力度的支持，制定了一系列管理標(biāo)準(zhǔn)和安全防護技術(shù)措施來應(yīng)對安全威脅，比如可以選擇用網(wǎng)絡(luò)限制和密碼驗證等方式來保障檔案信息管理安全。

2.3 管理技術(shù)實用性問題

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)的更新速度驚人，因此在檔案管理技術(shù)的選擇應(yīng)用上，一定要緊跟計算機技術(shù)尤其是檔案管理方面技術(shù)的更新速度。但是由于檔案管理部門并不是直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益的生產(chǎn)部門，在資金的投入上存在一定的問題，并不具備充足的資金來經(jīng)常對管理設(shè)備進行更新，同時最新最先進的設(shè)備也不一定真正適用于檔案管理工作，因此在工作時要秉持“實用、適用才是最好的”信念，努力在檔案信息管理工作中展開計算機技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高檔案管理水平。

2.4 檔案管理人員專業(yè)化問題

隨著計算機技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對管理人員專業(yè)素質(zhì)要求也在不斷提高。但是現(xiàn)在檔案管理部門并不具備專業(yè)的管理人員，存在一人多崗的現(xiàn)象，或者一些管理人員對計算機技術(shù)并不了解，并不能完成網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理工作。針對這一現(xiàn)象，首先可以組織員工培訓(xùn)，保證其具備一定的邏輯和數(shù)字思維能力，能夠熟練使用計算機語言，可以將計算機技術(shù)真正應(yīng)用到檔案管理工作中。其次，檔案管理人員必須要具備一定的語言文字功底，能夠完成檔案主體標(biāo)引的原則和和方法學(xué)習(xí)。能夠利用檔案主題標(biāo)引規(guī)則，正確選擇主題標(biāo)識，準(zhǔn)確分析主題內(nèi)容，學(xué)會如何將主題詞進行合理的組配，并且學(xué)會對特殊狀況的處理方式等。通過對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，來勝任檔案管理工作。

3 計算機技術(shù)檔案管理應(yīng)用發(fā)展策略

3.1 增強計算機技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用意識

首先，檔案管理部門以及管理人員要充分意識到計算機技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的重要性，形成使用計算機技術(shù)來進行檔案管理的意識；其次，要重視計算機技術(shù)的使用和投入，在人力、物力等方面都要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，營造檔案管理現(xiàn)代化工作氛圍。

3.2 加強創(chuàng)新意識

隨著計算機技術(shù)的不斷更新，檔案也需要進行創(chuàng)新管理。一方面，在實現(xiàn)計算機技術(shù)檔案管理時，必須要有統(tǒng)一、規(guī)范、有效的工作制度，建立科學(xué)、現(xiàn)代的完整管理體系，確保檔案管理工作中每個環(huán)節(jié)的正常運行；另一方面，檔案管理人員在具備專業(yè)知識同時還應(yīng)具備創(chuàng)新思維，實現(xiàn)創(chuàng)新性工作，最大程度的發(fā)揮出計算機技術(shù)的實用性。這就要求檔案管理人需要不斷的學(xué)習(xí)專業(yè)知識，熟練掌握計算機技術(shù)，提高個人綜合能力。

3.3 加強人才培養(yǎng)意識

一方面，在進行招聘時選擇具備計算機操作和應(yīng)用能力的專業(yè)人員，提高計算機應(yīng)用的使用效率；另一方面，重視現(xiàn)有員工的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)管理觀念，形成新的管理理念，加強其專業(yè)知識以及計算機操作應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使其充分掌握計算機操作能力，能夠熟練流暢完成日常工作。

4 結(jié)語

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，其在檔案管理工作中占據(jù)的比重也在不斷增加，在對檔案內(nèi)容進行分析、加工、組織、處理等方面更便捷、快速，實現(xiàn)了檔案信息收集、管理、儲存、檢索等過程管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，對檔案現(xiàn)代化管理具有重要意義。

參考文獻

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