事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法的研究

徐誠時(shí)

摘 要：事業(yè)單位檔案具體指的為各機(jī)關(guān)單位于各種事務(wù)活動中已經(jīng)實(shí)施過辦理操作的資料及文件等，事業(yè)單位檔案歸檔文件整理主要指的為對一些已經(jīng)實(shí)施過辦理操作且具備較高考查價(jià)值的資料及文件實(shí)施整理的一種方式，保證其質(zhì)量有助于確保事業(yè)單位各環(huán)節(jié)工作順利的開展和實(shí)施。本文主要針對事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的注意事項(xiàng)及方法進(jìn)行了較為詳細(xì)的探討和分析，希望可以為有關(guān)人員及部門提供一些參考和幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案；歸檔文件；整理方法

引言：檔案工作面對的主體為檔案，檔案則是經(jīng)由對工作過程中形成的文件及資料等加以收集的方式而產(chǎn)生的，其是確保檔案管理工作正常開展和實(shí)施的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案整理質(zhì)量的高低，可對事業(yè)單位的發(fā)展起到直接影響，積極探尋以及應(yīng)用多種有效手段，提升事業(yè)單位檔案歸檔文件整理質(zhì)量，有助于提升國家檔案管理工作的整體水平。

一、注意事項(xiàng)

1、檔案保存

無論是在本單位產(chǎn)生的，還是上級下發(fā)的存在指導(dǎo)性的資料、文件等，這些文件間均已經(jīng)構(gòu)成了來源方面的緊密關(guān)聯(lián)，所以，僅有良好確保了文件來源方面的聯(lián)系，才可以更完整、具體的將文件形成的活動面貌反映出來，進(jìn)而更好的突顯檔案具有的歷史記錄特點(diǎn)。現(xiàn)下進(jìn)行的各環(huán)節(jié)工作都是以前人的經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)的，事業(yè)單位檔案產(chǎn)生的過程中也涉及了較多其他勞動，且可以將人們長期以來存儲以及整理檔案的情況及效果直觀的體現(xiàn)出來[1]。

所以，在具體實(shí)施檔案整理操作時(shí)，理應(yīng)注重盡可能的保持在不拆卷的狀態(tài)下整理檔案。針對部門整理歸檔的檔案而言，應(yīng)盡量對應(yīng)用原版案卷以及檢索工具整理的成果加以分析，以確保整理操作實(shí)施完以后，不改變檔案的狀態(tài)。針對以前整理效果不佳但并未造成嚴(yán)重影響的，可經(jīng)由業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式對其進(jìn)行糾正和調(diào)整。

2、遵循文件形成規(guī)律

事業(yè)單位檔案均是基于事業(yè)單位的各種學(xué)習(xí)活動中形成的，可將事業(yè)單位活動的歷史面貌等良好、真實(shí)的反映出來，對其進(jìn)行有效的整理，需要重視遵循文件資料的形成規(guī)律及特點(diǎn)。具體而言，首先，在對各種文件資料進(jìn)行還在能力的過程中，應(yīng)充分考量活動的整體性，例如基于個(gè)別活動產(chǎn)生的文件應(yīng)具備較高的完整等；應(yīng)注重確保文件自身具備較高的完整性，如文件的正文及附件等不應(yīng)分離開來；在分類及排列文件時(shí)應(yīng)盡可能的不改變文件資料原本的次序。

3、保管及利用

在對事業(yè)單位檔案實(shí)施規(guī)范化管理操作時(shí)，需要注重提升檔案利用的有效性及安全性?，F(xiàn)如今，利用計(jì)算機(jī)檢索檔案的技術(shù)日益趨于成熟化，經(jīng)由合理利用計(jì)算機(jī)的方式，對事業(yè)單位中的各類檔案文件加以科學(xué)管理，可有效將各種分散的檔案信息有效、快速的檢索出來，促使歸檔文件于檔案信息中的聯(lián)系被良好的保護(hù)了起來，對提升檔案成套利用質(zhì)量具有積極意義。

二、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法分析

有效的整理操作，可促使事業(yè)單位檔案文件不斷趨于科學(xué)化及規(guī)范化發(fā)展。在對事業(yè)單位檔案文件進(jìn)行整理的過程中，具體應(yīng)實(shí)施的操作包括：對全宗內(nèi)檔案的組卷、案卷裝訂等加以整理。

（一）文件資料整理

第一，應(yīng)明確區(qū)分文件的保存價(jià)值，以對文件實(shí)施有效的分卷整理操作。據(jù)有關(guān)法律規(guī)定，保管期限不同的文件資料，應(yīng)基于實(shí)際保管時(shí)間的長短來對其實(shí)施具體的價(jià)值區(qū)分操作。第二，對基于本單位產(chǎn)生的行政及黨委文件材料等，應(yīng)加以科學(xué)區(qū)分，并需要分別對其實(shí)施立卷存檔操作。以某市的區(qū)人社局為例，該單位在接收到或者擬定有關(guān)的黨委文件時(shí)，存在專門負(fù)責(zé)和處理相關(guān)各種業(yè)務(wù)的人員，可以大幅度降低文件混淆等問題發(fā)生的可能性[2]。

第三，多數(shù)事業(yè)單位中都具有機(jī)密檔案，針對此類文件而言，工作人員理應(yīng)注重將其和一般的檔案文件分離開來，究其原因，秘密文件中的要求及規(guī)定等和其他檔案存在一定的差異性，倘若不對其實(shí)施獨(dú)立的立卷操作，將極易導(dǎo)致文件內(nèi)容泄漏的問題產(chǎn)生，進(jìn)而致使事業(yè)單位造成較大的損失。第四，應(yīng)將存在特殊載體的文件和文字文件一同實(shí)施歸檔整理操作，有助于更好的保護(hù)特殊文件。

（二）檔案歸檔

事業(yè)單位檔案歸檔操作涉及到的流程及要求都較多，具體而言：首先，在具體對事業(yè)單位檔案實(shí)施整理操作時(shí)，應(yīng)確保各環(huán)節(jié)整理操作具備較高的有序性以及規(guī)范性，促使各類文件最終都可以以檔案的形式存在，有助于提升后期查閱以及應(yīng)用檔案的效率及便捷性。例如，在對相應(yīng)文件實(shí)施批復(fù)操作時(shí)，應(yīng)注重確保擬稿、意見稿以及定稿的資料具備較高的完整性，如此一來，才可以確保下一環(huán)節(jié)的工作順利的開展和進(jìn)行。

其次，檔案編目。此類工作的實(shí)施可促使檔案的各種級別清晰、直觀的展現(xiàn)出來。在實(shí)施完檔案文件的整理操作以后，需要對檔案的封面項(xiàng)目實(shí)施有效的標(biāo)準(zhǔn)操作。于編目工作實(shí)施過程中，需要對責(zé)任者姓名、日期、文號以及檔號等加以合理編制，包括檔案的保管期限以及類目名稱等。最后，檔案分類。就不同的事業(yè)單位而言，其檔案分類標(biāo)準(zhǔn)也存在較大差異性。具體而言，各事業(yè)單位需要基于檔案的來源、內(nèi)容及監(jiān)理時(shí)間等，對檔案實(shí)施相應(yīng)的分類及管理操作，以建立起完善的檔案管理體系[3]。

簡而言之，就是對已經(jīng)實(shí)施完整理操作的文件實(shí)施存儲以及分類管理等操作，以對檔案進(jìn)行合理的分層管理。上述提及的檔案分層具體指的為對檔案實(shí)施的實(shí)體分層操作，在檔案分層操作實(shí)施的過程中，第一層通常主要指的國家檔案的宏觀分類，分類標(biāo)準(zhǔn)包括檔案的級別屬性及歷史時(shí)期實(shí)行等，進(jìn)行此類分層操作，可對各種材料屬性不同的檔案加以合理分類，有助于提升后期檔案室檔案存儲的便捷性以及實(shí)效性。第二層具體指檔案室的科學(xué)劃分操作。第三層是對全宗內(nèi)的檔案實(shí)施的分類，分類標(biāo)準(zhǔn)包括文件資料的主體內(nèi)容以及來源等，確保此項(xiàng)操作的質(zhì)量，可對全宗內(nèi)檔案文件進(jìn)行有效的系統(tǒng)化整理，促使檔案卷可以更順利的建立。

（三）信息化檔案歸檔文件

基于各種類型計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷涌現(xiàn)及發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也可開始不斷趨于信息化發(fā)展，促使檔案管理的效率及實(shí)效性大幅度提升。經(jīng)由合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)的方式，事業(yè)單位可對各種有關(guān)的檔案管理軟件實(shí)施下載及應(yīng)用操作，隨后可對各種檔案實(shí)施信息化的電子管理操作。通過計(jì)算機(jī)，工作人員可以基于不同部門及時(shí)間的信息對事業(yè)單位中的各種電子檔案信息加以合理的分類及管理，并可以將其及時(shí)傳輸至相應(yīng)的文件夾中進(jìn)行檔案的存儲操作。如此一來，不僅可以使得檔案管理的實(shí)效性大幅度提升，也可以節(jié)省大量的檔案管理時(shí)間以及存儲空間。

結(jié)束語：綜上所述，就事業(yè)單位檔案文件的整理而言，在實(shí)施相關(guān)各環(huán)節(jié)工作時(shí)，理應(yīng)重視充分考量各種注意事項(xiàng)，同時(shí)，各事業(yè)單位中的檔案管理人員也重視對檔案文件的有效管理加以更為深入、有效的探索和研究，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，建立起可良好滿足時(shí)代發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理體系，有助于推進(jìn)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]林紅.新舊《四川省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》比較與分析[J].四川檔案，2017（05）：19-20.

[2]袁蓉.行政事業(yè)單位檔案管理問題與對策——以湖南省岳陽市為例[J].岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，32（06）：106-108.

[3]蘇穎超.2006年工資改革帶來的人事檔案管理問題與對策——以事業(yè)單位為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）：136+138.