探究信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

崔瀟

摘 要：為了更好的滿足我國社會發(fā)展的基本需求，將信息技術(shù)有效應(yīng)用于各環(huán)節(jié)檔案管理工作過程中，有助于更好的確保檔案管理的整體質(zhì)量以及效率。本文首先對事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的積極意義進(jìn)行了簡要的探究，隨后，針對如何將信息技術(shù)有效應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中，提出了一些建議和策略，希望可以為有關(guān)人員的研究提供一些參考和幫助，對促進(jìn)信息技術(shù)以及事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展做出一些貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；事業(yè)單位；檔案管理；應(yīng)用；有效策略

引言：基于各項管理標(biāo)準(zhǔn)的提高，事業(yè)單位檔案管理的要求也越來越高，檔案管理工作需要面對的挑戰(zhàn)不斷增多，因此，倘若僅依靠傳統(tǒng)的管理模式及方式，不僅無法確保檔案管理的質(zhì)量，也會加大各種問題出現(xiàn)的可能性，所以，積極探尋以及應(yīng)用多種現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，促使各環(huán)節(jié)檔案管理工作實效性充分發(fā)揮出來十分重要，例如信息技術(shù)等。

一、事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的積極意義

各種類型信息技術(shù)不斷涌現(xiàn)出來并取得了較為可觀的發(fā)展，為多個行業(yè)領(lǐng)域帶來了新的發(fā)展機遇，其中包括檔案管理領(lǐng)域。現(xiàn)如今，檔案管理不斷趨于信息化發(fā)展已經(jīng)成為其發(fā)展的必然走向，有必要引起各相關(guān)部門的重視，以科學(xué)擇選和應(yīng)用多種有效手段，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展進(jìn)程。同時，應(yīng)注重對已經(jīng)建立并投入使用的檔案管理體系加以更新和改善，促使信息化檔案管理水平可以有效提升。

基于個別事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏重視，不積極制備各種現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致所實施的各環(huán)節(jié)檔案管理工作無法順應(yīng)時代發(fā)展潮流，滿足時代發(fā)展基本需求。就此類問題而言，各事業(yè)單位理應(yīng)對加快檔案管理信息化建設(shè)腳步提起高度重視，積極擇選和添置現(xiàn)代化、信息化的檔案管理設(shè)備，引進(jìn)多種實效性較高的檔案管理技術(shù)，優(yōu)化檔案管理模式，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，促使事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量大幅度提升，有助于降低各種人力、物力、財力資源浪費問題出現(xiàn)的可能性[1]。

二、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的有效應(yīng)用策略

（一）事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的作用分析

首先，有助于擴大檔案管理范圍。信息傳送技術(shù)具備較高的局限性，導(dǎo)致以往實施的檔案資源開發(fā)對象僅局限于固定區(qū)域中的資源或者各相關(guān)單位中現(xiàn)存的各種資源。而經(jīng)由合理應(yīng)用信息技術(shù)的方式，可有效優(yōu)化事業(yè)單位資源管理系統(tǒng)，促使時間及空間限制的問題得以有效解決，如此一來，事業(yè)單位便可以不受空間以及時間限制的實施各環(huán)節(jié)檔案管理操作。其次，合理應(yīng)用信息技術(shù)，推進(jìn)了檔案資源管理的系統(tǒng)化發(fā)展進(jìn)程。經(jīng)由信息化技術(shù)的實效性發(fā)揮，檔案信息存儲的數(shù)量以及可靠性大幅度提升，同時，建立起有效的信息化系統(tǒng)，也有利于更好的保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

（二）利用數(shù)據(jù)技術(shù)，提升檔案信息備份及存儲實效性

各事業(yè)單位可以利用多種有效的信息技術(shù)實施檔案信息的備份及存儲操作，可有效避免傳統(tǒng)檔案管理模式下發(fā)生的各種備份及存儲實效性較低等問題，有助于提升檔案管理的整體質(zhì)量?；诂F(xiàn)代化信息技術(shù)理念的影響，大數(shù)據(jù)等技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，經(jīng)由合理應(yīng)用各種大數(shù)據(jù)技術(shù)的方式，可促使各環(huán)節(jié)檔案管理的效率有效提升。

在具體進(jìn)行各環(huán)節(jié)檔案管理工作時，各相關(guān)管理人員可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案等實施數(shù)據(jù)化信息轉(zhuǎn)化操作，同時，經(jīng)由將文字及影像信息加以綜合的方式，對傳統(tǒng)檔案實施數(shù)據(jù)化的備份及存儲操作。如此一來，可有效提升檔案管理相關(guān)支出的整體控制質(zhì)量，也有助于各檔案管理人員累積更多的新型、現(xiàn)代化的檔案管理經(jīng)驗，進(jìn)而將各種信息技術(shù)以及各環(huán)節(jié)檔案管理工作的實效性更為充分的發(fā)揮出來[2]。

（三）利用專業(yè)軟件，推進(jìn)檔案管理精細(xì)化管理進(jìn)程

基于當(dāng)今時代背景下，各種信息技術(shù)的發(fā)展腳步不斷加快，實際的應(yīng)用范圍也越來越廣，事業(yè)單位可利用相關(guān)的專業(yè)軟件，嘗試對各種檔案信息實施精細(xì)化管理操作。具體而言，事業(yè)單位可利用檔案管理軟件，實時修改相應(yīng)的檔案信息以及對個別檔案實施調(diào)出操作等。

以往實施的各環(huán)節(jié)檔案管理對人力資源過分依賴，通過有效應(yīng)用專業(yè)信息化軟件的方式，可良好解決此類問題。同時，基于檔案管理軟件的實際應(yīng)用不斷深入、范圍不斷擴大，事業(yè)單位在具體實施各環(huán)節(jié)檔案管理工作時，具有的選擇也會相對增加。其中，需要注意的為，想要利用信息化檔案管理軟件實施高效的精細(xì)化檔案管理操作，則相關(guān)的管理人員也需要具備較高的管理能力以及綜合素質(zhì)。

基于此，各事業(yè)單位需要重視針對各檔案管理人員，積極開展和組織多種類型的檔案管理知識理論、技能以及信息化檔案管理軟件操作相關(guān)的培訓(xùn)和教育活動等，并可以經(jīng)由組織競賽或者實踐活動的方式，提升檔案管理人員的積極性和自主性，促使其更好的投入到自身工作中，有助于促使事業(yè)單位檔案管理整體質(zhì)量以及效率提升。

（四）發(fā)揮信息傳播優(yōu)勢，改良檔案管理流程

現(xiàn)如今，各種現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)可以作為信息高效傳播的載體，事業(yè)單位在利用各種信息化技術(shù)實施具體的檔案管理工作時，也可以將信息技術(shù)的此類優(yōu)勢良好的發(fā)揮出來，即經(jīng)由合理應(yīng)用信息技術(shù)的方式，提升信息傳播質(zhì)量，改良檔案管理流程及內(nèi)容。個別事業(yè)單位在實際應(yīng)用信息技術(shù)時依舊會利用軟件調(diào)整檔案管理模式，該方法雖然可以促使信息技術(shù)于檔案管理過程中良好發(fā)揮自身優(yōu)勢，但卻無法將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

事業(yè)單位是檔案管理的主體，可經(jīng)由有效建設(shè)內(nèi)部局域網(wǎng)以及優(yōu)化檔案管理溝通體系的方式，創(chuàng)設(shè)檔案管理信息化通道，促使檔案信息及相應(yīng)的檔案管理信息可以被更好的傳遞出來，有助于優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的流程及內(nèi)容。

（五）利用云技術(shù)，推進(jìn)共享式檔案管理實現(xiàn)進(jìn)程

現(xiàn)如今，云技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)較為成熟，云端的物理接口可以為智能手機以及電腦等，云技術(shù)是基于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展而形成的，將其有效應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中，有助于提升各環(huán)節(jié)檔案管理工作的效率及實效性。具體而言，各事業(yè)單位經(jīng)由合理應(yīng)用云技術(shù)的方式，可促使檔案管理的共享程度大幅度提升，進(jìn)而促使檔案管理不斷趨于云管理轉(zhuǎn)變[3]。

同時，各級政府可建立起相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并實施好各環(huán)節(jié)檔案信息數(shù)據(jù)庫檢修及維護(hù)工作。各有關(guān)區(qū)域內(nèi)的事業(yè)單位也可以借助政府建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行良好的自有檔案信息數(shù)據(jù)建立以及維護(hù)操作，即將政府建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫發(fā)揮云端支撐的功能，并實施的于數(shù)據(jù)中實施相應(yīng)的檔案信息傳輸操作，進(jìn)而促使事業(yè)單位的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧贫思艾F(xiàn)實管理于一體的管理模式，有助于更充分的了解和應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”運營及管理理念。

結(jié)束語：綜上所述，隨著各種類型信息技術(shù)的不斷涌現(xiàn)和發(fā)展，通過將多種信息化技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中的方式，促使事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展腳步不斷加快，大幅度提升各環(huán)節(jié)檔案管理操作的效率及實效性。但同時，我國實施的各種事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作依舊亟待完善，所以，也有必要對相關(guān)工作提起高度重視，以促進(jìn)我國事業(yè)檔案檔案管理整體水平的提升。

參考文獻(xiàn)：

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