房地產(chǎn)檔案信息化管理初探

王中賢

摘 要：隨著房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，信息化管理在房地產(chǎn)管理中的作用越來(lái)越重要，房產(chǎn)檔案管理也隨著時(shí)代的進(jìn)步進(jìn)行著信息化建設(shè)。但同時(shí)，房產(chǎn)檔案信息化管理也面臨著一系列的新挑戰(zhàn)，因此必須在加快檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)采取相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；信息化

引言

近些年來(lái)，隨著城市建設(shè)的加快，房地產(chǎn)行業(yè)活得了突飛猛的發(fā)展，房屋交易量隨之攀升，房地產(chǎn)檔案也快速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案信息管理方式明顯已經(jīng)難以適應(yīng)房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，尋求新的管理方式勢(shì)在必行，而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展則為它提供了轉(zhuǎn)變的可能，如何建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)成為當(dāng)前房地產(chǎn)行業(yè)研究的重要的課題。

一、信息化管理在房地產(chǎn)檔案管理中的必要性

近年來(lái)，房地產(chǎn)檔案管理方式隨著房地產(chǎn)活動(dòng)的大量增加而變得繁雜，這給房地產(chǎn)檔案管理工作帶來(lái)了不少壓力。所以，要將傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾矸绞?，利用信息化技術(shù)手段對(duì)房產(chǎn)進(jìn)行測(cè)繪、登記和交易等方面的數(shù)據(jù)的收集與管理，更有效地做好檔案管理工作，提高檔案管理工作效率。同時(shí)，將檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來(lái)，減輕其工作壓力，提高工作的穩(wěn)定性。因此，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)十分必要。提高檔案管理信息化在房地產(chǎn)業(yè)的開發(fā)和應(yīng)用，可以從根本上改進(jìn)房地產(chǎn)檔案信息的利用方式，提高房地產(chǎn)檔案信息資源的利用價(jià)值，從而更好地發(fā)揮房地產(chǎn)檔案管理服務(wù)作用。信息化管理在房地產(chǎn)檔案管理中的作用主要有以下幾個(gè)方面：一是有助于充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案管理部門的服務(wù)功能。檔案管理的目的主要是利用檔案資料做好相關(guān)服務(wù)工作，用信息化技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理方式，大大提高了檢索效率，便于人們查閱資料，提升房地產(chǎn)檔案信息利用率。二是信息化檔案管理系統(tǒng)具有很大的信息容量，便于檔案資料的保存，具有通用性強(qiáng)、安全性高、可視性強(qiáng)、支持計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢?yōu)g覽等特點(diǎn)。三是檔案資源關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，歸檔時(shí)間跨度大。房地產(chǎn)檔案信息化管理有助于提高檔案資料的使用壽命，保存時(shí)間長(zhǎng)，安全性較強(qiáng)。四是房地產(chǎn)檔案信息化管理能降低管理成本，以較少的投入獲得更多的資料信息，取得更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二、房地產(chǎn)檔案信息化管理原則

（一）規(guī)范性。規(guī)范性是房地產(chǎn)檔案信息化管理需要遵守的原則之一。要全面貫徹落實(shí)房地產(chǎn)信息管理規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)，為實(shí)際房地產(chǎn)管理工作提供參考，如，要對(duì)房地產(chǎn)檔案信息保存格式、掃描方式等進(jìn)行規(guī)劃，使房地產(chǎn)檔案信息資料的準(zhǔn)確度更高。

（二）便捷性。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)行業(yè)也逐漸發(fā)展起來(lái)，各區(qū)域房地產(chǎn)交易十分火爆，這對(duì)房地產(chǎn)檔案信息查詢的要求越來(lái)越高。所以，房地產(chǎn)檔案信息化管理，使數(shù)據(jù)信息查詢更加方便、快捷，最大限度地滿足了檔案客戶信息查詢的需求。

（三）系統(tǒng)性。除了房地產(chǎn)檔案信息管理之外，房產(chǎn)權(quán)登記也是非常重要的職能部門，如何將這兩個(gè)職能部門結(jié)起來(lái)，從而使房地產(chǎn)檔案信息管理效率逐步提高是需要解決的重點(diǎn)問(wèn)題。事實(shí)上，房地產(chǎn)權(quán)登記是檔案信息化管理的基礎(chǔ)，在房地產(chǎn)檔案信息化管理中需要使用計(jì)算機(jī)，對(duì)產(chǎn)權(quán)登記相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行管理。在進(jìn)行房地產(chǎn)權(quán)登記的時(shí)候，對(duì)各類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，再將這些數(shù)據(jù)信息錄入到檔案信息系統(tǒng)中，通過(guò)檔案信息系統(tǒng)查詢、分類等各功能，使房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)更加規(guī)范化。

（四）安全性?，F(xiàn)代社會(huì)信息網(wǎng)路技術(shù)普及，雖然使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)使檔案信息化管理更加科學(xué)、有效化，但是，在實(shí)際管理中也存在著很多的危險(xiǎn)因素，因而，對(duì)房地產(chǎn)檔案信息管理安全性提出了很高的要求，所以，在檔案信息化管理中，需要對(duì)服務(wù)器機(jī)房設(shè)備配置進(jìn)行優(yōu)化，建立并完善相應(yīng)的責(zé)任安全管理制度，并將相關(guān)房地產(chǎn)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份，防止病毒侵害等造成數(shù)據(jù)信息丟失，使房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)更加安全。

三、房地產(chǎn)檔案信息化管理基本要求

（一）加快信息化資源建設(shè)。房地產(chǎn)檔案信息管理對(duì)象是一些相關(guān)數(shù)據(jù)，即原數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)等。通過(guò)相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)，利用數(shù)據(jù)接口程序來(lái)獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，并對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行掃描，條碼識(shí)別之后這些數(shù)據(jù)信息就會(huì)傳送到相應(yīng)的服務(wù)器中。另外，做好房地產(chǎn)檔案信息管理工作，使房地產(chǎn)信息管理系統(tǒng)更加完善，并對(duì)檔案檢索、數(shù)據(jù)收集等模塊進(jìn)行完善，利于廣大客戶了解相關(guān)數(shù)據(jù)信息。同時(shí)，使用掃描儀等相關(guān)設(shè)備，將對(duì)應(yīng)的房地產(chǎn)檔案資料信息傳輸?shù)叫畔⒐芾硐到y(tǒng)中，建立穩(wěn)定數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）實(shí)現(xiàn)資源信息共享。要推進(jìn)房地產(chǎn)檔案信息的發(fā)展，就需要實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)信息數(shù)據(jù)化和數(shù)字化。要實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)化，就需要構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并完善數(shù)據(jù)庫(kù)；要實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息管理數(shù)字化，就需要對(duì)房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行二次開發(fā)，建立并完善檔案信息體系，根據(jù)檔案信息的實(shí)際情況，從各個(gè)方面展開研究。

（三）強(qiáng)化安全性。強(qiáng)化檔案信息管理安全性，是房地產(chǎn)檔案信息化管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。強(qiáng)化房地產(chǎn)檔案信息安全性，系統(tǒng)軟件受到人為或者是系統(tǒng)侵害等，保證檔案信息系統(tǒng)能夠安全運(yùn)作。另外，檔案信息管理相關(guān)部門需要進(jìn)行系統(tǒng)的使用權(quán)限設(shè)置，對(duì)于重要機(jī)密的數(shù)據(jù)信息，要以分散運(yùn)用、集中管理的方式，用戶在對(duì)房地產(chǎn)檔案信息訪問(wèn)、查詢的時(shí)候，應(yīng)該要向部門申請(qǐng)。

四、房地產(chǎn)檔案信息化管理的具體方法

（一）加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)。隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息網(wǎng)路技術(shù)已經(jīng)成為我們生活的重要組成部分，在各行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展中有著占據(jù)非常重要的位置。對(duì)于房地產(chǎn)相關(guān)企業(yè)來(lái)說(shuō)，需要認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)房地產(chǎn)信息管理的重要作用，根據(jù)企業(yè)檔案信息管理的具體情況，加大人力、物力等的投入力度，為房地產(chǎn)檔案信息化管理創(chuàng)造條件。

（二）完善信息化管理體系。要提高房地產(chǎn)檔案信息管理的科學(xué)有效性，房地產(chǎn)相關(guān)企業(yè)就需要認(rèn)識(shí)到房地產(chǎn)信息化管理的重要性，對(duì)各檔案資料進(jìn)行不斷完善，加強(qiáng)房地產(chǎn)管理工作人員的知識(shí)培訓(xùn)和教育，讓他們明白自身職責(zé)，提高工作熱情和積極性。與此同時(shí)，還需要根據(jù)房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，引進(jìn)自動(dòng)化設(shè)備軟件，保證房地產(chǎn)檔案信息資源的完整和準(zhǔn)確性，使檔案信息管理工作更加規(guī)范化。

（三）進(jìn)行檔案編研?，F(xiàn)代社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)普及，為了使房地產(chǎn)檔案信息化管理更加有效，管理水平提高，就需要根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息管理的相關(guān)要求，進(jìn)行相應(yīng)的檔案編研工作。由于房地產(chǎn)檔案管理工作涵蓋的內(nèi)容很多，在日常管理中需要對(duì)相應(yīng)的檔案資料進(jìn)行收集、整理、選材，根據(jù)房地產(chǎn)檔案編研的相關(guān)內(nèi)容，并按照相關(guān)規(guī)范要求，將分散資料編制在一起。

（四）加快人才培養(yǎng)。提高房地產(chǎn)信息化管理質(zhì)量和水平，就需要加快人才培養(yǎng)，建立管理經(jīng)驗(yàn)豐富、技術(shù)水平高的檔案信息化管理隊(duì)伍。與此同時(shí)，房地產(chǎn)相關(guān)企業(yè)需要重視人才培養(yǎng)工作，定期為檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)、技能的培訓(xùn)，提高檔案信息管理人員的知識(shí)能力和水平，從而能夠更好地投入到房地產(chǎn)檔案信息管理的工作中來(lái)。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們可以知道，房地產(chǎn)檔案在推進(jìn)信息管理的過(guò)程中存在較多的風(fēng)險(xiǎn)，而不斷完善信息化管理系統(tǒng)和加快其進(jìn)程則是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，也是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。

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