提高企業(yè)辦公室工作效率的分析

毛繼學(xué)

摘 要：企業(yè)辦公室是企業(yè)最重要的組成部分之一，是一個(gè)企業(yè)良好運(yùn)行的有力保障。本文針對(duì)企業(yè)辦公室的職能以及其特點(diǎn)，分析了能提高其工作效率的有效途徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室；效率；措施

一、企業(yè)辦公室的職能

（一）是企業(yè)行政辦公的處理部門

企業(yè)辦公室主要圍繞處理日常行政事務(wù)展開，把企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策下發(fā)給企業(yè)的全體員工，還會(huì)把員工的基本信息與工作情況回饋給管理層，發(fā)揮出了承上啟下的過(guò)渡性的作用，企業(yè)辦公室在平時(shí)會(huì)處理大量的信息事務(wù)，基于使得信息處理高效和科學(xué)，可以把信息進(jìn)行細(xì)化處理，其也為工作的核心內(nèi)容。由于企業(yè)辦公室是聯(lián)系起上下級(jí)之間的橋梁，與基層員工接觸較多，還應(yīng)該對(duì)基層員工的工作現(xiàn)狀展開管理，發(fā)現(xiàn)并處理員工所出現(xiàn)的一系列問題，從而促進(jìn)企業(yè)事務(wù)得到有序穩(wěn)定的開展。

（二）發(fā)揮出降低企業(yè)管理人員壓力的作用

企業(yè)辦公室在企業(yè)不同層級(jí)人員中發(fā)揮出來(lái)非常關(guān)鍵的信息交互性作用，日常的行政事務(wù)有著較大的工作量，工作種類也非常多，如果只是讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層來(lái)促進(jìn)對(duì)其的處理，那么勢(shì)必會(huì)增大他們工作的壓力。企業(yè)辦公室在其中所發(fā)揮出的緩解作用，能夠進(jìn)一步降低企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的工作負(fù)擔(dān)，讓基層和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層間的信息得以有效的傳遞，企業(yè)內(nèi)部信息在很大程度上是借助于企業(yè)辦公室來(lái)實(shí)現(xiàn)共享的，收集員工意見與看法，對(duì)其整理并發(fā)送給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，以此來(lái)促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層給出行之有效的決策。

（三）是企業(yè)文化具體反映的核心部門

企業(yè)在制定企業(yè)文化體系的過(guò)程中，運(yùn)用相關(guān)的行政手段才可以促進(jìn)其有效的形成，而企業(yè)辦公室為貫徹企業(yè)文化體系的主體，還是企業(yè)文化能否高效傳達(dá)的管理者。企業(yè)文化是針對(duì)大眾顯示企業(yè)內(nèi)涵的平臺(tái)，能夠讓每個(gè)大眾都可以了解到企業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)、管理質(zhì)量等，從而來(lái)促進(jìn)企業(yè)社會(huì)效益的增加。企業(yè)辦公室是為企業(yè)全體職員提供服務(wù)的機(jī)構(gòu)，其工作形式較多樣，工作內(nèi)容可分為外部工作及內(nèi)部工作，內(nèi)部工作以服務(wù)全體職工為主，外部工作以接待來(lái)訪為主，在此過(guò)程中，將采集的內(nèi)外信息傳遞于企業(yè)管理層，為企業(yè)的發(fā)展提供有力的依據(jù)。

二、企業(yè)辦公室的工作特點(diǎn)

企業(yè)辦公室的工作有著自由性、多樣性與服務(wù)性水平較高的特點(diǎn)。第一，企業(yè)辦公室的職能造成其工作有著多樣性的特點(diǎn)，不僅應(yīng)該為領(lǐng)導(dǎo)建立企業(yè)發(fā)展目標(biāo)帶來(lái)良好的參考，還應(yīng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作有著合理科學(xué)的計(jì)劃和分配；不僅應(yīng)該建立企業(yè)管理體系，還要促進(jìn)制度體系的有效貫徹，認(rèn)真聽取并采納企業(yè)員工的看法和建議；不僅應(yīng)該對(duì)外溝通，還應(yīng)該對(duì)制度有著全面的貫徹和落實(shí)，并且還需要在內(nèi)部部門間建立合理的聯(lián)系，對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作進(jìn)行有效的分工。此外，對(duì)于企業(yè)的核心部門辦公室而言，應(yīng)該對(duì)企業(yè)發(fā)展所處的狀態(tài)有著全面的把握，由于其有著較高的突出性，因此要求辦公室工作者有著良好的心理素質(zhì)狀態(tài)。辦公室雖然不直接參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，但辦公室的工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作能夠順利進(jìn)行的前提保障，為各個(gè)部門的工作提供服務(wù)和后勤保障。

三、提升企業(yè)辦公室工作效率的措施

（一）改變工作意識(shí)，積極強(qiáng)化自身的服務(wù)觀念

第一，需要采取教育與培訓(xùn)的方式，讓辦公室工作者全面的意識(shí)到自身從事工作所體現(xiàn)出的價(jià)值主要是經(jīng)由服務(wù)反應(yīng)而出的，以此來(lái)改變工作意識(shí)，積極擔(dān)負(fù)起自身所應(yīng)承擔(dān)的工作責(zé)任，主動(dòng)調(diào)查、采集、整理和研究對(duì)企業(yè)發(fā)展有著較大作用的信息，全身心的投入到為企業(yè)全體員工服務(wù)的過(guò)程之中。第二，還應(yīng)該強(qiáng)化自身服務(wù)的水平。辦公室工作涉及面廣、工作量大，如何在繁雜的工作中做到有條不紊，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，讓員工滿意，就要求管理人員必須十分清楚所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，具備豐富的服務(wù)技能，改進(jìn)服務(wù)流程，讓服務(wù)工作滿足系統(tǒng)化和綜合化的要求。

（二）建立良好的約束體系

首先是改進(jìn)日常工作體系，合理的劃分責(zé)任。其中需要突出團(tuán)隊(duì)協(xié)作的精神，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)分工合理科學(xué)，員工間能夠相互理解和相互扶持；其次是建立一體化的工作流程，按照相關(guān)要求來(lái)展開操作。對(duì)于較為復(fù)雜的事務(wù)，若缺乏科學(xué)有效的工作流程，那么非常易于造成工作效率水平低下的情況出現(xiàn)，因此企業(yè)需要對(duì)辦公室的工作工程流程建立詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)文件、檔案與印章等管理都應(yīng)該有著詳細(xì)的操作說(shuō)明；接著是員工應(yīng)該強(qiáng)化自我約束和管理的意識(shí)。辦公室既應(yīng)該將企業(yè)文化貫徹到實(shí)處，還應(yīng)該通過(guò)體系來(lái)約束員工的行為，其中還應(yīng)該制定并將全監(jiān)督約束體系，增進(jìn)服務(wù)觀念。最后是獎(jiǎng)罰分明，激發(fā)員工工作的熱情。管理人員要合理的使用獎(jiǎng)懲制度，從而來(lái)調(diào)動(dòng)員工工作的積極性。

（三）引導(dǎo)創(chuàng)新，探索新型的工作模式

創(chuàng)新為社會(huì)發(fā)展的不竭動(dòng)力，還是強(qiáng)化工作水平和質(zhì)量的核心手段。針對(duì)辦公室工作，怎樣滿足精簡(jiǎn)化的要求，強(qiáng)化工作人員的工作水平是重中之重。在具體的實(shí)踐操作中需要引導(dǎo)員工，激發(fā)其創(chuàng)新的積極性，只要可以進(jìn)一步推動(dòng)辦公室的工作，就應(yīng)該勇于探索，大膽去做。

（四）進(jìn)一步提升管理者的綜合水平

員工的素質(zhì)水平影響著工作的水平和質(zhì)量，目前，大多數(shù)辦公室員工中專業(yè)出身的較少，部分辦公室管理人員缺乏相應(yīng)的技能，企業(yè)應(yīng)通過(guò)培訓(xùn)，提神這部分員工的綜合素質(zhì)水平。使其有著如下幾點(diǎn)素質(zhì)能力：良好的交流和溝通技能；文件管理技能；可以靈活使用計(jì)算機(jī)；穩(wěn)定的專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)等。此外，企業(yè)還應(yīng)該按照員工的具體工作水平與工作情況，科學(xué)的建立管理人員工資體系，完善激勵(lì)體系，對(duì)各個(gè)職位的具體要求與內(nèi)容要有著全面的評(píng)估和考核，完善管理，提高員工的綜合素質(zhì)水平。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)辦公室是一個(gè)企業(yè)統(tǒng)籌規(guī)劃的核心部門，因此其工作效率直接影響著企業(yè)的整體運(yùn)行效率，管理者要通過(guò)多種渠道，利用高科技、信息化等手段不斷完善管理制度，讓其工作效率不斷提高，為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

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