淺談事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法

賈雷

摘 要：事業(yè)單位的檔案是單位日常工作所產(chǎn)生的有效真實(shí)的記錄。它能夠反映單位歷史以及現(xiàn)階段的工作狀態(tài)，也能夠?yàn)槲磥?lái)的工作提供參照和經(jīng)驗(yàn)。檔案匯集事業(yè)單位所有工作者及工作的資料，只有做好檔案管理工作，才能為事業(yè)單位選拔優(yōu)秀的人才奠定基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)于提高事業(yè)單位的工作效率，加強(qiáng)事業(yè)單位的內(nèi)部管理，有著至關(guān)重要的作用。本文從檔案管理工作入手，深入分析事業(yè)單位檔案管理工作中的問(wèn)題，提出配備現(xiàn)代化管理設(shè)施、完善檔案管理機(jī)制等優(yōu)化對(duì)策，以期為類似研究提供指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化途徑

前言：檔案管理是一個(gè)比較基礎(chǔ)的工作，其主要特點(diǎn)包括管理性、服務(wù)性和政治性。檔案是人類文明發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物，檔案作為事業(yè)單位的無(wú)形資產(chǎn)的重要載體，對(duì)于單位的無(wú)形資產(chǎn)的保值和增值都起著非常重要的作用。做好檔案管理工作，有利于提高事業(yè)單位的管理水平，增強(qiáng)其競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，有利于促進(jìn)依法治檔。

1.事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題

1.1缺乏專業(yè)的管理人員

大多數(shù)事業(yè)單位因?yàn)楹鲆暳藱n案管理工作的重要性，導(dǎo)致事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的人員在理論知識(shí)、文化程度等方面有所差異，多數(shù)檔案管理人員是由其他崗位轉(zhuǎn)崗而來(lái)，檔案管理專業(yè)出身的管理者少之又少，其專業(yè)性被忽視，安排的檔案管理人員可能從未接受過(guò)專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)。絕大多數(shù)的管理人員缺少相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能，甚至于把這個(gè)工作當(dāng)成是只保管東西，而忽略了對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，以及對(duì)檔案的整理、收集和裝訂等工作的嚴(yán)格執(zhí)行。還存在許多檔案管理工作人員身兼多職，人員變動(dòng)頻繁等情況。由此可知，人事檔案管理者的自身素質(zhì)是檔案管理對(duì)策難以落實(shí)到位最關(guān)鍵的因素。除此以外，部分事業(yè)單位檔案管理人員缺乏與之對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)，難以滿足清晰地條目分類、編排有序等要求，無(wú)法保障檔案管理工作的安全性及準(zhǔn)確性。即使出身檔案管理專業(yè)的人員，自身的專業(yè)知識(shí)有所老化，知識(shí)面過(guò)于狹窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠合理，學(xué)歷水平偏低、思想觀念、管理水平有所滯后，無(wú)法與新時(shí)期的檔案管理工作相適應(yīng)，更談不上為事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作作出共享。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理者及員工缺乏規(guī)范化檔案管理意識(shí)，且自身重視度明顯不足，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作效率不高。

1.2管理制度不夠完善

事業(yè)單位開(kāi)展的檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，主要有收集檔案、存儲(chǔ)、檢索等內(nèi)容。目前，一些企業(yè)對(duì)檔案管理工作不重視，忽視其重要性，導(dǎo)致單位內(nèi)部針對(duì)檔案管理的制度混亂。這種狀況在中小型事業(yè)單位或者企業(yè)中都普遍存在。這樣的單位沒(méi)有根據(jù)本身的特點(diǎn)來(lái)制定檔案管理制度，即使有建立，也只是流于形式，真正執(zhí)行起來(lái)的卻少之又少。管理制度的不完善，導(dǎo)致檔案管理的工作沒(méi)有參考標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，執(zhí)行起來(lái)不僅困難，還很雜亂。除此之外，某些事業(yè)單位并沒(méi)有創(chuàng)建與之對(duì)應(yīng)的檔案管理制度，使得事業(yè)單位收集的檔案不完整、文件管理質(zhì)量不佳等。加之部分事業(yè)單位并沒(méi)有設(shè)立專門的組織，人事變化會(huì)產(chǎn)生一系列隨機(jī)性、盲目性檔案管理。因此，事業(yè)單位應(yīng)制定相對(duì)完善的檔案管理制度，如制定檔案管理方面的崗位責(zé)任制等，確保檔案管理工作得以順利運(yùn)行。

1.3現(xiàn)代化管理手段匱乏

很多事業(yè)單位現(xiàn)如今仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式來(lái)對(duì)單位內(nèi)部的檔案進(jìn)行管理，并沒(méi)有將管理工作與現(xiàn)代化工作手段相結(jié)合。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，某些單位已有設(shè)施簡(jiǎn)陋，把檔案收集、辦公放在同一個(gè)辦公室內(nèi)進(jìn)行，而辦公室也沒(méi)有設(shè)置鐵門、鐵窗等保護(hù)對(duì)策。對(duì)于檔案室的防火、防潮等均采取最基本的方式，檔案管理水平及層次偏低。除此以外，部分單位管理手段比較落后，調(diào)閱檔案等需要依托手工尋找方式，若檔案要反復(fù)使用、陽(yáng)光照射等，均會(huì)使得檔案文件存在字跡不清晰、發(fā)黃等情況，進(jìn)而威脅檔案管理的安全。這樣會(huì)導(dǎo)致檔案的管理工作受限，效率低下，不僅工作難度加深，工作質(zhì)量也得不到保障。

2.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施途徑

2.1加強(qiáng)單位檔案管理制度

檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r和本單位具體情況，制定更為完善的檔案管理制度，從而適應(yīng)檔案管理工作實(shí)際需求，大大提升檔案管理水平。在事業(yè)單位中，要想優(yōu)化檔案管理工作，首要任務(wù)就是制定適合單位的，整體而又靈活的管理制度。特別是創(chuàng)建與之相應(yīng)的安全保障體系，對(duì)事業(yè)單位檔案開(kāi)展安全管理主要內(nèi)容為：第一，檔案室不可以放置易燃材料，特殊的檔案要注意避光保存，并保持相應(yīng)的溫度；可以使管理目標(biāo)變得更加明確清晰，各個(gè)環(huán)節(jié)之間相互聯(lián)動(dòng)，形成環(huán)環(huán)相扣的鏈條，實(shí)現(xiàn)工作的無(wú)縫對(duì)接。既能保證工作效率，又可以減少工作的差錯(cuò)。除此之外，制定的制度一定要涵蓋整個(gè)檔案管理工作，對(duì)于所有事業(yè)單位的檔案管理人員都有約束力，并且需要遵循國(guó)家檔案管理方面的相關(guān)準(zhǔn)則規(guī)范；所謂靈活，就是這個(gè)制度的制定需要有一定的針對(duì)性，并不是說(shuō)所有的事業(yè)單位都適用一個(gè)統(tǒng)一的制度，而是應(yīng)該根據(jù)事業(yè)單位的不同規(guī)模和不同性質(zhì)來(lái)制定。這些都需要制定者對(duì)事業(yè)單位自身的情況有較深的了解，才能制定出全面合理的檔案管理制度，為優(yōu)化檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

2.2加強(qiáng)檔案管理人員的招聘制度

只有完善的管理制度，卻沒(méi)有專業(yè)的管理人員來(lái)支撐管理工作，是行不通的。事業(yè)單位應(yīng)該從招聘管理人員這一步就加強(qiáng)管理。管理人員要根據(jù)崗位的特點(diǎn)，加強(qiáng)管理調(diào)研力度。根據(jù)事業(yè)單位的具體情況，制定出與事業(yè)單位相符的行政管理的規(guī)則制度。制定的標(biāo)準(zhǔn)要符合“細(xì)化”“精化”的特點(diǎn)，把管理工作進(jìn)行細(xì)化分解，同時(shí)要考慮工作性質(zhì)的不同，采用積極精細(xì)的管理手段，對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行合理分配。各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)也要發(fā)揮自身作用，帶動(dòng)同事?tīng)I(yíng)造積極向上的工作氛圍，以及保持和諧融洽的工作環(huán)境。與此同時(shí)，要加強(qiáng)員工的宣傳教育工作，更努力的落實(shí)員工福利制度，以確保員工利益得到有效保障，這樣才能激勵(lì)員工工作參與性，每位員工才會(huì)更加愿意感受集體榮譽(yù)感。每位員工都要有經(jīng)濟(jì)化的意識(shí)，深層次培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)。行政管理人員要對(duì)辦公室員工構(gòu)建多方位、多方向的學(xué)習(xí)平臺(tái)，賦予員工更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，加強(qiáng)員工的理論知識(shí)以及操作能力，保證每位員工都可以向著高素養(yǎng)、高品質(zhì)、高能力的人才方面發(fā)展。招聘具有專業(yè)檔案管理知識(shí)和技能的人才，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化具有一定的促進(jìn)作用。另外，對(duì)于已經(jīng)在崗的檔案管理工作者，事業(yè)單位也應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行技能培訓(xùn)和再教育。由于社會(huì)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理與各學(xué)科的關(guān)系也日益密切，比如現(xiàn)代管理學(xué)、情報(bào)學(xué)、圖書管理學(xué)等學(xué)科，要求檔案管理者不僅要熟悉和掌握復(fù)印打印、縮印以及計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技能，還要學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)及其他學(xué)科。事業(yè)單位只有不斷地加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的各項(xiàng)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，才能夠進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的工作實(shí)施。

3.小結(jié)

總而言之，每位檔案管理人員都要具備其良好的專業(yè)素質(zhì)和溝通能力，以便保證高效的溝通效率和辦事效率。根據(jù)管理的對(duì)象不同，以及不同對(duì)象的特點(diǎn)，采用不同的溝通方式。要想進(jìn)一步優(yōu)化并促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，首先就必須要從事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r入手，并作一定的分析。要在日常的檔案管理工作中大膽地引進(jìn)并運(yùn)用當(dāng)前新興的信息化技術(shù)，滿足事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展需求，提高檔案管理工作效率。

參考文獻(xiàn)：

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[2]韓馨葉.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013，12（9）.