大、中專畢業(yè)生人事檔案的重要性及管理方式

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，就業(yè)渠道的增多，大、中專畢業(yè)生擇業(yè)方式多樣，很多大、中專學(xué)校學(xué)生在畢業(yè)時(shí)，不注重個(gè)人人事檔案的管理，對(duì)檔案不了解、不關(guān)心，經(jīng)常出現(xiàn)“棄檔”、“遺檔”現(xiàn)象，這對(duì)畢業(yè)生本人今后就業(yè)、深造、晉升、勞保等都有著非常大的影響。本文從大、中專畢業(yè)生人事檔案的定義、內(nèi)容、重要性、保管方式、辦理流程、存放利弊和傳遞注意事項(xiàng)等方面進(jìn)行了詳細(xì)的介紹和分析，希望對(duì)大、中專畢業(yè)生管理好自己的人事檔案有所幫助。

關(guān)鍵詞：大、中專 畢業(yè)生 人事檔案

個(gè)人人事檔案是一個(gè)人身份、學(xué)歷、履歷等方面的證據(jù)，與每個(gè)人的工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。大、中專畢業(yè)生的個(gè)人人事檔案，記載了自己從小學(xué)、初中、高中到大學(xué)在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐和加入少先隊(duì)、團(tuán)組織、黨組織、政治面貌等內(nèi)容，是大、中專畢業(yè)生就業(yè)及其今后單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。

全國(guó)每年有幾百萬(wàn)大、中專畢業(yè)生，他們或考公務(wù)員、或進(jìn)事業(yè)單位、或去企業(yè)、或出國(guó)留學(xué)、或自主創(chuàng)業(yè)、或繼續(xù)深造讀碩讀博……每個(gè)人都可以有自己的選擇，但無(wú)論怎樣選擇，大、中專畢業(yè)生都應(yīng)該重視已經(jīng)記載了自己十多年的個(gè)人人事檔案，應(yīng)該知道自己人事檔案的內(nèi)容、用途和去向，為今后自己的發(fā)展做好“書(shū)面記錄”，不要輕易跟自己的人事檔案說(shuō)“再見(jiàn)”！

一、大、中專畢業(yè)學(xué)生人事檔案的定義和內(nèi)容

人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。未參加過(guò)工作的大、中專畢業(yè)生的人事檔案主要由學(xué)籍檔案構(gòu)成。學(xué)籍檔案是指學(xué)生自入學(xué)之日起，在受教育過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像、電子等不同形式的歷史記錄。它是學(xué)生在校期間的重要憑證，包括入學(xué)基礎(chǔ)信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)籍變動(dòng)情況（轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)等）、獎(jiǎng)懲信息、政治信息和畢業(yè)信息等。

二、大、中專畢業(yè)生人事檔案的重要性

人事檔案一般要跟隨人的一生，在辦理很多事物時(shí)需要查閱利用人事檔案，比如在個(gè)人就業(yè)考研、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、工作調(diào)動(dòng)、政治審查、出國(guó)深造、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等相關(guān)事物時(shí)，都需要使用人事檔案開(kāi)具相關(guān)證明。對(duì)用人單位來(lái)說(shuō)，詳細(xì)、全面、完整和易于查找的學(xué)生檔案能夠讓用人單位短時(shí)間內(nèi)了解求職人員的基本情況和綜合素質(zhì)，有助于用人單位擇優(yōu)用人[1]。大、中專畢業(yè)生的人事檔案記錄了一個(gè)人的受教育及學(xué)業(yè)情況，是個(gè)人人事檔案最初級(jí)的材料，是人事檔案形成的基礎(chǔ)。

三、大、中專畢業(yè)生檔案保管方式

按照我國(guó)檔案法、干部檔案工作條例、流動(dòng)人員檔案管理暫行規(guī)定等法規(guī)，大、中專畢業(yè)生的人事檔案屬于國(guó)家法定、強(qiáng)制執(zhí)行、歸口管理的公共材料，個(gè)人不得截留、保管和銷毀。所以，大、中專畢業(yè)生檔案主要有以下三個(gè)地方保管：

（一）工作單位直管

根據(jù)中共中央組織部和原人事部印發(fā)的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的要求，大、中專就業(yè)部門首先必須對(duì)畢業(yè)生檔案派遣單位性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分，判斷畢業(yè)生提供的就業(yè)單位是否具備人事檔案管理權(quán)限，如果具備（如國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)等），則需要由學(xué)校就業(yè)主管部門通過(guò)中國(guó)郵政機(jī)要部門，以機(jī)要形式進(jìn)行畢業(yè)生個(gè)人人事檔案投遞[2]，接收單位簽字蓋章后，負(fù)責(zé)保管大、中專畢業(yè)生人事檔案。

（二）人事代理保管

按國(guó)家政策規(guī)定，各種私營(yíng)民營(yíng)企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨(dú)資企業(yè)都無(wú)權(quán)管理員工的人事檔案，這些單位員工的人事檔案一般要委托給組織、人事部門所屬的各級(jí)人才交流機(jī)構(gòu)托管。大、中專畢業(yè)生的人事檔案是可以委托給人才交流機(jī)構(gòu)保管的。各級(jí)人才交流機(jī)構(gòu)，如省人才市場(chǎng)、市人才市場(chǎng)、各區(qū)人才市場(chǎng)等，它們的區(qū)別只是所屬的部門不同，其它無(wú)任何區(qū)別，都可以委托。另，從2016年1月1日起，在全國(guó)范圍內(nèi)取消人事檔案管理費(fèi)，為大、中專畢業(yè)生節(jié)約了就業(yè)成本。

（三）學(xué)校免費(fèi)代管

應(yīng)屆大、中專畢業(yè)生，在離校前未就業(yè)的，可以自愿申請(qǐng)，選擇將其檔案保留存放在畢業(yè)學(xué)校，存放期限是兩年，學(xué)校不得收取保管費(fèi)用。待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。個(gè)人檔案留校超過(guò)兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校會(huì)將其檔案轉(zhuǎn)移至生源地所在地級(jí)市人社局下屬的人才交流中心。

四、大、中專畢業(yè)生檔案辦理流程

大、中專畢業(yè)生在辦理個(gè)人人事檔案事宜時(shí)，如圖1所示：首先要確定自己的畢業(yè)去向。

對(duì)于已經(jīng)找到工作單位準(zhǔn)備就業(yè)的大、中專畢業(yè)生，需到學(xué)校學(xué)生就業(yè)管理部門領(lǐng)取《就業(yè)協(xié)議書(shū)》（一般一式三份），自己和用工單位簽署后，經(jīng)學(xué)校審核，三方各持一份。之后，學(xué)校發(fā)放《報(bào)到證》并通過(guò)郵政機(jī)要轉(zhuǎn)移學(xué)生人事檔案到有人事檔案管理權(quán)的單位或沒(méi)有人事管理權(quán)的單位所在地的人才交流機(jī)構(gòu)。之后，畢業(yè)生與用工單位簽訂《勞動(dòng)合同》，并本著自愿原則，將自己的戶口遷移至用工單位所在地或生源所在地。

對(duì)于準(zhǔn)備考研、出國(guó)深造或自主創(chuàng)業(yè)等沒(méi)有就業(yè)單位的大、中專畢業(yè)生，直接到學(xué)校學(xué)生就業(yè)管理部門領(lǐng)取《報(bào)到證》并轉(zhuǎn)移個(gè)人人事檔案到生源所在地人才交流機(jī)構(gòu)或各省教育主管部門大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心托管，也可委托畢業(yè)學(xué)校代管，時(shí)間都是兩年。兩年后，一般會(huì)將畢業(yè)生個(gè)人人事檔案通過(guò)郵政機(jī)要轉(zhuǎn)移至生源地所在地級(jí)市人社局下屬的人才交流中心管理。

五、大、中專畢業(yè)生選擇檔案存放地的利弊

（一）把檔案存放至生源地，這種方式比較適合準(zhǔn)備在生源地就業(yè)的畢業(yè)生和暫時(shí)不想就業(yè)的畢業(yè)生。

優(yōu)點(diǎn)：在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡(jiǎn)單方便，遷移檔案便捷。

缺點(diǎn)：如果離開(kāi)生源地就業(yè)，就需辦理改派手續(xù)。

（二）托管在人事代理服務(wù)中心，這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、自主創(chuàng)業(yè)、出國(guó)深造、靈活就業(yè)的畢業(yè)生。

優(yōu)點(diǎn)：便利，易于解決畢業(yè)生檔案利用問(wèn)題。

缺點(diǎn)：與人才服務(wù)中心溝通少，容易造成信息不暢。

六、大、中專畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞注意事項(xiàng)

（一）清楚用人單位的性質(zhì)。國(guó)家機(jī)關(guān)、國(guó)有事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)，它們或它們的主管單位是有人事檔案管理權(quán)的，可以接收檔案。其它各類非公企事業(yè)單位、各類民營(yíng)機(jī)構(gòu)是無(wú)人事檔案管理權(quán)的，要通過(guò)人才交流中心來(lái)接收畢業(yè)生檔案。

（二）清楚檔案的轉(zhuǎn)遞程序。在離開(kāi)學(xué)校之前，清楚學(xué)校是否已按正確地址將自己的檔案寄出？檔案在什么時(shí)間被轉(zhuǎn)移到什么地方？

（三）清楚保管制度。檔案托管在人才服務(wù)中心，需要問(wèn)清當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心保管制度，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等。

總之，每個(gè)大、中專畢業(yè)生離校后，不管就業(yè)與否，不管用人單位有無(wú)要求，都應(yīng)善待自己的檔案，千萬(wàn)不可輕易放棄、遺失，要及時(shí)將檔案存放在具有人事檔案管理權(quán)的用人單位或人力資源社會(huì)保障部門的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)[3]，為檔案負(fù)責(zé)，為自己負(fù)責(zé)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳戈.關(guān)于高校畢業(yè)生檔案管理的思考[J].西部素質(zhì)教育，2017，（08）：122.

[2]趙博.新形式下高校畢業(yè)生檔案管理的重要性[J].吉林化工學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，（04）：85.

[3]韓春紅，門永紅.高校畢業(yè)生人事檔案存放及管理芻議[J].山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，（05）：105.

（作者簡(jiǎn)介：王媛，副研究館員，碩士，工作單位：昆明醫(yī)科大學(xué) 校辦 檔案科，研究方向：檔案管理。）