淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

王莉

摘要：作為一種特殊性質(zhì)的信息載體，檔案具有針對圖文、聲色等重要型材料的保存作用，且其涉獵范圍十分之光，可涉及私人、政治、國家甚至國際等，具備十分重要的、無可替代的資源保存庫的作用。所以，檔案管理工作在這一領(lǐng)域所承擔(dān)的責(zé)任重大。我國在這一方面的工作上存在歷史上的悠久性、保存內(nèi)容的豐富性以及保存方法的多樣性，尤其伴隨社會經(jīng)濟以及科技技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作時代化、信息化越加凸顯，并逐漸成為該項工作的主要方向之一。本文就檔案管理工作進行簡要探析，就如何促進、提升該項工作方式方法創(chuàng)新作簡要概述，希冀有所借鑒意義。

關(guān)鍵詞：信息時代 檔案管理 工作創(chuàng)新

新型的社會發(fā)展模式以及多樣化的科技技術(shù)在沖擊著舊式模式，尤其是針對檔案管理這一領(lǐng)域的工作而言，更是存在著模式更新上的一次又一次沖擊。大數(shù)據(jù)、信息化之下，檔案管理工作也今非昔比，面對大流量的、錯綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息。如若一味采用舊式方式予以管理，將會給相關(guān)管理工作增添更多麻煩，所以，創(chuàng)新管理模式亦是大勢所趨、情勢所需。

一、當(dāng)下檔案管理工作存在缺陷

檔案管理工作是一項極為復(fù)雜的綜合性工作，對數(shù)據(jù)信息的舍取、分類、保存以及應(yīng)用等都具備嚴格要求。但就在當(dāng)下許多檔案管理部工作還依舊采用最為原始、落后的方法進行管理，在管理工作上體現(xiàn)出其滯后性和低效率性。

（一）管理者觀念落后

這一點主要是針對其管理人員而言，就檔案管理工作而言，許多工作人員皆是年紀尚大的工作人員，這一類工作人員雖具有工作經(jīng)驗上的優(yōu)勢，但對于當(dāng)下科技技術(shù)以及相關(guān)先進的、與以往不同的管理模式并未具備相關(guān)處理能力。首先是這一類工作人員或者上級管理部門領(lǐng)導(dǎo)在理念上缺乏創(chuàng)新，一貫堅守最為傳統(tǒng)方法，無法再思維上跟進時代，無法采用科技技術(shù)進行輔助性管理，在這一管理工作的方法方式上采用“固步自封”的方法。其次，作為“舊”一批的工作人員這一類型的工作人員在科技技術(shù)、數(shù)據(jù)信息的認知與操作能力存在缺陷，具體表現(xiàn)為管理人員對電腦、計算等方面的技術(shù)掌握能力不夠，無法借用這些媒介進行檔案管理。

（二）信息資源極封閉

大數(shù)據(jù)、新時代要求各種各樣的資源之間應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)共享、共進，但是就當(dāng)下許多檔案館進行調(diào)查，不難發(fā)現(xiàn)許多檔案館依舊堅守“秘密”管理模式，即堅持信息不外露、管理封閉化、資源不共享的模式，這為檔案館的發(fā)展形成極為消極的影響。尤其是一些檔案館，以防檔案數(shù)據(jù)流失或者為了有利于自我發(fā)展，將檔案館進行全封閉式管理，這一方面無法獲取彼此之間的有效信息，無法在有效信息資源上達到互利互惠的效果；再者，獨立式、獨體經(jīng)營的檔案館也不利于進行信息交流，沒有發(fā)揮檔案館最為重要的價值作用。

（三）管理系統(tǒng)滯后性

作為重要信息資源的吸納點和保存場所，檔案館的管理工作起到中心性作用，檔案管理工作的多樣性以及其復(fù)雜性，決定了其管理人員的工作類別、工作規(guī)范、工作質(zhì)效等都與整體工作一一掛鉤。但就當(dāng)下一些檔案館的工作而言，首先其具體管理人員規(guī)范性有待提升，在管理工作中存在私人化問題嚴重、集體性觀念不強、工作積極性差以及安全意識落后等問題。另外，由于檔案管理工作的特殊性，導(dǎo)致許多工作人員出現(xiàn)工作無績效、無交流、無突破的狀況，這也與具體的管理方式具有直接性聯(lián)系[1]。

（四）人力資源構(gòu)設(shè)差

檔案管理工作在很大程度上決定其管理人員招收工作不頻繁，尤其體現(xiàn)為一位工作人員即可工作幾十年的狀況，許多應(yīng)聘人員一般不選擇檔案管理作為目標，一則檔案管理部對人員具有嚴格素質(zhì)要求，二則應(yīng)聘者對此工作興趣度低。另外，管理部門往往對于工作人員更新工作并不在意，在科技技術(shù)與信息數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的同時，卻不進行人力資源的調(diào)配與更新，這與發(fā)展相矛盾，亦是影響這一工作得以持續(xù)的重要原因之一。

二、創(chuàng)新檔案管理工作有計可施

根據(jù)以上問題可以看出，在信息化、科技化儼然已經(jīng)成為時代發(fā)展主流的當(dāng)下，仍舊有許多領(lǐng)域尚未“進入狀態(tài)”，這將會在發(fā)展潮流中被時代所拒絕并逐漸消散，尤其是作為信息的接收站的檔案館，如果對外界改變一味選擇固本自封不進行改變，如果不對自我管理模式、方式進行更換、更新，那么其必然難以分享到科技發(fā)展的一杯羹。所以針對以上問題，筆者就如何創(chuàng)新模式、強化管理進行以下概述：

（一）強化管理、提升技術(shù)

這一管理主要指的是針對相關(guān)的管理人員進行及時、統(tǒng)一化管理，在新科技、新時代之下，不僅僅是檔案館本身大受沖擊，期間管理人員也受到考驗，所以需要及時加入改革潮流、及時調(diào)整自我，加緊學(xué)習(xí)、強化整體工作質(zhì)效。

首先需要管理者及時學(xué)習(xí)、及時考察，發(fā)現(xiàn)信息化、科技化時代之下的檔案管理性質(zhì)與變化，并及時將信息傳遞給相關(guān)工作人員，使得工作人員在理論、性質(zhì)以及具體表現(xiàn)上體會到時代之變、工作之變，積極引導(dǎo)工作人員去發(fā)現(xiàn)、領(lǐng)悟、學(xué)習(xí)并接受新理念、新知識、新技能，使得工作人員明白“檔案管理工作需要與時俱進”的道理[2]。其次，對于具有極強的工作經(jīng)驗的人員，可一一進行技術(shù)培訓(xùn)，讓相關(guān)工作過人員積極參與到新技能的學(xué)習(xí)中，針對電腦操作、電子信息處理、檔案智能管理等進行加強式學(xué)習(xí)，提升整體工作質(zhì)效，為后期開展其他工作打下厚實基礎(chǔ)。

（二）共享資源、互利互惠

資源共享是信息時代、科技時代最為凸顯的特征之一，利用全新的科技技術(shù)各類信息得以在全球不同地方實現(xiàn)彼此之間的交流與共享，這為跨文化、跨區(qū)域等的交流筑建了厚實橋梁，可以說信息資源共享正在以迅猛姿勢成為各大領(lǐng)域服務(wù)特色。當(dāng)然，作為數(shù)據(jù)信息的接收站——檔案館的這一服務(wù)特色應(yīng)當(dāng)被體現(xiàn)出來并為更多領(lǐng)域提供幫助。

首先作為管理者應(yīng)當(dāng)積極進行整改、調(diào)配，將檔案館內(nèi)各工作部門之間進行有效性調(diào)配，使得其能夠在工作上實現(xiàn)緊密相連、隨時通話，實現(xiàn)館內(nèi)各部門、各領(lǐng)域工作上的互相配合與互利互惠，調(diào)動整體工作質(zhì)效[3]。其次，借用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建溝通的橋梁，檔案館針對一些具備公眾性質(zhì)的、非秘密性的有用資源可進行共享，如地方文化特色、歷史發(fā)展等，可以通過創(chuàng)立公眾號在微信、QQ、微博以及今日頭條等大型網(wǎng)絡(luò)平臺進行共享；另外還可以加強和其他檔案館的工作交流，通過檔案館之間的聯(lián)系，實現(xiàn)彼此的資源共享，這不僅益于提升各檔案館之間的信息、合作交流，對于文化提升同樣具有積極性作用。

（三）綜合整改、系統(tǒng)管理

檔案管理工作不同于其他類型工作的一大特點即其工作具有極強的聯(lián)系性，即其內(nèi)部各工作部門之間要求具有聯(lián)系性和合作性。所以，首先管理人員應(yīng)當(dāng)就各部門之間建立起“信息通訊渠道”，即在各部門之間搭建工作橋梁，降低部門門檻，使得各部門實現(xiàn)工作合作與輔助，降低檔案館信息處理難度。其次，針對工作人員的私人化工作錯誤問題，應(yīng)當(dāng)進行統(tǒng)一管理，其一設(shè)定一整套網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)，即實行個人責(zé)任制、強化監(jiān)控工作，將每一個人員的每一步工作都一一納入網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)中，確保其工作實效；其二，利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)定員工管理文件，并將個人工作表現(xiàn)一一進行網(wǎng)上記錄，這一實時記錄將成為最終考核證據(jù)之一；其三，積極設(shè)立獎懲制度，即針對各工作部門、個體工作人員的工作表現(xiàn)進行獎罰制度的建立，針對表現(xiàn)好、績效高的工作人員施以獎勵，相反表現(xiàn)不好者即接受相應(yīng)的懲罰。以此提升工作人員的工作積極性，達到綜合管理的目的[4]。

（四）積極調(diào)配、引新助舊

人力資源調(diào)配是檔案館迎接新時代、進行自我提升的重要手段，尤其是針對工齡大、技術(shù)差、表現(xiàn)差的工作人員，應(yīng)當(dāng)一一進行統(tǒng)計，并做好資源調(diào)配問題。首先，針對工作性質(zhì)進行調(diào)配，按照擅長工作方向進行部門工作人員調(diào)配。例如，擅長數(shù)據(jù)處理、信息采納的其他部門的人員可以適當(dāng)調(diào)至這一部門；其次根據(jù)年齡、健康狀況以及意愿進行適當(dāng)裁員，精簡部門。如裁剪身體欠佳、年齡大的工作人員、裁剪工作懶惰、表現(xiàn)惡劣的人員；另外，根據(jù)人才需要適當(dāng)招收相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員，如電腦信息人才、數(shù)據(jù)處理等方面的人才等，引“活水”補充人才需要，以技術(shù)帶動發(fā)展。同時，引進新型人才還可以充當(dāng)內(nèi)部人員引導(dǎo)者，即積極傳播知識、教授技能，以此帶動整體發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所言，檔案館作為一個信息資源的重要儲存、管理場所，其發(fā)展態(tài)勢在一定程度上與其具體管理理念、管理措施相連接。在當(dāng)下要想積極構(gòu)設(shè)、積極管理以達到時代需求、跟進時代步伐，就應(yīng)當(dāng)首先做好自我“檢討”工作，在考察中發(fā)現(xiàn)自我問題，然后要能夠擁有敢于創(chuàng)新、利于改革之勇氣，能夠及時予以改革、提升。當(dāng)然，針對檔案館的整體工作進行改革，也是作為一個信息庫該有的實質(zhì)性的服務(wù)素質(zhì)，即積極提升、積極貢獻，能夠?qū)⒆晕宜鶕碛械馁Y源更好地為社會提供服務(wù)。

參考文獻：

[1]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（18）：126-126.

[2]王麗麗.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017，（16）：293-293.

[3]徐嘉.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].文學(xué)教育：中，2017，（12）：125-125.

[4]魯明君.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017，（12）：135-135.

（作者單位：冠縣人民醫(yī)院）