高職院校教學(xué)檔案管理體系構(gòu)建研究

張 晶

（青島酒店管理職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處 山東 青島 266100）

在高職院校的資源財產(chǎn)中，物質(zhì)類以及基礎(chǔ)設(shè)施類財產(chǎn)屬于通俗意義上的“實體財產(chǎn)”，但高職院校屬于教育場所，其更加重要或者說可以起到更為核心的教育作用的資產(chǎn)即為教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是一種融合了教學(xué)經(jīng)驗、校內(nèi)特殊教學(xué)模式的文本型檔案，教學(xué)檔案可以說是高職院校內(nèi)部最具價值的思想財富。雖然各個高職院校都會格外注重對教學(xué)檔案的管理，但在現(xiàn)代社會中，復(fù)雜的社會構(gòu)成和日漸更迭的思想形態(tài)大大加強(qiáng)了教學(xué)檔案管理的難度。因此各個高職院校有必要在當(dāng)前的社會情勢中再度升級管理體系，進(jìn)而穩(wěn)定校內(nèi)檔案管理的實際效果。

1.高職院校中構(gòu)建檔案管理體系的必要性及檔案搜集范圍

1.1 高職院校中構(gòu)建檔案管理體系的必要性分析

首先，對于教育機(jī)構(gòu)而言，即使某一時間階段內(nèi)的教育信息已經(jīng)被時代淘汰，但其仍然具有對比價值。同時，每一個已完成教學(xué)的教學(xué)方案也都具有參考和評價的實際價值。對于高職院校來說，將這些代表著經(jīng)驗的教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行整理，明顯能夠為高職院校下一階段的教育工作以及教育創(chuàng)新工作提供別具價值的參考素材。其次，雖然高職院校這一教學(xué)組織的運(yùn)行狀態(tài)相對而言比較穩(wěn)定，但也有案例顯示，高職院校也可能會面臨學(xué)業(yè)層面上的法律糾紛。而在解決法律糾紛的進(jìn)程中，這些代表著實際教學(xué)的教學(xué)檔案，便能夠成為高職院校申辯的核心素材。因此以完善的方式保留教學(xué)檔案，無論從提升教學(xué)質(zhì)量亦或是維護(hù)高職院?；緳?quán)益中的哪一個觀點來看，其都具有切實的構(gòu)建價值。

1.2 高職院校中教學(xué)檔案管理的搜集范圍分析

除具有收錄價值的教學(xué)方案外，能夠被寫入到高職院校教學(xué)檔案管理體系中的內(nèi)容還包括科研方向的相關(guān)資料、中央下達(dá)的整改文件、教育部門對照給出的整改思路、教師的創(chuàng)新筆記，校內(nèi)行政管理團(tuán)隊的活動報告、調(diào)研報告等。這些都是具有絕對性錄入價值的教學(xué)檔案，且能夠在高職院校的日常工作中起到?jīng)Q定性的作用。

除教學(xué)方案外，教學(xué)檔案還包括以學(xué)生為核心的信息類別檔案。例如學(xué)生學(xué)籍檔案、名冊檔案、成績單、德育分檔案、畢業(yè)論文及答辯評分、學(xué)生評級備份證書、學(xué)生成果資料等。也包含“教學(xué)輔助”類的檔案內(nèi)容，例如實習(xí)報告、見習(xí)報告、教師質(zhì)量反饋信息、教材答案參考資料、題庫、教師用書資料等。上述的錄入范圍僅作為通俗參考，不同的高職院校基本都具有屬于自身特色的檔案類別，具體的錄入方向以及內(nèi)容需按照高職院校的特別情況進(jìn)行詳細(xì)選擇，但大致都與上述類別相符。

2.高職院校教學(xué)檔案管理體系的現(xiàn)存問題概述

2.1 高職院校教學(xué)檔案管理實際觀念有待更新

檔案管理理念呈現(xiàn)出落后狀態(tài)的根本原因有兩點，其一是高職院校檔案管理團(tuán)隊并未意識到創(chuàng)建完全性檔案管理的重要性。他們認(rèn)為過去的教學(xué)檔案僅能代表“過去”。因此便不會注重去搜集和整理教學(xué)素材。更有部分管理人員認(rèn)為檔案擇選工作僅僅能夠起到應(yīng)付上級的作用，故其平常時期不注重對資源進(jìn)行整理，必要時間段內(nèi)才選擇應(yīng)急方案，即僅搜集標(biāo)題信息及淺薄信息，不注重對文化信息進(jìn)行多面性和全面性的整理。這樣一來，高職院校即使需要開展檔案管理工作，也很難能夠真正將有效信息完善搜集。故多數(shù)高職院校內(nèi)部的檔案管理工作都不會具有深入探究的實際價值。其二則為因教師主觀原因，高職院校中難以保存完整的教學(xué)檔案資料。具體則為，多數(shù)高職院校中的教師并未同步負(fù)責(zé)科研項目，因此他們便本能的認(rèn)為自身的工作只有教學(xué)和考評這兩方面。這種狀態(tài)下雖教學(xué)氛圍和教學(xué)效果并不能受到嚴(yán)重的影響，但對于教學(xué)檔案管理者而言無疑是造成其“搜集無素材”的根本原因。因此若要建立完善的檔案管理體系，高職院校變應(yīng)改良這一現(xiàn)狀，從穩(wěn)定素材來源的角度構(gòu)建完善的管理體系。

2.2 高職院校教學(xué)檔案管理制度存在明顯漏洞

教學(xué)檔案的寫入需要依靠詳細(xì)的制度方能完成，但目前多數(shù)高職院校中都并未構(gòu)建完善的管理制度。檔案管理者完成本職工作時常會遇到檔案上交時間不一，上交格式參差不齊、檔案資料內(nèi)外結(jié)構(gòu)不匹配等現(xiàn)象。理論上，檔案管理人員只需要將各個教師以及行政辦公室專人所提交的檔案加以分類和細(xì)致歸類即可完成錄入。但當(dāng)所提交的資料存在上述問題時，管理人員在比對進(jìn)程中就會發(fā)現(xiàn)大量的問題，繼而需要將檔案原路退回并重新編訂。重新編訂則會浪費(fèi)掉大量的時間，并直接令高職院校的檔案管理工作無法在預(yù)期時間內(nèi)完成。導(dǎo)致這種現(xiàn)象發(fā)生的成因即為制度存在漏洞，具體則為上交時間以及關(guān)聯(lián)責(zé)任人的相關(guān)制度并未完善，使得多數(shù)負(fù)責(zé)人并未謹(jǐn)慎和詳細(xì)的對待工作。故高職院校應(yīng)針對這一現(xiàn)狀，重新改良教學(xué)檔案管理體系的構(gòu)建思路。

2.3 高職院校教學(xué)檔案管理人員專業(yè)水平低

教學(xué)檔案在錄入前需要專業(yè)人員對其內(nèi)容進(jìn)行價值確認(rèn)。同時價值確認(rèn)工作的實際效果與工作人員的行為意識并無過多關(guān)聯(lián)，即使工作人員具有認(rèn)真參與的意識，其也很難在專業(yè)能力欠缺的狀態(tài)下完成分揀工作。而目前的實際狀況為，高職院校環(huán)境中，能夠有效且高效完成篩選工作的專業(yè)檔案管理人員只占少數(shù)，多數(shù)工作人員均選擇“不認(rèn)證”，或認(rèn)證處于低質(zhì)量狀態(tài)中。這明顯會降低高職院校教學(xué)檔案錄入內(nèi)容的實際質(zhì)量，故高職院校也應(yīng)將該點作為參考，改良教學(xué)檔案管理體系。

3.高職院校教學(xué)檔案管理體系的構(gòu)建思路分析

3.1 重塑制度，升級觀念意識

首先，高職院校高層管理者需率先意識到升級教學(xué)檔案管理狀態(tài)的必要性，如此一來高層管理人員才能做到帶頭作用，才能從根本上穩(wěn)定管理體系構(gòu)建的“骨架”質(zhì)量。其次，高職院校需要協(xié)助檔案管理團(tuán)隊建立全新的管理制度，制度內(nèi)容需要與具體的檔案管理工作分項保持高度吻合。如上交時間、上交質(zhì)量、出錯次數(shù)以及細(xì)致的獎懲機(jī)制等。這些都可以作為具體的管理制度被落實到教學(xué)檔案管理的常規(guī)工作中。再次，高職院校需要針對檔案管理團(tuán)隊進(jìn)行觀念教育。教育的重點在于令其了解搜集教學(xué)檔案的長期價值。只有扭轉(zhuǎn)工作人員的工作觀念，才能保證每一份被寫入到信息化系統(tǒng)以及被錄入到實體檔案室的教學(xué)檔案資料都能夠具有切實的參考價值。最后，高職院校需要設(shè)定返檢制度，即不定期對實體檔案室以及網(wǎng)絡(luò)檔案室的檔案內(nèi)容進(jìn)行抽查。一旦發(fā)現(xiàn)存在標(biāo)題內(nèi)容不對等、質(zhì)量不過關(guān)等嚴(yán)重工作失?，F(xiàn)象，應(yīng)立即調(diào)查事件相關(guān)的負(fù)責(zé)人，爭取做到直接懲罰、按章懲罰，直至在整個檔案管理部門建立系統(tǒng)性的檔案質(zhì)量維護(hù)觀念。

3.2 創(chuàng)設(shè)信息網(wǎng)監(jiān)管體系，以維護(hù)預(yù)期計劃為己任

信息網(wǎng)指的是高職院校中處于不同管理地位中負(fù)責(zé)人之間的信息聯(lián)通網(wǎng)絡(luò)，這種網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)的形成能夠更加明確的落實關(guān)聯(lián)責(zé)任制度。且在創(chuàng)設(shè)信息網(wǎng)監(jiān)管體系的進(jìn)程中，管理者需要保障每一位關(guān)聯(lián)人的地位不均等。從而避免出現(xiàn)以公謀私和官官相護(hù)現(xiàn)象，徹底將教學(xué)檔案提交體系變動為系統(tǒng)性、有規(guī)則的互動模式。且在固定周期內(nèi)的檔案上報時間段內(nèi)，管理者需要提前設(shè)定符合各個部門工作效率的對應(yīng)計劃，并將計劃公示公開，旨在減少各個部門之間進(jìn)行“通氣”的概率。當(dāng)期內(nèi)的所有監(jiān)管工作均需以所設(shè)定的計劃為主，每一個完成節(jié)點前后管理者都要對各個部門的工作狀態(tài)和質(zhì)量進(jìn)行抽查。務(wù)必要令整個高職院校的教學(xué)檔案管理工作能夠在穩(wěn)定預(yù)判的狀態(tài)下完成。當(dāng)各個教師以及后勤部員工的個人能力令其無法在預(yù)定時間段內(nèi)及時上交時，高職院校應(yīng)提前對這些操作存在誤差的人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，切勿因個別能力受限者拖慢項目完成的時間。

3.3 建立互聯(lián)網(wǎng)管理分區(qū)，實現(xiàn)高效管理

高職院校的教學(xué)檔案管理可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來實現(xiàn)高效率的實時運(yùn)作，但前提為，高職院校檔案管理相關(guān)負(fù)責(zé)人必須要設(shè)定好具體的運(yùn)作流程，如若出現(xiàn)系統(tǒng)活動項目沖突現(xiàn)象，則必然會降低管理質(zhì)量。對此，高職院?？梢詮氖占A段開始，設(shè)定網(wǎng)絡(luò)管理與實體管理成為同步模式，先由教師以及各部門人員上交電子版，經(jīng)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)確認(rèn)并無明顯語病、錯字現(xiàn)象后，交由管理者進(jìn)行人工的再次確認(rèn)。完成電子版的初期錄入后，技術(shù)人員應(yīng)該將具體的文件信息設(shè)定具體的標(biāo)簽并再次整理歸納，而后再將具體的錄入信息以標(biāo)簽形式為主，在信息化管理設(shè)備上完成同步錄入。

4.結(jié)語

綜上，高職院校內(nèi)的檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對管理工作的認(rèn)知深度，需妥善利用各個管理手段，升級校內(nèi)的檔案管理專業(yè)人才，保證所有參與教學(xué)檔案管理工作的管理者都能夠具有完善的管理能力。這樣才能從根本上穩(wěn)定高職院校教學(xué)檔案管理體系設(shè)定的高質(zhì)量特征。