高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及改進措施

張海婷

（濰坊工程職業(yè)學院 山東 濰坊 261000）

0.引言

高校檔案信息化建設(shè)主要是指是以信息化資源建設(shè)為核心，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案存儲為重點，通過計算機技術(shù)及網(wǎng)絡平臺為建設(shè)的基礎(chǔ)，繼而提高檔案信息資源開發(fā)利用效率的重要工作。高等院校的檔案資源信息化管理水平是評定高校檔案管理現(xiàn)代化程度的主要標志，因此高等院校加快檔案信息化的進程，積極拓展高等院校檔案館的信息化管理及服務功能，已經(jīng)成為當下高校檔案工作建設(shè)的的必然需要。

1.高校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 社會現(xiàn)代化發(fā)展的必然需求

隨著信息技術(shù)及網(wǎng)絡平臺的普及化發(fā)展，辦公自動化及信息化成為主要的發(fā)展趨勢，高校檔案資源的管理是高校管理工作重點重要內(nèi)容，現(xiàn)代化的時代背景之下高校的檔案管理工作進入了全新的發(fā)展時期。傳統(tǒng)的高校檔案權(quán)利工作是手工操作且整理方式及保存方式滯后，不利于高校管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，現(xiàn)代信息化的管理模式能夠有效改進高校檔案管理的模式，是高校管理工作信息化發(fā)展的重要內(nèi)容及途徑，也是高校檔案資源管理工作的主要發(fā)展趨勢。高校信息化管理的進步發(fā)展將為社會的信息化建設(shè)營造更好的氛圍及環(huán)境，促進社會經(jīng)濟及生產(chǎn)技術(shù)的現(xiàn)代發(fā)展。

1.2 檔案工作提高效率主要途徑

高校檔案資源的信息化建設(shè)能夠有效的拓展檔案資源管理工作的服務領(lǐng)域，并提高檔案資源管理的工作效率。首先，檔案信息化的管理將為信息化社會建設(shè)提供海量且可靠的信息資源，滿足教師及學生的在教學活動及學習活動之中對于學習的需求。現(xiàn)代化的信息技術(shù)能夠豐富檔案資源管理的手段及方式，并且能夠有效的拓寬檔案資源信息化管理的服務領(lǐng)域，繼而更大的實現(xiàn)檔案資源的效益及價值。其次，新媒體時代背景之下，紙質(zhì)的文煥及電子文檔在新的管理模式之下將更加高效有效的進行，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)及云平臺能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的高效管理。高校檔案管理工作人員能夠通過網(wǎng)絡技術(shù)完成文件的接受及發(fā)送，并將處理厚度額文件上傳至云平臺進行保存管理，繼而保證檔案資源的安全性及穩(wěn)定性。

2.高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 技術(shù)的限制

高校檔案資環(huán)管理工作的信息化建設(shè)之中最為主要的問題為信息技術(shù)的限制，即信息化建設(shè)的硬環(huán)境。首先信息化建設(shè)需要信息技術(shù)為基礎(chǔ)的支撐，創(chuàng)新數(shù)字信息化的檔案資源，需要通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)文件的檔案資源進行掃描繼而上傳制定的檔案資源的管理平臺之中，在這一過程之中對于信息技術(shù)及設(shè)備的要求較高。在掃描完成之后需要 通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換手段存儲為數(shù)字化的檔案資源。信息化的檔案管理工作中需要完成檔案目錄的構(gòu)建，并且對于檔案信息的加工提煉及深層次的挖掘需要網(wǎng)絡編輯技術(shù)作為基礎(chǔ)。其次，信息化檔案管理需要信息技術(shù)基礎(chǔ)，檔案資源通過電子形式保存至計算及系統(tǒng)之中，實現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字信息化管理，但在信息化的管理的過程中對于信息技術(shù)的要求較高，其中包括統(tǒng)計、加工、鑒定和處理等環(huán)節(jié)，并且要對信息資源進行數(shù)據(jù)備份、載體轉(zhuǎn)換等。最后，信息化檔案服務需要信息技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案資源服務是指為教師和學生通過特定方式提供資源，網(wǎng)絡數(shù)字化的方式能夠使檔案資源的價值充分發(fā)揮，但提供信息服務的過程中對于技術(shù)的要求較高。通過以上分析可以了解到高校檔案信息化建設(shè)將面臨信息技術(shù)的限制。

2.2 人才的限制

高等院校檔案資源的信息化管理之中需要先進的信息技術(shù)裝備以及人才作為基礎(chǔ)，在現(xiàn)代信息化的資源建設(shè)過程中，任何信息系統(tǒng)都需要有計算及系統(tǒng)、應用設(shè)備及人才組成，由此看見專業(yè)的技術(shù)人才對于高校檔案信息化建設(shè)的重要影響。當下高校檔案信息化建設(shè)之中缺少具有專業(yè)性的人才，因此在專業(yè)信息化的建設(shè)過程中無法滿足對于人才的需求。高等院校對于檔案資源信息化的建設(shè)重視程度不足，因此對于教師學生及檔案管理人員的信息化能力培養(yǎng)工作開展不足。新媒體時代背景之下檔案資源人才的需求更多為實踐能力、管理能力、研究能力，能夠借助現(xiàn)代化的設(shè)備及技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的深層次加工管理及保存，繼而最大程度發(fā)揮高校檔案資源的信息價值。人才在檔案信息資源的建設(shè)過程中處于主導地位，是高校檔案信息資源建設(shè)成功的主要因素，但現(xiàn)階段專業(yè)化信息人才的缺失是主要的限制性因素。

2.3 政策的限制

準確合理的政策和機制是各項事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵決定性因素，高校檔案管理作為高校管理工作的重要內(nèi)容，現(xiàn)階段的信息化改革發(fā)展中缺少具有針對性及合理性政策及方針的指引，因此數(shù)字信息化建設(shè)的歷程缺少實效性。當下的高校檔案管理過程中尚未建立分工合理且責任明確的信息化體制，因此管理過程中存在管理不良的問題。檔案信息化管理之中主要采取全新的技術(shù)手段，其中電子化、自動化及網(wǎng)絡化的過程中將設(shè)計較多的群里及義務問題，因此需要相關(guān)的規(guī)定政策進行約束及完善，現(xiàn)階段檔案管理信息化政策的不完善將成為主要的限制性因素。

3.高校檔案信息化建設(shè)存在的主要途徑

3.1 高校檔案信息資源體系建設(shè)

高等院校檔案資源的信息化建設(shè)過程中，應完善檔案信息資源體系建設(shè)。首先，高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)中通過分析和調(diào)查了解檔案信息資源的來源以及文件類型，繼而在檔案信息資料的分析、處理及收集及保存過程中更加高質(zhì)高效。并且借助信息技術(shù)完善對于電子信息化檔案的實時接受及管理利用，通過掃描技術(shù)將檔案資源存儲至云平臺的檔案信息管理信息系統(tǒng)之中。其次，檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中應完善數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，通過將檔案信息的有效整合為教師及學生提供更加清晰只管的檔案最遠數(shù)字庫，繼而提高信息資源的瀏覽、處理及檢索的速度。最后，高等院校檔案管理工作的信息化發(fā)展中需要高校建立檔案信息的網(wǎng)絡建設(shè)，其中以檔案管為中心構(gòu)建起覆蓋的檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案信息資源接受及處理的自動化。將信息技術(shù)結(jié)合至檔案管理過程中能夠?qū)崿F(xiàn)對于信息資源的鑒定及加工處理，繼而實現(xiàn)對于檔案的深層次的開發(fā)及利用，繼而為教師及學生提供更加全面的信息服務產(chǎn)品。

3.2 高校檔案信息管理體系建設(shè)

高等院校檔案資源的信息化建設(shè)中，檔案信息管理體系的構(gòu)建尤為重要。首先，建立具有統(tǒng)一性的管理的平臺是保證高校信息化檔案資源管理目標實現(xiàn)的基礎(chǔ)。高等院校應加大對于檔案信息建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的資金及技術(shù)投入力度，不斷完善檔案資源管理的硬件設(shè)備及網(wǎng)絡環(huán)境建設(shè)。高等院校應引進先進的檔案信息化管理軟件，實現(xiàn)電子檔案及紙質(zhì)檔案的同步網(wǎng)絡化管理。其次，高等院校應建立高校檔案信息社會化的服務體系，將高校的公共性檔案資源公開，實現(xiàn)檔案資源的共享及價值最大化發(fā)展。通過檔案信息的交流互換能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的豐富發(fā)展。最后，高校檔案資源的信息化共享系統(tǒng)建設(shè)中，應將檔案資源系統(tǒng)納入社會信息系統(tǒng)優(yōu)化結(jié)構(gòu)之中，提高高校檔案管理的服務質(zhì)量及服務范圍，通過信息技術(shù)彌補信息資源的不足，實現(xiàn)高校檔案資源的有效整合及共享，推動高等院校檔案資源的豐富化及系統(tǒng)化建設(shè)。

3.3 高校檔案人才隊伍體系建設(shè)

檔案資源管理工作信息化建設(shè)是一項具有復雜性的系統(tǒng)化工程，在信息化的建設(shè)過程中人才隊伍的建設(shè)是最基礎(chǔ)的內(nèi)容。檔案管理工作者增強信息化建設(shè)的緊迫性要求專業(yè)人員在檔案資源的管理過程中避免傳統(tǒng)管理理念及思維的限制，借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)將工作的中心進行轉(zhuǎn)移，并主動性的創(chuàng)造網(wǎng)絡信息共享環(huán)境，實現(xiàn)檔案資源信息化管理的發(fā)展。其次，高等院校通過教育、專題講座及業(yè)務學術(shù)討論會的形式對檔案管理人員進行培訓，提高高校檔案資源管理人員的信息獲取、信息交流、信息傳播、信息鑒定、信息評估、信息加工、信息提煉等能力。高等院校檔案信息資源管理人員應積極參與檔案管理工作的改革，不斷促進自我的發(fā)展及自我約束，遵循高校注重質(zhì)量管理及目標管理的責任機制，繼而更大程度上的發(fā)揮檔案管理工作的熱情，提高檔案管理人員隊伍的質(zhì)量，通過建立健全、以管理型人才為基礎(chǔ)、以服務性人才為保證的檔案管理干部隊伍體系，繼而促進檔案資源管理的信息化建設(shè)發(fā)展。

4.結(jié)語

高等院校的檔案資源信息化管理是一項具有系統(tǒng)性及時代性的工程，是構(gòu)建數(shù)字化信息校園的重要組成部分。檔案資源信息化的最終目標要實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、檔案信息管理規(guī)范化、檔案信息服務網(wǎng)絡化，繼而實現(xiàn)高校信息資源與教師和學生的共享，實現(xiàn)檔案信息資源的使用價值。