應(yīng)用型高校教學(xué)秘書的定位與創(chuàng)新

陳 晶

(福建江夏學(xué)院 福建 福州 350000)

在大學(xué)管理中，教學(xué)管理是非常重要的一個(gè)內(nèi)容，直接影響教學(xué)活動(dòng)是否能夠順利開展。高校教學(xué)管理必須從基層工作抓起，就要求二級院系的教學(xué)秘書必須具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)及工作能力，切實(shí)承擔(dān)起基層教學(xué)管理重?fù)?dān)。

1.新形勢下教學(xué)秘書的定位和身份

在國家經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)進(jìn)行巨大調(diào)整的同時(shí)，社會(huì)迫切需要更多的職業(yè)性、服務(wù)型人才，順應(yīng)這種發(fā)展形勢，一些高校紛紛向應(yīng)用型高校轉(zhuǎn)型。所謂應(yīng)用型大學(xué)，是指以應(yīng)用型為辦學(xué)定位，而不是以科研為辦學(xué)定位的高等院校，以本科教育為主。應(yīng)用型高校特點(diǎn)重在“應(yīng)用”二字，在教學(xué)中重視培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力，教學(xué)體系的核心環(huán)節(jié)是實(shí)踐教學(xué)，專業(yè)設(shè)置緊密結(jié)合地方特色。

教學(xué)秘書需從學(xué)術(shù)管理和行政管理兩方面，對自身角色進(jìn)行準(zhǔn)確定位：服務(wù)者、協(xié)調(diào)者和監(jiān)督者，這三重身份必須有機(jī)統(tǒng)一、融為一體。

1.1 明確服務(wù)者身份

教學(xué)秘書最基本的任務(wù)是固定的，就是教學(xué)管理常規(guī)工作，包括教學(xué)運(yùn)行、計(jì)劃、檔案、教學(xué)質(zhì)量等各方面的管理，以此為各院系教學(xué)的順利開展提供基礎(chǔ)保障。教學(xué)秘書必須本著“為教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)”的精神，從各個(gè)方面幫助并支持教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)。教學(xué)秘書只有具備較強(qiáng)的責(zé)任意識和服務(wù)意識，擺正工作態(tài)度，才能將服務(wù)寓于管理之中，使教學(xué)管理工作落到實(shí)處。

1.2 明確協(xié)調(diào)者身份

教學(xué)秘書上聯(lián)學(xué)校的各個(gè)職能部門，下接基層的教學(xué)單位教研室、廣大師生，聯(lián)系對象非常廣泛。在日常工作中，教學(xué)秘書要對包括人才培養(yǎng)方案制定、教學(xué)計(jì)劃制定、教材征訂、考試組織等在內(nèi)的院系各項(xiàng)基礎(chǔ)教學(xué)工作的開展進(jìn)行組織和協(xié)調(diào)。同時(shí)，教學(xué)秘書還需要在學(xué)校各部門、各院系以及師生之間架起溝通的橋梁，促使涉及多個(gè)部門共同參與完成的教學(xué)工作能順利進(jìn)行。

1.3 明確監(jiān)督者身份

教學(xué)秘書是連接教與學(xué)的紐帶，要合理協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)檢查，包括期初教學(xué)檢查、期中教學(xué)檢查和期末教學(xué)檢查；充分發(fā)揮教學(xué)信息員的作用，組織師生座談會(huì)議，定期了解教師的教學(xué)情況和學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，才能以此為依據(jù)開展相應(yīng)的監(jiān)督和檢查工作。做到一旦發(fā)現(xiàn)問題第一時(shí)間進(jìn)行請示和處理，并時(shí)時(shí)反省相應(yīng)的工作方式方法，加強(qiáng)教學(xué)管理能力，促進(jìn)教學(xué)效率的提升。

2.應(yīng)用型高校教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀及問題

2.1 福建江夏學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀分析

福建江夏學(xué)院現(xiàn)有公共事務(wù)學(xué)院、會(huì)計(jì)學(xué)院、工程學(xué)院、設(shè)計(jì)與創(chuàng)意學(xué)院等12 個(gè)二級學(xué)院和3 個(gè)教學(xué)部，共開設(shè)33 個(gè)本科專業(yè)，涵蓋20 個(gè)一級學(xué)科和7 個(gè)學(xué)科門類。全校二級院系目前共有32名教學(xué)秘書，承擔(dān)著學(xué)校大多數(shù)的基礎(chǔ)層面教學(xué)管理工作。

首先，從學(xué)歷層面來說，具有本科及以上學(xué)歷的教學(xué)秘書為21人，其中碩士研究生4人；具有學(xué)士學(xué)位以上的教學(xué)秘書為15人，其中有碩士學(xué)位者12人。從職稱來看，具有初級職稱的教學(xué)秘書為5人，具有中級職稱的教學(xué)秘書為15人，具有高級職稱的教學(xué)秘書為1人。從比例看，具有本科及以上學(xué)歷的教學(xué)秘書比例占65.6%，學(xué)歷結(jié)構(gòu)仍有較大發(fā)展空間。具有中級職稱的教學(xué)秘書占46.9%，具有高級職稱的教學(xué)秘書僅占3.1%，未形成合理的職稱梯隊(duì)。

其次，從學(xué)科類別來看，尚未有教學(xué)秘書所學(xué)專業(yè)是教育管理類專業(yè)，有3名教學(xué)秘書所學(xué)專業(yè)是計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)，除此以外，其他教學(xué)秘書所學(xué)專業(yè)涵蓋法學(xué)、作物學(xué)、外國語應(yīng)用等。從知識結(jié)構(gòu)上看，教學(xué)秘書所學(xué)專業(yè)與所從事的崗位工作還不能完全適應(yīng)。

再次，從年齡來看，30 周歲（含）以上的教學(xué)秘書為20人，40 周歲（含）以上的教學(xué)秘書為8人，50 周歲（含）以上的教學(xué)秘書為4人。從工作年限來說，不滿5年工作年限的教學(xué)秘書僅有3名。比例上分析，占比62.5%的教學(xué)秘書其年齡都小于 40 周歲，并且90.7%的教學(xué)秘書實(shí)際工作年限都高于5年，這表明我校的教學(xué)秘書隊(duì)伍是一支年輕有活力且經(jīng)驗(yàn)豐富的隊(duì)伍。

最后，從各學(xué)院學(xué)生數(shù)和配置的教學(xué)秘書數(shù)的比例來看，大部分二級院系教學(xué)秘書人數(shù)達(dá)不到本科教學(xué)的要求。比如在2016-2017 學(xué)年，公共事務(wù)學(xué)院共有學(xué)生1277人，教學(xué)秘書2名，教學(xué)秘書和學(xué)生的比例為0.16%；工商管理學(xué)院共有學(xué)生1558人，教學(xué)秘書3名，教學(xué)秘書和學(xué)生的比例為0.19%；海峽財(cái)經(jīng)學(xué)院共有學(xué)生1136人，教學(xué)秘書1名，教學(xué)秘書和學(xué)生的比例為0.09%等。教學(xué)秘書的缺崗現(xiàn)象嚴(yán)重。

2.2 主要問題

2.2.1 教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)有待提高

一方面，高校教學(xué)秘書的學(xué)歷和職稱不能滿足教學(xué)轉(zhuǎn)型的需要。隨著高校轉(zhuǎn)型的不斷推進(jìn)，尤其是復(fù)合型、應(yīng)用型、創(chuàng)新性教學(xué)改革的推進(jìn)大大提高了教學(xué)管理工作的難度，因此客觀上對教學(xué)秘書素質(zhì)的要求也就越來越高，但是教學(xué)秘書隊(duì)伍的學(xué)歷水平卻沒有相應(yīng)的提高。從這次的統(tǒng)計(jì)看，仍有較多的?？粕耙韵聦W(xué)歷者；同時(shí)，具有中級職稱的教學(xué)秘書占比不到一半，難以適應(yīng)教學(xué)管理改革的要求。

另一方面，高校教學(xué)秘書的知識結(jié)構(gòu)不符合專業(yè)的崗位特性。大多數(shù)應(yīng)用型本科高校在人員隊(duì)伍建設(shè)過程中，更加側(cè)重于師資提升方面，對教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)的重視力度不足。目前來看，教學(xué)秘書的選拔機(jī)制并不完善，隊(duì)伍整體專業(yè)性不強(qiáng)，其中不乏非教育管理類的行政人員和教師，缺乏高等教育管理的專業(yè)知識與專業(yè)技能，配置上無法滿足教學(xué)秘書日益提升的專業(yè)需求。

2.2.2 高校對教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)不重視

一方面，教學(xué)秘書隊(duì)伍培訓(xùn)機(jī)制不夠完善。高校的教學(xué)秘書普遍缺乏專業(yè)知識和技能的系統(tǒng)梳理培訓(xùn)，極少有外出進(jìn)修和觀摩學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。這種長時(shí)間的缺少業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)還有交流活動(dòng)，造成了高校的教學(xué)秘書常使用習(xí)慣性思維與傳統(tǒng)方式完成平時(shí)教務(wù)管理的任務(wù)，不能形成高效優(yōu)質(zhì)的管理服務(wù)。

另一方面，教學(xué)秘書的配置人數(shù)達(dá)不到本科教學(xué)的要求。許多高校尚未形成規(guī)范化的教學(xué)秘書配備標(biāo)準(zhǔn)，人事制度上存在較大的隨意性，教學(xué)秘書人數(shù)不足問題變得尤為突出，隊(duì)伍規(guī)模無法滿足實(shí)際教學(xué)管理需求。

2.2.3 教務(wù)管理制度有待完善

一是缺乏針對教學(xué)秘書隊(duì)伍相應(yīng)的選拔機(jī)制。由于教學(xué)秘書承擔(dān)的工作雖基礎(chǔ)卻繁雜，對于教學(xué)秘書的要求也應(yīng)較為嚴(yán)格，不僅需要有豐富的專業(yè)知識，還要具有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，但是目前高校對教學(xué)秘書崗位的人員招聘制度缺乏明確性規(guī)定和要求，導(dǎo)致高校在教學(xué)秘書的配備上帶有極大的隨意性。

二是部分教學(xué)管理制度可操作性較低?，F(xiàn)階段應(yīng)用型本科院校所制定的教學(xué)管理制度，基本都是停留在綱要條例層面，沒有對各項(xiàng)條例進(jìn)行細(xì)致劃分，管理制度所覆蓋的范圍也不夠全面，無法為教學(xué)秘書提供可靠的教學(xué)管理依據(jù)，容易造成職務(wù)定位不明確，無法找準(zhǔn)管理重點(diǎn)。

三是績效考核機(jī)制不夠合理。教學(xué)管理具有顯著的事務(wù)性特點(diǎn)，在對教學(xué)秘書工作進(jìn)行考評時(shí)，不能按照以往模式進(jìn)行。但是很多應(yīng)用型本科院校現(xiàn)行的績效考核機(jī)制并不完善，考核指標(biāo)不夠清晰，教學(xué)秘書工作待遇較低，難以調(diào)動(dòng)其工作積極性。

3.應(yīng)用型高校教學(xué)秘書工作的管理與創(chuàng)新

教學(xué)秘書作為教學(xué)管理的基層主要力量，處在教學(xué)管理轉(zhuǎn)型的前沿，肩負(fù)正常教學(xué)秩序的維護(hù)以及教學(xué)質(zhì)量提升的使命，應(yīng)當(dāng)不斷思索、敢于實(shí)踐、勇于創(chuàng)新。

3.1 完善現(xiàn)有制度，實(shí)行多元化管理

3.1.1 樹立“以人為本”的教育服務(wù)理念

管理是高校教務(wù)工作的關(guān)鍵所在，而服務(wù)則是其本質(zhì)體現(xiàn)，應(yīng)用型高校在開展教學(xué)管理時(shí)，必須堅(jiān)持“以人為本”的基本原則，提高服務(wù)意識。教學(xué)秘書在實(shí)際工作中，應(yīng)當(dāng)從廣大師生的角度考慮，以維護(hù)老師和學(xué)生的切身利益為前提，通過與師生進(jìn)行充分的溝通交流，不斷滿足師生的利益訴求，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更加理想的教學(xué)管理效果。

3.1.2 完善校院二級管理

現(xiàn)行的高校教學(xué)管理體制是以行政管理為中心分為校、院兩個(gè)等級，兩者存在上級與下級雙層的權(quán)力系統(tǒng)，使高校維持正常運(yùn)作。這種“科層式”管理模式以學(xué)校管理者為主體，強(qiáng)調(diào)職能分工，強(qiáng)調(diào)規(guī)章制度控制，雖然有章可循，但是卻沒有很好地吸收基層二級院系、基層教學(xué)管理人員包括教學(xué)秘書參與管理活動(dòng)，忽視了組織的動(dòng)態(tài)性、人的主體性等問題，從而影響了組織運(yùn)行速度和組織效率的提高，在現(xiàn)有的條件下往往制約了高校的發(fā)展。

將“以人為本”服務(wù)理念充分融入現(xiàn)有的教學(xué)管理制度，將人本管理運(yùn)用到高校教學(xué)管理實(shí)踐，是對現(xiàn)有高校管理體制的有益補(bǔ)充。為了提高二級院系的教學(xué)管理效率，應(yīng)該重新對教務(wù)處和二級院系的職責(zé)、權(quán)力進(jìn)行劃分，可以適當(dāng)提高二級院系的管理自主權(quán)。一方面，二級院系可以根據(jù)自身的學(xué)科特點(diǎn)以及教學(xué)管理現(xiàn)狀，制定相對應(yīng)的教學(xué)管理模式，加強(qiáng)對教學(xué)秘書的聘任和管理，使教學(xué)秘書擁有更多的發(fā)揮空間；另一方面，教務(wù)處不是徹底放權(quán)和放任，要繼續(xù)發(fā)揮指導(dǎo)、監(jiān)督職能，完善各種管理規(guī)定，檢查院系的教學(xué)活動(dòng)，指導(dǎo)二級院系的教學(xué)秘書管理工作。

3.2 教學(xué)秘書工作的創(chuàng)新

3.2.1 外部環(huán)境的改善

給教學(xué)秘書營造一種和諧、寬松、彈性的環(huán)境氛圍，能讓教學(xué)秘書感受到充分的被尊重感和歸屬感，能全面激發(fā)其工作當(dāng)中的熱情和積極性，推動(dòng)其實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展，促使教學(xué)秘書更好地發(fā)揮承上啟下、服務(wù)師生的作用。

首先，按照院系的學(xué)生規(guī)模區(qū)分配置教學(xué)秘書。從福建江夏學(xué)院各二級學(xué)院學(xué)生數(shù)和配置的教學(xué)秘書數(shù)的比例來看，大部分二級院系教學(xué)秘書人數(shù)達(dá)不到本科教學(xué)的要求。教學(xué)秘書人員配備不足，造成教學(xué)秘書工作任務(wù)重、工作壓力大，很難保證教學(xué)秘書保質(zhì)保量地履行職責(zé)，更不用提創(chuàng)造性地開展工作。高校應(yīng)該根據(jù)學(xué)生人數(shù)按比例配備各二級院系的教學(xué)秘書，只有教學(xué)秘書配備齊全，才能給教學(xué)秘書的身心健康提供良好的保障，進(jìn)而確保教學(xué)管理秩序的正常運(yùn)行。

其次，完善教學(xué)秘書的準(zhǔn)入制度。教學(xué)管理工作者具有較高能力和水平，能夠有效推進(jìn)應(yīng)用型高校實(shí)現(xiàn)其人才培養(yǎng)的目標(biāo)。所以，在教學(xué)秘書的選拔和任用上，高校要嚴(yán)格把關(guān)，根據(jù)具體的工作崗位要求選拔相應(yīng)的人才，引進(jìn)一些專業(yè)的教學(xué)管理人員，增強(qiáng)管理隊(duì)伍的專業(yè)性和職業(yè)性。同時(shí)，隨著高校轉(zhuǎn)型速度的不斷加快，教學(xué)秘書的工作應(yīng)以學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)、教學(xué)計(jì)劃制定等為重點(diǎn)，建議高?？梢耘渲脤I(yè)的教務(wù)員，從事二級院系學(xué)籍管理、試卷保管、教材訂購等一般常規(guī)性事務(wù)，這樣更有利于教學(xué)秘書發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性。

再次，建立教學(xué)秘書的崗位培訓(xùn)制度。隨著高校向應(yīng)用型、復(fù)合型培養(yǎng)方向的轉(zhuǎn)型升級，高校教學(xué)管理也需要做出相應(yīng)的改革，高校應(yīng)充分認(rèn)識到教學(xué)秘書學(xué)習(xí)的重要性，建立完善的培訓(xùn)制度，為其提供更多的系統(tǒng)性、專業(yè)性學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提升專業(yè)素養(yǎng)及管理能力。應(yīng)用型高?？梢越Y(jié)合教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)需求，針對教學(xué)秘書的培養(yǎng)培訓(xùn)制定詳細(xì)計(jì)劃，并下?lián)芩栀Y金，采取短期學(xué)習(xí)和長期進(jìn)修等不同方式，通過不同渠道和形式，打造一支高素質(zhì)和強(qiáng)能力的教學(xué)秘書隊(duì)伍，解決人人員配備不足及專業(yè)性不強(qiáng)等問題。

最后，引入科學(xué)的績效管理體系。應(yīng)用型高校應(yīng)當(dāng)以學(xué)校目前教學(xué)管理的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，制定科學(xué)合理的績效考核機(jī)制，既能確?？荚u的公平性，又可適當(dāng)提高教學(xué)秘書的薪酬待遇。高?？梢栽谧⒅囟鄤诙嗟眉?lì)理念的基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)能者多勞，優(yōu)崗優(yōu)酬，對于在教學(xué)管理中表現(xiàn)優(yōu)異的教學(xué)秘書，可以以提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)、發(fā)放獎(jiǎng)金、優(yōu)先職稱晉升等方式給予褒獎(jiǎng)。公平合理的績效激勵(lì)機(jī)制可以提高教學(xué)秘書自身存在感，促使其工作效率和工作質(zhì)量得到全面提高，最終使高校綜合教學(xué)管理水平得到提升。

3.2.2 內(nèi)部自身的創(chuàng)新

現(xiàn)今社會(huì)是激烈競爭的時(shí)代，不進(jìn)則退，在這樣的時(shí)代背景下，在高校向應(yīng)用型轉(zhuǎn)變的新形勢下，教學(xué)秘書工作不再是陳舊的服從照搬。教學(xué)秘書在認(rèn)真執(zhí)行校院兩級管理部門下達(dá)的工作任務(wù)的同時(shí)，必須要有開拓創(chuàng)新的精神。

（1）創(chuàng)新工作意識。

教學(xué)秘書必須明確自身服務(wù)的對象是廣大師生，堅(jiān)持“以人為本”的教育服務(wù)觀。在日常的工作中，教學(xué)秘書要轉(zhuǎn)變過去陳舊的管理理念，增強(qiáng)服務(wù)意識，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，既要考慮管理事務(wù)在每個(gè)師生身上體現(xiàn)出來的共性，也要考慮個(gè)別師生的個(gè)性化需求。只有本著“為教學(xué)服務(wù)”的工作方針，加強(qiáng)政治思想和職業(yè)道德教育，才能以點(diǎn)帶面，激勵(lì)教學(xué)秘書努力工作，激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情，提高自己的教學(xué)管理水平。

（2）創(chuàng)新工作思維。

教學(xué)秘書要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的教育管理理論，借鑒先進(jìn)的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，以提高自己的教學(xué)管理水平。一方面，教學(xué)秘書要多參加橫向、縱向校際、院系之間的教學(xué)管理工作研討會(huì)，開展教學(xué)管理業(yè)務(wù)探討，交流基層教學(xué)管理的工作經(jīng)驗(yàn)；另一方面，教學(xué)秘書要利用業(yè)余時(shí)間提高自己的專業(yè)知識儲(chǔ)備，高校也應(yīng)支持一些較為年輕的教學(xué)秘書積極通過多種渠道和層次去攻讀教育管理類別的學(xué)歷學(xué)位。只有不斷取長補(bǔ)短，更新自己的工作思維，才能使教學(xué)秘書由內(nèi)而外提高自身職業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而推動(dòng)教學(xué)轉(zhuǎn)型升級。

（3）創(chuàng)新工作手段。

辦公自動(dòng)化是當(dāng)前高校教務(wù)管理主要發(fā)展方向，順應(yīng)這種發(fā)展趨勢，教學(xué)管理也必須從工作手段上加以創(chuàng)新，充分利用各種先進(jìn)的信息技術(shù)手段，提高工作效率。目前，福建江夏學(xué)院的教務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已經(jīng)覆蓋學(xué)生學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)排課、考試事務(wù)、學(xué)生成績、教材征訂等幾乎所有一般性教學(xué)管理事務(wù)，在大大提高了辦事效率的同時(shí)，也對教學(xué)秘書的電腦操作能力提出了較高的要求。教學(xué)秘書要適應(yīng)新形勢，掌握新技術(shù)，一方面，要熟悉電腦操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理軟件、學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)等；另一方面，要掌握最新的信息通信工具如QQ 群、微信群、飛信群等，提高信息傳遞的效率。教學(xué)秘書只有能充分運(yùn)用現(xiàn)代化的教學(xué)技術(shù)手段，才能大大提高教學(xué)管理的時(shí)效性，從而使教學(xué)管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

（4）創(chuàng)新工作能力。

在基層教務(wù)管理工作中，教學(xué)秘書應(yīng)樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識，不斷提升自己的綜合素質(zhì)及工作能力，努力做好本職工作。首先，教學(xué)秘書必須具備溝通協(xié)作的能力。教學(xué)秘書是二級院系與教務(wù)處、教師與學(xué)生之間溝通的橋梁和紐帶，所以教學(xué)秘書要具備較強(qiáng)的集體意識與溝通能力，面對問題能夠從多角度進(jìn)行全面的思考，及時(shí)對異議進(jìn)行疏通，針對交辦與催辦的相關(guān)任務(wù)要妥善安排與處理。其次，教學(xué)秘書必須具備科研創(chuàng)新的能力。一方面，教學(xué)秘書長期處于教學(xué)管理的第一線，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)中存在的問題，因此高校要多鼓勵(lì)教學(xué)秘書從事教學(xué)改革工作的研究；另一方面，教學(xué)秘書要善于把管理中的難題轉(zhuǎn)化為科研課題，積極參報(bào)教育管理科研項(xiàng)目，將工作實(shí)踐提煉成管理理論，進(jìn)而再次指導(dǎo)實(shí)踐，從而對自己的工作形成有效幫助。

總而言之，只有與時(shí)俱進(jìn)、轉(zhuǎn)變觀念、開拓創(chuàng)新、銳意進(jìn)取，才能成為一名稱職以及出色的高校教學(xué)秘書，才能真正適應(yīng)應(yīng)用型高校教學(xué)管理的要求，為高校的轉(zhuǎn)型升級添磚加瓦。