“7S”管理在一流實驗室建設(shè)中的應(yīng)用實例探析

秦淑芳, 朱瑞虎, 嚴士常, 張繼生, 章家保

(1. 河海大學 海岸災(zāi)害及防護教育部重點實驗室, 江蘇 南京 210098;2. 河海大學 港口海岸與近海工程學院, 江蘇 南京 210098)

河海大學以水利為特色,擁有“水利工程”和“環(huán)境工程”兩個一流學科。港口、海岸及近海工程學科(簡稱“港航學科”)為水利工程的二級學科,其對應(yīng)的本科專業(yè)為港口航道與海岸工程專業(yè)。其所在的港口海岸與近海工程學院(簡稱“港航學院”)為教育部高等學校水利學科港口航道與海岸工程專業(yè)教學指導(dǎo)委員會掛靠學院。港航學院實驗中心是學校港航學科發(fā)展的重要支撐平臺,在人才培養(yǎng)、科學研究和服務(wù)社會等方面都起著舉足輕重的作用,其建設(shè)工作一直受到學校和學院的高度關(guān)注。而加快推進“雙一流”建設(shè)的國家需求對實驗中心的發(fā)展再次提出了更高的要求。

單立志等人明確指出創(chuàng)建世界一流大學必須要創(chuàng)建世界一流的實驗室[1]。在此背景下,很多高校在實驗室建設(shè)方面加大了資金投入,裝備條件極大改善,大型和貴重的儀器設(shè)備數(shù)量不斷增加。然而,實驗室建設(shè)是一個系統(tǒng)性工程,除了儀器和場地改善外,更重要的是科學的管理模式。針對管理模式問題,也已有很多學者做了探討,ISO標準化管理[2]、“5S”管理[3]、“6S”管理[4]和“7S”管理[5]都有提及,各種管理模式的基本概念和應(yīng)用價值都已經(jīng)闡述得比較清楚。然而并未對管理理念的具體應(yīng)用和實施步驟進行系統(tǒng)的剖析。本文將結(jié)合具體問題,探究目前最為先進的“7S”管理模式在高校實驗室管理中的應(yīng)用和實施策略。

1 實驗室現(xiàn)狀分析

我校港航學院實驗中心由10個實驗室組成,包括航道實驗室、環(huán)境泥沙實驗室、海工實驗室、河口海岸實驗室、港航動力實驗室、港航結(jié)構(gòu)實驗室、海洋調(diào)查實驗室、儀器研發(fā)中心、計算中心和數(shù)據(jù)中心,各實驗室的建設(shè)年代、規(guī)模、設(shè)備檔次、發(fā)展水平均不同。近年來,實驗室建設(shè)不斷發(fā)展,在學科建設(shè)中起到了重要作用。然而仍然存在著不少問題,結(jié)合兄弟院校的經(jīng)驗[6-10]和實驗中心實際管理過程中的真實體會,目前問題主要表現(xiàn)在三個方面。

(1) 實驗室管理效率偏低。實驗室?guī)旆可?儀器多,存在實驗儀器設(shè)備擺放混亂、貨架無類別標識、同一貨架存放多種儀器等現(xiàn)象,導(dǎo)致尋找儀器設(shè)備時間長,工作效率降低,甚至因標識不清而造成誤用。實驗場地數(shù)量相對于教學和科研,嚴重供不應(yīng)求,存在學生論文實驗排隊半年以上的情況，導(dǎo)致實驗結(jié)束時,只有很少時間對實驗成果進行研究分析,影響了優(yōu)秀論文的產(chǎn)出。

(2) 實驗室安全防患意識不夠。隨著高校實驗室資源日益開放,進出實驗室人員的流動性增大,使得實驗室安全工作面臨嚴峻的考驗。主要體現(xiàn)在安全制度不健全,安全技術(shù)缺乏;基礎(chǔ)設(shè)施老化,實驗設(shè)備超期服役使用;部分實驗室通風狀況欠佳等方面。

(3) 實驗室?guī)熧Y隊伍建設(shè)有待加強。實驗室教師是實驗室的直接管理者,實驗室?guī)熧Y隊伍的素質(zhì)直接關(guān)系到實驗質(zhì)量的好壞。但目前普遍存在高校實驗室教師處于“教學輔助”的弱勢地位以及隊伍老齡化兩個突出問題。另外,高校實驗室管理人員常常一人管理多個實驗室,而且有的實驗室管理人員還兼顧其他工作,因此不僅對實驗室的管理造成困難,做不到兩頭兼顧,還占據(jù)了大量的時間,影響專業(yè)技術(shù)水平的提高。

2 “7S”管理及其應(yīng)用策略

“7S”管理是一種基礎(chǔ)管理模式,也是一種標準化的管理理念,起源于二戰(zhàn)后的日本,包括整理(sort)、整頓(straight)、清掃(sweep)、清潔(standardize)、安全(safety)、素養(yǎng)(shitsuke)和節(jié)約(saving)7個部分。我校選用“7S”管理理念除了其本身的科學價值外,其最后一個元素“節(jié)約”也與河海大學“艱苦樸素、實事求是、嚴格要求、勇于探索”的校訓(xùn)緊密相關(guān)。

為了提升實驗室管理水平和使用效率,我校港航學院實驗中心自2018年3月起正式引入“7S”管理模式。成立“7S”管理小組,制定“7S”管理目標,擬定實施計劃及細則,制定考核標準及辦法。組織對相關(guān)人員的專題培訓(xùn),建立起實驗室“7S”管理意識。下面主要從儀器設(shè)備管理、實驗場地管理及人員素養(yǎng)方面,探討“7S”管理運行過程中采取的方法、措施和成效。

2.1 儀器設(shè)備管理

針對實驗室儀器設(shè)備管理效率偏低現(xiàn)象,如儀器設(shè)備擺放混亂、貨架無類別標識、儀器使用操作不規(guī)范等,重點采取以下措施。

(1) 整理。對實驗室?guī)旆績x器設(shè)備進行全面檢查,制定需要與不需要的判斷標準,不需要的徹底清除;需要的儀器設(shè)備調(diào)查使用頻率,決定日常用量,定期點檢,并進行設(shè)備日常維護和管理,保持設(shè)備整潔。對于不再使用的設(shè)備,盡快處理掉;使用頻率較低的設(shè)備,擺放在庫房不常用貨架區(qū),標志并妥善保管;使用頻率較高的(至少一個月使用一次),放在常用儀器貨架區(qū);正在使用的儀器,安裝或安放在工作現(xiàn)場,并標志儀器設(shè)備存放位置。

(2) 整頓、清掃與清潔。對需要的儀器設(shè)備要明確放置場所,做好必要的標志,“30 s內(nèi)”找到想要的物品。同時按照規(guī)劃安頓好,使每一樣物品各得其所,使用后易復(fù)位,沒有復(fù)位或誤放時“60 s內(nèi)”能找到。具體實施方法是根據(jù)物品的屬性劃分擺放區(qū)域,庫房貨架張貼類別標識,儀器設(shè)備粘貼資產(chǎn)標識,并將該類設(shè)備的相關(guān)資料、光盤、日常記錄、文件目錄等歸檔到檔案盒中,并在檔案盒表面貼有儀器名稱、分類、編號等明確的標識。歸檔資料要分類存放,并在電腦中備份,制作索引,以便于查找。儀器設(shè)備、文件、資料、用具等使用完畢要及時清點，并放回指定位置擺放整齊。

(3) 儀器使用培訓(xùn)。隨著國家在學科建設(shè)方面的不斷投入,科研型高效實驗室內(nèi)的精密及貴重儀器不斷增多。港航學院實驗中心擁有幾十套多波束測深儀、多普勒流速儀ADV、粒子圖像測速儀PIV等造價幾十萬甚至上百萬的儀器。若這類儀器使用操作不規(guī)范,不僅影響真實觀測數(shù)據(jù)的獲取,還可能對儀器本身造成損壞,而這類儀器的維修成本一般十分昂貴且耗時較長。可見專用儀器的操作規(guī)范性和安全性已成為必須重視的問題。解決這類問題的一個主要且有效的途徑就是針對每種儀器開展專業(yè)培訓(xùn),實驗室管理人員和儀器使用人員均必須參加,培訓(xùn)合格后頒發(fā)證明文件。沒有培訓(xùn)合格證明文件,不得參與儀器的管理和使用。如果條件允許,可以為儀器制作教學視頻或開放課程,在專用網(wǎng)絡(luò)平臺向公眾公開共享。

(4) 建立實驗室綜合信息智能管理系統(tǒng)。隨著高校管理變革的逐步推進,實驗室建設(shè)的進一步規(guī)范化,高校實驗室管理工作也變得更加繁雜。為了減輕實驗室管理人員的工作負擔,提高工作效率和服務(wù)水平,有效控制和管理儀器設(shè)備的預(yù)約、借還、采購、維修和使用,需要建立一套綜合、網(wǎng)絡(luò)化的高校實驗室信息管理系統(tǒng),實現(xiàn)高校實驗室的智能化、規(guī)范化管理。

2.2 實驗場地管理

針對實驗場地供不應(yīng)求現(xiàn)象,除了要加強實驗室建設(shè),升級改造功能單一的實驗室,更新智能測量設(shè)備外,可從以下4個方面加強實驗室的場地管理。

(1) 安排專人管理,提升服務(wù)質(zhì)量。首先,安排具備良好設(shè)備管理與維護能力的技術(shù)人員進行專職管理,并維護大型、使用效率高的儀器設(shè)備;其次,請專職人員定期對設(shè)備使用人員進行操作流程與注意事項等方面的培訓(xùn),把控實驗計劃時間節(jié)點;再次,還要在職稱晉升、工資待遇等方面確保設(shè)備管理人員的利益,使他們能夠安心于儀器設(shè)備的管理和維護。

(2) 實施分類管理,改革收費標準。結(jié)合實驗方案和實驗全過程跟蹤情況,明確實驗服務(wù)項目類別,根據(jù)學科發(fā)展需要,實施分類管理。對實驗場地使用時間進行嚴格管控,實施按時長或者分區(qū)段收費。在保障廣大科研人員對實驗資源使用公平公正的基礎(chǔ)上,提高實驗常用設(shè)施和大型儀器的使用效率,促進學科發(fā)展和人才培養(yǎng)。

(3) 提高風險意識,強化安全管理。師生做實驗過程中存在各種不安全因素,在實驗場地使用過程中,要重視安全防護工作。實驗室的安全管理主要從三方面進行：一是對做實驗的教師、學生和工人進行安全培訓(xùn)和考試,考試合格才可以使用實驗場地;二是實驗室安裝門禁系統(tǒng),對實驗人員出入實驗場地嚴格管理,限定門禁卡的使用時間,并指定安全責任人,簽訂安全責任書;三是樹立場地標志和安全警示標牌,保持實驗場地內(nèi)外的公用通道時刻通暢,室內(nèi)線路布局合理,能夠有效利用空間,且檢修方便,減少管線布局不當帶來的安全隱患,有效避免實驗過程中漏水與設(shè)備短路引發(fā)的觸電事故;滅火設(shè)備、報警設(shè)備、配電設(shè)施等一應(yīng)俱全,并附有標識;實驗室的醒目位置張貼安全須知、逃生指南與廢棄物分類說明,由此指導(dǎo)工作人員遵照規(guī)范安全操作。

(4) 重視面貌管理,確保場地整潔。實驗場地要保持整潔干凈,儀器引線整齊,消防、開關(guān)箱、材料等區(qū)域制作標示線和警示牌。實驗場地放置儀器的地方須作標示牌,提示儀器處于運行狀態(tài),還是維修狀態(tài),儀器設(shè)備使用完畢要及時歸還庫房。水槽無雜物,門窗、臺架應(yīng)保持無灰塵、無油污的清潔狀態(tài)。墻角、水槽、試驗池周邊、天花板等衛(wèi)生死角應(yīng)作為重點清潔對象,每月徹底清潔一次并保持干凈。

2.3 人員素養(yǎng)管理

使用實驗室的人員素養(yǎng)直接關(guān)系到實驗室管理的好壞,也是實驗室管理進入良性循環(huán)的關(guān)鍵。進入實驗室的人員比較復(fù)雜,有實驗教師、學生、實驗室管理人員、工人等,給實驗室實施“7S”管理帶來了較大困難?！?S”管理本身是培養(yǎng)人員形成良好習慣的過程,推行“7S”管理活動是靠個人自發(fā)進行的,如果強迫他們?nèi)プ?“7S”管理也不會推行成功。在提升人員素養(yǎng)方面,可以通過定期會議、管理制度、教育培訓(xùn)、獎懲激勵等手段,將外在的管理要求轉(zhuǎn)化為實驗人員自身的習慣和意識。

對于實驗室管理人員,應(yīng)結(jié)合實驗室實際情況,確定實驗室崗位職責、職位數(shù)量和人員要求。出臺“實驗崗人員管理辦法”等成文制度,嚴格執(zhí)行,并由上級組織成立檢查或督導(dǎo)小組,基于定期或不定期檢查,開展定期考核工作。根據(jù)考核結(jié)果,執(zhí)行嚴格的獎懲措施。對實驗崗位人員的考核以“崗位職責為核心、崗位要求為指導(dǎo)、崗位類別為方向、崗位業(yè)績?yōu)橐罁?jù)”實行定性與定量相結(jié)合的分類考核。重點考核限期內(nèi)崗位職責完成情況和工作業(yè)績,根據(jù)成果認定情況,判斷是否具備職稱晉升的申報條件,從而實現(xiàn)實驗崗人員能力和技術(shù)的可持續(xù)發(fā)展。除了實驗室管理人員外,在實驗室開展科學實驗的科研人員、教師、學生和工人等也應(yīng)有專門的培訓(xùn)和要求,比如要有儀器培訓(xùn)合格證書、實驗室安全考核合格證書等。條件允許時,還可由實驗室為實驗人員提供統(tǒng)一著裝。在良好的實驗素養(yǎng)養(yǎng)成前期,可通過實驗費用、數(shù)據(jù)共享等抓手,制定有效的獎勵措施。從模范典型到普遍提高,循序漸進,逐步提升進入實驗室的各類人員的素養(yǎng)水平。

3 “7S”管理推行后的效果分析

港航學院實驗中心自2018年3月引入并推行“7S”管理以來,該理念已經(jīng)融入了實驗室場地管理、儀器設(shè)備管理、實驗室安全管理、人員素養(yǎng)等方面。目前實驗室面貌煥然一新、實驗場地干凈整潔、實驗師生精神飽滿、儀器設(shè)備使用周期明顯縮短。從數(shù)字上看,設(shè)備及場地的利用周期縮減接近50%,原來做一次中小型的波浪斷面試驗前后需要7天左右時間,目前只需要4天左右。改善的原因有三個：一是實驗后場地及時進行了垃圾清理;二是實驗室管理人員及時對實驗設(shè)備進行了檢查測試,保證了儀器設(shè)備的良好運行;三是廢除了實驗免費項目(除教學外,均收費),并且提高收費標準,大大提高了實驗效率。設(shè)備借用流程從全紙質(zhì)申請表會簽(2～3天)到手機或電腦網(wǎng)絡(luò)會簽(最多半天),申請表會簽需要下載表格—項目負責教師簽字—實驗中心領(lǐng)導(dǎo)簽字—儀器管理人員辦理出庫，并將申請表信息輸入電腦,實驗結(jié)束后還需要將原件掃描入庫,核算費用及電話通知交費,整個流程費時費力;網(wǎng)絡(luò)化的管理系統(tǒng)應(yīng)用后,實驗申請、結(jié)算等流程直接網(wǎng)上辦理,大大節(jié)約了跑腿簽字和信息錄入的時間,提高了工作效率。推行“7S”管理推行后,累計實現(xiàn)安全實驗200多天,經(jīng)濟效益半年增加10萬多元。在此過程中推行了2018版實驗中心管理辦法,同時全體員工簽訂了崗位責任書,完善了職稱晉升和獎勵制度,激發(fā)了員工的工作熱情。

可見“7S”管理是從最簡單的整理、整頓、清掃入手,通過制度固化,培養(yǎng)員工認真嚴謹?shù)墓ぷ魉仞B(yǎng),即通過改變環(huán)境,潛移默化地改變?nèi)说男袨椤?/p>

4 結(jié)語

“7S”管理是一種現(xiàn)代企業(yè)管理理念,對提高效率、減少浪費,降低成本、安全生產(chǎn)等方面有著重要作用,在高校實驗室管理方面有著重要的應(yīng)用價值?！?S”管理的積極推行,提高了儀器設(shè)備的利用率,還大大節(jié)約了科研人員的時間和精力,保證了科研項目的順利開展和有序進行,并且營造了一個干凈、清潔、明亮的工作環(huán)境,提高了工作效率,為“雙一流”建設(shè)奠定堅實的實驗基礎(chǔ)。

高校實驗室在建立或完善實驗室管理體系時,必須結(jié)合自身特點找準切入點,不能生搬硬套,開展后還需要持之以恒地組織實施,形成實驗室自我完善的良性循環(huán)機制。