基于大數(shù)據(jù)的高校數(shù)字化檔案資源管理研究

許德斌

（合肥職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室 安徽 合肥 238000）

0.引言

隨著人們生產(chǎn)、生活不斷發(fā)展，來自于各個途徑的數(shù)據(jù)量正不斷增加，與此同時，人們獲取信息和處理數(shù)據(jù)信息的效率卻逐漸下降。這樣在宏觀需求的持續(xù)作用下，大數(shù)據(jù)處理技術(shù)便直接產(chǎn)生。大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的重點在于能夠有效整合數(shù)據(jù)信息，并在固定的口令下將數(shù)據(jù)進行預(yù)期內(nèi)的處理。當(dāng)前大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為人類社會中必然存在的元素，各個傳統(tǒng)工作模式與大數(shù)據(jù)處理技術(shù)進行融合，已經(jīng)成為必然趨勢。高校檔案資源也具有大數(shù)據(jù)屬性，因而檔案工作人員在管理檔案資源時，實際上就是進行數(shù)據(jù)處理工作。傳統(tǒng)模式內(nèi)數(shù)據(jù)處理工作的效率已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的處理需求，本文選擇以大數(shù)據(jù)為背景對高校數(shù)字化檔案管理方法進行研究，如果以提升高校檔案工作效率為目標(biāo)，該研究方向具有切實的研究價值。

1.大數(shù)據(jù)的概念特征與應(yīng)用優(yōu)勢

1.1 大數(shù)據(jù)的概念與特征

大數(shù)據(jù)就是在各項工作和業(yè)務(wù)職能輸出過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)群，當(dāng)產(chǎn)出的數(shù)據(jù)達到一定量數(shù)時，大數(shù)據(jù)概念便會產(chǎn)生。近年來，隨著社會不斷發(fā)展，在工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量數(shù)正大幅度增長，于是“大數(shù)據(jù)”這一詞語及其概念便成為了發(fā)展進程中被不斷提及的概念。人們之所以會經(jīng)常應(yīng)用某一詞語，根本原因就是人們在日常的工作、生活過程中會經(jīng)常接觸到相關(guān)信息，大數(shù)據(jù)趨勢的發(fā)展不但成為一種現(xiàn)象，更成為一種現(xiàn)代社會下產(chǎn)生的時代特征。大數(shù)據(jù)主要有如下基本特征：一是所包含的數(shù)據(jù)量信息巨大。一般大小的數(shù)據(jù)可以統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)信息，而只有數(shù)據(jù)信息到達一定程度后才可以被稱為“大數(shù)據(jù)”。二是具有豐富的數(shù)據(jù)類型。大數(shù)據(jù)所包含的信息基本不存在形式和內(nèi)容上的限制，只要符合數(shù)據(jù)信息的格式，便可以成為大數(shù)據(jù)中的一份子。三是價值密度低。大數(shù)據(jù)內(nèi)所含信息數(shù)量較多，但并非所有信息都具有應(yīng)用價值。

1.2 大數(shù)據(jù)的應(yīng)用優(yōu)勢

首先，在大數(shù)據(jù)的支撐下，人們產(chǎn)生決策的前提就不會限定在一定范圍內(nèi)。深入解釋即為：未應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)前，人們獲取信息的方式基本都為隨機采樣。隨機具有一定的僥幸成分，即決策的產(chǎn)生具有一定的負(fù)面屬性，成功率較低。但在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，人們設(shè)定決策時則會以全部的信息量作為考察點，且大數(shù)據(jù)處理技術(shù)能夠不斷提升信息處理速率，使人們能夠在同樣的時間內(nèi)獲取到成功率更高的決策信息。因而大數(shù)據(jù)具有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)方面的優(yōu)勢。

其次，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗τ跀?shù)據(jù)信息應(yīng)用的觀念。在以往，人們應(yīng)用數(shù)據(jù)信息的要點在于精確制導(dǎo)，但實現(xiàn)精確制導(dǎo)對于工作處理技術(shù)以及時間具有一定的要求。當(dāng)前人們依靠大數(shù)據(jù)信息可以更加快速的確定工作方向，在確認(rèn)方向后人們便可以更加完善的開展調(diào)查工作，因而在節(jié)省時間方面，大數(shù)據(jù)具有更好的應(yīng)用優(yōu)勢。

再次，應(yīng)用大數(shù)據(jù)人們可以清晰的查找到數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，擴大搜索范圍與結(jié)果。而在傳統(tǒng)模式中，人們只能將數(shù)據(jù)以因果關(guān)系的形式呈現(xiàn)，整體范圍較小，對于對數(shù)據(jù)數(shù)量具有一定要求的工作人員來說，基于大數(shù)據(jù)的處理形式更加貼合其工作要求。

2.高校檔案管理的整體需求

2.1 信息數(shù)量與日俱增形成處理規(guī)范性需求

首先，高校存放的檔案包括學(xué)校正在學(xué)習(xí)的學(xué)生，也包括畢業(yè)生檔案以及相關(guān)材料等。學(xué)生檔案只是高校檔案的組成部分，檔案館（室）還包括黨群類、行政類、財會類等類別檔案，因此在高校不斷發(fā)展的過程中，其所包含的數(shù)據(jù)信息量數(shù)必然會不斷增加。

其次，高校的檔案工作不僅限于對當(dāng)前的材料進行整理。檔案工作人員需要安排時間對以往的檔案加以整理，甚至還要對檔案信息進行重新核對和調(diào)整。通常檔案管理觀念從更新到落實的時間相對較短，在時間限制情況下，檔案管理者便很難能夠規(guī)范的完成整理工作，因而在當(dāng)前信息數(shù)量與日俱增的狀態(tài)下，高校檔案管理的核心需求便圍繞在規(guī)范處理這一范圍內(nèi)。

2.2 受政府管制形成快速傳遞性需求

公辦高?；径紩艿秸块T的宏觀管制，這是因為政府負(fù)責(zé)為高校輸出資金資源和師資力量，而有輸出則需要付出回報。政府便會對高校的資金使用狀況進行調(diào)查，而調(diào)查共分為兩個步驟：

一是高校按照需求整理出與工作報告對應(yīng)的相關(guān)材料；二是政府派遣固定的監(jiān)察人員進入到高校進行檢查。政府會要求專人進行檢查，但相關(guān)的數(shù)據(jù)信息仍然需要被輸入到宏觀管理的數(shù)據(jù)庫，成為重要的備份信息。高校與政府方面已經(jīng)熟悉這種工作模式，但這并不代表這種工作模式具有長期使用價值。當(dāng)前政府和高校均需要快速的完成信息傳遞，這樣才能減少一些不必要的成本輸出，例如：交通成本、信息傳遞成本等。

2.3 校內(nèi)教育職能的增加產(chǎn)生多功能需求

中國已經(jīng)進入了現(xiàn)代化發(fā)展的階段，高校本著為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)教育服務(wù)的原則，必然會不斷增加校內(nèi)的教育職能。當(dāng)高校方面增加教育職能，就意味著檔案館（室）內(nèi)也需要隨之更新管理技術(shù)，這樣才能配合高校的發(fā)展，保證能夠維系好高校的發(fā)展訴求。例如：當(dāng)前部分高校為了促進新型校企合作模式的發(fā)展，他們便會在校內(nèi)開展對外教育，吸引一些社會中的人才進入到高校學(xué)習(xí)。在校企合作的狀態(tài)下，高校檔案館（室）也應(yīng)適當(dāng)開放部分空間用以存放社會人員的檔案材料，需要定期對檔案進行分類管理。因此在高校不斷對外發(fā)展的過程中，高校檔案資源管理工作也將產(chǎn)生多功能需求，他們需要更加完善的操作流程來減少管理過程中的工作，減少不必要的成本支出。

3.大數(shù)據(jù)時代下高校檔案資源管理工作面臨的發(fā)展挑戰(zhàn)

3.1 大數(shù)據(jù)獨有的信息處理優(yōu)勢對傳統(tǒng)管理形式形成挑戰(zhàn)

首先，當(dāng)前仍然沿用傳統(tǒng)管理模式的高校檔案部門可知，這些檔案部門在開展工作時基本以人力作為主要的推動力，他們需要在規(guī)定的時間節(jié)點內(nèi)完成整理和著錄等工作，這類工作單調(diào)、枯燥，僅憑人工很容易在操作過程中出現(xiàn)錯誤。錯誤的檔案信息會直接影響到查詢結(jié)果，檔案部門為了減少錯誤概率，便會在完成整理、著錄的工作后，再次對工作成果進行審核。

其次，大數(shù)據(jù)具有多樣信息處理優(yōu)勢，不但能夠?qū)⒄麄€數(shù)據(jù)群作為信息采集的基點，更能夠?qū)?shù)據(jù)處理的速度無限提升，而這正好能夠彌補傳統(tǒng)檔案管理模式所欠缺的內(nèi)容。因此在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷升級的背景下，高校傳統(tǒng)的檔案管理模式便受到了直接挑戰(zhàn)。

3.2 高校大數(shù)據(jù)背景的強化令高校面臨改革訴求

當(dāng)前國內(nèi)多數(shù)的高校都已經(jīng)完成現(xiàn)代化建設(shè)，不僅是教育教學(xué)功能開通了信息化渠道，一些傳統(tǒng)的管理模式也開始與現(xiàn)代化技術(shù)接軌。雖然高校檔案管理工作與教育教學(xué)事業(yè)并無過多聯(lián)系，但檔案管理工作屬于高校工作的組成部分。從檔案館（室）工作人員的角度來看，如果高校未能完成數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，就會對檔案工作人員的工作效率造成影響。高校不但會面對數(shù)據(jù)時代帶來的挑戰(zhàn)，也會面對來自于檔案管理團隊內(nèi)部的改革訴求，因而高校理應(yīng)盡快完成數(shù)字化檔案資源管理模式的建設(shè)。

3.3 建設(shè)投入與實際使用之間產(chǎn)生矛盾

部分高校已經(jīng)完成數(shù)字化檔案資源管理模式的建設(shè)，但在實際應(yīng)用的過程中卻常會面臨：

第一，高校在實現(xiàn)檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)時必然會引入數(shù)字化的軟件系統(tǒng)，而購買的軟件系統(tǒng)具有功能固定的特征。檔案工作人員在應(yīng)用過程中會發(fā)現(xiàn)基于大數(shù)據(jù)處理軟件中多數(shù)的功能都并無實際作用。軟件系統(tǒng)的購買和應(yīng)用都會輸出一定的資金資源，如果使用者無法發(fā)揮其作用，就必然會造成資源浪費。

第二，部分檔案館（室）內(nèi)的工作人員自身并未調(diào)整好改革思路，他們會適當(dāng)應(yīng)用數(shù)字化設(shè)備，但多數(shù)工作仍然由人力完成。這種工作模式也無法充分發(fā)揮數(shù)字化檔案資源管理的實際作用。

3.4 電子管理與傳統(tǒng)管理方法之間難以調(diào)和

雖然高校檔案部門能夠完成數(shù)字化的建設(shè)，但部分檔案因安全維護原因仍然需要在實體環(huán)境中完成監(jiān)管。這就形成了一定的矛盾，那就是負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案資源管理的工作人員和負(fù)責(zé)實體檔案管理的工作人員無法明確的分離工作內(nèi)容。這種混亂的工作狀態(tài)會直接降低高校檔案資源管理的整體效果，會造成一定程度的錄入錯亂或錄入重復(fù)等現(xiàn)象。針對這類現(xiàn)象，多數(shù)高校都很難找出能夠妥善解決的方法。高?？梢钥隙ńㄔO(shè)數(shù)字化檔案資源管理模式屬于必然項目，而在實體情境中對檔案資源進行保護也屬于必然工作，那么高校要盡快調(diào)和兩者之間的關(guān)系，只有妥善調(diào)和電子管理和傳統(tǒng)管理方法，才能使高校的數(shù)字化檔案資源管理工作能夠正常運行。

4.基于大數(shù)據(jù)的高校數(shù)字化檔案資源管理策略

4.1 高校檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變管理觀念，建立數(shù)字化管理模式

首先，尚未完成數(shù)字化建設(shè)的高校應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理思路，務(wù)必要清晰的意識到大數(shù)據(jù)處理技術(shù)所具有的優(yōu)勢。大數(shù)據(jù)關(guān)鍵技術(shù)主要分為四點：數(shù)據(jù)集成、分布式文件存儲、MapReduce 以及數(shù)據(jù)可視化技術(shù)。大數(shù)據(jù)關(guān)鍵技術(shù)可有效提升檔案管理效率，因此不僅高校檔案部門工作人員需要轉(zhuǎn)變觀念，高校領(lǐng)導(dǎo)層也需要意識到其應(yīng)用優(yōu)勢，轉(zhuǎn)變觀念才能促進改革。

其次，在完成對觀念的轉(zhuǎn)變后，高校應(yīng)該對當(dāng)前以傳統(tǒng)模式開展的檔案管理工作進行調(diào)查，重點采集檔案管理者對當(dāng)前工作的意見，這樣才能高效、有效的建立數(shù)字化管理模式。根據(jù)高校的實際需要，高校檔案資源管理的功能屬性，應(yīng)圍繞在集成與服務(wù)方向。

再次，在建立數(shù)字化管理模式的過程中，高校需要與當(dāng)?shù)卣M行交流，要盡量保證高校檔案館（室）所建立的數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠與政府教育主管部門所用的系統(tǒng)進行聯(lián)通。這樣才能方便雙方進行交流，從而減少一些不必要實體資源輸出量。

4.2 不斷吸收大數(shù)據(jù)新思想，有效創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理模式

大數(shù)據(jù)技術(shù)實際上并未成熟發(fā)展，大數(shù)據(jù)處理技術(shù)正在不斷升級，而高校雖然無需跟隨技術(shù)發(fā)展的腳步進行更新，但也要建立創(chuàng)新應(yīng)用的觀念，這樣才能保證自己所應(yīng)用的技術(shù)具有時代發(fā)展特征。高校作為以教育教學(xué)為主要功能的教育機構(gòu)，其檔案管理部門并未擁有專業(yè)的技術(shù)嗅覺。高校便需要將視線移動到其他院校，通過吸收兄弟院校數(shù)字化檔案資源管理的成功經(jīng)驗，并按照先進經(jīng)驗對自身的管理技術(shù)和管理模式進行調(diào)整，才能保證自身數(shù)字化檔案資源管理的整體質(zhì)量。高校在獲取外部經(jīng)驗資源時需要注意，選擇對比對象時務(wù)必要保證對比數(shù)量，單一的對比結(jié)果不能直接說明問題。基于大數(shù)據(jù)的高校檔案資源集成與服務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)該以下述管理模式為主。即：知識庫作為數(shù)據(jù)核心，檔案信息完成實時采集、實時分析、動態(tài)存儲。若分析行為中出現(xiàn)錯誤數(shù)據(jù)或冗余數(shù)據(jù)，系統(tǒng)應(yīng)將數(shù)據(jù)刪除。規(guī)則庫以及知識庫內(nèi)部也需要定期對數(shù)據(jù)進行清查，定期分析過程中若出現(xiàn)冗余數(shù)據(jù)，也應(yīng)送至處理區(qū)刪除。經(jīng)過分析板塊的數(shù)據(jù)信息可以進行展示，從實時采集到數(shù)據(jù)展示整個過程，就是高校檔案資源管理系統(tǒng)的常規(guī)管理流程。

4.3 建立個性化建設(shè)思維，減少無效資源的輸出量數(shù)

針對檔案管理系統(tǒng)功能與實際應(yīng)用存在矛盾的現(xiàn)象，高?？梢赃x擇偏自由的建設(shè)方式。那就是高校改變直接購買檔案管理軟件的路徑，改為聘請專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)工程師，依照檔案館（室）工作人員的工作習(xí)慣以及工作需求設(shè)定軟件功能。重點在于要將軟件的內(nèi)部功能貼合高校自身的檔案管理特色。同時工程師也需要在安全性和身份驗證方面重點進行建設(shè)。工程師可以選擇建設(shè)將實體與電子檔案同步管理的軟件形式。高?？梢圆捎秒娮訔l碼的形式為每份檔案進行單獨編碼，而后再將檔案以掃碼的形式進行管理。不同分區(qū)管理的檔案在計算機上的呈現(xiàn)方式也需要具有分區(qū)特征。當(dāng)人們在實體環(huán)境中調(diào)用檔案時，PC 端應(yīng)該及時更新狀態(tài)信息，這樣便能夠最大限度的提升檔案資源管理的有效性。高校務(wù)必要減少輸出無效資源的次數(shù)，這樣才能令輸出有效。

4.4 做好職能區(qū)分，將傳統(tǒng)管理與數(shù)字化管理并進運行

高校應(yīng)該對檔案部門工作人員的工作責(zé)任進行清晰劃分，主要負(fù)責(zé)實體檔案與電子檔案的成員之間也應(yīng)對能力以及職權(quán)進行劃分。對于一些選擇同時進行實體管理和數(shù)字化管理的團隊成員而言，需要利用計算機完成的管理工作應(yīng)該標(biāo)定時間、做好記錄，盡量保證檔案工作人員的工作密度和工作進度平衡，這樣才能避免矛盾現(xiàn)象的發(fā)生。做好職能區(qū)分后，高校應(yīng)完善檔案資源服務(wù)體系。服務(wù)體系運行狀態(tài)共分為兩個結(jié)構(gòu)，即前臺與后臺。信息服務(wù)人員，也就是檔案館（室）內(nèi)的數(shù)字化工作人員需要先將檔案信息利用大數(shù)據(jù)關(guān)鍵技術(shù)寫入到數(shù)據(jù)庫內(nèi)，而后數(shù)據(jù)庫內(nèi)信息會以管理系統(tǒng)預(yù)定的流程為驅(qū)動傳送信息。信息會在下一階段進入到資源服務(wù)傳輸平臺，繼而完善呈現(xiàn)給用戶。用戶閱讀后可編輯反饋信息，并將信息傳送至傳輸平臺內(nèi)，再逐步進入到管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫，最終傳送回工作人員頁面中。這樣高校檔案資源管理就可以大數(shù)據(jù)關(guān)鍵技術(shù)的輔助下，完成集成與服務(wù)工作。

5.結(jié)語

本文以大數(shù)據(jù)時代為背景，對高校數(shù)字化檔案資源管理的建設(shè)策略和運行思路進行深入的研究分析。就高校而言，能夠在快速和安全的情境下完成對檔案資源的管理，對高校的健康發(fā)展具有推動作用。