高校智慧資產(chǎn)管理系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)

石鑫磊，張 鑫

高校智慧資產(chǎn)管理系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)

石鑫磊，張 鑫

（首都醫(yī)科大學(xué) 燕京醫(yī)學(xué)院，北京 101300）

該文介紹了智慧資產(chǎn)管理系統(tǒng)，綜合運用新興信息技術(shù)，在移動終端上實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理活動。該系統(tǒng)改進了固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程，對固定資產(chǎn)進行全息、多維、實時的監(jiān)控。智慧資產(chǎn)管理系統(tǒng)的采用可推進固定資產(chǎn)的合理配置和有效利用，提高工作效率，改善服務(wù)質(zhì)量。

資產(chǎn)管理；信息化；智慧化

智慧校園是高校信息化的高級形態(tài)，是對數(shù)字校園的進一步擴展與提升，它綜合運用云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)、大數(shù)據(jù)、智能感知、商業(yè)智能、知識管理、社交網(wǎng)絡(luò)等新興信息技術(shù)[1]。智慧化校園建設(shè)和新興技術(shù)的高速發(fā)展，為資產(chǎn)管理提供了重要機遇，資產(chǎn)管理信息化、智慧化得到了迅猛發(fā)展，使國有資產(chǎn)管理更加科學(xué)、更加合理、更加便利。智慧化資產(chǎn)管理改變了傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理形式和方法，讓管理者從繁瑣的工作中解脫出來，顯著地提高了工作效率，從而為學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)提供詳實、可靠、高效的動態(tài)數(shù)據(jù)，讓學(xué)校的決策做到有據(jù)可依。設(shè)備管理智慧化程度體現(xiàn)了一所高等學(xué)校的管理水平，對于高等學(xué)校在教書育人、管理育人、服務(wù)育人方面具有重要意義。

1 傳統(tǒng)資產(chǎn)管理工作存在的主要問題

多年來國有資產(chǎn)管理工作一直是高校管理的一個薄弱環(huán)節(jié)，高校通常采取四級管理模式，頂層管理機構(gòu)一般虛設(shè)（少數(shù)學(xué)校為實體但力量弱），各管理機構(gòu)名稱和職能分工差異很大，管理基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范，資產(chǎn)安全控制體系尚不完善，信息化程度低，資產(chǎn)狀態(tài)不可實時監(jiān)控、回溯，監(jiān)管審查后知后覺。以往的國有資產(chǎn)管理方式，由手工記錄到電子表格，再到網(wǎng)絡(luò)版的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，往往存在如下問題：

（1）設(shè)備閑置率居高不下。由于個別學(xué)科方向或課題組在采購實驗室設(shè)備時考慮的是本學(xué)科方向或課題組對該設(shè)備的急需性，因此設(shè)備的使用會集中在某一個或者某幾個時間段，在其余大部分時間里設(shè)備長期處于閑置狀態(tài)。這樣既不利于設(shè)備的維護與保養(yǎng)，同時也會浪費設(shè)備所占用的公共資源。

（2）實驗室資源信息整合度較低。學(xué)院或系部內(nèi)由于相互之間對于設(shè)備的管理界面化和條塊化過于明顯，因此信息整合度相對較低，同時一直沿用傳統(tǒng)的管理模式，增加了人力資源成本，降低了管理效率[2]。

（3）報廢程序繁復(fù)，致使資產(chǎn)管理條理不清。行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的報廢，只需填寫“固定資產(chǎn)報廢申請表及明細”即可，但上級批復(fù)時會出現(xiàn)部分報廢情況，這樣就會導(dǎo)致固定資產(chǎn)重復(fù)報廢，造成資產(chǎn)情況不明，無法有序管理。

（4）不能對大型儀器設(shè)備動態(tài)監(jiān)控。大型儀器設(shè)備是高校教學(xué)、科研的重要條件和基本手段，是培養(yǎng)高素質(zhì)創(chuàng)新型人才的有力保障，在一定程度上能夠體現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)能力和科研環(huán)境[3-4]。如何充分發(fā)揮大型儀器設(shè)備的效能，將是資產(chǎn)管理的一道難題。

2 智慧化資產(chǎn)管理的系統(tǒng)實現(xiàn)

2.1 建設(shè)目標(biāo)

“集約、先進、靈活、擴展”的建設(shè)目標(biāo)，既 滿足現(xiàn)場資產(chǎn)管理需要，又確保能為管理創(chuàng)新提供 支撐。

2.2 建設(shè)內(nèi)容

對全部資產(chǎn)進行全面監(jiān)管，資產(chǎn)的新增、異動、調(diào)撥、報廢信息實時同步，資產(chǎn)條碼升級成二維碼；無紙化審批，手持式盤點，資產(chǎn)、房間、部門多維度管理；待辦任務(wù)智能提醒，短信、公眾號、電話多重模式結(jié)合，通過手機真正實現(xiàn)即掃即得，即得即用。

2.3 實現(xiàn)功能

智慧資產(chǎn)管理從架構(gòu)上來分為PC端與手機端。PC端為服務(wù)管理端，手機端是采用微信小程序?qū)崿F(xiàn)的類APP應(yīng)用。具體管理業(yè)務(wù)包含資產(chǎn)掃描、資產(chǎn)管理、資產(chǎn)盤點、及個人中心4大部分。

2.3.1 資產(chǎn)掃描

資產(chǎn)掃描作為智慧資產(chǎn)管理系統(tǒng)的最重要的環(huán)節(jié)部分，其使用率極高，每一資產(chǎn)都有其特有的身份標(biāo)簽，資產(chǎn)掃描的對象是二維碼或包含RFID的標(biāo)簽，二維碼或標(biāo)簽包含三類：

（1）資產(chǎn)卡片二維碼。微信小程序掃描此類二維碼，會詳細列示出此資產(chǎn)的卡片信息，及資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的聯(lián)系電話，可以在資產(chǎn)核查時上報資產(chǎn)異動，方便“物歸原主”。

（3）部門資產(chǎn)二維碼。同房間二維碼類似，通過掃描識別部門的二維碼，可以詳細了解部門各級資產(chǎn)，部門下轄每個房間的資產(chǎn)，包括資產(chǎn)總值、各房間的資產(chǎn)值及資產(chǎn)數(shù)量統(tǒng)計表。

2.3.2 資產(chǎn)管理

（1）新建調(diào)撥。資產(chǎn)的調(diào)撥必須從手機端發(fā)起，在手機端輸入資產(chǎn)的調(diào)入及調(diào)出的機構(gòu)或部門、調(diào)撥理由、申請調(diào)撥人的電子簽名，然后提交給上級資產(chǎn)負(fù)責(zé)人審批。

（2）調(diào)撥管理。調(diào)撥管理主要負(fù)責(zé)針對手機端提交的調(diào)撥單進行審核及簽批，資產(chǎn)的調(diào)撥狀態(tài)有：調(diào)撥申請（待審批）、調(diào)撥審批流程中（審批中）、調(diào)撥完成（已完成）及調(diào)撥單審批不通過狀態(tài)（已駁回）。調(diào)撥申請單在未提交前，當(dāng)前編制用戶可以進行修改，一旦調(diào)撥單提交審批，則修改變?yōu)榛疑豢蓤?zhí)行狀態(tài)。當(dāng)提交的調(diào)撥單被上級駁回時，在APP端，會顯示審批人員的駁回理由，原申請人即調(diào)撥編制人，可以針對此調(diào)撥單再次修改，再次提交。審批環(huán)節(jié)可以進行工作流配置，審批的流程、參與部門、審批人等都可以通過服務(wù)端進行工作流配置。

（3）資產(chǎn)異動。手機端提供了方便的上報資產(chǎn)異動功能，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某資產(chǎn)存放地點異常時，可以通過資產(chǎn)掃碼進行二維碼掃描，在所列示的資產(chǎn)卡片中顯示出此資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的聯(lián)系電話及資產(chǎn)詳情，可以通過聯(lián)系電話告之資產(chǎn)負(fù)責(zé)人異動情況，同時通過手機端拍照上傳資產(chǎn)異動詳細，針對歷史異動情況，在異動上報右上角提供了“查看歷史”按鈕，可以直觀地看到資產(chǎn)的歷史異動詳情。

（4）新建報廢。資產(chǎn)報廢分二類：一類是手機端收到服務(wù)器端推送過來的報廢警示信息而進行報廢申請操作；一類是資產(chǎn)負(fù)責(zé)人主動申請?zhí)峤毁Y產(chǎn)報廢。服務(wù)器端會依據(jù)資產(chǎn)使用年限及資產(chǎn)已使用年限進行報廢提醒。申請人提交報廢申請必須輸入報廢理由。報廢單需要通過電子簽章進行審批。

（5）報廢管理。報廢的操作流程與調(diào)撥類似，在狀態(tài)方面同樣分為：報廢申請?zhí)峤唬ù龑徟?、報廢審批流程中（審批中）、報廢已批復(fù)（已完成）及報廢單審批不通過（已駁回）。報廢申請單在未提交前及已駁回后，可以進行編輯及修改，審批中的報廢單，編制人無法進行修改，但可以查看報廢單的審批進度。

2.3.3 資產(chǎn)盤點

（1）新建盤點事項。資產(chǎn)盤點既可以由手機端發(fā)起，也可以由計算機終端發(fā)起。針對每次盤點任務(wù)，必須建立一個盤點事項。盤點事項包含：盤點事項名稱、開始時間及結(jié)束時間。

（2）盤點管理。盤點管理包含資產(chǎn)盤點負(fù)責(zé)人所轄的全部資產(chǎn)，盤點狀態(tài)分為：待盤點、異動、已盤點，每一類盤點資產(chǎn)都統(tǒng)計出盤點的總資產(chǎn)額及資產(chǎn)總數(shù)，以便指導(dǎo)盤點事項進行。盤點可以通過手機APP便捷完成，打開盤點管理，進入待盤點資產(chǎn)，啟動盤點掃描，可以連續(xù)不間斷地對各房間資產(chǎn)進行盤點，無異動的資產(chǎn)盤點后自動列示在已盤點資產(chǎn)列表中。

2.3.4 個人中心

（1）修改手機號。為了應(yīng)用的安全，APP端提供了驗證碼登錄及密碼登錄二種模式。通過修改手機號功能，登錄用戶可以修改變更自己的已注冊手機號，但前提是原手機能收到正確的驗證碼，以便完成有效性驗證。

（2）修改密碼。用戶通過輸入原密碼、確認(rèn)原密碼、輸入新密碼、點擊保存提交等步驟完成修改密碼操作。

（3）申領(lǐng)二維碼。當(dāng)資產(chǎn)的二維碼破損需要重新申請時，可使用此功能向管理員發(fā)起二維碼打印更換申請。

（4）歷史記錄。系統(tǒng)可顯示本人在手機端針對資產(chǎn)的調(diào)撥、報廢、異動上報、掃碼等歷史記錄。記錄顯示近一個月最多100 條歷史記錄，點擊條目可查看詳情。

2.3.5 大型儀器設(shè)備管理

近年來，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，為高校儀器開放管理提供了更多的可行性方案，在用戶端與儀器端日益智能化的基礎(chǔ)上，賦予共享平臺上的“人”與“物”之間更多的交互方式[5]。實現(xiàn)大型儀器設(shè)備智慧化管理，基于智能終端共享儀器使用權(quán)限驗證，彈出使用說明和維護維修聯(lián)系方式，以及設(shè)備使用預(yù)約服務(wù)等內(nèi)容，更好地為學(xué)校教學(xué)科研服務(wù)。

3 結(jié)語

系統(tǒng)投入使用，可顯著提高高校資產(chǎn)管理工作效率，大大節(jié)約人力和物力成本，同時在提升儀器設(shè)備使用效率方面起到促進作用[6]。真正實現(xiàn)不同類型資產(chǎn)的生命周期閉環(huán)管理，讓校園資產(chǎn)真正的“活”起來，資產(chǎn)管理者可以實時了解資產(chǎn)在哪里、誰在用、現(xiàn)在是什么狀態(tài)、哪些正在閑置、哪些即將報廢、是否存在重復(fù)購買等信息，實時掌握資產(chǎn)的真實狀態(tài)，提升管理服務(wù)質(zhì)量。

[1] 蔣東興.“云端一體化”高校智慧校園暢想[J].中國教育網(wǎng)絡(luò)，2014(1): 49–52.

[2] 殷社萍，王皎月.移動互聯(lián)網(wǎng)時代高校實驗室智能化管理與實踐[J].實驗技術(shù)與管理，2018, 35(10): 256–258.

[3] 徐曼瓊，華心，施惠基，等. 大型設(shè)備持證上崗機制的實踐與探索[J]. 實驗室研究與探索，2007, 26(6): 133–134, 152.

[4] 程敬麗，樓建晴. 美國大學(xué)大型儀器設(shè)備共享的管理與啟 示[J]. 實驗室研究與探索，2013, 32(2): 168–170, 199.

[5] 羅劍文. 基于智能終端的共享儀器使用權(quán)限驗證[J]. 實驗技術(shù)與管理，2017, 34(9): 270–273.

[6] 田鵬，落巨福.高校設(shè)備全生命周期管理模式的理論構(gòu)建與實踐探索[J].實驗技術(shù)與管理，2018, 35(10): 237–240.

Development and construction of intelligent asset management system in colleges and universities

SHI Xinlei, ZHANG Xin

(Yanjing Medical College, Capital Medical University, Beijing 101300, China)

This paper introduces the intelligent asset management system, which integrates the new information technology and realizes the fixed asset management activities on mobile terminals. This system improves the business process of fixed assets management and carries out holographic, multi-dimensional and real-time monitoring of fixed assets. The adoption of intelligent asset management system can promote the rational allocation and effective utilization of fixed assets, and improve the working efficiency and service quality.

asset management; informationization; intelligence

G482

A

1002-4956(2019)12-0290-03

10.16791/j.cnki.sjg.2019.12.069

，房間二維碼只有房管資產(chǎn)管理員及上級部門人員可以查看并掃描到信息。

2019-03-19

2019-12-20

石鑫磊（1973—），男，北京，本科，主管技師，主要從事國有資產(chǎn)、實驗室管理、信息化建設(shè)方面研究。E-mail: sxl@ccmu.edu.cn