高校儀器設(shè)備全周期管理與信息化建設(shè)思考與實踐

趙喜君， 王 野， 孟 瑩

(吉林大學(xué) 實驗室與設(shè)備管理處， 吉林 長春 130000)

高等學(xué)?！半p一流”建設(shè)的核心是一流學(xué)科建設(shè)。一流學(xué)科的標(biāo)志之一是有一流的科研實驗室隊伍，同時儀器設(shè)備的管理水平為建設(shè)一流大學(xué)提供良好的支撐條件，對于培養(yǎng)一流人才和產(chǎn)生一流的成果意義重大。設(shè)備全生命周期管理的核心特征是“模塊流程一體化”，既能在管理體系中完成對設(shè)備全生命周期的過程控制，又能進(jìn)行流程模塊化的動態(tài)管理。

1 互聯(lián)網(wǎng)視域下全周期管理理念

1.1 全生命周期管理的理念構(gòu)建

資產(chǎn)全生命周期管理理論是通過儀器設(shè)備前期購置、中期維護(hù)、后期處置三個階段的流程管理實現(xiàn)的，也是全生命周期管理(簡稱：全周期管理)的主要框架[1]。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的引入，新的理念與方法得到重塑；通過流程化和信息化的管理手段，充分發(fā)揮儀器設(shè)備全生命周期管理的內(nèi)涵和外延[2]；前期采購中避免出現(xiàn)重復(fù)投資、低水平引進(jìn)；中期使用中開發(fā)設(shè)備維修管理模塊和調(diào)劑調(diào)撥管理模塊，最大限度延長設(shè)備的使用年限；后期處置中最大限度地將無法滿足使用需求的設(shè)備進(jìn)行再利用、調(diào)劑和殘值回收，防止國有資產(chǎn)流失，從而實現(xiàn)高校設(shè)備資產(chǎn)投入產(chǎn)出最大化，滿足高校的教學(xué)、科研等方面的工作要求[3]。

1.2 全生命周期管理的必要性

通過建設(shè)多部門協(xié)同的儀器設(shè)備全周期管理平臺，采用集約化、人性化等管理方式，實現(xiàn)統(tǒng)籌化、流程化、模塊化管理，完善資產(chǎn)管理制度和評價標(biāo)準(zhǔn)[4]。在思想上提高各級管理人員對設(shè)備資產(chǎn)精細(xì)化管理的意識，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑O(shè)備資產(chǎn)管理態(tài)度，以提高使用效益和使用價值為思想紐帶，以賬目賬戶和設(shè)備實際使用為管理對象，覆蓋全生命周期的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)學(xué)校設(shè)備資產(chǎn)管理集約化和精細(xì)化的目標(biāo)[5]。學(xué)校必須做好設(shè)備全生命周期各個階段的具體管理工作，樹立以設(shè)備為本的意識，實施在線人性化的維護(hù)維修管理流程。最終實現(xiàn)了對儀器設(shè)備的規(guī)范化、科學(xué)化管理，保證高校儀器設(shè)備在生命周期內(nèi)可追溯，提高儀器設(shè)備的使用效率[6]。

2 全周期管理的思考

儀器設(shè)備的全周期管理是指從設(shè)備的選購、論證、采購、驗收、運行使用、維修保養(yǎng)、淘汰報廢、再利用、處置處理。全周期管理信息化建設(shè)主要是對儀器設(shè)備實行的實時信息與過程的管理。它既是一門技術(shù)，又是一種管理理念[7]。

全方位思考儀器設(shè)備全生命周期各個階段的管理過程，防止無用購置和重復(fù)購買所造成的閑置資產(chǎn)浪費，提高全周期設(shè)備管理的可靠性和穩(wěn)定性，降低設(shè)備閑置率，保證正常運行。

在儀器設(shè)備調(diào)劑調(diào)撥、閑置調(diào)劑、處置處理再利用環(huán)節(jié)上，最大限度地將閑置資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為學(xué)校的使用效益，從而實現(xiàn)學(xué)校設(shè)備資產(chǎn)投入產(chǎn)出最大化，滿足學(xué)校師生對實驗及教學(xué)設(shè)備“安全、可靠、優(yōu)質(zhì)、高效、經(jīng)濟(jì)運行”的要求[8]。

為實現(xiàn)設(shè)備全生命周期管理目標(biāo)，我校設(shè)備管理部門必須全方位提升資產(chǎn)運營管理理念，通過建設(shè)多部門協(xié)同的儀器設(shè)備全周期管理平臺，完善資產(chǎn)管理制度和評價標(biāo)準(zhǔn)，提高設(shè)備精細(xì)化管理意識[9]。

3 儀器設(shè)備管理系統(tǒng)全生命周期模塊化建設(shè)

3.1 購置論證，線上流程銜接化

一般用戶(校內(nèi)教職工)在線提交購買申請，單價超過10萬元的貴重儀器設(shè)備，在采購之前進(jìn)行可行性論證，實驗室與設(shè)備管理處組織相關(guān)專家進(jìn)行論證，分析擬購設(shè)備的先進(jìn)性、適用性以及合理性，分析同類設(shè)備數(shù)量，并針對高校大型儀器共享平臺提出共享使用方案，專家的論證意見可在線流轉(zhuǎn)到招標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，保證儀器設(shè)備購置質(zhì)量。

3.2 招標(biāo)采購，源頭把關(guān)嚴(yán)格化

嚴(yán)格把控采購環(huán)節(jié)，一是提高設(shè)備的投資效率，因為它在整個生命周期管理中投資比重最大；二是降低或杜絕低水平引進(jìn)和重復(fù)設(shè)備投資建設(shè)造成的資金浪費；三是確保設(shè)備質(zhì)量和設(shè)備的使用效率。大型儀器設(shè)備的采購除了歸口學(xué)校管理部門的管理、學(xué)校資產(chǎn)管理委員會綜合評價外，更需要充分考慮學(xué)校各類專業(yè)委員會的決策以及各學(xué)院專業(yè)采購小組的規(guī)劃與采購準(zhǔn)備工作，加強(qiáng)管理從源頭把好關(guān)。

3.3 驗收錄入，產(chǎn)籍管理便民化

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)開通一般普通用戶，校內(nèi)教師可利用計算機(jī)或手機(jī)客戶端，隨時可提交驗收錄入申請。提交內(nèi)容包括新增儀器設(shè)備登記、附件增值登記、配件增值登記、信息更正修改、退庫處理等。錄入環(huán)節(jié)除儀器名稱、單價等基本信息外，還需錄入儀器設(shè)備的合同照片、發(fā)票照片、設(shè)備驗收照片等信息，以便學(xué)校進(jìn)行統(tǒng)一管理。

3.4 賬目賬戶，數(shù)據(jù)整理定期化

賬目賬戶模塊包括核查盤點、賬目修改、數(shù)據(jù)補(bǔ)充、賬目整理等單元，定期賬目賬戶整理能有效提高管理者對于儀器設(shè)備分布情況，以及對于不同現(xiàn)狀的儀器設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)籌安排，提高儀器設(shè)備的使用效率和效益。

因信息化和學(xué)科發(fā)展的需要，各個賬戶需要定期調(diào)整，本系統(tǒng)模塊可進(jìn)行賬戶合并(拆分、信息修改)，調(diào)整賬戶申請，修改或刪除調(diào)整賬戶申請、賬戶解凍申請，修改或刪除解凍申請、賬戶注銷申請、修改或刪除注銷申請等。

3.5 維護(hù)維修，功能提交信息化

系統(tǒng)維修功能包括維修申請、維修驗收、信息修改、驗收打印、驗收備忘等。儀器設(shè)備的維修線上流程化和程序化可以有效提高維護(hù)維修經(jīng)費的使用效益最大化，更有效延長儀器設(shè)備的生命周期。

3.6 調(diào)劑調(diào)撥，使用效率最大化

高校儀器設(shè)備調(diào)劑調(diào)撥是儀器設(shè)備管理內(nèi)容的重要環(huán)節(jié)，也是確保國有資產(chǎn)發(fā)揮最大經(jīng)濟(jì)效益并且不流失的重要手段。該功能將使用效率低或閑置使用的儀器在網(wǎng)上調(diào)劑平臺申請閑置調(diào)出，經(jīng)確認(rèn)公示，由認(rèn)領(lǐng)單位進(jìn)行接收。管理系統(tǒng)按照調(diào)劑的類別劃分，調(diào)劑調(diào)撥可以分為院內(nèi)調(diào)劑、校內(nèi)調(diào)撥和校外調(diào)撥三種途徑。高校工作人員流動大，有效地利用和開展調(diào)劑調(diào)撥工作，可以改善和預(yù)防盤虧、盤盈設(shè)備狀態(tài)的發(fā)生。因此對于閑置儀器設(shè)備的調(diào)配工作順利實施，必會促使全校固定資產(chǎn)的清產(chǎn)核資工作更加容易，賬目清晰明了。

3.7 處置處理，線上處理效率化

儀器設(shè)備的報廢處置工作是整個設(shè)備全生命周期管理的最后一個流程，從某種意義上講，儀器設(shè)備報廢意味著設(shè)備壽命周期的終結(jié)。處置處理過程包括處置申報、技術(shù)鑒定、審核審批、撤賬報備、處理提交、資產(chǎn)評估、公開競賣、系統(tǒng)銷賬等。

系統(tǒng)處置處理環(huán)節(jié)，由一般管理用戶(保管使用人)進(jìn)行提交申請，由單位二級管理員網(wǎng)上進(jìn)行單據(jù)整合，這樣大大提高資產(chǎn)處置報廢效率。學(xué)校嚴(yán)把技術(shù)鑒定關(guān)，經(jīng)鑒定分類后，設(shè)備主管部門有針對性和方向性地對這些設(shè)備進(jìn)行處理報廢或再利用，這樣儀器設(shè)備可實現(xiàn)物盡其用，也是提高設(shè)備使用效益的一種重要途徑。

與此同時，新加入報廢再利用公示功能，各級單位均可提交拆裝教學(xué)、維修配件、社會實踐等再利用申請，力爭實現(xiàn)報廢儀器設(shè)備的最大經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

4 儀器設(shè)備管理系統(tǒng)信息化建設(shè)成效

為建設(shè)雙一流大學(xué)高校儀器設(shè)備管理平臺，管理系統(tǒng)重新定義人性化、服務(wù)化、流程化的管理理念，一級導(dǎo)航模塊設(shè)有購置論證、驗收錄入、維護(hù)維修、調(diào)劑調(diào)撥、處置處理、統(tǒng)計分析、賬目賬戶等多功能線上索引。

(1) 一般個人用戶。新升級系統(tǒng)為全校教工開通一般個人用戶，統(tǒng)一身份認(rèn)證，提高了系統(tǒng)開放性和便捷性，在校人員可以登錄系統(tǒng)查詢設(shè)備，提交設(shè)備購置申請，提交設(shè)備變動申請。

(2) 多級規(guī)范化管理。系統(tǒng)采用立體管理模式，建立了學(xué)校一級管理員、各業(yè)務(wù)功能管理崗、中層單位二級管理員、各實驗室三級管理員等多級聯(lián)動管理模式。充分提高系統(tǒng)的先進(jìn)性和可靠性；重新優(yōu)化了系統(tǒng)的核查盤點功能，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)化手段提高年度核查的工作效率和數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準(zhǔn)確性。

(3) 延長全生命周期。系統(tǒng)在首頁開設(shè)了閑置設(shè)備調(diào)劑調(diào)撥公示平臺和儀器設(shè)備報廢再利用公示平臺，校內(nèi)教工可隨時在系統(tǒng)內(nèi)提出設(shè)備調(diào)劑和再利用申請，從而延長設(shè)備生命周期的使用效益。

(4) 其他平臺建設(shè)。建立了我校低值儀器設(shè)備管理平臺、吉林大學(xué)使用權(quán)儀器設(shè)備管理平臺、吉林大學(xué)大型儀器設(shè)備共享平臺[10]。這些平臺的建立可對于不同來源和購買方式的設(shè)備進(jìn)行全范圍覆蓋式管理。

綜上所述，線上流程信息化建設(shè)，以及圍繞設(shè)備全生命周期的模塊化管理方式，可以進(jìn)一步提高各類儀器設(shè)備的使用效益，對于加強(qiáng)高校“雙一流”建設(shè)具有重要意義。

5 思考與建議

關(guān)于高校儀器設(shè)備全周期管理與信息化建設(shè)，有一些思考與建議。

(1) 全周期模塊流程崗位負(fù)責(zé)制。按照系統(tǒng)的不同導(dǎo)航模塊，設(shè)定專人管理流程，業(yè)務(wù)人員熟悉系統(tǒng)流程和操作，對負(fù)責(zé)模塊進(jìn)行日常維護(hù)和測試診斷，并不斷根據(jù)工作特點，實現(xiàn)流程更新和系統(tǒng)微調(diào)，保持工作的時效性。

(2) 信息化培訓(xùn)宣傳制。為了提高全校教工的系統(tǒng)操作水平，每年定期召開儀器設(shè)備管理平臺的交流培訓(xùn)活動，利用互聯(lián)網(wǎng)開設(shè)學(xué)習(xí)交流平臺，制作工作演示視頻和操作手冊，多角度、多頻次、多方式提高儀器設(shè)備管理的服務(wù)意識，提高管理負(fù)責(zé)人的業(yè)務(wù)能力，提高全生命周期的管理理念。

(3) 賬目賬戶信息定期梳理。隨著發(fā)展，所屬單位類型變得復(fù)雜、單位規(guī)模逐步擴(kuò)大，學(xué)校儀器設(shè)備系統(tǒng)的單位賬目數(shù)據(jù)的整理工作也需要跟進(jìn)，以便進(jìn)一步提高國有資產(chǎn)合理流動和優(yōu)化配置，推動資產(chǎn)管理布局和結(jié)構(gòu)調(diào)整，以及做好國有資產(chǎn)監(jiān)督管理工作。

(4) 增強(qiáng)中層單位人員管理力度。按照國家簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)的相關(guān)要求，除了建立有效的體制保障，還應(yīng)加強(qiáng)中層單位人員管理素質(zhì)，建立高校設(shè)備管理文化，培養(yǎng)積極向上的責(zé)任感和使命感，提高使用保管人的管理意識和管理水平。

6 結(jié)語

提高“雙一流”高校儀器設(shè)備管理水平，運用儀器設(shè)備全生命周期管理理念，確立有效的流程化和模塊化管理模式，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，對于提高高校儀器設(shè)備的使用效益，增強(qiáng)國有資產(chǎn)(儀器設(shè)備)全覆蓋管理等方面具有巨大的先進(jìn)性和延展性。