探究大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的價(jià)值

施源源

摘 要：長(zhǎng)期以來(lái)科技的迅速發(fā)展加快了互聯(lián)網(wǎng)在各個(gè)領(lǐng)域的運(yùn)用。檔案管理是記錄社會(huì)發(fā)展的重要載體，同樣在交通科研方面的檔案管理能夠最大限度的保留相關(guān)研究資料。在大數(shù)據(jù)發(fā)展迅速的環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展，因此現(xiàn)在應(yīng)依附于信息化時(shí)代建設(shè)完善檔案管理，最大程度提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。本文就當(dāng)下交通科研科技檔案管理存在的問(wèn)題，分析論述了大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的未來(lái)發(fā)展價(jià)值，并給出了相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：交通科研;檔案管理;大數(shù)據(jù)時(shí)代

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使檔案管理成為記錄研究資料的主要方式，無(wú)論是傳統(tǒng)式的紙質(zhì)檔案管理或是現(xiàn)代化的電子信息檔案管理，都是產(chǎn)業(yè)發(fā)展的累積，對(duì)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步具有重要的價(jià)值。如今，信息化技術(shù)不斷精進(jìn)，若是可以利用現(xiàn)今的信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，不僅可以使檔案保留時(shí)間更久，也便于對(duì)檔案進(jìn)行查找。因此，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的現(xiàn)狀

近幾年，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)被應(yīng)用的范圍也越來(lái)越廣闊，在這個(gè)背景下，科研事業(yè)的檔案管理有望實(shí)現(xiàn)智能、精準(zhǔn)的服務(wù)。利用大數(shù)據(jù)對(duì)現(xiàn)有的資料進(jìn)行有效區(qū)分，把定制的、主題的服務(wù)給予服務(wù)對(duì)象，提供有效的數(shù)據(jù)支持。就是將曾經(jīng)常年封存于資料架上的，未發(fā)揮過(guò)有效價(jià)值的資料重新利用，創(chuàng)造它們的發(fā)展空間。

國(guó)家規(guī)劃也曾指出要實(shí)施大數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略，保證大數(shù)據(jù)可以在各行各業(yè)都發(fā)揮作用，檔案在這個(gè)過(guò)程中也面臨著信息量大，而組合方式多的問(wèn)題，尤其是檔案服務(wù)對(duì)象對(duì)于信息的要求愈加精準(zhǔn)、專(zhuān)業(yè)、個(gè)性，這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式不得不應(yīng)對(duì)時(shí)代，做出改變。通過(guò)云計(jì)算、云存儲(chǔ)等信息技術(shù)，使紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化，并配置恰當(dāng)?shù)姆诸?lèi)，可以使檢索更加便捷，滿(mǎn)足對(duì)檔案的使用需求，提升信息的流轉(zhuǎn)，使檔案管理朝著專(zhuān)業(yè)化的方向發(fā)展。

2 科技檔案管理存在問(wèn)題

現(xiàn)今的檔案管理工作存在著許多問(wèn)題，一方面是管理思維陳舊落后。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，大數(shù)據(jù)尤為突出，但并非所有檔案管理工作者都跟隨上了時(shí)代發(fā)展的腳步，他們通常對(duì)新技術(shù)帶有抵觸情緒，不主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作的發(fā)展充滿(mǎn)阻礙。另一方面是對(duì)檔案資料無(wú)法進(jìn)行充分利用，很多檔案資料往往注重存儲(chǔ)，忽視使用，相關(guān)工作人員也認(rèn)為將資料保存好就是完成工作，其實(shí)不然，且許多單位的檔案管理工作都未得到重視，從業(yè)人員也只有一定數(shù)量是專(zhuān)業(yè)對(duì)口的，更多的在崗人員是從其他崗位調(diào)過(guò)來(lái)，對(duì)檔案管理工作并不具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，這也致使檔案管理工作始終難以從本質(zhì)上得以提升。因此，對(duì)檔案資料深入研究，發(fā)揮其價(jià)值才是應(yīng)該進(jìn)行的工作。

3 大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用

交通科研方面的檔案管理工作與其他行業(yè)的檔案管理工作有所不同，其中包括許多科學(xué)研究的記錄與成果，因此對(duì)這一方面的檔案管理必須要做到技術(shù)與理論相結(jié)合，形成系統(tǒng)性較強(qiáng)的管理模式，才能夠充分發(fā)揮其實(shí)用價(jià)值。

首先，在檔案管理中充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提高檔案資料的影響。檔案是部門(mén)合理建設(shè)發(fā)展的重要資料，在已有的記錄中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，借鑒過(guò)去，可以使當(dāng)前工作考慮更全面，得到更好的發(fā)展。由于各交通部門(mén)的工作都有一定的持續(xù)性，檔案留存是開(kāi)展工作最有效的途徑，但大多管理部門(mén)對(duì)于檔案工作并未做到應(yīng)有的重視，由于沒(méi)有系統(tǒng)的培訓(xùn)，檔案管理工作人員無(wú)法有效管理檔案，造成檔案無(wú)用的現(xiàn)狀。對(duì)此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的良好發(fā)展前景，利用先進(jìn)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行分析，從科研、技術(shù)成果、后勤管理等多方面著手，進(jìn)行研究分析，提供可靠的依據(jù)支持。

其次，根據(jù)使用群體不同，具體劃分，進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)。通常模式下，交通科研部門(mén)檔案室一般會(huì)根據(jù)來(lái)訪(fǎng)者需求查找相應(yīng)資料，但這種模式下，往往效率不高。因此，利用信息化管理，改變工作方式尤為重要。檔案室可以根據(jù)使用者留下的使用痕跡，全面了解工作的需求。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，使數(shù)據(jù)可以自行整合、分析、預(yù)測(cè)，這有利于對(duì)用戶(hù)需求進(jìn)行分析研究，掌握其可能需要的資料信息，主動(dòng)對(duì)用戶(hù)實(shí)現(xiàn)檔案資料介紹，提高服務(wù)效率。

最后，利用大數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理精準(zhǔn)化、快速化。傳統(tǒng)模式下，檔案管理主要依靠人力，收集、整理、分類(lèi)、存貯、統(tǒng)計(jì)、保管、檢索、匯編加工、開(kāi)發(fā)利用等多數(shù)依靠手工，致使查找困難，錯(cuò)誤率高，耗時(shí)較長(zhǎng)。在大數(shù)據(jù)的加持下，不僅可以簡(jiǎn)化檔案資料的整理工作，還可以提高檔案資料使用能力。

4 如何促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的價(jià)值提升

1）創(chuàng)建新的檔案管理思維，打破固有思維。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關(guān)管理人員一般注意小數(shù)據(jù)的管理。但在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的今天，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的多元性與完整性的關(guān)注會(huì)更多，針對(duì)這一點(diǎn)，最好的方式便是從根本上改變傳統(tǒng)的觀念。檔案資料的價(jià)值并非在于其本身，而在于人們對(duì)它的使用，使用率高，檔案才會(huì)體現(xiàn)其價(jià)值。因此，檔案管理人員要適應(yīng)新時(shí)代下的檔案管理，重視科技，善于利用大數(shù)據(jù)，掌握數(shù)據(jù)間的基本關(guān)系，促進(jìn)檔案管理朝著智慧方向發(fā)展，明確現(xiàn)在的不足，并嚴(yán)格把控檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，為建構(gòu)大數(shù)據(jù)的檔案管理制造有利條件。

2）加強(qiáng)檔案管理信息化與行業(yè)信息化的融合。由于大數(shù)據(jù)影響較大，對(duì)于檔案的信息化建設(shè)一定要重視專(zhuān)業(yè)。因?yàn)闄n案資料多元化的特點(diǎn)，相關(guān)檔案管理工作人員一定要給出恰當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)，配合協(xié)調(diào)部門(mén)之間的聯(lián)系，促進(jìn)其多進(jìn)行交流，以保證檔案管理建設(shè)的進(jìn)行。而完備的檔案資料信息化建設(shè)，才可對(duì)促進(jìn)檔案資料信息化與行業(yè)相融合進(jìn)行有效發(fā)揮，這不僅可以加強(qiáng)相關(guān)部門(mén)管理工作的建設(shè)，還會(huì)在一定程度上提高其知名度。

3）加強(qiáng)人員培訓(xùn)管理，提升素養(yǎng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下要使科研檔案得到有效管理，就要配以先進(jìn)的技術(shù)支持，而實(shí)現(xiàn)其的途徑則是培養(yǎng)、吸納人才。檔案管理人員要精準(zhǔn)了解大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息建設(shè)的要求，相關(guān)部門(mén)也要針對(duì)此項(xiàng)工作展開(kāi)培養(yǎng)計(jì)劃，強(qiáng)化相關(guān)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，促進(jìn)高素質(zhì)人才的培養(yǎng)提升。充分利用檔案館所配置的檔案管理系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。

4）推動(dòng)大數(shù)據(jù)庫(kù)建立。傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅不利于檔案查找，而且存在安全性低的情況，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理一般占用空間少，并且網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)形式的管理能夠?qū)⑾嚓P(guān)信息搜集起來(lái)，形成統(tǒng)一化的管理模式，各部門(mén)也可根據(jù)自身的工作需求在數(shù)據(jù)庫(kù)中自行調(diào)取相關(guān)信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)自主選擇數(shù)據(jù)來(lái)源，這對(duì)日常工作具有極強(qiáng)的便利性與統(tǒng)籌規(guī)劃意義。因此，加強(qiáng)檔案的安全性極為重要，多數(shù)資料會(huì)存儲(chǔ)在內(nèi)存盤(pán)中，這極大的加強(qiáng)了檔案資料的安全性，但若沒(méi)有實(shí)行安全管理措施，極易被盜取，帶來(lái)嚴(yán)重的安全隱患。這就要求各部門(mén)需要配備專(zhuān)業(yè)人才，進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，保障檔案資料安全性。

5 結(jié)束語(yǔ)

隨著研究型、學(xué)習(xí)型的交通科研產(chǎn)業(yè)逐步轉(zhuǎn)型，社會(huì)對(duì)于科技檔案管理也有了新的要求。在大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景之下，檔案管理既面臨機(jī)會(huì)，又面臨挑戰(zhàn)。但能否抓住機(jī)會(huì)，利用信息化技術(shù)完善檔案管理，提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮檔案利用價(jià)值，仍然是一個(gè)未知數(shù)。因此，加大對(duì)相關(guān)人員的訓(xùn)練，增加交流互助，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，改變固有思維，積極學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)創(chuàng)新，建構(gòu)完善的檔案管理機(jī)制，使檔案管理能夠緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代的腳步，充分發(fā)揮其自身價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]陳茹.大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理價(jià)值的提升[J].城建檔案，2018（01）：67-68.

[2]孫亞萍.淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理之價(jià)值提升[J].檔案與建設(shè)，2016（09）：85-86+84.

[3]韋耀寧.大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理“價(jià)值鏈”建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2015（32）：92-93.