高校學(xué)生檔案管理信息化平臺的建設(shè)與發(fā)展

孫鵬

摘 要：加快建設(shè)高校學(xué)生檔案平臺，更有利于推動高校信息化發(fā)展，提高高校信息化應(yīng)用與管理水平。而當(dāng)代高校想要更好建設(shè)檔案平臺，那么就必須集中精力，加大資金投入，推動數(shù)字化發(fā)展，做好整體規(guī)劃工作，由遠(yuǎn)及近，以更好的推動高校學(xué)生檔案管理信息化平臺的建設(shè)與發(fā)展，提高當(dāng)代高校信息化應(yīng)用能力與水平。本文重在探討高校學(xué)生檔案管理信息化平臺的建設(shè)與發(fā)展，就目前高校檔案管理信息化平臺建設(shè)必要性進(jìn)行論述，在文章最后提出相關(guān)的解決對策。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生;檔案管理;信息

高校檔案信息化管理效率，反映著其自身信息化整合能力、水平。加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理信息化平臺建設(shè)，有助于推動高校信息化建設(shè)工作開展，使檔案信息化建設(shè)效率變得更高，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)代高校同步發(fā)展。由于高校并沒有建立完善的信息檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使高校信息化管理水平較低，管理標(biāo)準(zhǔn)缺失，無法更好管理學(xué)校檔案。因?yàn)榻ㄔO(shè)高校學(xué)生檔案管理平臺，是一項(xiàng)長久攻堅(jiān)戰(zhàn)，需要一定的時(shí)間，因此，必須有方法有計(jì)劃開展建設(shè)工作。針對這種情況，我們必須認(rèn)真研究，結(jié)合現(xiàn)狀來做好分析，在文章的最后，在提出相關(guān)的解決方案。

1 高校檔案信息化管理平臺建設(shè)的必要性

從大環(huán)境下來看，加快高校檔案信息化管理建設(shè)，有力推進(jìn)高校數(shù)字化應(yīng)用能力，有利于建設(shè)數(shù)字化校園，幫助高校更好開展高校信息化建設(shè)工作，解決建設(shè)過程中所存在諸多問題與不便，例如：數(shù)值化應(yīng)用技術(shù)及共享問題。由此，大力推進(jìn)高校檔案建設(shè)意義重大，而這也是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展所提出的新要求。具體來說，則可參考下述幾點(diǎn)：

1.1 滿足高校檔案存量管理上的問題

由于現(xiàn)代高校檔案管理存量大，使得管理人員需承受極大管理壓力。如果沒有采用信息化管理手段來進(jìn)行管理，那么就會導(dǎo)致管理效率低下，給檔案管理人員帶來巨大壓力[1]。

高校檔案管理工作比較復(fù)雜，每天都需要儲存許多當(dāng)天發(fā)生的時(shí)間，這也給很多管理人員帶來不小的壓力，不解決這個(gè)問題，那么就會對管理帶來很大影響高校檔案管理內(nèi)容眾多，其中主要就包括：行政、教學(xué)、產(chǎn)品生產(chǎn)、基本建設(shè)等。高校檔案管理人員如果單單只是依靠人工，靠單一信息系統(tǒng)來進(jìn)行管理的話，那么就很難提高檔案管理效率，并且不利于校園數(shù)字信息共享效率。因此，進(jìn)一步加快高校信息管理水平，技術(shù)應(yīng)用能力，便能解決高校檔案管理存量急劇增加這一問題。

采用數(shù)字化錄入技術(shù)，能解決檔案錄入管理問題，便于信息的上傳和共享。而管理人員如果想要加快高校檔案管理效率，那么就必須加快信息化建設(shè)步伐，提高數(shù)字化應(yīng)用能力，這也是改革的過程中所必須做好的改革與任務(wù)的原因之一。

1.2 是提高高校檔案管理與使用效率必然需求

由于高校檔案館內(nèi)的館藏資料存量不斷增加，不管是整理，還是分類、編目等都需要耗費(fèi)很多精力，導(dǎo)致檔案館管理人員常要承受很大壓力，工作強(qiáng)度增加，這對檔案館管理人員而言，就會帶來很大心理與精神壓力，很難以勝任這種變化。如此，就必須解決高校檔案管理創(chuàng)新問題，通過利用數(shù)字化處理技術(shù)來幫助管理人員工作，而通過加強(qiáng)該校檔案管理建設(shè)工作，相應(yīng)的還能減少很多的用人成本產(chǎn)生，能大大的減輕他們的管理負(fù)擔(dān)，幫助他們更好的來管理高校學(xué)生信息檔案管理工作，提高數(shù)據(jù)資源利用效率，優(yōu)化服務(wù)，降低高校檔案管理難度。這也是為什么必須加快建立信息化檔案管理平臺的主要原因之一，如弦上之箭不得不發(fā)，是改革的必經(jīng)道路。因此，從中可見意義深遠(yuǎn)[2]。

1.3 保護(hù)檔案安全與系統(tǒng)完整的需要

加快高校檔案信息管理與建設(shè)，將有助于推動高校檔案管理發(fā)展，解決高校改革過程中所存在的諸多問題，其中，最為突出的要數(shù)安全性問題。將館內(nèi)珍貴資料經(jīng)掃描后，上傳到計(jì)算機(jī)以后，便能方便管理、儲存，而這也是避免珍貴因長期被人翻閱而引起受損。其次，加快高校信息化管理工作之后，便能提高系統(tǒng)的安全性，如：可采用用戶分級授權(quán)，提高質(zhì)量機(jī)密性，也不會引起失誤性操作。

2 高校檔案信息化管理平臺建設(shè)的基本方法

加快高校檔案信息管理工作，能解決信息平臺管理問題，解決當(dāng)前管理所存在的諸多問題，而想要更好建設(shè)，就要加強(qiáng)技術(shù)開發(fā)、研究，以提高平臺運(yùn)行能力、管理效率，充分維護(hù)平臺發(fā)展。鑒于此，就必需結(jié)合各地高校自身情況，來開展檔案信息化管理平臺的建設(shè)工作，從而能夠大大的提高檔案館管理效率與建設(shè)進(jìn)度，進(jìn)一步的提升信息化管理水平。

2.1 高校檔案信息管理平臺方法運(yùn)用分析

高校檔案信息化管理平臺并不是一個(gè)單一的系統(tǒng)，其是由眾多不同的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、軟件、系統(tǒng)所組成的。檔案經(jīng)過數(shù)字化處理之后的信息檔案，然后存儲于平臺里的數(shù)據(jù)庫里面。在查詢資料的過程中，用戶只有獲得了系統(tǒng)的認(rèn)可之后，才能訪問平臺，就像是獲得了審閱批準(zhǔn)之后才能得到進(jìn)入權(quán)限，這樣便大大的方便了學(xué)生查詢，檢索想要的信心。

2.2 應(yīng)投入更多專項(xiàng)資金，加快學(xué)生檔案管理平臺建設(shè)進(jìn)度

近年來，隨著我國數(shù)字化處理技術(shù)不斷的發(fā)展，如今該技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于不同的領(lǐng)域當(dāng)中，而將數(shù)字化處理技術(shù)運(yùn)用到高校檔案信息管理平臺，能有效解決當(dāng)前技術(shù)管理當(dāng)中所存在的諸多問題，提高管理效率，為各大各校更好管理學(xué)生檔案提供更多便利，有助于推動這一方面發(fā)展。

1）計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)建設(shè)工作。高校檔案管理系統(tǒng)主要是由數(shù)碼攝影機(jī)、電腦掃描儀、音頻輸出設(shè)備、感應(yīng)器、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、打印機(jī)等所組成的。因此，加快高校學(xué)生檔案管理平臺的建設(shè)，那么就要就必須加大資金方面的投入，然后將更多資金用于購置各種專業(yè)設(shè)備，以進(jìn)一步的加快信息平臺建設(shè)進(jìn)度，并提供更多物質(zhì)構(gòu)建基礎(chǔ)，更有利于開展各項(xiàng)系統(tǒng)建設(shè)任務(wù)，提高建設(shè)效率。

2）應(yīng)加快建立信息化管理規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)。為了更好的方便學(xué)生檢索與查詢資料，高校在建設(shè)的過程中必須優(yōu)化系統(tǒng)檢索效率，做好資料分類，根據(jù)資料的不同劃分不同的編目，使學(xué)生能通過目錄來查找自己想要的資料，從而能進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)共享效率，方便學(xué)生查閱相關(guān)的信息資料，如：下載自己的學(xué)籍檔案資料等。

除此之外，高校也因建立起統(tǒng)一的信息管理制度，而當(dāng)該制度建立起來以后則能方便檔案管理人員管理信息資料，如：歸類、編目等方法，規(guī)范他們的工作行為，使他們的工作更好的進(jìn)行下去，將本職工作做好，服務(wù)好學(xué)生與社會各界人士。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，重視員工能力培養(yǎng)

自高校檔案信息化管理平臺建設(shè)構(gòu)想，被我國教育部門提出之后，這一想法便在我國各大高校充分得到實(shí)踐。而想要更好開展檔案信息管理工作，那么就要加強(qiáng)高校內(nèi)的檔案管理人員培訓(xùn)工作，重視他們的技能運(yùn)用能力與管理意識，重視他們的創(chuàng)新思維的培養(yǎng)工作。鑒于此，首先就要加強(qiáng)對他們的技能方面的考核工作，同時(shí)還應(yīng)該重視他們專業(yè)能力的培養(yǎng)，使他們綜合應(yīng)用能力得到更好提高，為日后更好開展工作提供做好充分的準(zhǔn)備。而檔案管理人員的綜合技能水平，直接關(guān)系到數(shù)字化檔案館建設(shè)，以及日后的管理質(zhì)量、水平，因此，做好對他們的培訓(xùn)工作就變得十分重要，不可缺少，這就是加強(qiáng)對他們培訓(xùn)的重要原因之一。

2.4 與校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)無縫對接，加快系統(tǒng)平臺特色服務(wù)的建設(shè)

隨著當(dāng)前我國高校工作信息化程度不斷的提升，不少的高校都建立起了數(shù)字化檔案館，使校內(nèi)信息化水平得到很大提高。將信息平臺與校園網(wǎng)對接起來，將更方便學(xué)生利用網(wǎng)絡(luò)來查詢檔案信息，提高數(shù)據(jù)共享、交流能力，強(qiáng)化平臺管理，而在這個(gè)過程中，適當(dāng)?shù)耐瞥鲆恍┚哂刑厣姆?wù)項(xiàng)目，如：高校歷史事件檔案、校友錄等，這都能夠提高檔案管理利用效率與水平，對豐富高校信息化建設(shè)水平都能帶來很大幫助。

3 結(jié)語

綜上所述，高校信息化管理平臺是反應(yīng)高效數(shù)據(jù)化應(yīng)用能力的最直接的體現(xiàn)，加快這一方面的建設(shè)，則更有利于提高資源利用效率與管理水平，適應(yīng)信息化社會發(fā)展，因此，加快高校信息化管理與建設(shè)工作都是十分有必要的，是具有長遠(yuǎn)的信息化戰(zhàn)略意義的，也是不可阻擋的，更是信息化社會發(fā)展所帶來的必然結(jié)果。

參考文獻(xiàn)

[1]馮香婷.高校學(xué)生檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2017（1）：31-31.

[2]李素萍.檔案管理中信息網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].河南工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2009（03）：75-77.