行政單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑研究

王建華

數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)，不僅是行政單位檔案管理工作模式發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是促進(jìn)行政單位檔案管理和利用效率有效提升的重要手段。文章主要是通過對(duì)當(dāng)前行政單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑進(jìn)行了分析與探討，希望可以為我國行政單位檔案信息管理體系的建設(shè)和發(fā)展提供積極的建議。

1 行政單位檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1 社會(huì)發(fā)展的客觀要求

行政單位在發(fā)展的過程中，不僅要履行其特殊的社會(huì)職能，同時(shí)也與地區(qū)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展之間存在著密不可分的聯(lián)系。一般情況下，行政單位信息水平越高，那么其履行社會(huì)責(zé)任的能力自然也就越強(qiáng)，最終獲得的經(jīng)濟(jì)效益也就越大。這些因素都是推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，改善人民生活條件的關(guān)鍵。所以，行政單位必須緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，加大自身檔案管理數(shù)字化體系建設(shè)的力度，才能在促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量不斷提升的同時(shí)，贏得社會(huì)公眾的認(rèn)可與支持，為我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健康可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。

1.2 提升行政單位管理水平的需要

先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的合理應(yīng)用是確保行政單位檔案數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，行政單位的檔案管理工作模式也迎來了巨大的變更，行政單位只有采取積極有效的措施，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立綜合性的行政單位檔案管理信息服務(wù)平臺(tái)。這就要求，行政單位各部門之間必須切實(shí)做好信息交流與溝通的工作，提高數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)傳遞與共享的效率，才能通過整合與分析檔案管理數(shù)據(jù)信息的方式，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和解決當(dāng)前行政單位檔案管理工作中存在的問題，為行政單位檔案管理模式的改革與創(chuàng)新奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.3 提高檔案管理效率的需要

促進(jìn)檔案管理工作效率和水平的全面提升是行政單位建設(shè)數(shù)字化檔案管理體系的首要目標(biāo)。通過建立數(shù)字化檔案管理體系的方式，將檔案管理工作人員從繁瑣的檔案管理工作中解放出來，確保其可以輕松的完成檔案管理的工作。由于計(jì)算機(jī)有著傳統(tǒng)手工作業(yè)方式無法比擬的運(yùn)算和信息處理功能，所以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在行政單位檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅從根本上降低了主觀因素帶來的風(fēng)險(xiǎn)，降低了檔案管理的成本，為行政單位的建設(shè)和發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

2 行政單位檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑

2.1 加強(qiáng)制度的完善

為了確保行政單位檔案信息化建設(shè)工作能夠真正的落實(shí)到實(shí)處，領(lǐng)導(dǎo)人員必須緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)思想觀念，充分重視信息化檔案管理體系建設(shè)的意義和目的，加大信息化檔案管理體系資金和資源投入的力度，同時(shí)安排專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)工作，才能在確保數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)順利完成的同時(shí)，促進(jìn)行政單位檔案管理工作質(zhì)量和效率的全面提升。正是因?yàn)橥砩系墓芾碇贫葹樾姓挝粰n案數(shù)字化建設(shè)與管理工作提供了強(qiáng)有力的支持，所以，行政單位在開展檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，必須嚴(yán)格的按照我國相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定和要求，根據(jù)行政單位經(jīng)營管理的實(shí)際情況，做好檔案數(shù)字化建設(shè)的工作，確保檔案管理工作的高效進(jìn)行。

2.2 構(gòu)建安全風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制

行政單位的檔案管理部門在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)，必須根據(jù)數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展的特點(diǎn)，做好計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)出口的控制工作。在開展數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，所有網(wǎng)絡(luò)連接與檔案電子數(shù)據(jù)信息必須經(jīng)過嚴(yán)格的加密處理后才能予以傳輸和保存。另外，為了達(dá)到提高檔案信息安全性能的目的，行政單位的檔案管理部門在開展檔案資料的查詢工作時(shí)，應(yīng)該通過設(shè)置身份認(rèn)證與防火墻等不同的方式，提高數(shù)據(jù)信息的安全性與可靠性，避免因?yàn)閿?shù)據(jù)檔案信息出現(xiàn)缺失，影響到行政單位檔案管理工作的順利開展。

2.3 完善技術(shù)管理模式

1）建立電子副本。因?yàn)閿?shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息在查閱、調(diào)取時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)抽、撤、改等檔案原始資料的情況。因此，行政單位的檔案管理工作人員，必須嚴(yán)格的按照要求先進(jìn)行紙質(zhì)檔案的分類與識(shí)別等相關(guān)工作，然后再借助計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，整理檔案數(shù)據(jù)信息，才能形成符合檔案數(shù)字化管理要求的數(shù)據(jù)信息。這就要求，檔案管理工作人員在日常工作的過程中，應(yīng)該充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，通過建立電子版行政單位檔案數(shù)據(jù)庫的方式，防止檔案管理工作過程中原始檔案損毀或者丟失等問題的出現(xiàn)，同時(shí)定期的開展檔案數(shù)據(jù)的清點(diǎn)與交接工作，才能達(dá)到促進(jìn)檔案管理工作效率有效提升的目的。

2）建立符合行政單位特點(diǎn)的檔案管理數(shù)據(jù)庫。為了充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理高效、安全、優(yōu)越等各方面的特點(diǎn)，行政單位的檔案管理部門必須通過建立能夠充分體現(xiàn)自身特點(diǎn)的檔案數(shù)據(jù)庫的方式，推動(dòng)自身數(shù)字化檔案管理工作的開展。

3）建立數(shù)據(jù)庫搜索引擎。事業(yè)檔案管理工作效率的提升，離不開各部門之間的全力配合與努力。所以，作為行政單位的檔案管理部門來說，應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的要求，采取建立簡單便捷信息搜索引擎的方式，提高檔案數(shù)據(jù)的記錄以及出入庫工作效率，簡化檔案管理的流程，推動(dòng)檔案管理工作的高效開展。

2.4 加大人才培養(yǎng)力度

任何領(lǐng)域和工作中人才都是不可或缺的重要資源，作為檔案數(shù)字化體系的建設(shè)來說同樣也不例外。所以，行政單位在建立數(shù)字化檔案管理體系時(shí)，必須切實(shí)做好數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)的工作，要求檔案管理人員不僅要了解和認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，同時(shí)還應(yīng)掌握靈活使用計(jì)算機(jī)開展檔案管理工作的技能。行政單位在開展檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的過程中，應(yīng)該將先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和技術(shù)傳授給檔案管理工作人員，確保其滿足檔案管理工作的要求，為檔案信息化管理工作的開展做好充分的準(zhǔn)備。此外，行政單位在開展檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，還應(yīng)切實(shí)做好檔案管理人員職業(yè)道德教育的工作，只有檔案管理工作人員道德水平提高了，那么檔案管理工作人員才能以飽滿的熱情和積極的心態(tài)迎接實(shí)踐工作過程中可能遇到的各種挑戰(zhàn)，為行政單位的健康可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

檔案管理工作人員應(yīng)該深入的分析和研究行政單位檔案管理工作的特點(diǎn)和要求，緊跟信息化技術(shù)發(fā)展的腳步，做好數(shù)字化檔案管理工作方法創(chuàng)新與研究的工作，確保行政單位數(shù)字化檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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