探析檔案管理工作的信息化建設(shè)

劉麗華

摘 要：要想做好信息化背景下的檔案人才培養(yǎng)工作，較大限度的提高我國檔案工作人員的各方面素質(zhì)，就必須轉(zhuǎn)變陳舊觀念，提高對檔案工作及檔案工作人員的認識。更要重視對檔案人員的榮譽感等精神激勵。只有這樣才能更好的激發(fā)檔案工作人才隊伍的工作熱情和動力。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;建設(shè)

1 現(xiàn)階段我國檔案隊伍存在的問題

1）信息化檔案管理技術(shù)人員不足。為了提高我國檔案管理工作的質(zhì)量和效率，我國開始大規(guī)模的在檔案管理工作中運用信息化技術(shù)，要想較大限度的發(fā)揮信息化技術(shù)在提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就必須有足夠數(shù)量的信息化檔案管理技術(shù)人員，目前而言，我國檔案管理人員主要是由初級職稱人員組成，因而導(dǎo)致現(xiàn)階段我國檔案管理工作與時代發(fā)展嚴重脫節(jié)，進而也不利于我國檔案管理工作的進一步發(fā)展。

2）檔案管理人員隊伍結(jié)構(gòu)不合理。檔案管理人員隊伍結(jié)構(gòu)不合理主要體現(xiàn)在兩個方信息化背景下的檔案人才管理與培養(yǎng)：一是知識結(jié)構(gòu)不合理。在我國很多的檔案管理單位和部門中，管理人員要么只是熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，要么只是熟悉信息技術(shù)，這就導(dǎo)致缺乏既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又精通信息技術(shù)的全能人才;二是年齡結(jié)構(gòu)不合理。從年齡結(jié)構(gòu)上來看，由于部分單位和部門對檔案管理工作認識不足，從而導(dǎo)致我國從事檔案管理工作的人員多為40歲以上，30歲以下的人員較少，進而使我國的檔案管理隊伍沒有形成一個合理的老、中、青年比例結(jié)構(gòu)。

3）檔案管理人員思想觀念滯。隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理工作領(lǐng)域得到了大規(guī)模的運用，信息技術(shù)在大規(guī)模得到運用的同時，我國很多的檔案管理工作人員的思想觀念卻沒有跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，很多檔案管理工作人員仍然采用傳統(tǒng)的工作方式、工作方法、工作思想來開展檔案管理工作，從而導(dǎo)致信息技術(shù)沒有發(fā)揮其應(yīng)有的效果，更為嚴重的是由于很多的檔案管理工作人員都具有這種思想，長此下去，必然會嚴重阻礙我國檔案管理工作的信息化建設(shè)。

2 我國檔案隊伍存在問題的原因

1）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理人才培養(yǎng)和檔案管理工作認識不足。主要體現(xiàn)在：一是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理人才培養(yǎng)認識不足。在我國，管理者和領(lǐng)導(dǎo)者往往忽視了諸如檔案管理等不能為單位帶來直接效益的人才隊伍建設(shè)，這就導(dǎo)致我國檔案管理人才隊伍素質(zhì)不高，難以適應(yīng)信息化背景下的檔案管理工作;二是不能正確認識導(dǎo)致檔案管理工作的價值。我國很多單位的管理者往往認識不到檔案管理工作的價值，使得很多的檔案管理者常常得不到重視，從而導(dǎo)致其工作積極性和主動性受挫，就更不要談如何提高其綜合素質(zhì)了。

2）對檔案人才的選聘、培訓(xùn)、考核與激勵缺乏一套完善的機制。對檔案人才的選聘、培訓(xùn)、考核與激勵缺乏一套完善的機制也是造成我國檔案管理人才隊伍素質(zhì)不高極為重要的制約因素。

第一，沒有嚴格把關(guān)選聘工作。部分檔案管理工作單位由于不太重視檔案人才隊伍建設(shè)，沒有建立完善的選聘計劃、標準以及機制，嚴重的影響了檔案管理人才隊伍的整體素質(zhì)。

第二，缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)。培訓(xùn)對提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)有著至關(guān)重要的影響和作用。目前，我國很多的檔案工作單位不太重視檔案人員的培訓(xùn)工作，從而使得檔案工作人員不能適應(yīng)未來檔案工作發(fā)展的需要。

第三，缺乏嚴格的考核機制。由于檔案管理工作不受領(lǐng)導(dǎo)重視，很多的檔案管理人員認為進入檔案管理工作就是為了“混日子”，安于現(xiàn)狀，不思進取。

第四，缺乏有效的激勵機制。健全而有效的激勵機制不僅可以提高檔案管理人才隊伍的積極性和主動性，而且可以保持檔案管理人才隊伍的穩(wěn)定性。目前，由于很多工作單位不太重視檔案管理工作，這不僅挫傷了檔案管理人才工作的積極性和主動性，更影響了工作隊伍的穩(wěn)定性。

3 信息化背景下加強檔案人才培養(yǎng)的對策

1）轉(zhuǎn)變陳舊觀念，提高對檔案工作及其人員的認識。要想做好信息化背景下的檔案人才培養(yǎng)工作，較大限度的提高我國檔案工作人員的各方面素質(zhì)，首先就必須轉(zhuǎn)變陳舊觀念，提高對檔案工作及檔案工作人員的認識。具體而言：

第一，提高管理者自身的認識。檔案管理工作雖然不能直接為單位帶來效益，但對完善單位的管理工作有著極為重要的影響，因此，單位管理者應(yīng)該將檔案管理工作與其他工作一視同仁，而不是厚此薄彼。

第二，提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識。做好信息化背景下的檔案人才培養(yǎng)工作，除了提高相關(guān)管理者的認識還是遠遠不夠的，還必須提高檔案工作人員的認識，例如：針對信息化背景下，信息技術(shù)大量運用到檔案管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該加強自身思想建設(shè)，積極主動的接受信息化技術(shù)，并學(xué)習(xí)各種信息技術(shù)，只有這樣才能做好檔案管理工作。

第三，加強宣傳，提升檔案工作人員的地位。很多人之所以不愿意從事檔案工作，就是認為檔案工作社會地位低，得不到應(yīng)有的尊重，針對這種情況，相關(guān)工作單位應(yīng)該加強對檔案工作的宣傳，提高檔案工作人員的歸屬感和榮譽感。

第四，為檔案工作的發(fā)展尤其是檔案人才隊伍的培養(yǎng)提供必要的人力、物力以及財力支持，從而為檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造一個良好的客觀環(huán)境，例如：為了培養(yǎng)出精通信息技術(shù)的檔案管理人才，相關(guān)工作單位可以為檔案人才培養(yǎng)提供必要的經(jīng)費和培養(yǎng)設(shè)備的支持，保證其相關(guān)培養(yǎng)工作可以順利開展。

2）檔案工作部門要完善從人才選聘、培訓(xùn)、考核到激勵的一整套制度。信息化背景下，做好檔案人才的培養(yǎng)工作，相關(guān)檔案工作部門應(yīng)該要建立一套健全而有效的人才選聘、培訓(xùn)、考核以及激勵制度。

第一，嚴格選聘制度。選聘制度是選擇人才的第一關(guān)，檔案管理部門應(yīng)該嚴格把關(guān)，不能有絲毫馬虎。為此：一是進行需求分析，從而再確定檔案工作所需要的人才的數(shù)量和質(zhì)量。二是針對崗位需求進行人員技能識別，避免不學(xué)無術(shù)之人混入檔案管理人才隊伍，保證檔案管理部門可以招聘到滿意的人才。

第二，加強對檔案管理人才的培訓(xùn)。加強對檔案人才的培訓(xùn)尤為重要。為此：一是加強對檔案人員的職業(yè)道德教育，提高其對檔案工作的認識，使其認識到檔案管理工作也是一項崇高的工作，從而使其可以在平凡的工作崗位上做出不平凡的工作;二是加強對專業(yè)技能培訓(xùn)。一方面是檔案專業(yè)知識培訓(xùn)。時代的發(fā)展使得檔案專業(yè)知識也在不斷更新，為了使檔案人員可以適應(yīng)未來檔案工作崗位的需要，應(yīng)該加強對檔案人員的專業(yè)技能培訓(xùn);另一方面是加強對檔案人員信息技術(shù)的培訓(xùn)。由于信息技術(shù)在檔案管理中得到大量運用，提高檔案人員的信息技術(shù)水平就顯得尤為迫切。例如：針對部分年齡較大的員工不會運用信息技術(shù)的現(xiàn)狀，檔案部門應(yīng)該對其進行必要計算機基礎(chǔ)技能知識培訓(xùn)。

第三，建立并完善考核評估制度。一是根據(jù)自身檔案部門的實際情況，針對檔案人員的工作表現(xiàn)、培訓(xùn)情況等進行相應(yīng)的考核，并逐步完善并確立下來;二是建立相應(yīng)的監(jiān)督機制，保證考核評估制度可以得到落實和貫徹，而不是成為掛在墻上的一紙空文。

第四，健全激勵機制。一是堅持以人為本，堅持“能者上，庸者下”的原則，較大限度的提升檔案人員的工作積極性和主動性;二是物質(zhì)激勵和精神激勵相結(jié)合。信息化背景下做好檔案人才培養(yǎng)工作，應(yīng)該健全激勵制度，把物質(zhì)激勵和精神激勵相結(jié)合，不僅重視對檔案人員的金錢等物質(zhì)激勵，更要重視對檔案人員的榮譽感等精神激勵。只有這樣才能更好的激發(fā)檔案工作人才隊伍的工作熱情和動力。