電力系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理的分析與探討

成豐

摘 要：隨著當(dāng)前我國(guó)整體實(shí)力提升，科技不斷進(jìn)步，電力事業(yè)的各項(xiàng)工作也得到了推廣應(yīng)用，電力系統(tǒng)的檔案管理工作也更加精益求精，管理成效也愈發(fā)明顯。這是因?yàn)樵絹?lái)越多的管理者意識(shí)到加強(qiáng)檔案管理的重要性，檔案管理技術(shù)手段也愈發(fā)高明，很多電力企業(yè)已經(jīng)開始減少傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，逐漸以數(shù)字化檔案為主。這種新型的檔案模式更能適應(yīng)現(xiàn)今信息時(shí)代變遷，使得電力系統(tǒng)檔案資料更為準(zhǔn)確，保存更加完好，檔案管理水平也得到了提高，對(duì)電力企業(yè)的發(fā)展有重要的促進(jìn)作用。本文將首先分析電力系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理的重要性及特點(diǎn)，并提出幾點(diǎn)有助于改善其管理效率的建議措施。

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng);數(shù)字化;檔案管理;分析與探討

電力系統(tǒng)檔案記錄了各設(shè)備運(yùn)行參數(shù)，各資源投入使用情況，體現(xiàn)了企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)經(jīng)營(yíng)狀態(tài)，是所有電力工作人員的勞動(dòng)成果反映;是電力行業(yè)管理工作的基礎(chǔ)。它見證了企業(yè)的歷史變遷，對(duì)企業(yè)的成長(zhǎng)發(fā)展具有指導(dǎo)和借鑒作用?？杀ＷC企業(yè)的安全生產(chǎn)，對(duì)于電力企業(yè)站穩(wěn)市場(chǎng)腳步有很大的支持作用。電子系統(tǒng)數(shù)字檔案化就是在科學(xué)技術(shù)的支持下，把各種工程數(shù)據(jù)、資料、文字、圖片、音頻等信息轉(zhuǎn)化為電子版檔案，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、處理效率，建立資源共享平臺(tái)，為電力企業(yè)的發(fā)展建設(shè)提供全面的信息支持力量。

1 電力系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理的重要性

1.1 方便電力企業(yè)保存系統(tǒng)檔案

原有的檔案管理信息存檔方式基本以紙質(zhì)為主，需要大面積庫(kù)房進(jìn)行保存。并且經(jīng)歷時(shí)代洗禮，很多紙質(zhì)資料容易缺失或損壞，使得電力企業(yè)檔案保存不完善。而數(shù)字化檔案管理模式主要依賴于計(jì)算機(jī)和硬盤儲(chǔ)存裝置，可以儲(chǔ)存海量數(shù)據(jù)信息，即使再久遠(yuǎn)的資料也能完整保存下來(lái)，并且可以進(jìn)行備份，不易丟失。除此之外，還可以進(jìn)行數(shù)據(jù)加密處理，保證機(jī)密文件的安全性，極大地提高了檔案儲(chǔ)存管理效率，推進(jìn)了電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

1.2 提高電力系統(tǒng)檔案利用率

因?yàn)閿?shù)字檔案不易遭到氣候或人為翻閱破壞，很多珍貴檔案的查閱價(jià)值得以保存，也使得企業(yè)文化，企業(yè)生存經(jīng)驗(yàn)得以長(zhǎng)久流傳。而且數(shù)字化檔案管理減少了人工投入，避免了人工操作誤差，使管理工作變得高效、便捷，并且基于數(shù)字化建立的檔案分類更加清楚，數(shù)據(jù)庫(kù)信息豐富，從而方便了員工查找資料，提高了工作效率。同時(shí)也極大地方便內(nèi)部資源共享，使電力企業(yè)能及時(shí)快速地了解行業(yè)動(dòng)態(tài)發(fā)展，加強(qiáng)各電力企業(yè)間的交流合作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)共贏局面。

2 電力系統(tǒng)數(shù)字化檔案的特點(diǎn)

2.1 專業(yè)覆蓋面廣

電力系統(tǒng)數(shù)字化檔案內(nèi)容不僅僅是單純的電力運(yùn)行資料，與其相關(guān)的所有生產(chǎn)活動(dòng)、乃至其相關(guān)行業(yè)工程建設(shè)都有涉獵。從前期的項(xiàng)目選址建設(shè)、相關(guān)資料審批留檔到電力行業(yè)、通信行業(yè)，建筑工程、消防工程，物資采購(gòu)、人員招聘等各方面的有關(guān)資料，都進(jìn)行了分項(xiàng)分類管理，使整個(gè)數(shù)字化檔案具有連續(xù)性和專業(yè)性，反映了電力企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)概況。

2.2 利用價(jià)值高

電力系統(tǒng)數(shù)字化檔案詳細(xì)記錄了實(shí)際電力生產(chǎn)活動(dòng)中的各種情況，既有好的反映，也有壞的記錄，其工程質(zhì)量報(bào)告、成本預(yù)算方案、事故原因分析、各糾紛瑣事處理方式。對(duì)于電力企業(yè)在后續(xù)發(fā)展中有很好的警示和參考借鑒意義，對(duì)于企業(yè)活動(dòng)開展有很好的正面價(jià)值。

2.3 存儲(chǔ)期限靈活

很多電力設(shè)施、電力設(shè)備運(yùn)行年限可達(dá)50至以上年限，在這個(gè)過(guò)程中，設(shè)備運(yùn)行、檢查、維修、保養(yǎng)的數(shù)據(jù)會(huì)不斷增加，相關(guān)檔案資料會(huì)越來(lái)越多，成為了電力生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施的工作履歷。一般沒有刻意要求，這些數(shù)據(jù)可以一直保存，但有時(shí)出于資料更迭淘汰考慮，在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間存儲(chǔ)后，其資料價(jià)值消失便可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行刪除，這種靈活存儲(chǔ)方式既可以保證資料的延續(xù)性，又可剔除無(wú)用信息的干擾，極大地方便了檔案管理工作。

3 提高電力系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理效率的措施

3.1 提高數(shù)字化檔案管理人員素質(zhì)

數(shù)字化檔案雖然減少了人員投入，但也不可完全忽視專業(yè)性人才在其管理中的重要作用，它需要信息技術(shù)科技人才對(duì)其系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)及開發(fā)升級(jí)，這項(xiàng)工作專業(yè)性強(qiáng)，科技水平含量高。同時(shí)還要求檔案管理人員能結(jié)合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展形態(tài)和市場(chǎng)變化進(jìn)行高效管理，這就要求檔案管理人員必須具備全面的綜合素質(zhì)。

3.2 健全管理制度，落實(shí)責(zé)任制度

首先各單位、各部門應(yīng)分配專人負(fù)責(zé)檔案資料的整理、歸納、輸入和存儲(chǔ)工作，檔案資料應(yīng)做到分類清楚，查找方便，最后才錄入電力企業(yè)整體檔案系統(tǒng)。其次對(duì)于檔案時(shí)間、檔案類別、負(fù)責(zé)人員要做好記錄，建立清楚分明的數(shù)據(jù)庫(kù)，監(jiān)督資料分享查閱情況，方便日后進(jìn)行責(zé)任追查。最后要對(duì)重要檔案進(jìn)行備份和加密處理，定期維護(hù)檔案運(yùn)行系統(tǒng)，以免管理系統(tǒng)故障或者操作失誤丟失檔案。

3.3 提高系統(tǒng)安全性，加強(qiáng)檔案保密工作

數(shù)字化檔案管理是基于互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)而建立的，在這樣的大數(shù)據(jù)背景下，其系統(tǒng)安全性，檔案保密性也面臨著挑戰(zhàn)。首先要保證系統(tǒng)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)的安全性，禁止公共網(wǎng)絡(luò)和其他不安全網(wǎng)絡(luò)的連接，升級(jí)系統(tǒng)防火墻，安裝殺毒軟件，提高系統(tǒng)防護(hù)等級(jí)，阻止黑客入侵。其次在系統(tǒng)中安裝自動(dòng)檢測(cè)和監(jiān)控程序，記錄檔案被查閱和下載使用情況，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)攻擊行為立即報(bào)警提示并作出應(yīng)急處理。最后對(duì)進(jìn)入機(jī)密檔案室的人員進(jìn)行級(jí)別限制，安排安保人員陪同，并不允許攜帶手機(jī)、相機(jī)等可記錄、掃描的設(shè)備，避免資料外泄或更改，加強(qiáng)物理環(huán)境和硬件環(huán)境安全性。

3.4 科學(xué)利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)

首先要加快信息收集速度，利用先進(jìn)的掃描、音頻收錄設(shè)備快速轉(zhuǎn)化資料為數(shù)字化檔案。其次可建立一個(gè)公司內(nèi)部運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)，允許員工在公司任何地點(diǎn)和時(shí)間進(jìn)行檔案調(diào)閱、查詢，實(shí)現(xiàn)安全化、遠(yuǎn)程化的資源共享。最后要根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，升級(jí)管理系統(tǒng)，按照電力系統(tǒng)工作崗位特點(diǎn)編程管理系統(tǒng)功能，使檔案搜索查詢方式多元化，以實(shí)現(xiàn)不同部門員工的實(shí)際需要，最大限度地利用檔案資料。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)的發(fā)展給電力系統(tǒng)檔案管理工作提供了新的機(jī)遇，使電力企業(yè)文化，工程信息資料得以完整保存，極大地提高了檔案管理效率。但是我們也應(yīng)該意識(shí)到，機(jī)遇和挑戰(zhàn)從來(lái)都是并存的，電力工作人員首先要意識(shí)到實(shí)現(xiàn)規(guī)范的數(shù)字化檔案管理的重要性，正視其推廣應(yīng)用中所面臨的各種問(wèn)題，結(jié)合企業(yè)實(shí)際電力工程概況，制定合理的管理制度，科學(xué)規(guī)范執(zhí)行，積極有效地解決各種難題，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理，加快電力系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

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