分析檔案管理的發(fā)展趨勢

李愛華

摘 要：檔案管理在眾多行業(yè)領域中都屬于關鍵性工作，而隨著科學技術的進步，該項工作也發(fā)生了翻天覆地的變化。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要依靠人工去完成對檔案信息的收集、整理、編目、存儲等，而將信息化技術與檔案管理相融，不僅讓檔案管理工作效率有所提高，更是明顯降低了由人工管理帶來的偏差，所以檔案管理信息化一定會成為檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢。鑒于此，文章將針對檔案管理信息化這一發(fā)展趨勢展開全面且深入的分析。

關鍵詞：檔案管理;信息化;發(fā)展趨勢

隨著科學技術的發(fā)展進步，我國各個行業(yè)領域工作都發(fā)生了巨大變化，其中檔案管理也不例外。在過去傳統(tǒng)的檔案管理工作中，不僅工作效率不高，而且還存在大量檔案信息遺失、殘缺等情況，給相關企業(yè)單位及個人帶來極大損失。而隨著信息化技術的高速發(fā)展，檔案管理信息化建設與發(fā)展為檔案管理工作帶來全新機遇，但縱觀目前我國檔案管理工作信息化推進的過程中，還存在一定的安全隱患而影響其推進實效，所以如何優(yōu)化檔案管理的信息化則成為了現(xiàn)階段需要重點解決的問題。基于此，文章將主要針對檔案管理的信息化發(fā)函趨勢展開全面分析。

1 檔案管理信息化概述

所謂檔案管理信息化，指的是充分運用現(xiàn)代信息化技術對檔案資料展開管理，比如用到互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機技術以及圖形處理技術等等，確保檔案資料能夠得到更加科學合理的管理與配置，提高檔案資源的開發(fā)、利用與共享效率[1]。由此可見，檔案管理信息化是對檔案管理工作的全新變革，傳統(tǒng)的人工、紙質檔案管理模式將遞進到數(shù)字化、信息化的檔案管理，更能提高檔案管理人員的工作效率，為用戶提供更好的服務，在如今信息技術高速發(fā)展的時代尤為重要。

2 檔案管理信息化發(fā)展的重要意義

2.1 提高檔案管理效率

科技水平的提高以及信息時代的來臨，也讓人們的生活、工作、教育發(fā)生了巨大變化，檔案管理工作也需要順應時代的改變?nèi)ゲ粩嗵岣吖ぷ鞴?jié)奏與效率，而信息化的應用剛好能夠服務這一趨勢，不僅能夠讓檔案管理工作節(jié)省下大量時間與資源，同時也能提高檔案資源的開發(fā)利用價值。

2.2 為管理工作提供智能化服務

檔案屬于原始參考資料，能夠為企事業(yè)單位甚至國家的今后發(fā)展提供決策參考，因為不管是企業(yè)或是國家，在對未來的發(fā)展計劃進行決策時，一定會回顧歷史教訓與經(jīng)驗，避免同樣的錯誤再次發(fā)生，通過趨利避害去制定更合理的決策。而在參考借鑒過程中，必須要用到以前的大量資料，這些檔案資料在信息化管理手段加持下能夠讓參考工作變得更加有效率且智能化，大大節(jié)省了時間成本。

2.3 改善檔案管理空間結構

檔案管理信息化能夠改變傳統(tǒng)檔案管理工作需要占用大量空間的情況，因為檔案資源實現(xiàn)數(shù)字化轉變，能夠為館藏檔案結構節(jié)省出一定的占地空間[2]。眾所周知，傳統(tǒng)的紙質化檔案文件一定要有足夠的空間進行保管，而信息化的檔案管理只需利用大容量存儲載體便可將這些文件信息存儲在計算機磁盤當中，比如硬盤存儲系統(tǒng)等等，不但能夠改善檔案空間結構，也能夠降低檔案管理工作量以及提高檔案管理工作效率，在保證檔案管理安全性與規(guī)范性方面作用重大。

3 檔案管理信息化建設的主要內(nèi)容

3.1 應用系統(tǒng)建設

為了保證信息化管理所用軟件系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)、政務網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設要求相符，還需要重視檔案管理信息化軟件系統(tǒng)的開發(fā)工作，確保最終應用系統(tǒng)擁有較好的通用性與兼容性，能夠滿足企業(yè)、機構組織、政府以及個人的檔案利用需求。

3.2 基礎設施建設

軟硬件基礎設施處于基礎建設中的重點，作為檔案資源開發(fā)與利用的技術支撐，一定要重視基礎設施建設。其中檔案信息網(wǎng)絡建設能夠實現(xiàn)檔案信息的傳輸、交換與資源共享，可見做好基礎設施建設的重要目的在于提供計算機使用率以及加速檔案管理網(wǎng)絡方面的建設。

3.3 信息資源建設

建立起綜合性的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，其中應當涵蓋館藏案卷級目錄和重要文件及其目錄。此外，有必要建立起兩類數(shù)據(jù)庫，一種是檔案全文數(shù)據(jù)庫，另一種則是信息化建設中較為關鍵的多媒體數(shù)據(jù)庫[3]。同時，對電子文件歸檔管理予以規(guī)范，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質化檔案的數(shù)字化處理，保證檔案信息類型格式的豐富性，能夠滿足更多用戶的個性化需求以及提高檔案資源的利用效率。

3.4 安全體系建設

由于許多檔案信息內(nèi)容具有一定的保密性，一旦出現(xiàn)遺失或泄露將可能帶來無法預估的惡劣后果，因此在檔案管理信息化建設過程中還需要做好安全保障體系的建設。具體來講，安全保障體系主要包含完善的安全管理機制、完善的安全保障體系框架以及較高的檔案信息安全管理意識等等。

3.5 人才隊伍建設

檔案管理工作歸根到底需要人員進行管理，所以人員的工作水平會直接影響到檔案管理信息化的水準。由此可見，在檔案管理信息化的建設推進中需要高度重視檔案管理工作人員的關鍵性，重視人才隊伍建設工作，加強對檔案業(yè)務人員的技術培訓，確保人才隊伍對新技術、新設備能夠熟練運用，并且要重視領導干部新觀念的引導，才能夠為檔案信息化管理工作的推行奠定基礎。

3.6 標準規(guī)范建設

檔案管理信息化的法治體系以及標準規(guī)范體系尤為重要，這一點對于檔案資源的描述、存儲、利用、管理等工作來講能夠形成明確的約束，保證數(shù)字化檔案資料能夠得到更為規(guī)范化的管理，從而保證檔案管理信息化建設朝著標準化、規(guī)范化方向發(fā)展[4]。

4 檔案管理信息化存在的不足與改進措施

4.1 存在的不足

1）信息化管理意識缺乏。檔案管理信息化是對傳統(tǒng)檔案管理手段的變革，更是對傳統(tǒng)檔案管理服務理念的沖擊。將現(xiàn)代信息化技術應用在檔案管理工作當中，不僅能夠提高檔案部門的職能效率，還能為用戶的檔案資料查閱提供方面，更能更好的實現(xiàn)檔案資源的共享，進而達到整體效率的提升。然而部分檔案管理人員對信息化管理的優(yōu)勢缺乏有效認識，所以在推進信息化建設中并不積極，嚴重影響了檔案管理能力以及降低了管理效率。

2）檔案管理方法落后。目前我國檔案管理體系還存在一定的不完善之處，所采取的管理手段與方法呈現(xiàn)出一定的落后性，并且檔案管理人員的綜合素養(yǎng)也相差甚遠，部分人員并非專業(yè)背景出身，在檔案管理工作中難以保證科學合理性，進而有可能導致檔案管理信息化進度有所耽誤[5]。比如過去傳統(tǒng)的紙質化檔案資源管理更多是采取手工收集與整理的方式，并未與現(xiàn)代信息化技術相融，造成檔案管理方法落后且信息資源安全無法保障，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3）信息資源利用觀念錯誤。對檔案管理信息化發(fā)展形成影響的很重要一點是對檔案信息資源利用的觀念存在錯誤之處，過去傳統(tǒng)的檔案管理觀念認為檔案管理便是將各種檔案進行分類且保管好，為后續(xù)查閱提供方便。為在信息化時代的檔案管理最主要在于資源的開發(fā)、利用與共享，將傳統(tǒng)的檔案存放功能升級為對資源的利用與分享，充分發(fā)揮出檔案管理工作的服務屬性。然而部分檔案管理人員對檔案資源的利用觀念仍然陳舊，只關注檔案存放而不重視資源的合理利用，進而造成檔案管理效率偏低。

4）信息化水平存在差異。由于各地區(qū)的經(jīng)濟水平與發(fā)展速度存在差異，也就導致各檔案部門的管理信息化建設以及人員專業(yè)能力存在差異，具體表現(xiàn)到檔案管理信息化水平便出現(xiàn)參差不齊的差距，導致檔案管理效率受到影響。比如部分檔案管理部門已經(jīng)全面實現(xiàn)信息化管理，工作效率大大提高，而還有部分檔案管理部門使用單機展開管理工作，兩者之間無法真正實現(xiàn)資源共享，導致檔案管理信息化的作用無法得到真正凸顯。

4.2 改進措施

1）提高檔案管理人員思想認識。唯有檔案管理人員對檔案管理信息化建設的重要性認識有所提高，才能夠在工作中更加積極主動的投入其中，對檔案管理的最終目標與標準要求有所掌握，從而強化自身對信息技術的應用，共同推進信息化建設進程。作為管理層，同樣需要制定完善的管理制度且確保其落實到位，一切違反信息化建設制度的人員要給予相應的處罰，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予以經(jīng)濟獎勵[6]。此外，還要做好對檔案管理信息化的宣傳工作，提高社會對檔案管理信息化的認識。

2）重視設備投入與統(tǒng)一?，F(xiàn)階段有部分單位仍然存在信息化設備與手段難以全面統(tǒng)一的問題，造成在實際的檔案管理工作當中出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容的情況，而且由于技術設備與信息化程度偏低，檔案資源中蘊含的豐富信息與價值尚未得到充分挖掘與利用。為了改善這一問題，相關企事業(yè)單位應當加大資金投入力度，配備更加專業(yè)且統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)與設備，保證各個環(huán)節(jié)的檔案管理工作都能夠在設備支持下完成數(shù)字化轉換以及自動化的目錄編制、識別與檢索等等，雖然這對于檔案管理工作而言投入并不小，但是在推進檔案管理信息化發(fā)展層面來看，有著重要現(xiàn)實意義。

3）確保檔案管理網(wǎng)絡安全。檔案資料本身具有一定的特殊性與保密性，所以對檔案的管理工作要重視其信息不得泄露與意識，而電子化檔案的管理而保障安全，一定要重視網(wǎng)絡的安全性。檔案管理人員應當明確不同檔案資料的重要級別，對其管理權限進行相應的設置，負責管理的信息化設備也需要定期進行安全升級，比如定期殺毒、備份、修復系統(tǒng)漏洞等等，阻止一切有可能發(fā)生的網(wǎng)絡攻擊行為。

4）建立復合型管理隊伍。為了全面提升檔案管理的信息化水平，不僅要有完善的檔案信息化管理體系，還要有專業(yè)的檔案管理人才隊伍作為保障，才能夠真正提高檔案管理信息化建設的質量與速度。一方面，需要提升檔案管理人員的思想意識。除了要對電子檔案文件的特征以及上述所言的檔案規(guī)范管理全面了解外，還要掌握必要的計算機網(wǎng)絡安全防護知識，保證檔案資料的完整性與安全性[7]。作為檔案管理人員，同樣需要在工作之余不斷提高自己，積極參與信息化培訓去更新知識儲備，從而助力自身職業(yè)能力的提高;另一方面，檔案管理人員的工作模式要盡快從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化轉變，相關企事業(yè)單位也需要重視對檔案管理人員的技能培訓工作，重點針對計算機、信息工程、網(wǎng)絡等方面，創(chuàng)造有利條件去不斷提高檔案管理人員的信息化意識與能力，才能最終在工作上體現(xiàn)出來，有助于復合型管理隊伍的建立。

5 結束語

綜上所述，為了順應檔案管理的未來發(fā)展趨勢，一定要對傳統(tǒng)的檔案管理模式予以改變，充分結合信息化技術且采取合理有效的措施去推進檔案管理信息化建設。在具體的檔案管理信息化建設過程中，不僅要求企事業(yè)單位及工作人員提高檔案管理信息化意識，同時還要更新檔案管理設備以及完善檔案管理工作制度規(guī)范，加強對檔案管理人才的培養(yǎng)與引進，如此一來才能夠真正實現(xiàn)檔案管理的全面信息化，確保檔案資源的合理開發(fā)利用，進一步推動我國檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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[3]夏璐.檔案管理的發(fā)展趨勢分析——檔案管理的信息化[J].建材與裝飾，2019（24）：207-208.

[4]翟鵬.檔案信息化建設的現(xiàn)實需求和理論路徑[J].現(xiàn)代信息科技，2019（14）：113-114+116.

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[7]董曉榮.大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化策略研究[J].山西檔案，2019（03）：80-81.