中職學(xué)校檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下的創(chuàng)新探討

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)被廣泛應(yīng)用于各類行業(yè)，并逐漸成為一種常態(tài)。特別是中職學(xué)校檔案管理工作，充分地發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)功能，利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，才能為檔案管理提供全新的出路，所以，中職學(xué)校要積極地利用大數(shù)據(jù)的背景形勢(shì)，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，更新檔案管理理念，采用全新的技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)支持下的檔案創(chuàng)新管理，使得中職學(xué)校的檔案資源得到充分、合理地利用，發(fā)揮其信息資源價(jià)值。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;大數(shù)據(jù)技術(shù);創(chuàng)新模式

新時(shí)期是信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)期，在這種形勢(shì)下，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了發(fā)展與應(yīng)用，特別是中職學(xué)校檔案管理工作，面對(duì)冗余、繁瑣的海量信息，在這種形勢(shì)下，通過引進(jìn)和利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，充分地發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)功能，才能為檔案管理提供全新的出路，然而，中職學(xué)校應(yīng)該如何科學(xué)地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新，是一個(gè)值得深入思考的問題，需要中職學(xué)校強(qiáng)化對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的認(rèn)識(shí)，積極創(chuàng)新管理模式，這樣才能妥善發(fā)揮大數(shù)據(jù)在檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)功能。

1 大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵與特征

大數(shù)據(jù)是現(xiàn)代信息科技、數(shù)字技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，一般指的是大規(guī)模的數(shù)據(jù)，而且已經(jīng)被深入、全面地應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮著數(shù)據(jù)支持作用，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)行業(yè)的數(shù)據(jù)化運(yùn)營(yíng)、信息化管理。大數(shù)據(jù)應(yīng)用過程中體現(xiàn)出以下優(yōu)勢(shì)：高度的真實(shí)性、客觀性，大數(shù)據(jù)主要是對(duì)數(shù)據(jù)信息的集成，通常來說，數(shù)據(jù)采集有著更高的質(zhì)量，同時(shí)更加客觀、真實(shí)，而且通常是大規(guī)模采集，其數(shù)據(jù)類型也豐富多樣、種類復(fù)雜，具體的數(shù)據(jù)形態(tài)涵蓋：文本、圖片、視頻、音頻等，其中個(gè)性化數(shù)據(jù)占據(jù)最大的成分和比例?；诖髷?shù)據(jù)這樣的特征，將其應(yīng)用于數(shù)據(jù)管理工作中則獨(dú)具優(yōu)勢(shì)。

大數(shù)據(jù)為中職學(xué)校檔案管理帶來了機(jī)遇，也使得中職學(xué)校面臨挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用提高了檔案管理效率，控制了檔案管理成本，同時(shí)，也發(fā)揮了檔案的資源性功能，提升了其利用率，然而，大數(shù)據(jù)也向檔案管理提出了全新的要求和挑戰(zhàn)，它要求中職學(xué)校必須突破傳統(tǒng)的檔案管理理念，創(chuàng)新以往的檔案管理流程，需要檔案管理人員具備全新的技能素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平，而且要不斷地吸收和引進(jìn)先進(jìn)的新技術(shù)，以此適應(yīng)檔案管理。

2 大數(shù)據(jù)背景下的中職學(xué)校檔案管理創(chuàng)新對(duì)策

1）創(chuàng)建檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)。大數(shù)據(jù)背景下通過創(chuàng)建檔案信息平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。由于中職學(xué)校辦學(xué)歷史延長(zhǎng)、規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，其檔案數(shù)據(jù)信息也與日俱增，對(duì)此中職學(xué)校要一改傳統(tǒng)管理模式，創(chuàng)建檔案信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，或者搭建電子檔案管理信息系統(tǒng)等，此信息系統(tǒng)大概涵蓋三個(gè)層次：平臺(tái)層、功能層、服務(wù)層，其中平臺(tái)層又大致包括：存儲(chǔ)平臺(tái)、計(jì)算平臺(tái)、多數(shù)據(jù)中心調(diào)度引擎。依托于此信息平臺(tái)來傳達(dá)數(shù)據(jù)、信息，而且進(jìn)行資源的共享與交流，這樣不僅能確保工作效率，也能提高自動(dòng)化水平。此檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)和信息系統(tǒng)不僅可以對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，而且能夠動(dòng)態(tài)查詢文件與檔案信息，而且中職學(xué)?？梢詫?duì)檔案文件定期歸檔，這樣就確保了檔案信息的豐富性、充實(shí)性與時(shí)效性。

2）創(chuàng)新理念，樹立資源化理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案作為一種信息資源、數(shù)據(jù)資源也被列入了數(shù)據(jù)資源庫，既然是資源就要發(fā)揮其資源性的功能和價(jià)值，其服務(wù)對(duì)象和目標(biāo)不僅要面向?qū)W校，還要面向個(gè)人、團(tuán)體以及整個(gè)社會(huì)，這樣才能體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)時(shí)代中職學(xué)校檔案信息化創(chuàng)新管理的價(jià)值和意義。因此，中職學(xué)校必須更新檔案管理理念，樹立資源化、服務(wù)化理念，在確保隱私安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上將檔案作為一種資源、一種信息服務(wù)于各類群體，充分地利用檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)系統(tǒng)來定期儲(chǔ)備資源，根據(jù)師生的需求和意愿來提供數(shù)據(jù)資源，供應(yīng)合理的服務(wù)，將檔案信息數(shù)據(jù)庫作為一個(gè)面向不同類型群體的服務(wù)資源中心，并借助數(shù)據(jù)庫信息技術(shù)來豐富服務(wù)項(xiàng)目，拓寬服務(wù)渠道，提供全程式的服務(wù)，盡可能地發(fā)揮其數(shù)據(jù)資源的服務(wù)功效，這樣才能真正體現(xiàn)檔案的資源性價(jià)值。

3）深入新型信息技術(shù)的應(yīng)用。大數(shù)據(jù)背景下，檔案資源主要依托于信息技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)等來得以應(yīng)用和發(fā)展，然而，無論是信息技術(shù)還是數(shù)據(jù)技術(shù)都不是一成不變的，處于不斷地變化、發(fā)展與更新中，而且不斷升級(jí)、發(fā)展的數(shù)據(jù)信息技術(shù)經(jīng)過大量的實(shí)證研究已經(jīng)被應(yīng)用于各行各業(yè)，不僅提高了工作效率，而且創(chuàng)造了較大的經(jīng)濟(jì)利益。對(duì)此，中職學(xué)校檔案管理工作也要積極地創(chuàng)新信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理的技術(shù)手段，要時(shí)刻關(guān)注客觀信息科技的發(fā)展形勢(shì)，緊跟時(shí)代的步伐?，F(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)走向“全數(shù)據(jù)”模式，而且其中的云計(jì)算技術(shù)也正在深入發(fā)展，所有這些創(chuàng)新、發(fā)展的現(xiàn)代信息科技都為檔案管理創(chuàng)造了有利條件。

4）深入挖掘檔案內(nèi)在價(jià)值。大數(shù)據(jù)技術(shù)最明顯的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在其能發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘與集成等功能，這就為數(shù)據(jù)資源的開發(fā)、利用等創(chuàng)造了巨大價(jià)值，對(duì)此需要不斷地挖掘檔案資源的內(nèi)在價(jià)值才具有實(shí)際意義。對(duì)此應(yīng)做好檔案數(shù)據(jù)信息的搜集、整理、歸納、歸檔、分析等，最終形成一個(gè)檔案集成數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，從而為提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)打好基礎(chǔ)。中職學(xué)校要積極地發(fā)展升級(jí)檔案管理流程，適度地引進(jìn)學(xué)校檔案信息云服務(wù)技術(shù)，從而深入地分析、預(yù)測(cè)、收集與整理檔案信息資源，這樣才能為全體師生、社會(huì)等創(chuàng)造可利用條件、提供全面、到位的服務(wù)，這樣才能最大程度地開發(fā)出檔案信息中的價(jià)值。

5）制定檔案數(shù)據(jù)工作的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，中職學(xué)校檔案管理工作稍顯復(fù)雜、多變，而且信息量浩瀚無窮、信息資源無比豐富，其中覆蓋了學(xué)生的學(xué)籍信息、學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)和教學(xué)研究工作信息、學(xué)校人事檔案等，在這種形勢(shì)下，有必要制定檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)，積極地引進(jìn)和利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)信息設(shè)備，充分地利用相關(guān)軟件，制定檔案數(shù)據(jù)工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，這其中不僅包括檔案數(shù)據(jù)軟件相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，也涵蓋檔案庫房、不同技術(shù)用房溫度與濕度等標(biāo)準(zhǔn)的制定。例如：按照科學(xué)的規(guī)定，檔案庫房的溫度一般應(yīng)處于14-24度范圍內(nèi)，夏季則要控制在24度以下，合理的濕度范圍則應(yīng)在45%-60%RH。

6）強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全性管理。一般來說，大數(shù)據(jù)支持下的檔案管理更加客觀、高效，然而，其缺陷在于安全性受到威脅，特別是一些電腦病毒、黑客以及其他網(wǎng)絡(luò)隱患等的威脅與干擾都可能導(dǎo)致傳輸至數(shù)據(jù)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)的泄露。為了加快檔案數(shù)據(jù)化管理，發(fā)揮數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢(shì)，必須強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的安全性管理，不僅需要政府出臺(tái)檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，也要重點(diǎn)強(qiáng)化對(duì)硬盤設(shè)備的安全管理，增強(qiáng)檔案管理的安全意識(shí)，以防外界病毒的入侵。

總之，大數(shù)據(jù)技術(shù)是一把雙刃劍，它為檔案管理帶來了全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，面臨著大數(shù)據(jù)這一技術(shù)背景，最關(guān)鍵的是要做好檔案管理工作，中職學(xué)校要積極地利用大數(shù)據(jù)的背景形勢(shì)，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，更新檔案管理理念，采用全新的技術(shù)，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)支持下的檔案創(chuàng)新管理，才能帶來預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益，也才能充分地發(fā)揮大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，才能使得中職學(xué)校的檔案資源得到充分、合理地利用，發(fā)揮其信息資源價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介

董華（1968-），女，漢族，大學(xué)本科，山東青島人，就職于山東省青島第三十中學(xué)（青島烹飪職業(yè)學(xué)校），現(xiàn)任學(xué)校檔案館員并負(fù)責(zé)學(xué)籍管理，潛心于怎樣才能做好學(xué)校檔案工作的研究。