信息化背景下文書網上檔案數據管理工作初探

孟寅沖

摘 要：隨著我國社會經濟的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都處于突飛猛進的發(fā)展態(tài)勢，在這樣的時代背景之下，我國的現代化信息技術發(fā)展日益完善，已經成為了社會的主流技術，推動著各行各業(yè)向著信息化，自動化方向發(fā)展，在這其中，文檔管理工作自然也不例外，通過對信息化技術的應用以實現自身的改革，強化檔案管理效率和檔案管理的時效性與準確性。以此來滿足企業(yè)對文案管理工作的需求。

關鍵詞：信息化背景;網上檔案管理;相關問題解決對策

1 文書檔案管理現狀

我國的文書檔案管理記載著歷史的發(fā)展進程，充分的反映了社會發(fā)展的變革，是資源體系的重要組成部分，在社會經濟飛速發(fā)展的當代文書檔案管理的重要意義越發(fā)的凸顯出來，因此如何實現高效的檔案管理是各家單位都需要解決的難題。但是我國的文書檔案管理體系大多仍然以老舊的運營模式存在著，存在著諸多的漏洞和問題，已經逐漸無法跟上時代發(fā)展的步伐，并嚴重影響其發(fā)揮其社會意義。

2 文書檔案管理的重要意義

檔案管理信息化能夠推動社會發(fā)展的進程，對于傳統的文書檔案管理體系而言，信息化不僅能夠為檔案管理的創(chuàng)新提供動力，同時能夠整合傳統檔案管理體系中存在的問題。將以往以紙質資料為主體的檔案儲存模式轉化為不需要耗費大量人力物力資源的信息化檔案儲存，這樣既能解決傳統檔案管理系統中浪費資源的病弊端。也能大幅度的解放勞動力，提高管理效率，將出現錯誤的可能性降到最低，同時也為日后文獻的檢索以及查找提供便捷，是檔案管理工作的重大變革。

3 信息化文書檔案管理的優(yōu)勢

3.1 提高工作效率

信息化文書檔案管理體系將紙質文檔轉化為電子文檔，不僅保存更加方便，而且能夠多重備份，避免文件的泄露和丟失。在傳統的檔案管理工作中，需要耗費大量的人力物力對檔案進行整合。工作效率極其低下，對于發(fā)展速度越來越快的當代，這種管理體系已經無法適應時代的需求，而信息化檔案管理不僅能夠減輕工作人員的工作壓力，還能夠避免失誤，提高檔案的準確性與時效性，這是檔案管理領域的歷史潮流和社會必然。

3.2 檔案的完整性

信息化檔案管理體系并不是指完全的摒棄紙質檔案，而是將紙質檔案以文件的形式多重備份，同時紙質檔案也需要進行妥善的保管，這樣一來就可以保障檔案在儲存的過程中不會丟失，因為文件在轉載的過程中難免出現信息的缺失，因此為了使文件的統一性可以建立合理的數據平臺，在這個平臺上將所有的儲存環(huán)節(jié)整合為一個統一的整體對文檔經過的每一環(huán)節(jié)進行保存和標記。只有這樣才能保障，最終儲存的文案是具有科學性和完整性的。

4 存在的問題

4.1 思想落后

雖然信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，但是在檔案管理這一領域中，信息化檔案管理體系仍然是一種新鮮事物，許多檔案管理工作者沒有辦法將信息水平有效的運用到檔案管理工作之中。同時對信息管理存在著認識上的誤區(qū)，并不能完全的接受這一觀點。大部分檔案管理工作者仍然守著傳統的管理模式和思想進行檔案管理工作，雖然傳統的檔案管理模式也是一代又一代工作者寶貴經驗積累而成，值得借鑒和傳承，但是其無法解決隨時代發(fā)展而出現的新問題，這也就造成了工作效率不僅極其低下，而且出錯的概率也較高，已經無法適應各單位飛速發(fā)展的需求。

4.2 信息化程度低

文書檔案管理工作十分繁瑣，檔案需要經過多個部門的審核以及批改之后，才能形成最終的版本，而檔案管理工作就要合理的監(jiān)控這一過程，并且將每一個部門的意見進行統一的整合，最終歸結到檔案室進行保存，因此這就需要檔案管理工作者具有及其專業(yè)的知識和技能素養(yǎng)。如果能夠應用信息技術，就可以將這些繁瑣的流程整合成一個統一的整體，進而進行流程化的工作，但是目前的文書檔案管理過程信息化水平偏低，無法應用這些新型技術進行管理。

4.3 保密性差

文檔的保密性是極其重要的，如果稍加不注意導致了文案的流失，就可能造成巨大的經濟財產損失，除此以外，不法分子也會緊盯這些檔案資源，因此，信息化檔案管理體系雖然十分便捷，但是由于其載體的特殊性導致其容易遭受入侵。如果文檔被惡意的修改之后，該單位仍然遵守著這份被修改的檔案，進行經濟操作，就會面臨巨大的社會風險，因此這些問題制約著文書檔案管理體系的信息化提升。

5 相關解決措施

5.1 消除老舊思想

檔案管理工作者必須消除傳統的管理思想，接受信息化技術的洗禮，并且更新自身的管理理念，推動管理體系的現代化發(fā)展。各單位可以聘請社會的新型人才，尤其是青少年一代，這些工作者具有敏銳的思維和創(chuàng)新意識，能夠將信息化完全的融入到檔案管理工作之中，使其完成向信息化與數字化方向的轉變。

5.2 提高檔案管理工作者的業(yè)務能力

檔案管理工作雖然存在著泄露的風險，但這并非是不可避免的，如果管理工作者具有極強的業(yè)務能力和技術水平，那么檔案管理，出現泄漏問題的可能性就會急速下降。各單位可以聘請社會的專業(yè)人才，對自身管理工作者進行計算機技術等等的技術宣講，強化安全保密知識的運用能力。同時對電子文件進行保密措施，以此來加強管理的效率，滿足單位對檔案管理工作的需求。

5.3 建立數據平臺，實現資源共享

建立起完善的數據平臺，以此來達到內部文件的相互流通加大溝通的效率，從而有效的避開檔案管理工作較為復雜的流程，這樣，無論是檔案檢索還是檔案咨詢，都會大幅度的節(jié)約時間。

6 結束語

綜上所述，為了滿足我國社會經濟發(fā)展的需求，檔案管理工作必須推動自身的現代信息化水平，采取積極有效的改革措施加強管理者的專業(yè)能力，為我國綜合國力的穩(wěn)步提升打下堅實的基礎。

參考文獻

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