大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型探究

羅芳 李紅才

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代逐漸到來后，高校的檔案管理模式迎來全新的挑戰(zhàn)，仔細(xì)想來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上時代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)中的諸多信息與數(shù)據(jù)不能為高校發(fā)展所用。所以，高校的檔案管理模式必須考慮轉(zhuǎn)型?；诖?，本文從高校檔案管理模式現(xiàn)狀入手，通過分析大數(shù)據(jù)的背景會對高校的檔案管理模式轉(zhuǎn)型帶來的影響，探究在此背景中高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型的對策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案管理模式;轉(zhuǎn)型

大數(shù)據(jù)（Big Data）意指因巨大的數(shù)據(jù)規(guī)模無法使用常規(guī)軟件統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)集合，這些數(shù)據(jù)集合具有著數(shù)據(jù)規(guī)模龐大、傳輸速度較高、數(shù)據(jù)多樣化與價值密度低等特質(zhì)。在這個大數(shù)據(jù)時代，經(jīng)觀察，高校的檔案數(shù)據(jù)也與其有著相似的特征，也可以將高校的檔案管理視為一種大數(shù)據(jù)分析處理工作。高校的檔案管理負(fù)載著高校的人事、政策、教務(wù)等多方面的記錄，在高校體系中處于非常重要的地位，而這也是轉(zhuǎn)型高校檔案管理模式最關(guān)鍵的部分，要如何將現(xiàn)今的檔案管理模式轉(zhuǎn)變的更加高效，是轉(zhuǎn)型最重點考慮的環(huán)節(jié)，本文以此展開探究。

1 高校檔案管理模式現(xiàn)狀

1.1 檔案歸檔制度不完善、歸檔過程也缺乏規(guī)范

高校的運行體系雖然在現(xiàn)代已經(jīng)不斷完善，各部門的職責(zé)也越來越細(xì)化、清晰、專業(yè)，但檔案管理工作因為涉及到較多部門，使得檔案數(shù)據(jù)在各部門流轉(zhuǎn)歸檔時沒有完善的管理制度和調(diào)控方式。而當(dāng)下高校都在擴建，這種檔案管理制度的缺陷也越來越嚴(yán)重，許多檔案無法歸檔，或者在歸檔過程中產(chǎn)生檔案丟失、歸檔錯誤、部門職責(zé)混亂、工作效率較低等問題，也會出現(xiàn)歸檔時間嚴(yán)重拖后或者干脆不歸檔的現(xiàn)象。在新檔案來臨時，因為缺乏完善的制度會使得檔案管理混亂。再加上檔案管理時常經(jīng)費不足，也會引起檔案管理效率降低。

1.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

雖然如今，檔案管理工作已經(jīng)完全融入進大數(shù)據(jù)，但高校中仍然缺乏專業(yè)的檔案管理人才。許多高校的檔案管理工作人員都不是專業(yè)學(xué)科出身，或者身兼數(shù)職，這些人員大多都存在一個共同的現(xiàn)象，即對檔案管理工作的流程和內(nèi)容不完全熟悉，對于檔案管理和數(shù)據(jù)信息化的關(guān)系和工作更是不熟知，這也導(dǎo)致其無法去改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。更何況高校的其他部門職責(zé)逐漸細(xì)分，檔案管理模式無法改革，會導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)較多的錯誤。

1.3 未能正確發(fā)揮檔案作用

當(dāng)前，高校對于實體的檔案信息和數(shù)字信息仍無法進行有效的整合和深入使用，仍然只使用其本來的“收、藏”作用。隨著檔案信息量逐漸增加，無法進行有效的整合和挖掘，會使得諸多有價值的檔案信息被淹沒，也不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。而高校的檔案管理機構(gòu)因傳統(tǒng)的檔案管理觀念束縛，也不能真實認(rèn)識到檔案的重要性，是導(dǎo)致檔案資源開發(fā)利用不足的主要原因，再加上檔案管理缺乏專業(yè)人才的缺陷，使得檔案的作用更加無法充分發(fā)揮[1-2]。

2 大數(shù)據(jù)背景對高校檔案管理模式的影響

2.1 機遇

在大數(shù)據(jù)背景下，高校的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)完全不再適用，大數(shù)據(jù)為高校的檔案管理帶來諸多機遇，主要體現(xiàn)在以下三點。一是能夠降低檔案管理的成本，有效提升檔案管理的工作效率，結(jié)合大數(shù)據(jù)本身數(shù)據(jù)量龐大、傳輸速度較快的特點，可以在很短時間內(nèi)完成大量的檔案數(shù)據(jù)整合、處理工作，也不用耗費大量人力、物力、財力去維護檔案;二是能夠提升檔案管理的質(zhì)量。不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會因為各種物理原因或外界因素受到損壞或是丟失，給高校帶來信息數(shù)據(jù)方面的損失，大數(shù)據(jù)可以直接保存數(shù)據(jù)，能夠顯著提升檔案管理的質(zhì)量;三是能夠讓檔案管理工作更加精細(xì)化、專業(yè)化，避免因紙質(zhì)檔案管理時產(chǎn)生的諸多衍生混亂，也能降低檔案管理的成本。

2.2 挑戰(zhàn)

與大數(shù)據(jù)會給高校檔案管理帶來的機遇相對應(yīng)，其也會給高校的檔案管理工作帶來一些挑戰(zhàn)，主要體現(xiàn)在對傳統(tǒng)檔案管理觀念的挑戰(zhàn)、對傳統(tǒng)檔案安全性的挑戰(zhàn)及對檔案保存形式的挑戰(zhàn)，這些都是與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案直接相關(guān)的改變，也要求檔案管理人員提高自身能力，更精準(zhǔn)的識別檔案價值[3]。

3 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型的對策

3.1 建立并完善檔案管理與監(jiān)管制度

高校要提高對檔案管理部門與工作的重視程度，建立并完善高校的檔案管理與監(jiān)管制度，繼而提升檔案管理部門的整體工作效率，同時也要建立較完善的安全保密系統(tǒng)和數(shù)字化管理平臺，嚴(yán)格限制檔案使用者的身份認(rèn)證制度，以確保檔案的安全性。對于檔案管理人員，也要建立投訴反饋制度和考評制度，及時處理反饋對檔案管理人員的投訴并定期考核檔案管理人員，給予相應(yīng)的合理的激勵和懲罰。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

高校的檔案管理部門要加大對檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)的投入，也要積極引進相關(guān)的檔案管理人才，促使檔案管理人員的工作方式轉(zhuǎn)變?yōu)榈蛷姸?、高效率的模式，并調(diào)整檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)，積極納入年輕人員，利用其較高的知識、信息、技術(shù)接受程度促進高校檔案管理工作的信息化進程，也利于高校檔案管理的全面轉(zhuǎn)型。

3.3 普及大數(shù)據(jù)檔案管理模式理念

高校檔案管理部門要建立大數(shù)據(jù)的多層次、強管理的新型檔案管理理念，拋下原有的忽視檔案使用者需求的原有工作觀念，轉(zhuǎn)型為更注重檔案使用者的需求的服務(wù)型觀念，在此基礎(chǔ)上進行更進一步的精細(xì)化、專業(yè)化管理，并由被動的工作方式轉(zhuǎn)向主動的工作方式，主動分析指導(dǎo)高校各部門的檔案管理工作[4]。

4 結(jié)語

在社會進入大數(shù)據(jù)時代后，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式不僅不再適用于高校，也不再適用于新時代學(xué)生們的需求，因此，必須要將傳統(tǒng)的高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型。在此時，高校應(yīng)該積極抓住大數(shù)據(jù)時代所給予的機遇優(yōu)勢，結(jié)合本校的情況積極進行改革，促進檔案管理模式轉(zhuǎn)型，也能夠為高校其他的管理模式提供一定的轉(zhuǎn)型經(jīng)驗，促進高校所有管理模式改革。

參考文獻

[1]韓麗華.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理的價值及其優(yōu)化路徑[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2019，27（30）：248.

[2]張晶.基于大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的高校檔案管理服務(wù)模式再造[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：153-154.

[3]姚樹靜.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].山東廣播電視大學(xué)學(xué)報，2019（04）：86-88.

[4]張鵬.大數(shù)據(jù)背景下高?；n案管理模式變革研究[J].城建檔案，2019（08）：63-64.