企業(yè)檔案管理前端控制問題分析及對策

楊國典 李春臨

摘 要：在知識經(jīng)濟和信息化深入推進的新形勢下，檔案事后被動和滯后管理，已不適應(yīng)新時代企業(yè)快速發(fā)展需要。把檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求提前預(yù)制到文檔管理系統(tǒng)中，在文件形成和維護階段進行監(jiān)督管理，建立企業(yè)檔案管理前端控制機制已成趨勢。本文通過分析檔案管理前端控制面臨的問題和產(chǎn)生原因，有針對性的提出對策，重點在檔案管理生命周期中，做好初期階段檔案工作，確保檔案的真實性、完整性和可靠性，實現(xiàn)檔案高質(zhì)量保存和高效率利用的終極目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;前端控制;對策

傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作管理對象主要是紙質(zhì)實體檔案，處在文檔管理生命周期的后端。隨著知識經(jīng)濟和信息技術(shù)高速發(fā)展，企業(yè)辦公環(huán)境呈現(xiàn)出自動化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化等特點，產(chǎn)生了大量的電子文件，歸檔文件數(shù)量隨之增加且形式越來越復(fù)雜，以紙質(zhì)實體檔案為主的傳統(tǒng)檔案管理已嚴(yán)重不適應(yīng)新時代企業(yè)發(fā)展需要，且給檔案工作帶來了巨大難度。在大數(shù)據(jù)、云計算和“互聯(lián)網(wǎng)+”主導(dǎo)社會發(fā)展的新形勢下，需要運用前端控制理念強力推動現(xiàn)代企業(yè)檔案工作，確保企業(yè)檔案齊全完整、真實可靠，保證檔案管理工作系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化運行，進而有效提高檔案工作效率及質(zhì)量。

1 前端控制面臨的問題

1.1 受傳統(tǒng)觀念束縛，認(rèn)知不足，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃

企業(yè)員工對檔案的認(rèn)知還停留在初級階段，認(rèn)為檔案工作的本質(zhì)就是庫房保管，檔案人員就是庫房保管員，就是“看門守攤”，檔案工作是檔案人員的職責(zé)，與別人無關(guān);認(rèn)為檔案管理就是資料管理，就是公務(wù)文件管理，文件歸檔后有人管、能找到就做到了檔案管理。雖然有高層領(lǐng)導(dǎo)意識到在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，企業(yè)發(fā)展離不開信息系統(tǒng)建設(shè)，檔案管理也要實現(xiàn)信息化，但由于缺乏整體規(guī)劃，業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政，很少考慮業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生電子文件將如何管理和歸檔利用，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。檔案信息化也是企業(yè)文檔流程再造，模仿傳統(tǒng)手工模式，在管理系統(tǒng)建設(shè)中沒有把檔案管理要求提前考慮到，文檔產(chǎn)生和歸檔兩張皮，難以落實前端控制要求。

1.2 現(xiàn)代化管理不到位，空喊口號，不注重實效

近年來，企業(yè)逐漸重視檔案管理，認(rèn)識到檔案工作需要全過程管理及前端控制，但如何開展前端控制沒有找到合適的抓手。前端控制理念更多停留在表面，大會小會、文件通知和表態(tài)發(fā)言中都會講到檔案的重要性，但只是空喊口號，無法在實際工作中具體實施，典型的說起來重要，干起來次要的形式主義管檔態(tài)度。

1.3 管理機制不完善，標(biāo)準(zhǔn)滯后，未產(chǎn)生大成效

檔案管理是企業(yè)的一項基礎(chǔ)性管理工作，是企業(yè)管理體系中不可或缺的部分，應(yīng)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)管理同步規(guī)劃和提升。但在實際運行中，由于企業(yè)檔案管理機制不完善，以計算機技術(shù)模擬手工管理的方法“成就”檔案自動化管理，以其他行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)“推進”檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，以從業(yè)時間長短和經(jīng)驗積累“評價”檔案人員管理水平，以檔案工作是一種事務(wù)性工作“決定”誰來做都可以;同時受全員檔案意識、檔案人員隊伍素質(zhì)、檔案價值作用發(fā)揮等多種因素影響，再加上缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持、前端文件管理人員匱乏和專業(yè)技能不足，前端控制缺失有效手段，制約著現(xiàn)代企業(yè)檔案管理前端控制推進。

2 原因分析

2.1 檔案管理體制落后

我國檔案管理體制較長時期停留在檔案后期保管與利用層面，對前期文件形成階段關(guān)注較少。企業(yè)檔案工作也停留在接收歸檔、入庫保管、提供利用這些傳統(tǒng)工作內(nèi)容。受傳統(tǒng)職責(zé)分工的影響，文件管理、檔案管理、信息化建設(shè)分別由不同部門歸口管理，檔案部門缺少對文件管理的職責(zé)，信息部門也不關(guān)心管理系統(tǒng)中文件產(chǎn)生要求，文件產(chǎn)生部門也不重視檔案部門的具體要求。文件、檔案、信息技術(shù)分散的管理體制，制約前端控制理念在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中應(yīng)用。

2.2 全員檔案管理意識不高

前端控制是全員參與、全程控制和全面管理的過程，協(xié)調(diào)機制的不完善，難以實現(xiàn)前端控制。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)、中層管理干部、基層員工和檔案管理人員的檔案管理意識不高，認(rèn)為檔案工作就是檔案員的事或是檔案部門的事，與己無關(guān)，個人能把文件交給檔案員或檔案部門，已經(jīng)盡力而為。在這樣的觀念指引下，實現(xiàn)前端控制舉步維艱。

2.3 檔案管理隊伍素質(zhì)不高

企業(yè)檔案管理隊伍綜合素質(zhì)不高是不二的事實。主要表現(xiàn)在角色定位不高，檔案部門在外界心目中，主要是看門守攤，崗位定級處在企業(yè)同類中較低位置，認(rèn)為不需要太多專業(yè)知識，成為臨近退休、調(diào)崗、轉(zhuǎn)崗安置的中轉(zhuǎn)站;檔案人員知識結(jié)構(gòu)較單一，信息技術(shù)薄弱，整體年齡偏高，對自身的要求較低，知識更新慢，尚未意識到前端控制的重要性;業(yè)務(wù)流程不熟悉，檔案管理人員存在對企業(yè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、工作流程不熟悉，無能力提前介入，無法落實前端控制措施。

2.4 價值作用未能有效發(fā)揮

有為才有位，檔案人員素質(zhì)低、檔案工作邊緣化、檔案工作體現(xiàn)不了應(yīng)有的價值，這些錯誤的認(rèn)知更使檔案作用難以發(fā)揮。因此，企業(yè)沒把有限資源投入到檔案人員素質(zhì)提升、檔案設(shè)備更新和檔案系統(tǒng)建設(shè)中。

3 對策措施

3.1 改進檔案管理體制

打破企業(yè)檔案工作由分管領(lǐng)導(dǎo)管理的陳舊觀念，成立企業(yè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組長應(yīng)由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)兼任，成員包括各業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo);工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)企業(yè)檔案工作主管部門和企業(yè)檔案部門，負責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和考核各職能部門、各工程（業(yè)務(wù)）項目部和各分公司的檔案工作。這樣便于企業(yè)內(nèi)各種要素統(tǒng)籌配置，有助于企業(yè)管理體制與檔案管理體制之間的協(xié)調(diào)、檔案管理體制與檔案制度標(biāo)準(zhǔn)體系之間的協(xié)調(diào)、文件材料形成與檔案管理之間的協(xié)調(diào)、各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理細則之間的協(xié)調(diào)，更有助于改變將檔案工作當(dāng)作檔案部門或檔案崗位“一家”之事的狹隘觀念，尊重了檔案信息資源產(chǎn)生、管理、利用過程的運動規(guī)律，為實現(xiàn)檔案管理的前端控制搭建工作平臺。

3.2 建立健全檔案工作制度體系

企業(yè)在執(zhí)行國家檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求外，梳理檔案管理要求，編制公司級檔案管理制度體系，以內(nèi)控管理為統(tǒng)領(lǐng)，分業(yè)務(wù)管理辦法、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和操作細則。通過收集整理、檔案保管、檔案利用等不同模塊，從文件產(chǎn)生、接收、分發(fā)、歸檔、利用、銷毀等過程進行全面詳細的規(guī)定。業(yè)務(wù)管理辦法包括檔案工作考評管理辦法、檔案信息管理系統(tǒng)管理辦法、檔案管理應(yīng)急預(yù)案、檔案工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析管理辦法和檔案信息資源配置管理辦法;業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)包括檔案工作術(shù)語、檔案分類方法及分類表、各類文件材料歸檔范圍及保管期限表、各種檔案工作表格及目錄等標(biāo)準(zhǔn)樣式或模板;操作細則包括文件材料登記細則、種類文件材料歸檔工作細則和特殊載體材料歸檔細則。每年企業(yè)在內(nèi)控體系審核中，對檔案管理制度進行適應(yīng)性評估，對不適宜制度進行升版，從制度上保障前端控制要求落

3.3 優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

文件材料生成業(yè)務(wù)流程，是企業(yè)數(shù)據(jù)產(chǎn)生和運行的基礎(chǔ)，將其有效地嵌入檔案信息管理系統(tǒng)之中，從而使檔案管理的每一項工作都有明確的要求，都有明確的目標(biāo)，都有明確的檢驗標(biāo)準(zhǔn)，改變粗放式的管理方式，建成責(zé)任明確、標(biāo)準(zhǔn)詳細、指引清晰、流程受控、數(shù)據(jù)翔實、管理科學(xué)、利用高效、運行流暢的新型檔案工作模式。業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程要在各項檔案管理制度中予以體現(xiàn)，更要關(guān)注這些業(yè)務(wù)流程中的文件材料閉合結(jié)點，同時提出其與檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)銜接的要求。首先，要提前了解企業(yè)不同部門會產(chǎn)生哪些文件、是否在歸檔范圍內(nèi)、每類文件保管期限是什么、是否從業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生、是否為特殊歸檔格式等，再有針對性地開展前端控制，做到有的放矢;其次，加大業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件自動歸檔功能。通過規(guī)則梳理、元數(shù)據(jù)管理、四性檢測等措施，將歸檔要求前置到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件自動歸檔，優(yōu)化后期檔案工作;最后，加強與各部門的文檔交流與溝通。開展定期文檔監(jiān)督檢查與文檔服務(wù)回訪，對存在的問題及時提出整改意見，將前端控制措施落到實處。

3.4 提高企業(yè)全員檔案管理意識

現(xiàn)代企業(yè)檔案工作發(fā)展離不開全員支持，全員檔案意識的培育，并非朝夕而成，依賴于高層領(lǐng)導(dǎo)重視和企業(yè)發(fā)展水平，檔案管理人員通過專業(yè)知識和檔案影響力，可以提升檔案管理人員自身和外界對檔案職業(yè)認(rèn)同感。要求檔案人員必須解放思想，更新觀念，了解和掌握現(xiàn)代化管理環(huán)境下的檔案工作已由過去注重檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案實體管理與檔案信息資源管理兼顧的這種時代特點，勇于探索，切忌固步自封和經(jīng)驗主義，加快實現(xiàn)手工管理向自動化管理的過渡。建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各職能部門檔案管理要求和考核指標(biāo)，每年歸檔完成率納入年度績效考核指標(biāo)，并作為企業(yè)級通用約束性指標(biāo)，對各職能部門建立考核管理。通過開展檔案普法宣傳、檔案征文、檔案主題講座、檔案知識競賽、檔案官微宣傳等手段，提升文件檔案管理網(wǎng)絡(luò)職業(yè)認(rèn)同感，激發(fā)文件檔案管理網(wǎng)絡(luò)工作熱情，以點帶面，推動各處檔案工作開展，提升全員檔案意識，助力檔案管理前端控制理念落實。

3.5 提升檔案隊伍綜合素質(zhì)

提升檔案隊伍綜合素質(zhì)，促使檔案人員著眼大局，更新觀念，注重協(xié)調(diào)配合，全面掌握有關(guān)知識和技能，從傳統(tǒng)的經(jīng)驗式管理理念中解脫出來，將過去“事依附于人”改造成為“人依附于事”。一是加強檔案管理人員培訓(xùn)。加大對檔案前沿知識與理論、聲像拍攝技巧、公文寫作等學(xué)習(xí)，還要學(xué)習(xí)先進的管理理念，掌握信息規(guī)劃與需求管理及項目管理知識。二是引入專業(yè)人才。在新一代信息技術(shù)環(huán)境中，現(xiàn)代企業(yè)檔案工作，需要一支既懂檔案專業(yè)知識，又懂企業(yè)業(yè)務(wù)，還掌握一定信息技術(shù)的復(fù)合型人才，以更高視角規(guī)劃企業(yè)檔案工作。三是檔案人員需要熟悉本企業(yè)的主要業(yè)務(wù)和流程，便于深入貫徹檔案管理前端控制。

3.6 提高項目文件全程管控

建設(shè)項目檔案在企業(yè)檔案中占比重較大，因涉及承包商等外部單位，經(jīng)常性造成歸檔工作滯后，是企業(yè)檔案管理的一個難點。應(yīng)采取兩個措施進行管理前端控制。一是強化監(jiān)督手段，進行全程管控。規(guī)范和加強工程項目部和承包商文件檔案管理人員配備，監(jiān)督項目文件管理程序的編制、執(zhí)行及工作文件的分發(fā)、使用、收集、整理等情況。檔案部門編制監(jiān)督檢查計劃，通過獨立及聯(lián)合文檔監(jiān)督檢查，對工程項目部及承包商文件檔案管理業(yè)務(wù)進行監(jiān)督和指導(dǎo)，定期總結(jié)和分析，對監(jiān)督結(jié)果進行趨勢分析和統(tǒng)計對比，針對監(jiān)督檢查中經(jīng)常出現(xiàn)的問題督促相關(guān)單位整改，召開文件檔案管理網(wǎng)絡(luò)的文檔專題培訓(xùn)會，向參建單位宣貫常見問題和注意事項，通過事前控制，避免問題重復(fù)發(fā)生，提升文檔全過程管理水平，確保歸檔文件的真實性、完整性、可靠性、可用性。二是通過合同條款約定，規(guī)范文檔提交。合同管理部門通過制定標(biāo)準(zhǔn)文檔管理合同條款，加強對項目文件規(guī)范化提交。檔案管理人員依照合同條款和文件檔案管理程序，審查文件移交的完整性，參加購置設(shè)備文件驗收、施工文件審查、項目結(jié)算和合同支付會簽，規(guī)范文檔移交質(zhì)量，牢牢抓住項目檔案前端控制有效手段。

總之，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理任重道遠，需要企業(yè)各級管理者和檔案人員轉(zhuǎn)變工作思路，正確認(rèn)訓(xùn)檔案管理工作的“起點”或“實際開端”，把管理的觸角延伸到文件的產(chǎn)生和形成階段，利用新時代“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展機遇，借助新型信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理前端控制措施，提高企業(yè)檔案管理人員地位，提升企業(yè)檔案管理水平，更好地服務(wù)現(xiàn)代企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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