檔案管理信息化建設(shè)的策略

朱立萍

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案的管理理念與模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展。所以，檔案管理信息化建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢，對提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率有著十分重要的作用。本文就簡要分析了檔案管理信息化建設(shè)的策略，以期為相關(guān)從業(yè)者提供一些參考借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);策略

現(xiàn)如今，信息技術(shù)在各領(lǐng)域中都有著廣泛的應(yīng)用，并推動了各行業(yè)的快速發(fā)展。對于檔案管理工作而言，加快信息化建設(shè)是很有必要的，既是檔案管理工作的現(xiàn)實需求，也是新的應(yīng)用趨勢。借助信息技術(shù)來開展檔案管理工作，不僅可以更好地存儲檔案信息，保證其完整性與可靠性，也提高了檔案的利用價值，減輕了工作人員的工作壓力，符合當(dāng)前時代發(fā)展的要求。

1 檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實需求

1.1 時代需求，檔案管理創(chuàng)新的必然趨勢

當(dāng)前，我們已經(jīng)步入信息化時代，社會的生產(chǎn)、生活中隨處可見信息技術(shù)的應(yīng)用，而檔案管理也應(yīng)該加強信息化建設(shè)，提高該項工作的質(zhì)量與效率，以此來更好地適應(yīng)時代的發(fā)展變化。在具體工作開展過程中，相關(guān)部門及人員要按照我國關(guān)于檔案管理的政策內(nèi)容與法律法規(guī)進行信息化建設(shè)，要立足于具體的檔案管理內(nèi)容與類型，合理應(yīng)用信息技術(shù)，優(yōu)化與完善傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，提高整體管理工作的水平。

1.2 行業(yè)需求，檔案管理創(chuàng)新的必然性

根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理活動的發(fā)展趨勢來看，信息化建設(shè)是一條必經(jīng)之路，對優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理工作具有積極的作用，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題，提高管理工作的整體效率[1]。隨著社會的發(fā)展，檔案管理面向的群體規(guī)模越來越大，傳統(tǒng)的工作模式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展，所以應(yīng)該借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理方式。過去各行業(yè)的檔案管理都是以紙質(zhì)管理為主，這樣不僅需要大量的管理人員，也無法保證管理工作的質(zhì)量，而信息化、數(shù)字化的存儲與管理模式，可以在提升管理效率的基礎(chǔ)上，確保檔案的完整性、安全性，滿足當(dāng)前大眾的多樣化檔案應(yīng)用需求，實現(xiàn)了檔案管理的高效、快速管理。

1.3 大眾需求，檔案管理創(chuàng)新的必然選擇

檔案作為一種承載大眾記憶、詮釋時代發(fā)展的客觀形態(tài)，在當(dāng)前時代背景下，已經(jīng)不再是單純的“紙質(zhì)存儲”，而是要充分挖掘檔案資源價值，在這樣的情況下，傳統(tǒng)檔案管理方式可能存在的檔案信息不完整、損毀以及遺失等情況會直接影響檔案資源價值的應(yīng)用。在信息技術(shù)的支持下，既能便于大眾對檔案信息的查詢與利用，也可以進一步提升檔案管理服務(wù)的水平。同時，可以充分挖掘檔案資源的潛在價值，提高其利用效率。

2 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容與技術(shù)要求

2.1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案管理工作與信息化時代的融合發(fā)展，是當(dāng)前時代背景下的必然趨勢和選擇，對檔案管理工作的創(chuàng)新和持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。其內(nèi)容是在檔案管理工作開展中，借助信息技術(shù)來提升管理的質(zhì)量和效率，旨在可以進一步拓寬檔案資源的前提下，創(chuàng)新管理和利用的方式[2]。在具體的信息化建設(shè)中，需要實現(xiàn)以下三個目標：一是，強調(diào)技術(shù)的優(yōu)勢，在檔案管理中充分、全面融入信息技術(shù)，可以實現(xiàn)兩者的全方位融合;二是，在信息技術(shù)的支撐下，可以對檔案信息進行有效整合，提高檔案資源的利用率，更好地服務(wù)于廣大民眾，有新的“動態(tài)內(nèi)容”取代傳統(tǒng)的“紙質(zhì)內(nèi)容”;三是，重視檔案信息化建設(shè)，可以正確認識到檔案信息化建設(shè)的必要性，為社會的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

2.2 檔案信息化建設(shè)的技術(shù)要求

檔案信息化建設(shè)的背景下，不僅要重視文化內(nèi)涵與服務(wù)理念的詮釋，還需要重視相關(guān)技術(shù)體系的構(gòu)建與完善。首先，應(yīng)該具有安全、可靠的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠結(jié)合檔案的具體類型構(gòu)建相應(yīng)的管理系統(tǒng)，便于其管理工作水平的提升;其次，要有良好的布線系統(tǒng)，這對于提升數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?、精準性有著重要作用，同時要注意布線系統(tǒng)的維護與管理，保證其功能的發(fā)揮;三是，開發(fā)完善的數(shù)字化系統(tǒng)，其中涉及服務(wù)、存儲以及查詢等方面的建設(shè)，并結(jié)合實際情況合理改造與融合數(shù)字化技術(shù)，提高檔案管理工作的效果。

3 檔案信息化建設(shè)的路徑

根據(jù)當(dāng)前信息技術(shù)在檔案管理活動中的實際應(yīng)用來看，由于受到管理理念、技術(shù)應(yīng)用成熟度等因素的影響，與預(yù)期的需求還存在一定的差距。為此，相關(guān)檔案管理部門和人員，要結(jié)合當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實情況，從以下幾個方面入手：

3.1 統(tǒng)一信息化建設(shè)標準，規(guī)范檔案管理機制

為了可以保證檔案信息資源的內(nèi)容共享，在檔案信息化建設(shè)中，要重視檔案信息化資源的實用性、通用性。所以，需要在具體實踐中，以新的“標準統(tǒng)一”替代傳統(tǒng)的“被動接受”管理，結(jié)合具體的情況建立健全信息化標準，并且在確保錄入的檔案內(nèi)容可以實現(xiàn)共享，要對信息化標準進行統(tǒng)一，這樣才能讓檔案信息化資源的價值得到發(fā)揮。另外，檔案管理機制是該項工作有序開展的重要保障，相關(guān)部門需要在原有的檔案管理機制基礎(chǔ)上，進行優(yōu)化與完善，用于引導(dǎo)檔案服務(wù)機構(gòu)的信息化建設(shè)，有效促進檔案的信息化管理水平提升[3]。

3.2 重視技術(shù)應(yīng)用，完善檔案信息化平臺建設(shè)

對系統(tǒng)化技術(shù)平臺的完善，是決定檔案信息化建設(shè)效果的關(guān)鍵因素，也是其核心動力。從檔案管理工作的實際來看，在信息化建設(shè)中需要做到以下幾點：首先，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，并不斷對此進行完善，這樣可以充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，豐富檔案的資源，可以有效滿足用戶的多樣化訴求。其次，對安全系統(tǒng)的建設(shè)。檔案有著特殊的屬性，如果出現(xiàn)病毒攻擊或者被竊取，不僅會影響到檔案管理系統(tǒng)的正常運行，還會給個人與集體帶來重大的損失，所以就需要在信息化建設(shè)中，加強其安全性，保證檔案信息化管理的質(zhì)量。最后，應(yīng)該對檔案信息化平臺進行完善。在檔案信息化建設(shè)中，構(gòu)建信息化平臺是基礎(chǔ)內(nèi)容，要想充分發(fā)揮出信息化的優(yōu)勢，還應(yīng)該重視對其完善，做好檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化存儲、服務(wù)以及搜尋等。

3.3 重視內(nèi)容與文化挖掘，延伸檔案管理工作空間

文化與信息化建設(shè)的有機結(jié)合是現(xiàn)階段檔案管理中的主要發(fā)展方向。在具體的管理過程中，需要結(jié)合具體的檔案資源情況，借助信息化技術(shù)的優(yōu)勢，對其特色內(nèi)容進行充分詮釋，這樣可以進行數(shù)字化表達和展示共同文化記憶的內(nèi)容，充分挖掘檔案資源的價值。同時，在時代不斷發(fā)展中，大眾的檔案資源服務(wù)需求更加多樣化與多元化，所以在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該充分考慮到這一方面，構(gòu)建大眾性、開放性的服務(wù)體系，為廣大民眾提供良好的檔案服務(wù)，實現(xiàn)檔案資源價值的充分利用。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢，相關(guān)部門與工作人員要基于實際需求合理應(yīng)用信息技術(shù)做好檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率，保證其實用性、科學(xué)性，這樣才能滿足時代發(fā)展的多樣化訴求，這也是檔案行業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要路徑。

參考文獻

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