信息化等新技術(shù)對(duì)檔案管理的影響探討

葉壽康

摘 要：隨著檔案管理建設(shè)內(nèi)容的不斷豐富，對(duì)于管理工作的開(kāi)展也產(chǎn)生了重要的影響，信息化等新技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理工作的精細(xì)化要求不斷提升。本文從信息化等新技術(shù)應(yīng)用條件下檔案管理出現(xiàn)的新特征出發(fā)，對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了對(duì)應(yīng)的解決對(duì)策，以此提升檔案管理工作水平的不斷提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;新技術(shù)

信息化技術(shù)的應(yīng)用推進(jìn)了檔案管理的整體水平，使得檔案管理工作能夠在企事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中起到更為全面的作用，但與此同時(shí)由于新技術(shù)的應(yīng)用也使得內(nèi)部管理工作出現(xiàn)了新的要求和特征，只有不斷面對(duì)和解決這些問(wèn)題，才能使得檔案管理工作的水平不斷提升，真正發(fā)揮其應(yīng)有的輔助作用，為整體管理水平的提升起到更加重要的作用。

1 信息化等新技術(shù)產(chǎn)生的積極影響

隨著信息化等新技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷擴(kuò)展，使得其整體應(yīng)用水平不斷提升，對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展起到了重要的推動(dòng)作用。就檔案管理工作而言，積極引入信息化等新技術(shù)，對(duì)檔案管理工作主要產(chǎn)生了三個(gè)方面的積極影響：一是豐富了檔案管理的內(nèi)容，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，受制于人力資源水平等方面的影響，檔案管理主要是以文字記錄的形式開(kāi)展，展現(xiàn)內(nèi)容極其有限，無(wú)法對(duì)全面覆蓋檔案對(duì)象的管理內(nèi)容，借助于信息化技術(shù)手段可以采用音頻和視頻等多種形式開(kāi)展檔案管理，豐富檔案管理的內(nèi)容。二是提升了檔案管理工作的整體效率，在采用紙質(zhì)檔案管理方式時(shí)，在資料搜集、記錄、查找和傳輸?shù)雀鞣矫娑夹枰獙?duì)的工作人員進(jìn)行準(zhǔn)確處理，不僅工作量大，而且容易造成遺失等負(fù)面問(wèn)題，整體效率低下，采用信息化等新技術(shù)能夠有效改善這方面的缺陷，提升檔案管理工作的水平。三是強(qiáng)化了檔案管理工作的重要性，傳統(tǒng)的檔案管理采用的是縱向管理的方式，更側(cè)重于個(gè)人成長(zhǎng)方面的記錄?；谛畔⒒刃录夹g(shù)，可以更多的采用橫向?qū)Ρ鹊榷喾N方式來(lái)強(qiáng)化人才管理工作，為人員晉升、獎(jiǎng)項(xiàng)評(píng)定等工作的開(kāi)展提供更加直觀(guān)的對(duì)比方式，提升了管理工作的精準(zhǔn)度。

2 信息化等新技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 檔案管理工作人員的技能水平存在不足

信息化等新技術(shù)應(yīng)用對(duì)于檔案管理工作人員的技能水平提出了更高的要求，雖然我國(guó)在檔案管理人才教育方面不斷加大重視力度，為檔案管理工作的開(kāi)展奠定了良好的人力資源基礎(chǔ)，但是在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中，信息化等新技術(shù)發(fā)展較多，對(duì)于工作人員的水平要求不斷提升[1]。與此同時(shí)，由于檔案管理人員出現(xiàn)老齡化的現(xiàn)象，對(duì)于新事物接受意愿不足，再加上企事業(yè)單位在開(kāi)展管理工作時(shí)對(duì)培訓(xùn)工作重視程度不夠，以此導(dǎo)致工作人員的技能水平與實(shí)際工作之間存在較大的差距，在軟件應(yīng)用上無(wú)法較好的適應(yīng)，不能充分發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的作用。

2.2 軟件配置無(wú)法適應(yīng)檔案管理工作的需要

在企事業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)中，大多數(shù)單位更加重視信息化技術(shù)的硬件建設(shè)，而在軟件建設(shè)上存在不夠重視的現(xiàn)象，大多是采用行業(yè)化的軟件管理輔之以簡(jiǎn)單的培訓(xùn)。在這種情形下，雖然對(duì)于工作人員而言能夠盡快的接受并合理的應(yīng)用這些技術(shù)手段，但是軟件內(nèi)容建設(shè)與檔案管理功能要求之間還存在較大差距，無(wú)法進(jìn)行針對(duì)性的管理和應(yīng)用。尤其是現(xiàn)代人才信息管理更重要的趨勢(shì)下，需要對(duì)人才進(jìn)行全方位的管理，以便更好的發(fā)揮技術(shù)人才的作用，采用行業(yè)化軟件進(jìn)行檔案管理，只能依托軟件升級(jí)等方式改變管理方面暫時(shí)的不足之處，無(wú)法適應(yīng)長(zhǎng)遠(yuǎn)管理工作的需要。

2.3 信息化等新技術(shù)存在信息安全管理風(fēng)險(xiǎn)

在信息化等新技術(shù)的應(yīng)用下，檔案管理也成為互聯(lián)網(wǎng)的組成部分，檔案管理工作不僅面臨著硬件損壞等方面帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，而且在信息安全方面也存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。一旦出現(xiàn)信息泄露的情形，不僅會(huì)對(duì)企事業(yè)單位的整體管理工作造成較大的影響，而且會(huì)對(duì)個(gè)人的工作和生活造成極大的影響，具有較大的管理風(fēng)險(xiǎn)。在信息化等新技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作時(shí)，還存在信息內(nèi)容輸入錯(cuò)誤或者信息遺失等方面的風(fēng)險(xiǎn)，同樣會(huì)對(duì)人力資源管理工作的開(kāi)展造成極大的影響。

3 提升信息化等技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用水平的策略

3.1 提升工作人員技能水平

加強(qiáng)對(duì)人力資源的培訓(xùn)是企事業(yè)單位發(fā)展中極其重視的問(wèn)題，但是在具體落實(shí)方面通常會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)成員個(gè)人意志的影響，因此要真正解決這方面的問(wèn)題，強(qiáng)化信息化等新技術(shù)在檔案管理中的作用，必須建立起與單位自身發(fā)展相適應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)制，深入落實(shí)培訓(xùn)工作，為工作人員技能水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)[2]。同時(shí)還要建立起有效的考評(píng)機(jī)制，提升工作人員學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息化技術(shù)的積極性，在完成基礎(chǔ)工作的同時(shí)不斷深入了解新技術(shù)中所具有的內(nèi)涵，通過(guò)自身努力充分將檔案管理的細(xì)節(jié)落實(shí)到位，不斷提升檔案收集和整理工作的水平，在此基礎(chǔ)上利用新技術(shù)的應(yīng)用開(kāi)發(fā)檔案管理的新型應(yīng)用方式。在做好檔案管理基礎(chǔ)工作的同時(shí)，為單位的管理工作提供更加廣泛的支持，為整體管理工作水平的提升做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.2 完善個(gè)性化的軟件配置

檔案管理工作的開(kāi)展是基于對(duì)應(yīng)的軟件完成的，對(duì)于中小型的企業(yè)單位而言，依托行業(yè)型的檔案管理軟件已經(jīng)能夠滿(mǎn)足自身發(fā)展的需要，但是在現(xiàn)代企事業(yè)的人力資源管理工作開(kāi)展中，對(duì)于檔案管理的水平要求不斷提高，對(duì)于檔案內(nèi)容的精細(xì)化要求不斷提升。行業(yè)性的檔案管理軟件雖然價(jià)格低廉，能夠滿(mǎn)足大多數(shù)企業(yè)發(fā)展的需要，但是在其應(yīng)用過(guò)程中，精細(xì)化功能較少，無(wú)法適應(yīng)企事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際要求。這就要求單位和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人員必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件設(shè)施的應(yīng)用需求，在對(duì)單位內(nèi)部管理流程進(jìn)行全面梳理的基礎(chǔ)上，由專(zhuān)業(yè)人員根據(jù)檔案管理工作的原則和實(shí)際要求進(jìn)行調(diào)整，以此不斷提升軟件內(nèi)容與檔案管理工作的契合性，同時(shí)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)的需要對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，從而不斷促進(jìn)檔案管理工作的水平的提升。

3.3 強(qiáng)化檔案安全管理措施

在信息化等新技術(shù)應(yīng)用的條件下，強(qiáng)化對(duì)檔案的安全管理需要從三個(gè)方面入手：一是要強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識(shí)，在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中，工作人員要把確保檔案的安全放在各項(xiàng)工作的首位，加大對(duì)檔案安全管理的重視程度，嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)程進(jìn)行操作，減少由于自身流程不規(guī)范或者操作失誤造成的檔案信息遺漏丟失等情況[3]。二是要強(qiáng)化對(duì)硬件管理的重視程度，確保硬件設(shè)施的工作環(huán)境能夠完全符合系統(tǒng)運(yùn)行的要求，嚴(yán)格杜絕無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室，在條件允許的情形下，要采取雙重備份的措施，防止由于硬件設(shè)施損壞帶來(lái)的不良后果。三是要根據(jù)單位自身的檔案管理需要建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)制度，采用軟件和硬件結(jié)合的方式來(lái)讀取檔案信息，采用技術(shù)化的安全防護(hù)措施，為檔案信息的安全運(yùn)轉(zhuǎn)奠定基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作的開(kāi)展是企事業(yè)單位人力資源管理的重要組成部分，在信息化等新技術(shù)的支撐下，檔案管理工作的作用已經(jīng)從原來(lái)單純的信息記錄轉(zhuǎn)變?yōu)槿娴娜肆Y源管理決策的重要依據(jù)。在這種情形下，不斷提升工作人員的技能水平，全面落實(shí)信息化等新技術(shù)應(yīng)用的硬件和軟件設(shè)施，確保檔案信息的安全管理，是新時(shí)期檔案管理工作開(kāi)展的重心，也是檔案管理工作開(kāi)展的必然趨勢(shì)。只有順應(yīng)趨勢(shì)的要求，將各項(xiàng)工作開(kāi)展的水平不斷提升，才能真正促使檔案工作作用發(fā)揮到最大程度。

參考文獻(xiàn)

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