關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的思考

周創(chuàng)志

摘 要：工程檔案作為存儲(chǔ)建設(shè)工程項(xiàng)目全部建設(shè)信息的一個(gè)管理平臺(tái)。對(duì)建設(shè)項(xiàng)目工程的發(fā)展有著重要的聯(lián)系。因此，確保工程檔案信息的管理水平，能夠清晰地反映出建設(shè)項(xiàng)目工程中的所有相關(guān)信息，對(duì)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目工程的所有流程工作起到一個(gè)簡化的作用，對(duì)促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有息息相關(guān)的聯(lián)系。本文首先探討了當(dāng)前建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理過程中存在的不足，并就這些不足之處提出了相關(guān)的建議，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)的從業(yè)人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目;工程檔案管理;措施

1 建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理過程存在的不足之處

1.1 建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的完整性存在缺陷

在一般的情況下，建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案收集與整理工作是整個(gè)檔案管理工作的核心部分，在目前的發(fā)展階段，在檔案的收集與管理過程中，許多施工檔案的基本信息未能被及時(shí)地收集，這對(duì)整套工程檔案的完整性產(chǎn)生直接的影響，令施工這一部分的檔案質(zhì)量存在缺陷，最終影響了檔案的有效性。在日常的施工檔案收集整理過程中，由于存在多變的因素，尤其是部分建筑企業(yè)一味地注重經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展，未能正確地認(rèn)識(shí)到施工檔案資料收集整理對(duì)整個(gè)工程檔案管理體系的重要性。因此，工程檔案的收集與整理工作無法順利地在工程的施工階段完成，而在工程的竣工階段，施工單位的技術(shù)人團(tuán)隊(duì)開始撤離施工現(xiàn)場，專業(yè)的施工技術(shù)檔案未能及時(shí)存檔，施工檔案存在分散的情況。另一方面，由于工程的施工技術(shù)涉及多個(gè)學(xué)科與專業(yè)層面的知識(shí)，部分工程檔案整理人員缺乏對(duì)有關(guān)施工技術(shù)的認(rèn)識(shí)，無法切實(shí)有效地掌握各項(xiàng)技術(shù)文獻(xiàn)資料，嚴(yán)重影響了工程檔案的完整性。

1.2 工程施工檔案的管理難度較大

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，建筑施工技術(shù)在過去一段時(shí)間內(nèi)發(fā)生了較大的變化，各種高新施工技術(shù)的創(chuàng)新，人們對(duì)建筑工程的建設(shè)也提出了更高的要求，施工難度的不斷增加，導(dǎo)致各種工程施工檔案的數(shù)量在短時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)激增的現(xiàn)象，而在工程的檔案管理方面，仍然采用過去傳統(tǒng)、落后的檔案管理方法，無法滿足當(dāng)前工程施工檔案管理的需求。

1.3 施工檔案信息的質(zhì)量存在缺陷

在現(xiàn)階段，建筑項(xiàng)目施工檔案的收集、整理和保存工作作為一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，需要運(yùn)用大量持續(xù)性的時(shí)間，在目前的階段中，該環(huán)節(jié)往往會(huì)受到日常工作的不足而影響到檔案最終的有效性，包括施工資料的復(fù)印份數(shù)較少、保存質(zhì)量低、監(jiān)管意識(shí)薄弱等問題。此外，在實(shí)際的施工過程中，工程管理人員的現(xiàn)場在崗率較低，部分重要的現(xiàn)場資料存在許多代簽的情況，檔案質(zhì)量存在問題。此外，部分施工檔案管理人員的專業(yè)水平較低，管理意識(shí)薄弱等問題，未能夠及時(shí)把施工檔案反饋至業(yè)主方，或者是在結(jié)束施工檔案的轉(zhuǎn)交工作后，需要對(duì)施工檔案進(jìn)行重新整理，但由于工作效率低或者拖拉的情況，錯(cuò)過最佳的方案整理時(shí)間，嚴(yán)重影響了建筑工程施工檔案的價(jià)值體現(xiàn)。

2 提升建設(shè)工程檔案管理水平的路徑

2.1 提高人員檔案管理意識(shí)

建筑項(xiàng)目工程檔案管理水平對(duì)一個(gè)企業(yè)的重要性，還需要相關(guān)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行深刻的認(rèn)識(shí)，從而發(fā)揮出應(yīng)有的領(lǐng)導(dǎo)效果，摒棄落后的檔案管理手段以及重建設(shè)、輕檔案管理的落后思想，在建筑企業(yè)內(nèi)部的管理中，需要從上到下，也就是從項(xiàng)目法人到技術(shù)人員、工程監(jiān)、管理人員以及基層的檔案管理人員，都應(yīng)當(dāng)具備一定的檔案法律知識(shí)，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)定期組織、有計(jì)劃性地展開各項(xiàng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)， 提升全體人員對(duì)與工程檔案管理的認(rèn)識(shí)與管理質(zhì)量。另一方面，還要把檔案工作責(zé)任細(xì)分到個(gè)人崗位中，促進(jìn)一種分工明確的檔案管理模式，真正體現(xiàn)出建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的實(shí)際作用與最終價(jià)值。

2.2 完善檔案管理規(guī)章制度體系

首先，工程檔案管理需要專人負(fù)責(zé)。工程的施工程序在不斷變化的過程中，進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄與收集，確保施工檔案的完整性，由于工程的施工程序涉及到各種新興技術(shù)與工序，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)性工作，因此，需要設(shè)置專門負(fù)責(zé)檔案管理的崗位，崗位的細(xì)分可由建設(shè)、監(jiān)理與施工等不同單位的加入，成立一支檔案管理小組，將涉及到建設(shè)工程的檔案信息進(jìn)行考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，然后制定出一套切實(shí)可行的檔案管理機(jī)制，并嚴(yán)格監(jiān)督各項(xiàng)檔案管理工作的合理性。另一方面，還要重視工程建設(shè)過程中各項(xiàng)檔案信息的收集與保管工作。檔案管理小組還應(yīng)當(dāng)具備對(duì)市場發(fā)展的洞悉能力，在統(tǒng)籌規(guī)范工程檔案管理的過程中，靈活根據(jù)市場的實(shí)際發(fā)展需求，探索出一種開放、推廣、服務(wù)為一體的發(fā)展戰(zhàn)略，從而拓寬企業(yè)的服務(wù)范圍。

2.3 落實(shí)好檔案的移交、收集、整理等細(xì)節(jié)工作

建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案管理工作需要得到各部門的高效配合，明確分工，才能夠確保整套工程檔案的完整性與有效性。首先，在檔案原件的收集、保存與管理等工作中，由于具備一定的操作難度，而原件檔案與整個(gè)建設(shè)工程的各方面管理存在息息相關(guān)的聯(lián)系，因此就要求檔案的原件收集、保存與管理等環(huán)節(jié)必須要根據(jù)國家出臺(tái)的有關(guān)明確規(guī)定和相關(guān)的文件要求來實(shí)現(xiàn)有序的開展。負(fù)責(zé)工程檔案管理的工作人員實(shí)現(xiàn)要確保掌握一定的法律與法規(guī)，并且還要注意在日常的工作中積極主動(dòng)參與各項(xiàng)專業(yè)化的學(xué)習(xí)講座，以面對(duì)日新月異的技術(shù)發(fā)展過程中，確保工程檔案資料的有效性與質(zhì)量。另外需要注意的是，檔案管理人員在針對(duì)一些形成周期較短、具有時(shí)間限制的相關(guān)檔案資料，可充分利用明確劃分時(shí)間段的收集手段，預(yù)防在這一個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生混淆與遺漏的管理問題。對(duì)于在移交工程的過程中，務(wù)必要確保移交手續(xù)的完整性與連續(xù)性。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的管理涉及多個(gè)學(xué)科，并且管理周期較為漫長。因此，必須確保檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，定期為檔案管理人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，通過聘請(qǐng)專業(yè)的機(jī)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性的教育，然后在實(shí)際的檔案管理過程中，運(yùn)用獎(jiǎng)罰機(jī)制，鼓勵(lì)相關(guān)的工程檔案管理人員積極參與到各項(xiàng)學(xué)習(xí)當(dāng)中來，并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)管理行為規(guī)范機(jī)制，確保工程檔案管理的萬無一失。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著各項(xiàng)建筑工程的建設(shè)技術(shù)不斷變化，而工程檔案的管理應(yīng)當(dāng)跟隨時(shí)代的變化而進(jìn)行完善，及時(shí)引入創(chuàng)新型的管理措施，管并注重對(duì)專業(yè)人才的開發(fā)與利用，從而滿足新時(shí)期工程檔案管理工作的實(shí)際需求，從而進(jìn)一步提升工程檔案管理的水平與質(zhì)量。

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