淺析政府采購(gòu)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策

田徑

摘 要：在政府機(jī)關(guān)的采購(gòu)工作之中，采購(gòu)檔案是作為非常重要的文件形式存在的，主要是記錄了在政府采購(gòu)的過程之中各項(xiàng)重要的信息和內(nèi)容，除了單純的記錄之外，采購(gòu)檔案還可以為未來政府采購(gòu)工作及國(guó)家其它工作起參考作用，發(fā)揮它的實(shí)證作用，證明采購(gòu)過程的合法性和規(guī)范性。一方面可以幫助政府對(duì)真實(shí)的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行明確，另一方面也是為了促進(jìn)政府采購(gòu)資金使用效率水平的提高，推進(jìn)廉政建設(shè)發(fā)展。因此，采購(gòu)檔案在某種程度上來說是有比較高的應(yīng)用性的。但是在具體的實(shí)際工作過程之中，介于各種因素的影響，政府對(duì)于采購(gòu)檔案的實(shí)際管理存在許多的問題，例如人們關(guān)于政府采購(gòu)的質(zhì)疑和投訴、采購(gòu)檔案內(nèi)部的泄密問題、檔案管理意識(shí)淡薄、管理人員素質(zhì)水平不高等一系列的問題，而這些問題的存在會(huì)大大的降低采購(gòu)檔案的管理效率，從而進(jìn)一步影響政府采購(gòu)工作的開展。

關(guān)鍵詞：政府采購(gòu)檔案;文件管理;問題;方法和對(duì)策

本文通過認(rèn)真分析政府采購(gòu)檔案管理中所暴露出來的問題，深入研究之后提出了對(duì)應(yīng)的有效解決措施。政府采購(gòu)制度的全面推行需要不斷的完善采購(gòu)中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，特別是需要做好采購(gòu)檔案管理的實(shí)際工作[1]。因?yàn)檎牟少?gòu)工作比較復(fù)雜和繁瑣的，采購(gòu)主要是針對(duì)貨物、服務(wù)、工程，同時(shí)還要結(jié)合具體的法律和方法，所以政府的采購(gòu)檔案就顯得尤為重要。如果做好政府采購(gòu)檔案的管理工作就可以如實(shí)的記錄和反應(yīng)政府的采購(gòu)活動(dòng)，進(jìn)而可以提高政府采購(gòu)工作的效率。

1 政府采購(gòu)檔案管理工作的概述

在我們國(guó)家，政府采購(gòu)檔案是指在采購(gòu)活動(dòng)中，政府采購(gòu)管理部采購(gòu)人員的活動(dòng)記錄，而且這些文件和資料會(huì)記錄政府工作人員們的各項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)。除此之外，做好采購(gòu)檔案的管理工作可以促進(jìn)其它工作從而提高采效率，更重要的是能夠節(jié)省一大筆的政府財(cái)政支出。能形成完善的政府采購(gòu)檔案管理的工作機(jī)制，有利于政府廉政建設(shè)的進(jìn)一步推進(jìn)，發(fā)揮檔案的倡廉作用，只有在比較完整的記錄政府采購(gòu)行為的全部面貌下，才能有效促進(jìn)防腐倡廉工作，從而使有關(guān)的政府部門更快和更好的樹立良好的社會(huì)形象，從而推動(dòng)社會(huì)整體的穩(wěn)定和國(guó)家的安定。

2 解析政府采購(gòu)檔案管理工作中存在的問題

在實(shí)際過程中我們發(fā)現(xiàn)某些時(shí)候政府采購(gòu)會(huì)存在著檔案管理工作量大、管理周期長(zhǎng)、形式多樣等的實(shí)際問題。截止目前，科學(xué)技術(shù)的水平已經(jīng)取得了非常大的進(jìn)步，而我們的采購(gòu)檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)需要緊跟步伐，然實(shí)際操作中認(rèn)識(shí)到新型管理方式并與之結(jié)合還存在一定距離，有的地區(qū)、單位并沒有設(shè)置專門的檔案管理室進(jìn)行采購(gòu)檔案的保管或沒統(tǒng)一口徑保管的內(nèi)容，導(dǎo)致后期需要查看以及調(diào)取資料困難，從而影響其他工作。同時(shí)采購(gòu)檔案管理硬件設(shè)施的不足嚴(yán)重影響了政府采購(gòu)檔案管理工作的發(fā)展，而且進(jìn)一步影響了從紙質(zhì)檔案到電子檔案的順利轉(zhuǎn)變，這是我國(guó)政府今后需要加強(qiáng)的一個(gè)環(huán)節(jié)[2]。除了這個(gè)因素之外，人數(shù)匱乏的專業(yè)人員也會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)檔案管理的效率低下，一方面是采購(gòu)檔案管理人員數(shù)量的不足，另一方面是工作人員沒有具備高水平的檔案管理專業(yè)素質(zhì)及管理經(jīng)驗(yàn)。此外，采購(gòu)檔案管理工作的過程中，沒有針對(duì)具體的檔案管理情況制定有效的管理策略，導(dǎo)致政府采購(gòu)檔案管理中出現(xiàn)了許多問題，而這些問題在某種程度上會(huì)極大的影響政府相關(guān)工作的順利進(jìn)行。

3 提高政府采購(gòu)檔案管理工作質(zhì)量的方法和措施

如果是從目前階段政府采購(gòu)檔案管理中出現(xiàn)的問題出發(fā)，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)解決問題的措施可以從人員、管理和制度等多方面考慮，從而促進(jìn)政府采購(gòu)檔案管理工作規(guī)范化的提高。針對(duì)采購(gòu)工作中出現(xiàn)的不足之處，政府首先需要做到的就是要提高采購(gòu)檔案管理人員的素質(zhì)水平加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平的方法就是對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行職業(yè)的培訓(xùn)，使得工作人員們建立起責(zé)任意識(shí)，同時(shí)也要明確自己的工作職責(zé)，掌握基本的專業(yè)知識(shí)[3]。要想使政府采購(gòu)檔案管理的工作能夠順利的進(jìn)行，除了對(duì)工作人員工作的完善之外，還需要建立完善的政府采購(gòu)檔案管理部門及長(zhǎng)效機(jī)制等促進(jìn)改善采購(gòu)檔案?？傊?，要做好政府采購(gòu)檔案管理的工作，首先必須保證采購(gòu)檔案的真實(shí)性、健全性、安全性問題，從而努力推進(jìn)采購(gòu)檔案的規(guī)范化進(jìn)程的發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，政府采購(gòu)檔案管理工作尤為重要，只有從根本上認(rèn)識(shí)到采購(gòu)檔案管理工作的必要性和重要性，通過培養(yǎng)和使用高素質(zhì)型的人才，規(guī)范政府采購(gòu)檔案的管理，建立健全長(zhǎng)效機(jī)制等手段來保障檔案管理工作的開展及健全問題，從而促進(jìn)監(jiān)督部門對(duì)采購(gòu)工作的監(jiān)督，有效杜絕違法亂紀(jì)行為發(fā)生，有效促進(jìn)其它工作發(fā)展，進(jìn)一步維護(hù)政府的正面形象，規(guī)范市場(chǎng)行為。

參考文獻(xiàn)

[1]宋斌玉，崔敏，馬中青.淺談檔案管理工作中存在的問題與對(duì)策[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2016（04）.

[2]孫麗萍.淺析機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）.

[3]金國(guó)輝.如何建設(shè)規(guī)范化的政府采購(gòu)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（18）.