機關檔案信息化建設的現(xiàn)狀與對策

柯春海

摘 要：大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，使數(shù)字化、信息化發(fā)展成為當前社會發(fā)展的主流，傳統(tǒng)的紙質檔案管理已經(jīng)無法滿足人們對高效、精準、便捷辦公的需求。近年來，國家信息化發(fā)展勢頭正猛，機關檔案也加入了信息化建設的浪潮。本文對區(qū)紀委檔案信息化建設現(xiàn)狀進行分析，找出當前區(qū)紀委在信息化檔案管理建設過程存在的不足，提出相應的解決措施。

關鍵詞：機關檔案;信息化建設;現(xiàn)狀;措施

1 區(qū)紀委檔案管理信息化的意義

中國已經(jīng)進入社會主義建設的新時期，在持續(xù)的發(fā)展過程中，檔案占有重要位置[1]。區(qū)紀委的檔案對區(qū)紀委的人力、物力、財力等方方面面做了詳細、具體的記錄，對于區(qū)紀委的各項工作具有十分重要的參考意義。傳統(tǒng)的紙質檔案數(shù)量龐大，種類繁多，在使用時需要花費很長的時間查找翻閱，造成很大的不便。但在互聯(lián)網(wǎng)科技發(fā)達的今天，只需要通過最新的信息技術，對檔案信息進行分類整合，就能化繁為簡，翻閱檔案時，只需要通過檔案管理系統(tǒng)輸入檔案信息，系統(tǒng)就能自動進行數(shù)據(jù)運算，幾秒鐘就能找到所需檔案，極大提高辦事效率。檔案管理信息化可以節(jié)約區(qū)紀委的時間成本，提高管理水平，促進區(qū)紀委向高效、便捷、嚴謹?shù)姆较虬l(fā)展。

2 區(qū)紀委檔案管理信息化的現(xiàn)狀

1）缺乏對檔案信息化的培訓和指導。區(qū)紀委設立了專門的檔案管理部門，但在檔案信息化建設過程中，檔案管理部門并未有明確的激勵機制，檔案管理人員對新的管理方式和技術的學習熱情不高，使其對信息化的理解不透徹。同時，區(qū)紀委日常工作繁瑣，往往忽略了對檔案管理人員進行專業(yè)化培訓。檔案管理人員對檔案管理信息系統(tǒng)認識不足，使用時往往會出現(xiàn)各種問題，對一部分具有重要價值的檔案疏于管理，不能及時滿足區(qū)紀委的檔案需求，帶來嚴重影響。

2）檔案管理人員能力不足。檔案管理工作的質量的好壞，很大程度上取決于檔案管理人員的業(yè)務能力和個人素質，特別是檔案管理已經(jīng)向數(shù)字化、信息化轉變，對檔案管理人員的要求更加嚴格。但在區(qū)紀委的檔案管理部門中，大多數(shù)的檔案管理人員年齡偏大，對檔案管理的認識仍停留在錄入檔案的層面，難以接受新鮮事物，對傳統(tǒng)的檔案管理方式根深蒂固。陳舊的檔案管理理念難以適應信息化發(fā)展的沖擊，無法滿足檔案信息化建設的需要。在每年的招聘中，檔案管理部門往往人員飽和，無法注入新鮮血液，導致新的檔案管理人才儲備不足。

3）對檔案信息化建設重視程度不足。檔案信息化建設的良好發(fā)展，離不開區(qū)紀委對檔案管理信息化建設的重視。但區(qū)紀委的檔案管理人員對檔案信息化建設的認識太過片面，檔案信息化管理并不僅僅是檔案的錄入和保存。檔案在市紀委的日常工作中，具有很好的利用價值，但由于檔案管理人員在信息化管理中的局限性，降低了檔案調取的效率，檔案管理的意義貶值，使檔案管理不被領導重視。其次，由于區(qū)紀委的領導缺乏對檔案信息化建設的重視，在建設信息化管理機制時，缺少資金的投入，沒有較好的環(huán)境保管檔案，檔案管理人員也沒有足夠的資金去學習檔案信息化建設的技術，也沒有資金采購信息化建設所需的設備，使區(qū)紀委的檔案信息化建設停滯不前。

4）網(wǎng)絡安全風險，檔案數(shù)據(jù)庫建設滯后。檔案由于其自身的特殊性，具有很高的情報意義，但目前互聯(lián)網(wǎng)黑客、間諜以及各種各樣的網(wǎng)絡病毒的存在，對檔案管理造成了很大的網(wǎng)絡安全困擾。目前，區(qū)紀委用辦公電腦作為檔案信息存放的處理器，且沒有進行加密處理，這樣做極大地增加了檔案被攻擊的風險，甚至有可能引起檔案丟失。檔案管理信息化區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理方式的特征之一，是不再單純的以收集和歸檔作為核心工作。施行檔案管理信息化的目的，是為了最大限度的挖掘檔案中的有價值的信息[2]。在大數(shù)據(jù)背景下，建立一個有效的檔案管理數(shù)據(jù)庫，能最快的從檔案中提取自己所需的信息。但目前，區(qū)紀委并沒有屬于自己的檔案數(shù)據(jù)庫，極大地降低了檔案的使用價值。

3 提高區(qū)紀委檔案管理信息化建設的對策

通過以上調查不難發(fā)現(xiàn)，區(qū)紀委盡管加入了檔案管理信息化的隊伍，但由于很多原因，在檔案管理信息化建設的過程中，依然存在很多問題，阻礙了區(qū)紀委檔案管理信息化建設的腳步。為了使區(qū)紀委檔案管理信息化進一步發(fā)展，必須有相應的應對措施。

1）提供專業(yè)的信息化培訓。信息化的發(fā)展，使傳統(tǒng)的以保存資料為目的的紙質檔案管理逐漸淘汰，人們日益重視檔案的潛在價值[3]。檔案管理信息化的存在，可以更高效、準確的挖掘檔案的深層次內容，因此，區(qū)紀委要加強對信息化管理系統(tǒng)的應用，提供專業(yè)、細致的培訓指導。

2）大力培養(yǎng)檔案管理人才。檔案管理信息化建設，對檔案管理人員具有更加嚴格的要求，區(qū)紀委應重視對檔案管理人才的培養(yǎng)，針對信息化建設，推出專業(yè)的講座和培訓，設立明確的獎懲機制，對于信息化理解透徹、執(zhí)行良好的員工，及時的給予物質及非物質獎勵，如：優(yōu)先評優(yōu)權、增加績效獎金、獎勵生活實用物品等，提高員工對于信息化管理的學習熱情，促使其接受新鮮理念。同時對于不配合、不認真的員工，要有適當?shù)膽土P，使檔案管理團隊具有良好的學習氛圍。

區(qū)紀委要對檔案管理部門的編制做出調整，為該部門挖掘精通互聯(lián)網(wǎng)的人才，注入新鮮血液，提升檔案管理隊伍的創(chuàng)新精神。區(qū)紀委的社會影響力廣泛，擴大檔案管理人員招聘名額，也可以有效帶動社會各界對檔案管理的重視，為檔案管理工作儲備更多的人才。

3）加強對檔案管理信息化建設的重視。對檔案管理認識的局限性導致了大多數(shù)機關部門并不愿把資金投入在檔案管理上，檔案管理設施陳舊。檔案信息化建設能夠最大程度的挖掘檔案價值，為區(qū)紀委的工作提高重要的參考，因此，檔案管理部門應更好的使檔案發(fā)揮出潛在價值，提高區(qū)紀委領導對檔案信息化建設的重視。只有為信息化建設引入大量的資金投入，才能更好的解決區(qū)紀委在檔案管理信息化中遇到的問題，加快檔案信息化發(fā)展的進程。

4）建立網(wǎng)絡防護機制和完善的數(shù)據(jù)庫。由于檔案本身是對工作中涉及到的方方面面進行詳細記錄，因此具有很高的情報價值，必須要提高檔案管理的安全性，為區(qū)紀委提供安全有效的服務。日常辦公電腦由于缺少網(wǎng)絡安全護盾以及公開操作等特性，很容易就被網(wǎng)絡黑客或間諜攻擊，導致檔案情報泄露，引起嚴重后果。因此，必須要采用專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)處理器，安裝雙重防護，禁止除檔案管理人員之外的任何接觸，為檔案管理保駕護航。同時，對檔案管理人員進行網(wǎng)絡安全培訓，使他們認識到做好檔案保密工作的重要性，強化他們的網(wǎng)絡安全意識，避免人為因素影響檔案安全。其次，落后的數(shù)據(jù)庫檔案信息雜亂無章，搜索困難，因此必須摒棄落后的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。區(qū)紀委檔案管理部門應根據(jù)自身工作的特性及對檔案的需求，建立一套屬于自己的完整、先進的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在保證網(wǎng)絡安全的前提下，對檔案數(shù)據(jù)進行更細致，更準確的整合[4]。同時，數(shù)據(jù)庫的建立，能夠將區(qū)紀委各部門、甚至其他機關單位之間的檔案進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，在機關單位之間形成一個完整的檔案數(shù)據(jù)平臺。

4 結語

機關單位進行檔案信息化建設，是順應網(wǎng)絡化、數(shù)字化、信息化發(fā)展趨勢必須邁出的一步。檔案信息化建設可以更好的發(fā)揮檔案潛力，提高工作效率，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，盡管目前區(qū)紀委的檔案信息化建設已經(jīng)取得初步成效，后續(xù)發(fā)展過程中仍會遇到各種各樣的問題，一定要及時的發(fā)現(xiàn)并處理問題，使檔案信息化建設有序推進。

參考文獻

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