加強(qiáng)檔案規(guī)范管理，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

殷麗娟

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)重復(fù)繁瑣、枯燥乏味、并容易出錯(cuò)的工作，但在人工智能時(shí)代，這種局面在未來將會有較大的改觀。人工智能在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用將推動檔案資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、用戶使用便利化，對檔案管理和社會服務(wù)的影響會是革命性的，呈現(xiàn)一種完全不同的情景。文章基于此，針對新時(shí)期檔案信息化建設(shè)對檔案規(guī)范管理帶來的變革進(jìn)行了初步的探討和分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);規(guī)范化管理

近年來國內(nèi)外爆發(fā)了多起內(nèi)部員工竊取核心機(jī)密的信息安全事件，從央視315曝光國內(nèi)某些企業(yè)內(nèi)部員工泄露客戶信息，到勒索病毒惡意加密企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)、黑客盜取運(yùn)動員醫(yī)療檔案等事件的發(fā)生，給全球信息中心數(shù)據(jù)安全拉響了警鐘。檔案管理是一項(xiàng)重復(fù)繁瑣、枯燥乏味、并容易出錯(cuò)的工作，但在人工智能時(shí)代，這種局面在未來將會有較大的改觀。人工智能在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用將推動檔案資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、用戶使用便利化，對檔案管理和社會服務(wù)的影響會是革命性的，用新興的人工智能技術(shù)為古老的檔案裝上聰明的“大腦”，讓“故紙堆”重?zé)ㄉ鷻C(jī)，更快更好地為社會創(chuàng)造價(jià)值，這是檔案管理和使用的最前沿模式和巨大變革。

一是存儲數(shù)字化，檔案柜架消失。這包括檔案的數(shù)字化采集和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案數(shù)字化采集指使用專業(yè)化的數(shù)字設(shè)備，將實(shí)物與聲像檔案中的圖文，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案采集的目標(biāo);數(shù)據(jù)庫建設(shè)則是用數(shù)據(jù)庫將收集和編碼的檔案數(shù)據(jù)存儲和管理起來。概括起來就是檔案生產(chǎn)資料的智能化。

二是無人檔案館，檔案的收集、整理、分類、歸檔智能化，這包括網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源智能收集、數(shù)字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價(jià)值鑒定和智能化檔案安全管理。在檔案工作中可以應(yīng)用人工智能，包括應(yīng)用自然語言處理、模式識別和機(jī)器學(xué)習(xí)的相關(guān)科學(xué)技術(shù)對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行智能分類，以及應(yīng)用神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)算法來讓計(jì)算機(jī)做檔案開放鑒定，它通過模仿人腦的機(jī)制來解釋和處理數(shù)據(jù)，建立大腦神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞信息，分析圖像、聲音和文本。機(jī)器鑒定檔案會有以下三個(gè)優(yōu)點(diǎn)：鑒定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，效率高， 無須相關(guān)專業(yè)知識即可鑒定。簡單說，人工智能將使檔案管理生產(chǎn)力大幅度提升。

三是檔案管理關(guān)系將被重新定義，呈現(xiàn)的是全時(shí)空機(jī)器關(guān)系。常言說“生產(chǎn)力決定生產(chǎn)關(guān)系，生產(chǎn)關(guān)系反作用生產(chǎn)力，生產(chǎn)力與生產(chǎn)關(guān)系需要相互適應(yīng)，并且在矛盾中相互促進(jìn)發(fā)展”。人工智能進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，也將帶來檔案管理關(guān)系的重大變化，這種關(guān)系的解讀可以從人工智與檔案工作者、人工智能與檔案服務(wù)、人工智有與檔案使用者。任何一種新技術(shù)在檔案工作中應(yīng)用的初期都會使檔案工作者產(chǎn)生一定的抵觸情緒，特別像人工智能這樣的技術(shù)，可以應(yīng)用到檔案工作的方方面面，勢會顛覆檔案工作者的原始認(rèn)知，這需要通過教育來改變。

近年來，隨著大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，人工智能技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于人們的生活生產(chǎn)中，其應(yīng)用也將為檔案管理工作帶來了一系列歷史性變革與發(fā)展。人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中可以實(shí)現(xiàn)智能分類檢索與智能安全管理，滿足用戶對檔案管理的多元化需求。如2019年由浙江省檔案館與國家級AI+檔案聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室（國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所和科大訊飛股份有限公司聯(lián)合成立）（以下簡稱“聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室”）共同簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，同時(shí)為“國家級成果應(yīng)用示范基地”揭牌。一項(xiàng)用于檔案管理的“黑科技”—科大訊飛檔案機(jī)也在今天正式亮相發(fā)布。AI賦能，成效顯著。目前實(shí)驗(yàn)室成功利用智能語音識別和實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)寫技術(shù)實(shí)現(xiàn)口述征集，實(shí)現(xiàn)了智能語音檔案著錄，音、視頻數(shù)字檔案檢索利用等這些革命性成果，極大的提升了檔案工作的效率;用OCR技術(shù)識別民國繁體文書類檔也取得突破性進(jìn)展，識別率85%以上，達(dá)到可用級別;尤為重要的是，基于機(jī)器學(xué)習(xí)的檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)研制及知識庫建設(shè)，利用OCR識別與智能語音“雙結(jié)合”方式以及檔案行業(yè)規(guī)則和知識庫學(xué)習(xí)，對數(shù)字化加工應(yīng)用的創(chuàng)新，整體效能提升40%以上。這些先進(jìn)成果和技術(shù)應(yīng)用，為聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室和浙江省檔案館的合作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。雙方合作以后，聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室將利用自身的技術(shù)、人才、產(chǎn)品、服務(wù)等核心優(yōu)勢，浙江省檔案館提供權(quán)威、專業(yè)的檔案管理研究資源支持，雙方共同制訂“人工智能+檔案”科研成果應(yīng)用及推廣的可行性方案規(guī)劃設(shè)計(jì)，共同推動相關(guān)成果在區(qū)域性國家重點(diǎn)檔案保護(hù)（華東）中心和浙江省檔案館的國家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開發(fā)、口述歷史采集室建設(shè)運(yùn)行、音視頻檔案整理利用、檔案開放鑒定、檔案著錄等工作中的成果轉(zhuǎn)化及推廣，創(chuàng)新檔案管理工作模式，提升“智慧檔案”建設(shè)水平。聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室首款產(chǎn)品—訊飛檔案機(jī)，以檔案信息安全為基礎(chǔ)，具備高保密性。可隨時(shí)隨地進(jìn)行口述史的征集整理;重大活動全過程記錄建檔。產(chǎn)品上手簡單，操作便捷，是實(shí)驗(yàn)室首款既有顏值又有才華的檔案專業(yè)人工智能創(chuàng)新型產(chǎn)品。浙江省檔案館目前正在進(jìn)行一系列口述歷史的搶救性采集整理工作，從此前走訪浙江籍名人，到接下來走訪浙籍老藝術(shù)家、抗戰(zhàn)老兵，包括檔案機(jī)在內(nèi)的人工智能黑科技都將發(fā)揮巨大的作用。

人工智能是研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴(kuò)展人的智能的理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的一門新的技術(shù)科學(xué)。自誕生以來，人工智能的理論和技術(shù)日益成熟，應(yīng)用領(lǐng)域也不斷擴(kuò)大，基于技術(shù)革命的大膽預(yù)測，未來人工智能帶來的科技變革，將會是人類智慧的一大挑戰(zhàn)。綜上所述，傳統(tǒng)的檔案提供利用服務(wù)方式一般包括閱覽服務(wù)、展覽服務(wù)和咨詢服務(wù)等被動方式實(shí)現(xiàn)，而新型的檔案提供利用服務(wù)方式主要是網(wǎng)站服務(wù)、新媒體服務(wù)、精準(zhǔn)推送服務(wù)等主動方式實(shí)現(xiàn)。人工智能可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)人工智能對使用者的需求進(jìn)行深度挖掘，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握使用者的個(gè)性化需求，真正地實(shí)現(xiàn)“以用戶為中心”的現(xiàn)代檔案服務(wù)，包括“萬物互聯(lián)”“萬物智能”“無時(shí)不在”“無處不聯(lián)” “無所不有”的等智能服務(wù)特點(diǎn)。

當(dāng)前我們處于一個(gè)飛速發(fā)展的信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作勢必要與時(shí)俱進(jìn)，做出順應(yīng)時(shí)代的變革。為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作，確保文件資料能夠迅速查找、復(fù)制、借閱和使用，檔案管理工作者應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，清楚認(rèn)識到信息化背景下檔案立卷歸檔和日常管理工作的重要性，按照檔案規(guī)范整理的要求，嚴(yán)格分類文件歸檔，及時(shí)做好數(shù)據(jù)錄入、審核、匯總等檔案整理工作。對于整理的所有檔案均應(yīng)及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以便于對錯(cuò)漏檔案及時(shí)進(jìn)行校補(bǔ)和遠(yuǎn)距離共享，有力地促進(jìn)檔案工作的深入發(fā)展。信息化時(shí)代的檔案管理工作，應(yīng)時(shí)刻加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和信息保密制度教育，不斷提高檔案工作人員的責(zé)任意識和業(yè)務(wù)水平，扎實(shí)做好檔案建設(shè)和管理工作，注意檔案保管和保密細(xì)則及要求，加強(qiáng)庫房管理、認(rèn)真做好人事檔案移交手續(xù)和檔案鑒定銷毀工作，最終加強(qiáng)檔案規(guī)范管理，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

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