做好財務(wù)檔案管理的幾點(diǎn)思考

周海燕

摘 要：新時期應(yīng)嚴(yán)格把握財務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性和真實(shí)性，提升財務(wù)檔案管理水平，更好地為單位可持續(xù)發(fā)展提供可靠保障。本文在分析了財務(wù)檔案管理主要內(nèi)容、現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上，針對當(dāng)前財務(wù)檔案管理面臨的現(xiàn)實(shí)問題，有針對性地提出了解決對策，對做好新時期單位財務(wù)檔案管理具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案;財務(wù)管理;規(guī)范化

事業(yè)單位承擔(dān)著公共服務(wù)職能，其財務(wù)活動呈現(xiàn)出多元化特點(diǎn)，隨著財務(wù)活動交流頻繁，每年都會產(chǎn)生大量會計檔案信息，作為記載著單位重要經(jīng)濟(jì)信息的財務(wù)檔案，對單位的發(fā)展和規(guī)劃發(fā)揮著重要參考作用。尤其是在會計電算化、計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，使財務(wù)檔案管理模式、管理方法和管理要求都產(chǎn)生了顯著變化。因此，新時期應(yīng)嚴(yán)格把握財務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性和真實(shí)性，提升財務(wù)檔案管理水平，從而更好地滿足單位的可持續(xù)發(fā)展。

1 財務(wù)檔案管理主要內(nèi)容

住房保障財務(wù)檔案管理的內(nèi)容包括直管公房和保障房、物業(yè)維修資金財務(wù)管理，以及單位在日常財務(wù)活動過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。具體來說，主要包括：1）會計匯總憑證等單位資金使用過程中產(chǎn)生的各種憑證;2）年度財務(wù)報表;3）含有固定資產(chǎn)內(nèi)容的會計賬目等;4）電子財務(wù)會計檔案記錄等;5）年度銀行存款對賬單及會計檔案等;6）財務(wù)中相關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù)記錄本等;7）財務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)升級中的相關(guān)數(shù)據(jù)存檔及備份;8）審核后的會計檔案;9）與單位相關(guān)的財務(wù)管理相關(guān)的各種數(shù)據(jù)及資料。可見，單位財務(wù)檔案管理就是對這些財務(wù)檔案管理資料內(nèi)容及相關(guān)的財務(wù)設(shè)備進(jìn)行收集、整理、保管、維護(hù)、查詢和利用等各項(xiàng)活動。

2 財務(wù)檔案管理現(xiàn)實(shí)意義

單位財務(wù)檔案管理作為單位經(jīng)濟(jì)活動的重要組成部分，也是單位日常管理的重要內(nèi)容，做好新時期單位財務(wù)檔案管理具有積極的現(xiàn)實(shí)意義：1）掌握經(jīng)濟(jì)狀況。通過單位財務(wù)檔案中的數(shù)據(jù)信息分析，強(qiáng)化對單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)情況的掌握。2）利于糾紛解決。財務(wù)檔案中包含了物業(yè)管理部門與業(yè)主單位，及其他企事業(yè)、個體間的經(jīng)濟(jì)往來記錄，合作雙方一旦發(fā)生糾紛時可作為憑證，利于糾紛解決。3）優(yōu)化資金配比。單位報表、賬目等所承載著的信息具有較強(qiáng)的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，在單位后期資金的投向或使用等提供參考，有利于單位資金的投入配比，提高單位的資金利用效率。4）實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。財務(wù)檔案反映了單位在發(fā)展過程中的經(jīng)濟(jì)活動狀況，以及未來一段時期的發(fā)展趨勢，通過財務(wù)檔案中的數(shù)據(jù)信息分析，制定單位未來的發(fā)展策略，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

3 財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀分析

1）管理意識淡薄。財務(wù)檔案管理是單位日常運(yùn)行的重要組成部分，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。但在現(xiàn)實(shí)中，重業(yè)務(wù)輕檔案管理的現(xiàn)象較為突出，受到人員編制、崗位設(shè)置、管理理念等因素的影響，單位財務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不足，相關(guān)部門人員給予財務(wù)檔案管理工作的支持力度不夠，存在一定排斥心理。

2）制度不夠完善。目前，單位財務(wù)檔案管理主要依托《檔案法》《保密法》《會計法》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，一些具體的財務(wù)檔案管理實(shí)施細(xì)則缺失，缺乏統(tǒng)一的財務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理立卷、分類、歸檔、保管、銷毀等不夠規(guī)范，阻礙了單位財務(wù)檔案規(guī)范化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3）專業(yè)力量薄弱。目前，單位財務(wù)檔案管理主要由從事財務(wù)工作的人員兼任，擁有豐富的財務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，但檔案專業(yè)知識普遍不足，不能嚴(yán)格按照檔案實(shí)施分類進(jìn)行整理，影響了財務(wù)檔案管理的質(zhì)量和效果。此外，單位財務(wù)檔案管理崗位設(shè)置存在一定問題，多與財務(wù)崗位合署辦公，未建立專門的財務(wù)檔案管理崗位及相應(yīng)的制度規(guī)范，導(dǎo)致從事財務(wù)檔案人員的要求較低，使得年齡結(jié)構(gòu)、知識儲備難以滿足新時期單位財務(wù)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。

4）技術(shù)應(yīng)用落后。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和普及，會計電算化、檔案數(shù)字化、信息化得到了普及，但由于財務(wù)檔案管理受重視程度不夠，相應(yīng)的軟硬件條件配備不足，未及時更新或升級相應(yīng)的財務(wù)管理軟件，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理安全性得不到有效保障，制約了單位財務(wù)檔案管理的信息化進(jìn)程。

4 財務(wù)檔案管理對策建議

財務(wù)檔案作為單位財務(wù)工作的重要組成部分，在單位發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用，但也存在著這樣或那樣的問題，需要結(jié)合當(dāng)前財務(wù)檔案管理存在的不足或薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地加強(qiáng)財務(wù)檔案管理工作。

1）思想上，強(qiáng)化財務(wù)檔案管理重要性認(rèn)識。無論是單位領(lǐng)導(dǎo)，還是普通職工，都應(yīng)在思想上高度重視財務(wù)檔案管理工作。一方面，加強(qiáng)財務(wù)檔案管理工作重要性、必要性的宣傳、引導(dǎo)，在單位內(nèi)部營造人人重視、支持財務(wù)檔案管理工作的濃厚氛圍。如，每年組織一次財務(wù)檔案管理方面的學(xué)術(shù)研討或者其他學(xué)習(xí)活動，就如何做好新時期單位財務(wù)檔案工作進(jìn)行廣泛而深入的分析討論，形成思想共識。另一方面，要給予財務(wù)檔案管理支持，在黨組會、辦公會等，將財務(wù)檔案管理與其他財務(wù)業(yè)務(wù)同部署、同落實(shí)、同考核，在單位內(nèi)部建立信息資源共享機(jī)制，在單位內(nèi)部營造出高度重視財務(wù)檔案管理的濃厚氛圍。

2）機(jī)制上，完善財務(wù)檔案管理制度性規(guī)定。完善的財務(wù)檔案管理體制機(jī)制是提升財務(wù)檔案管理效率、增強(qiáng)財務(wù)檔案管理規(guī)范化的重要保障。當(dāng)前，要理順單位財務(wù)檔案管理體制機(jī)制，首先，要成立財務(wù)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。由分管財務(wù)的單位領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室于財務(wù)部門;其次，要建立健全財務(wù)檔案管理崗位職責(zé)。針對不同人員及崗位，確立相應(yīng)的管理職責(zé)內(nèi)容，明確責(zé)任。再次，要建立健全財務(wù)檔案獎懲機(jī)制。要做到賞罰分明，建立鮮明的價值導(dǎo)向，對于嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)檔案管理規(guī)章制度，作出突出貢獻(xiàn)的要及時給予相應(yīng)的物質(zhì)或精神獎勵，反之，對違反財務(wù)檔案管理規(guī)定的，應(yīng)作出相應(yīng)的懲處，確保以嚴(yán)格的規(guī)章制度管事管人管權(quán)。

3）專業(yè)上，強(qiáng)化財務(wù)檔案管理專業(yè)化素能。一方面，要在現(xiàn)有人員編制基礎(chǔ)上，適當(dāng)給予財務(wù)檔案工作崗位以傾斜，增加崗位人員數(shù)量，以滿足日益增長的財務(wù)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要;另一方面，要加強(qiáng)在崗人員財務(wù)檔案管理專業(yè)素能培訓(xùn)。既可以通過邀請財務(wù)檔案管理領(lǐng)域的專家來單位講座，或者組織財務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)知識競賽，以賽代訓(xùn)等方式，不斷提升財務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素能。還可以選派單位從事財務(wù)檔案管理崗位人員赴先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)、取經(jīng)，開拓視野。此外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案學(xué)、會計學(xué)、計算機(jī)信息技術(shù)等學(xué)科的理論知識的培訓(xùn)，切實(shí)提升單位財務(wù)檔案從業(yè)者的綜合業(yè)務(wù)素能。

4）管理上，提升財務(wù)檔案管理信息化水平。會計電算化、檔案信息化、數(shù)字化是財務(wù)檔案管理的發(fā)展趨勢，大力提升財務(wù)檔案管理信息化水平也是單位財務(wù)檔案管理適應(yīng)新時期財務(wù)管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。為此，一方面，要積極改善單位財務(wù)檔案管理信息化所需的外在條件，購買正版財務(wù)管理應(yīng)用軟件，添置計算機(jī)、掃描儀等，夯實(shí)財務(wù)檔案信息化管理的軟硬件基礎(chǔ)。另一方面，要注重信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，對已有貫徹財務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化，做好新收錄檔案的信息化工作，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，并做好財務(wù)檔案信息安全，通過訪問控制、身份識別、存取控制、密鑰等等技術(shù)，筑牢財務(wù)檔案管理安全“堤壩”。

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