事業(yè)單位信息化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與研究

李艷玲

摘 要：隨著計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化檔案的管理成為一項非常重要的工作內(nèi)容。信息化檔案應(yīng)具備顯著的邏輯結(jié)構(gòu)，能夠完成檔案信息的采集、管理、業(yè)務(wù)辦理、安全接入和控制等功能。在信息化檔案管理任務(wù)中，數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)錄入和文件上傳/下載是最為關(guān)鍵的工作流程。如果將這三類任務(wù)高效、高精度地完成，則能大大提升檔案管理的業(yè)務(wù)水平。本文對信息化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與研究進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;模塊設(shè)計;數(shù)據(jù)

1 企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)設(shè)計建設(shè)的意義

1.1 實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料的信息互聯(lián)

檔案管理信息化建設(shè)的達(dá)成，將使事業(yè)單位的檔案管理工作由紙質(zhì)檔案管理邁向數(shù)字資料存儲的轉(zhuǎn)變，將在極大程度上提升單位檔案管理的效率。同時也將在加大程度上改觀事業(yè)單位檔案利用率不足的問題。在信息化管理的模式下，為事業(yè)單位檔案的資料信息共享提供了支點(diǎn)。其在激活存在于單位內(nèi)部的大量閑置信息，也為單位檔案信息資源的開發(fā)和利用提供了應(yīng)用基礎(chǔ)。

1.2 提升事業(yè)單位檔案資料的信息安全

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，也在極大程度上豐富了事業(yè)單位檔案管理的保密手段。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的泄密風(fēng)險大、存儲時限和環(huán)境要求高等問題一直在管理中受到詬病。信息化建設(shè)達(dá)成后，將使檔案信息的安全管理有效地建立在事業(yè)單位數(shù)字信息安全管理系統(tǒng)上，檔案資料的安全將獲得提升，將有效地解決上述問題。

2 信息化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

2.1 檔案信息采集模塊設(shè)計

檔案管理信息化能夠?qū)⑺行畔⒃谟嬎銠C(jī)網(wǎng)絡(luò)中顯示出來，并有助于用戶對相關(guān)檔案資料的搜索、咨詢、分析和下載。但是，由于部分檔案資料涉及保密特性，這就要求檔案信息采集模塊具備權(quán)限設(shè)置功能。本項目中所設(shè)計的檔案信息采集模塊流程如圖1所示。從圖1可以看出，在信息采集過程中需要將舊系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并通過特定的算法進(jìn)行歸檔。在權(quán)限設(shè)置方面，管理人員具備檔案管理的所有權(quán)，這樣既能提升計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用效率，又能保證檔案信息的安全性。管理人員可以在該模塊進(jìn)行專項設(shè)定，比如，針對某個部門或領(lǐng)域進(jìn)行靈活性設(shè)置、細(xì)化不同用戶的權(quán)限，也可在某一時段開發(fā)臨時權(quán)限。

2.2 數(shù)據(jù)錄入模塊設(shè)計

對于檔案數(shù)據(jù)的錄入，要求具備完備的編輯功能。在執(zhí)行項目、合同或媒體文件的錄入工作時，應(yīng)當(dāng)首先對文件進(jìn)行合理的編號（圖2）。系統(tǒng)為檔案數(shù)據(jù)的編輯提供了各種指令，包括增加、刪減、排序、修改、保存等。數(shù)據(jù)錄入后支持相應(yīng)的檢索功能，并能根據(jù)管理員指令進(jìn)行復(fù)制和導(dǎo)出。此外，檔案數(shù)據(jù)在錄入時應(yīng)及時判斷文件的正確性和唯一性。系統(tǒng)提供了多種檢驗(yàn)方法，包括后綴名、文件大小、日期等，可以快速判斷文件是否錯誤。如果檔案數(shù)據(jù)錄入后需要再次修改，可以直接采用系統(tǒng)中的重歸檔指令，這樣能迅速地替換掉原文件，并在后臺將原文件備份。管理員除了能夠直接看到新的檔案文件，還能查看修改日志，包括錄入日志、修改日志和銷毀日志等，便于后期檔案數(shù)據(jù)的再次維護(hù)。信息化的檔案數(shù)據(jù)屬于電子文件，根據(jù)文件的重要性可設(shè)定錄入權(quán)限，比如某些文件能夠根據(jù)規(guī)則直接對應(yīng)文件的瀏覽。檔案數(shù)據(jù)的錄入要基于查詢功能，否則不但會增大管理人員的工作量，還會增加入檔出錯的概率。錄入后并分類完成的檔案數(shù)據(jù)需要進(jìn)入“建表立檔”階段。即將可供編輯的檔案文件整理成表文檔形式，滿足不同需求的人群。此外，系統(tǒng)采用掛載方式實(shí)現(xiàn)檔案文件的批量式修改，操作方便。

2.3 數(shù)據(jù)的上傳和下載

檔案文件或數(shù)據(jù)的長傳與下載流程如圖3所示。可以看出，該過程對于文件的上傳需要管理員的審核，在下載時可進(jìn)行快速搜索，整個操作均需要特定的權(quán)限。檔案文件在存儲時，均具有備份操作，防止在長期管理后出現(xiàn)數(shù)據(jù)的意外損壞或丟失。數(shù)據(jù)的上傳和下載具備的基本功能模塊有維護(hù)、壓縮和加密等。

3 媒體檔案文件的管理與設(shè)置

3.1 媒體數(shù)據(jù)管理

目前，多數(shù)檔案文件為媒體數(shù)據(jù)，比如Office文檔、視頻、音頻等。對于媒體檔案文件的高效、精確管理是信息化檔案管理的最重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理水平的關(guān)鍵指標(biāo)。在該系統(tǒng)中，管理員可對媒體文件進(jìn)行權(quán)限處理，包括文件的添加、刪除、編號、替換、修改等，處理方式為數(shù)據(jù)模型樹模式，與微軟系統(tǒng)內(nèi)資源管理器類似，可直接根據(jù)編號進(jìn)行創(chuàng)建。當(dāng)媒體檔案文件發(fā)布后，無需對工作模式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，可直接在最短的時間內(nèi)完成檔案信息的檢索。對于檔案管理員來說，在部分功能模塊中僅能夠執(zhí)行目錄編著和發(fā)布作用，無法對媒體文件本身進(jìn)行修改。

3.2 設(shè)置與應(yīng)用

在媒體檔案管理的設(shè)置和應(yīng)用方面，系統(tǒng)提供了獨(dú)立的工作平臺，該平臺具有可編程性，并為用戶和管理員提供了豐富的指令庫，能夠根據(jù)自身情況對檔案庫內(nèi)的文件進(jìn)行自主設(shè)置，如檔案文件的類型、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、分類手段等。在該平臺的設(shè)置與應(yīng)用條件下，信息化檔案管理將更加智能化，可以滿足更多用戶的需求。

4 結(jié)束語

本項目中所設(shè)計的信息化檔案管理系統(tǒng)，可以滿足當(dāng)前飛速增長的數(shù)據(jù)存儲和管理需要，適用于各種行業(yè)和領(lǐng)域。檔案的信息化管理與服務(wù)，可以為更多用戶提供更方便與合理的操作，在保證檔案信息的安全性和可靠性的同時，又能提升檔案管理的可編輯性。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的需求也將隨之改變，只有不斷提升檔案構(gòu)架的合理性才能適應(yīng)檔案的長期管理模式。

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