論做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的必要性和措施

劉紀(jì)衛(wèi)

摘 要：檔案鑒定銷毀工作是檔案管理工作的重要組成部分，對于企業(yè)檔案的安全使用具有至關(guān)重要的影響。對于企業(yè)單位來說，檔案具有占地大、增長速度快以及重復(fù)性的特點。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營活動的持續(xù)推進，企業(yè)的檔案數(shù)量不斷增長，影響企業(yè)檔案管理活動的順利開展。因此，必須要加強對企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的重視，加強對價值小和保管期限已滿的檔案的處理工作。本文主要針對企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的必要性及相關(guān)的對策進行探究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;鑒定銷毀;對策

1 前言

對于企業(yè)檔案管理工作來說，做好檔案鑒定銷毀工作直接關(guān)系著企業(yè)檔案的鑒定管理水平，與企業(yè)的發(fā)展與決策有著密不可分的關(guān)系。因此，必須要加強對企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的重視，明確檔案鑒定銷毀的重要意義及相關(guān)方法，細(xì)致和科學(xué)的進行檔案的管理，保證檔案的實用性和時效性。

2 企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的必要性

2.1 解決數(shù)量過多的檔案

從當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀來看，由于企業(yè)的檔案管理工作所需要消耗的財力、物力較多，給企業(yè)帶來了一定的負(fù)擔(dān)，而企業(yè)檔案的增長速度也比較快，這就會導(dǎo)致企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中會保存一些毫無價值的檔案，例如貨票、增值稅抵扣、料單、已經(jīng)報廢的設(shè)備檔案以及已經(jīng)拆毀的基建檔案等。這些檔案不僅無法發(fā)揮有效價值，而且還會占用企業(yè)的檔案存儲空間。因此，需要加強對這些檔案的重新鑒定以及銷毀工作，對于已經(jīng)失去應(yīng)用價值的檔案應(yīng)當(dāng)進行及時的銷毀。企業(yè)檔案有一定的復(fù)雜性和多元化的特征，很多檔案由于種類繁雜，依然保留著一定的利用價值，這也給企業(yè)的鑒定活動帶來了更高的要求。所以，企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人需要加強對檔案鑒定銷毀的重視，通過全面系統(tǒng)地對檔案資料進行鑒定，保證企業(yè)留存檔案的可靠性和科學(xué)性[1]。

2.2 為后續(xù)檔案的收集和整理創(chuàng)造良好的環(huán)境

通常情況下，企業(yè)檔案的保留需要經(jīng)過嚴(yán)格的鑒定才可以將之歸為檔案。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動以及研發(fā)管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件統(tǒng)稱為企業(yè)檔案，企業(yè)檔案必須是有保存價值的文件，沒有價值的文件不構(gòu)成企業(yè)檔案。我國當(dāng)前在相關(guān)檔案保管的規(guī)章制度和法律法規(guī)體系當(dāng)中，明確規(guī)定了檔案文件的范圍以及具體的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。但是并沒有規(guī)定什么樣的文件不能夠納入到企業(yè)檔案的歸檔范圍，所以，在企業(yè)檔案實際收集以及分析的過程中，存在檔案重復(fù)以及檔案冗余的問題，不利于檔案管理工作的有序推進[2]。《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》以及《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》這兩條法案的出臺，明確規(guī)定了檔案歸檔工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)以及操作方法，對于檔案鑒定以及檔案管理工作有著十分重要的現(xiàn)實意義和指導(dǎo)意義。企業(yè)檔案管理工作者在開展檔案鑒定和銷毀管理的過程中，必須要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的要求，有序科學(xué)的開展檔案鑒定工作和管理工作，為后續(xù)企業(yè)檔案的分析與應(yīng)用創(chuàng)造良好的環(huán)境[3]。

2.3 提高檔案的利用價值和質(zhì)量

對企業(yè)檔案管理水平進行評價的一個重要依據(jù)便是企業(yè)檔案館藏案卷的可利用的信息價值，企業(yè)檔案管理水平并不取決于館藏案件的數(shù)量，與檔案的質(zhì)量息息相關(guān)。因此，檔案管理人員需要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀以及企業(yè)檔案管理過程中存在的問題，有針對性和有計劃地對檔案材料進行科學(xué)鑒定，及時發(fā)現(xiàn)失效的和變更的檔案以及已經(jīng)失去利用價值的檔案信息，并將之從檔案系統(tǒng)中剔除，保證案件內(nèi)容的時效性和準(zhǔn)確性。同時，也使得企業(yè)能夠更好的利用已有檔案的價值，為企業(yè)的發(fā)展和決策提供更好的指導(dǎo)。比如，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中保存的一些儀器設(shè)備的檔案和基本建設(shè)類的檔案，這些檔案信息相對來說時效性比較強，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的一個新的階段之后，這些檔案都失去了原有的價值。因此，工作人員可以針對這些檔案進行系統(tǒng)的處理，保證企業(yè)檔案內(nèi)容的可靠性和科學(xué)性。

3 做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的相關(guān)對策

3.1 加強企業(yè)檔案鑒定銷毀的法律法規(guī)的建設(shè)

科學(xué)系統(tǒng)的法律法規(guī)體系是保證企業(yè)檔案鑒定銷毀工作能夠科學(xué)開展的重要保障，需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)檔案管理過程中存在的問題和不足，采取針對性的措施對法律法規(guī)體系進行優(yōu)化和升級，建立健全檔案法律法規(guī)制度，為企業(yè)檔案鑒定銷毀工作提供有效指導(dǎo)和科學(xué)的約束。根據(jù)檔案的規(guī)章制度需要明令禁止企業(yè)擅自銷毀企業(yè)檔案，要求企業(yè)必須要在經(jīng)過相關(guān)機構(gòu)鑒定之后才能夠?qū)n案材料進行銷毀。如果擅自銷毀檔案需要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。從目前來看，法律法規(guī)體系并沒有涉及關(guān)于不進行檔案鑒定銷毀工作相關(guān)后果的闡述，導(dǎo)致檔案人員對檔案銷毀工作諱莫如深，很多檔案管理人員存在畏懼心理而不敢對檔案進行銷毀，影響企業(yè)檔案鑒定銷毀的效率。所以，必須要加強企業(yè)檔案鑒定銷毀相關(guān)法律法規(guī)以及制度體系的完善，要求經(jīng)過法律層面鑒定的檔案到期之后必須要及時銷毀，如果沒有做到正常銷毀而引起企業(yè)發(fā)展的不良后果的，需要采取法律措施進行解決。

3.2 加強對檔案鑒定銷毀工作的重視

從當(dāng)前企業(yè)檔案鑒定協(xié)會工作實際開展情況來看，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和相關(guān)檔案管理人員缺乏對鑒定銷毀工作的正確認(rèn)識，導(dǎo)致檔案鑒定銷毀工作遲遲得不到有效推進，難以為企業(yè)的發(fā)展提供有效的支持和數(shù)據(jù)參考。因此，需要加強企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和檔案管理人員對檔案鑒定銷毀工作的重視和正確認(rèn)識，明確檔案保存的目的以及檔案的作用和價值。要求企業(yè)保留的檔案能夠為企業(yè)的管理和決策提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，準(zhǔn)確系統(tǒng)地反映企業(yè)的發(fā)展信息，保證檔案鑒定銷毀工作的程序化、制度化和常規(guī)化，使得檔案管理工作可以得到順利穩(wěn)定的開展。

3.3 建立健全檔案評估機制

行之有效的信息價值鑒定機制是保證檔案鑒定銷毀工作能夠科學(xué)順利開展的前提，檔案管理人員需要對原有的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理體系進行改革優(yōu)化，按照檔案保管期限的約定，及時進行檔案資料的銷毀，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展的階段以及檔案的存放價值進行有序銷毀和鑒定。企業(yè)在進行檔案鑒定銷毀工作之前，還需要充分咨詢企業(yè)內(nèi)部各個部門的意見，制定科學(xué)完善的檔案鑒定體系和管理體系，認(rèn)證鑒定檔案的有效性，避免出現(xiàn)檔案鑒定事故而影響企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

3.4 明確檔案的處理流程和鑒定方法

在進行檔案鑒定銷毀處理工作的過程中，工作人員需要結(jié)合檔案的類型、內(nèi)容以及檔案產(chǎn)生的標(biāo)準(zhǔn)，采取針對性的措施進行鑒定和處置。首先，對于文書檔案的鑒定銷毀工作來說，要求檔案部門能夠統(tǒng)一負(fù)責(zé)檔案的分析以及處理，檔案人員和負(fù)責(zé)人共同參與到檔案鑒定與銷毀工作過程中，逐一審查檔案的消費清單，明確銷毀流程。其次，對于會計檔案的銷毀和鑒定工作來說，主要由財務(wù)部門進行負(fù)責(zé)，檔案人員、財務(wù)人員以及財務(wù)總監(jiān)共同參與財務(wù)會計檔案的銷毀管理，必須在清理完畢會計檔案涉及的債務(wù)問題、債權(quán)問題以及稅務(wù)問題之后，才能夠按照規(guī)定程序進行銷毀。

4 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的有序開展對于企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。因此，需要加強對企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的重視和正確認(rèn)識，科學(xué)開展企業(yè)檔案的管理工作，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]鄧紹興，陳智為主編.檔案管理學(xué)[M]，2版，北京：中國人民大學(xué)出版社，2016年，31頁.

[2]馮惠玲，張輯哲主編.檔案學(xué)概論[M]，第二版，北京：中國人民大學(xué)出版社，2016年，281頁.

[3]張劍斌，陳宗鳳.淺議企業(yè)檔案的鑒定工作——對老國有企業(yè)檔案鑒定工作現(xiàn)狀的幾點思考[J].云南檔案，2008（01）.