淺析建立完善的醫(yī)學(xué)類科技查新檔案管理機(jī)制的意義

摘 要：醫(yī)學(xué)科技查新檔案作為醫(yī)學(xué)科技查新工作的重要產(chǎn)物，記載著醫(yī)學(xué)科研活動的信息資源，良好的醫(yī)學(xué)科技查新檔案的管理工作是醫(yī)學(xué)類科技查新工作中一個不可缺少的組成部分。本文就查新檔案管理的重要性和如何建立完善的檔案管理機(jī)制進(jìn)行了初步的探討，并提出了建設(shè)性的意見。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)類科技查新;檔案;管理機(jī)制

科技查新，簡稱查新，是指查新機(jī)構(gòu)根據(jù)查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容，按照《科技查新規(guī)范》操作，經(jīng)過文獻(xiàn)檢索與對比分析，并作出結(jié)論， 形成查新報告。而醫(yī)學(xué)科技查新檔案作為醫(yī)學(xué)科技查新工作的重要產(chǎn)物，反映著醫(yī)學(xué)科研事業(yè)發(fā)展的歷史痕跡，記載著醫(yī)學(xué)科研活動的信息資源，所以良好的醫(yī)學(xué)科技查新檔案的管理工作是醫(yī)學(xué)類科技查新工作中一個不可缺少的組成部分。只有建立了完善的查新檔案管理機(jī)制，才能充分的利用科技查新檔案的上述特性，推動醫(yī)學(xué)醫(yī)療科研水平的創(chuàng)新和發(fā)展。

1 建立完善的醫(yī)學(xué)類科技查新檔案管理機(jī)制的意義

我國的醫(yī)學(xué)類科技查新工作起源于上個世紀(jì)80年代，隨著醫(yī)學(xué)科研活動的日益頻繁，醫(yī)學(xué)類科技查新工作也取得了較大的發(fā)展，為了規(guī)范科技查新工作，我國科學(xué)技術(shù)部于2000年頒布了《科技查新規(guī)范》，《規(guī)范》明確：“查新機(jī)構(gòu)應(yīng)做好查新檔案的管理工作”并對檔案管理工作的開展提出了詳細(xì)的指導(dǎo)意見。建立完善的醫(yī)學(xué)類科技查新檔案管理機(jī)制的意義如下：

1.1 記錄醫(yī)學(xué)科研活動的歷史進(jìn)程

醫(yī)學(xué)科技查新檔案是醫(yī)學(xué)科研活動的真實(shí)記載，長時間如實(shí)的記錄了醫(yī)學(xué)查新機(jī)構(gòu)在查新工作中的痕跡，歷年來查新委托人提交的查新項(xiàng)目均能真實(shí)的反映醫(yī)學(xué)科研活動的發(fā)展歷程，對后續(xù)的科研活動的開展有著重要的借鑒意義。

1.2 有助于避免課題和資源的重復(fù)浪費(fèi)

查新機(jī)構(gòu)經(jīng)常會遇見不同委托人提起課題相同或者相近的查新委托，如果建立有規(guī)范的查新檔案系統(tǒng)，查新機(jī)構(gòu)則可以利用過往的檔案進(jìn)行查重工作，減少科研課題的重復(fù)立項(xiàng)和研究，杜絕給社會資源帶來的浪費(fèi)，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力。

1.3 對查新機(jī)構(gòu)規(guī)范查新工作有著積極的作用

醫(yī)學(xué)科技查新檔案是整個科技查新工作過程中第一手、最原始的資料，查新機(jī)構(gòu)通過對查新檔案定期的檢閱、組織工作人員參照檔案進(jìn)行交流溝通，可以加強(qiáng)對科技查新工作質(zhì)量的監(jiān)督，找到存在的問題，進(jìn)而根據(jù)實(shí)際情況制定切實(shí)有效的改進(jìn)方法，推動醫(yī)學(xué)類科技查新工作更進(jìn)一步的發(fā)展。

1.4 有利于醫(yī)學(xué)科研現(xiàn)狀的分析和科研方向的創(chuàng)新

醫(yī)學(xué)科研人員通過科技查新對其研究課題的重復(fù)性、前沿性進(jìn)行檢索和審核，所以醫(yī)學(xué)類科技查新檔案最能真實(shí)有效的反映每一個學(xué)科科研領(lǐng)域的研究方向，前沿的科學(xué)技術(shù)。只有建立了完整的醫(yī)學(xué)科技查新檔案，才能對醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的方向加以分析，并且有助于查新機(jī)構(gòu)和科研人員建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系進(jìn)而開展一系列個性化的科研服務(wù)，為醫(yī)學(xué)科研的發(fā)展和創(chuàng)新起到積極的促進(jìn)作用。同時，科研決策和管理機(jī)構(gòu)也可以利用查新檔案為醫(yī)學(xué)科研明確新的發(fā)展方向。

1.5 有利于保證科技查新工作思路的一致性

醫(yī)學(xué)類科技查新檔案是眾多查新人員工作經(jīng)驗(yàn)、思路和技術(shù)的累積，我們可以把查新檔案理解成一個查新知識信息的倉庫，在查新過程中會因?yàn)椴樾鹿ぷ魅藛T技術(shù)水平的參差不齊導(dǎo)致檢索策略的不同，進(jìn)而檢出的文獻(xiàn)差異較大，所以往往一份合格的查新報告，都需要經(jīng)過反復(fù)推敲，多次檢索測試才能得到。這種資料及時歸檔后，將來再遇到類似的課題，查新人員可以從檔案中找到參考和借鑒，這樣可以確保查新工作開展的連貫性和一致性。

1.6 有助于避免查新機(jī)構(gòu)和委托用戶的各種糾紛，維護(hù)雙方的合法權(quán)益

醫(yī)學(xué)科技查新檔案是查新工作最真實(shí)原始的資料，當(dāng)查新機(jī)構(gòu)和委托用戶發(fā)生糾紛時，查新檔案憑借其原始的記錄性和法律意義上的證據(jù)作用，可以迅速化解矛盾，維護(hù)雙方的合法權(quán)益。

2 如何建立完善的醫(yī)學(xué)科技查新檔案管理機(jī)制

2.1 專人負(fù)責(zé)醫(yī)學(xué)科技查新檔案的管理

由于醫(yī)學(xué)類科技查新檔案管理工作的特殊性和保密性，查新機(jī)構(gòu)應(yīng)明確專職的檔案保管人員，并且定期開展職業(yè)培訓(xùn)，確保檔案保管人員熟悉檔案管理工作的具體規(guī)定、檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。并嚴(yán)格要求檔案保管人員認(rèn)真履職，嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》的相關(guān)規(guī)定，對提出了保密要求的科技查新檔案，應(yīng)嚴(yán)格防止泄密，維護(hù)科技查新工作的嚴(yán)肅性。

2.2 規(guī)范檔案移交的工作流程

查新員應(yīng)負(fù)責(zé)收集整理自己負(fù)責(zé)的查新項(xiàng)目的相關(guān)資料，待查新工作完成后，應(yīng)及時將項(xiàng)目相關(guān)的材料移交檔案管理人員，檔案管理人員在收到材料后，對材料的完整性和真實(shí)性進(jìn)行認(rèn)真梳理檢查，并經(jīng)查新員和檔案管理員共同簽字后登記造冊存檔。這種專人負(fù)責(zé)，查新員協(xié)助的檔案移交流程使整個檔案管理體系權(quán)責(zé)清晰。

2.3 醫(yī)學(xué)類科技查新檔案的日常整理

對于移交后的科技查新檔案，我們應(yīng)該實(shí)行一個課題一份檔案歸于一個檔案盒內(nèi)的原則，切忌檔案混淆存放，在檔案盒側(cè)面應(yīng)標(biāo)注科研項(xiàng)目編號，要做好檔案標(biāo)引，標(biāo)引應(yīng)該注明：“檔案號、項(xiàng)目名稱、委托人、委托人電話、委托人單位、查新員、審核員、完成日期”等信息以方便快速的查詢和統(tǒng)計(jì)。

2.4 應(yīng)定期開展查新檔案的鑒定、檢查、篩選工作

為了提高查新檔案庫的庫藏質(zhì)量，保證科技查新檔案的高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量，對于已歸檔保存的科技查新檔案，應(yīng)該定期開展科技查新檔案的鑒定、檢查、篩選工作，對于部分已失去保存價值并且超過保管期限的項(xiàng)目檔案，應(yīng)報請主管領(lǐng)導(dǎo)審批進(jìn)行銷毀，并對銷毀的檔案登記造冊。

2.5 查新檔案的紙質(zhì)和電子化管理

按照《科技查新規(guī)范》的工作要求：“應(yīng)當(dāng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，每個項(xiàng)目的《科技查新報告》應(yīng)當(dāng)?shù)卿浀絿也樾鹿ぷ鲾?shù)據(jù)庫?！痹谕瓿缮鲜龉ぷ鞯耐瑫r，為確?？萍疾樾聶n案保管的可靠性和容錯性，對每一個查新項(xiàng)目相關(guān)資料應(yīng)該進(jìn)行紙質(zhì)和電子化兩種方式的存檔。對電子化的檔案，應(yīng)做好數(shù)據(jù)的備份工作。

另外，應(yīng)加大科技查新工作的網(wǎng)絡(luò)平臺的開發(fā)工作，檔案管理人員應(yīng)及時將查新項(xiàng)目的信息資料錄入到網(wǎng)絡(luò)平臺中，以便對科技查新檔案的查找和管理。

3 結(jié)語

醫(yī)學(xué)類科技查新檔案管理工作是整個科技查新工作中最重要的組成部分，建立和完善相關(guān)的管理機(jī)制是一個長期的過程，需要各查新機(jī)構(gòu)和查新工作人員充分引起重視，認(rèn)真摸索工作方法，加強(qiáng)交流工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提出創(chuàng)新的工作機(jī)制，長此以往醫(yī)學(xué)類科技查新檔案管理工作才能邁上一個新的臺階。

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作者簡介

汪莉莉（1983-），女，漢，貴州省遵義市人，館員，本科，研究方向：圖書館信息服務(wù)與咨詢及查新檔案。