淺談工程科技檔案管理及合理利用方式

王錫

摘 要：工程科技檔案在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，其能夠真實(shí)地記錄整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中相關(guān)的資料以及有價(jià)值的文件，從而有效為后續(xù)工程項(xiàng)目建設(shè)提供可靠的參考依據(jù)。因此，要求相關(guān)的檔案人員要做好工程科技檔案的管理工作，并且提高工程科技檔案的利用效益，從而真正地發(fā)揮工程科技檔案的真正作用?；诖?，本文對(duì)工程科技檔案管理的重要性進(jìn)行分析，并分別闡述工程科技檔案管理及合理利用的方式。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目;科技檔案;管理;合理利用

科技檔案是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中一項(xiàng)重要的科技資源，是人類寶貴的財(cái)富。同樣，工程科技檔案是真實(shí)、詳細(xì)地記錄整個(gè)建設(shè)過(guò)程的資料和信息，因此工程科技檔案能夠起到對(duì)建筑工程項(xiàng)目全程監(jiān)督和管理的作用。也正是因?yàn)槿绱?，工程科技檔案能夠有效保證建筑工程項(xiàng)目的質(zhì)量，從而有效推動(dòng)科技、生產(chǎn)以及生活的發(fā)展。由此可見，工程科技檔案管理有著重要的作用，尤其是能夠起到推動(dòng)社會(huì)主義建設(shè)的作用。對(duì)此，相關(guān)的檔案人員需要做好工程科技檔案管理及合理利用的工作，從而真正地發(fā)揮工程科技檔案的作用。

1 工程科技檔案管理的重要性分析

1）為城市規(guī)劃建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。在城市規(guī)劃建設(shè)過(guò)程中，需要對(duì)城市現(xiàn)有的條件、環(huán)境等各個(gè)方面因素進(jìn)行系統(tǒng)化、合理化以及長(zhǎng)期性的分析和預(yù)測(cè)，然后通過(guò)論證的方式和規(guī)劃的形式來(lái)執(zhí)行，以此促進(jìn)城市的發(fā)展。需要注意的是，在城市規(guī)劃建設(shè)的過(guò)程中，需要根據(jù)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況以及城市的實(shí)際情況進(jìn)行。與此同時(shí)，在城市規(guī)劃過(guò)程中也隨之產(chǎn)生了許多工程資料，而這些工程資料文件能夠?yàn)槌鞘幸?guī)劃建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

2）為城市建設(shè)管理提供可靠的依據(jù)?，F(xiàn)代化城市建設(shè)其實(shí)是一個(gè)較為復(fù)雜、龐大以及綜合的系統(tǒng)工程。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代化城市進(jìn)程不斷加快，同時(shí)一些城鎮(zhèn)也開始逐漸轉(zhuǎn)向?yàn)槌鞘校谶@樣的背景下，城市建設(shè)的工程科技檔案便起到了重要的作用，具有較高的使用價(jià)值。在城市規(guī)劃建設(shè)中，包括了許多內(nèi)容，也非常復(fù)雜，其中一些地下管線的鋪設(shè)、地下建筑以及隱藏工程也越來(lái)越多，而要想實(shí)現(xiàn)對(duì)這些工程進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，單單只是依靠現(xiàn)場(chǎng)勘測(cè)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，所以便體現(xiàn)出了工程科技檔案的重要作用。通過(guò)有效利用工程科技檔案，可以為城市建設(shè)和管理提供可靠的依據(jù)，同時(shí)也能夠有效避免盲目建設(shè)的情況發(fā)生，造成一系列資源浪費(fèi)的現(xiàn)象出現(xiàn)。因此，工程科技檔案具有重要的作用，能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)和管理提供可靠的依據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)城市科學(xué)的建設(shè)和管理。

2 工程科技檔案管理的方式分析

1）完善工程科技檔案管理的法律體系。加強(qiáng)工程科技檔案的管理，首先就是要實(shí)現(xiàn)工程科技檔案的依法管理。在我國(guó)相關(guān)的檔案管理和城市規(guī)劃建設(shè)的法律法規(guī)中，都明確要求了工程科技檔案管理的方式，制定了相關(guān)的工程科技檔案管理制度，要求在實(shí)際的工程科技檔案管理工作中，要落實(shí)檔案驗(yàn)收制定、限制制度以及執(zhí)法制度，并且明確的列出工程科技檔案驗(yàn)收和報(bào)送環(huán)節(jié)的法律法規(guī)。對(duì)此，相關(guān)的檔案管理人員一定要根據(jù)相關(guān)的工程科技檔案法律法規(guī)，建立起完善的工程科技檔案管理的法律體系，并且深刻貫徹落實(shí)相關(guān)的法律法規(guī)，從而有效實(shí)現(xiàn)工程科技檔案依法管理。

2）加強(qiáng)工程科技檔案的日常管理工作。加強(qiáng)工程科技檔案管理，除了要實(shí)現(xiàn)工程科技檔案的依法管理，還要注重工程科技檔案的日常管理工作。具體可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：第一，做好工程科技檔案的收集工作，主要是要做好科技文件的接收，包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)建議書、實(shí)驗(yàn)報(bào)告書、保密協(xié)議等文件;第二，做好工程科技檔案的整理工作，具體就是要針對(duì)所接收的科技文件資料進(jìn)行分類、排序和整理，并且要在遵循文件性質(zhì)和規(guī)律的基礎(chǔ)上進(jìn)行。在科技文件整理的過(guò)程中，需要注意各個(gè)科技文件資料的關(guān)聯(lián)性，從而對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的歸檔工作;第三，加強(qiáng)工程科技檔案的日常維護(hù)工作，具體就是要針對(duì)工程科技檔案的查閱和外借做好相應(yīng)的監(jiān)督工作，同時(shí)對(duì)于一些特殊的文件和電子檔案也要加強(qiáng)安全防護(hù)，要制定相關(guān)的防護(hù)和預(yù)警機(jī)制，以此確保工程科技檔案的安全性、完整性。此外，在工程科技檔案的日常管理工作中，統(tǒng)計(jì)工作也是必不可少的一項(xiàng)環(huán)節(jié)，相關(guān)的檔案管理人員要做好工程科技檔案的統(tǒng)計(jì)工作，確保工程科技檔案的真實(shí)性，從而有效為后續(xù)的工作提高可靠的依據(jù)。

3）加強(qiáng)工程科技檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。加強(qiáng)工程科技檔案管理，離不開人的作用，人也是最基本的因素。所以，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的工程科技檔案管理，還需要加強(qiáng)工程科技檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，并且在建設(shè)過(guò)程中，要遵循以人為本的發(fā)展理念，從而有效提升工程科技檔案管理隊(duì)伍的水平。對(duì)此，檔案管理部門要加強(qiáng)工程科技檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并且要采取不同形式的培訓(xùn)方式進(jìn)行，可通過(guò)定期或者不定期的培訓(xùn)方式，提升工程科技檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能，培養(yǎng)其成為懂管理、高素質(zhì)、高技術(shù)的工程科技檔案管理人員。此外，需要注意的是，在工程科技檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)要求相關(guān)的檔案管理人員必須持有相關(guān)的專業(yè)證書才可以參與到檔案管理工作中。

3 工程科技檔案合理利用的方式分析

1）建立專門工程科技檔案閱覽室。實(shí)現(xiàn)工程科技檔案的合理利用，可以建立專門的工程科技檔案閱覽室，這是一種比較常見的工程科技檔案合理利用的方式。通過(guò)建立專門的工程科技檔案閱覽室，在需要參考工程科技檔案的情況下，相關(guān)的使用人員可以到閱覽室進(jìn)行閱覽，同時(shí)也方便了使用人員資料查找。通常情況下，工程科技檔案屬于比較重要的文件資料，而且其中存在一些比較機(jī)密性的文件，原則上工程科技檔案是不能夠進(jìn)行外借的，所以如果相關(guān)的工作人員需要參考工程科技檔案資料，則可以到閱覽時(shí)進(jìn)行查閱。需要注意的是，在提供工程科技檔案閱覽服務(wù)時(shí)，要充分考慮兩個(gè)方面，一個(gè)是工作人員所需要的資料相對(duì)比較簡(jiǎn)單，另一個(gè)是要確保資料的數(shù)量和范圍足夠大。

2）實(shí)現(xiàn)工程科技檔案的外借服務(wù)。由于工程科技檔案是比較重要的工程資料，而且其中存在一些比較機(jī)密性的文件，所以原則上工程科技檔案是不能進(jìn)行外借的，一旦借出，可能會(huì)造成一系列不必要的問(wèn)題。但是，為了充分體現(xiàn)工程科技檔案的價(jià)值，在特殊情況下，是可以實(shí)現(xiàn)外借服務(wù)的。比如，在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)環(huán)節(jié)，企業(yè)在進(jìn)行招投標(biāo)時(shí)需要許多工程檔案原件進(jìn)行參考，所以需要工程科技檔案實(shí)現(xiàn)外借服務(wù)，這體現(xiàn)了工程科技檔案的合理利用。與此同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)工程科技檔案外借服務(wù)時(shí)，也要遵循一定原則，以此確保工程科技檔案的完整性和安全性。具體的原則為：第一，在提供工程科技檔案外借服務(wù)時(shí)，相關(guān)的使用人員必須要提交申請(qǐng)報(bào)告，并且說(shuō)明使用的原因;第二，相關(guān)的使用人員在外借工程科技檔案時(shí)，要做好相關(guān)的登記記錄，包括借出的時(shí)間、檔案名稱、使用人名稱、歸還時(shí)間等;第三，相關(guān)的使用人員在借出工程科技檔案時(shí)，要做好保護(hù)工作，不能夠存在破損、丟失的情況發(fā)生。

3）實(shí)現(xiàn)工程科技檔案的復(fù)制服務(wù)。實(shí)現(xiàn)工程科技檔案的合理利用，除了提供閱覽和外借服務(wù)外，可以對(duì)工程科技檔案原件進(jìn)行復(fù)制，從而提供復(fù)制服務(wù)。這是因?yàn)?，我?guó)城市化建設(shè)的進(jìn)程加快，所需要的工程科技檔案也越來(lái)越多，而對(duì)工程科技檔案原件進(jìn)行復(fù)制，便成為了當(dāng)前工程科技檔案合理利用的重要方式，也深受廣大工程人員的歡迎。實(shí)現(xiàn)工程科技檔案的復(fù)制服務(wù)，不僅可以有效提高工程科技檔案的使用效益，而且可以防止工程科技檔案原件遭受破壞，增加了工程科技檔案的使用壽命，從而實(shí)現(xiàn)有效的工程科技檔案管理。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，工程科技檔案對(duì)城市發(fā)展建設(shè)有著重要的作用，所以必須做好工程科技檔案的管理工作，并采取有效措施促進(jìn)工程科技檔案的合理利用，從而真正地發(fā)揮工程科技檔案的作用。

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