事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理探討

李海玲

摘 要：現(xiàn)如今，信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，發(fā)揮了極大的作用。事業(yè)單位在檔案管理中也應(yīng)當(dāng)推進電子檔案建設(shè)，從而提升的檔案管理水平和質(zhì)量。但是事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)過程中還存在較多的問題，包括重視程度不足、相關(guān)制度不完善以及專業(yè)型人才欠缺等，導(dǎo)致電子檔案管理質(zhì)量低下，不利于電子檔案管理的深入化開展。本文就強化電子檔案管理提出了相關(guān)意見，希望能促使事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案

電子檔案管理是指將紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化，利用信息化技術(shù)展開的管理模式。與傳統(tǒng)的人工管理相比，這種方式管理質(zhì)量更高，可以有效降低文件丟失率，提升檔案管理工作質(zhì)量。因此事業(yè)單位在檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)加強信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案電子化，從而提升檔案管理工作效率。此外，電子檔案還能方便信息查閱，提升信息的綜合利用率，有助于事業(yè)單位檔案管理水平的不斷提升。

1 電子檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中的作用

事業(yè)單位在檔案管理過程中存在諸多不良情況，相關(guān)工作人員責(zé)任意識不強，管理工作成為一種形式。雖然也存在電子檔案，但是由于系統(tǒng)落后，導(dǎo)致刮泥效率低下，實際應(yīng)用效果較差。如果能更新硬件設(shè)施，采用先進的技術(shù)對檔案進行歸納總結(jié)，可以有效提升管理工作效率。并且電子檔案可以降低人為造成的工作失誤率，從而提升管理質(zhì)量。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案整理工作更加快捷，將相關(guān)信息按照目錄和文獻檢索錄入到檔案管理系統(tǒng)中，不但提升了檔案分類的準(zhǔn)確性，在日后查找信息是也更加快捷，可以極大的節(jié)省時間，提升工作效率。電子檔案存儲也較為穩(wěn)定，有著很高的安全性，不需要考慮環(huán)境在對案保存過程中對材質(zhì)產(chǎn)生的負(fù)面影響。檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要內(nèi)容，其本身耗時耗力，但是如果能推進電子檔案管理工作，保障數(shù)據(jù)分類的準(zhǔn)確性，在節(jié)省人力的同時極大的提升管理工作質(zhì)量。

2 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題

2.1 重視程度不足

事業(yè)單位電子檔案管理過程中，由于缺乏重視，所以在人力以及物力方面資金投入不足。在人力方面投資不足會導(dǎo)致專業(yè)性人才欠缺，很少有人愿意長時間耗費精力投入到檔案管理工作中，這可能導(dǎo)致單位隨意派遣人員進行電子檔案管理，這必然會影響到管理結(jié)果，降低檔案管理質(zhì)量。而電子檔案只有在配套的硬件設(shè)施以及完善的系統(tǒng)下才會發(fā)揮功能，資金不足會導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備落后，很容易在管理過程中出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象。軟硬件條件的欠缺會嚴(yán)重阻礙電子檔案工作的正常開展，并且會對檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

2.2 相關(guān)制度不完善

一項工作想要取得良好的管理效果，一定要有完善的制度做保障，然后工作人員依照相關(guān)制度展開工作，這樣才能取得較高的管理質(zhì)量。電子檔案管理作為一種先進的檔案管理辦法，需要借助互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)。但是網(wǎng)絡(luò)本身是一般雙刃劍，雖然可以取得更高的管理質(zhì)量和效率，但是也能因引發(fā)管理風(fēng)險。如果沒有相關(guān)制度作保障，在管理工作中缺乏有效的保護措施，可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)被篡改或復(fù)制。信息泄露會泄露他人隱私，進而對事業(yè)單位的公信力產(chǎn)生影響。而與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案被篡改的風(fēng)險性要小得多，如果沒有相關(guān)制度保障，電子檔案的發(fā)展會受到很大阻礙。

2.3 電子檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

想要對電子檔案進行收集、歸納、總結(jié)，需要相關(guān)工作人員具備專業(yè)的技術(shù)，尤其是計算機操作技術(shù)，這樣才能保障依照目錄與檢索將信息正確的分類。同時，檔案管理人員還需要具備較強的責(zé)任意識，依照信息逐條錄入到系統(tǒng)中，避免出現(xiàn)信息遺漏。但是當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)相對老化，缺乏網(wǎng)絡(luò)相關(guān)技術(shù)，導(dǎo)致電子檔案管理工作很難正常開展。在這種情況下，事業(yè)單位也會面向社會招聘臨時工，而這部分人員責(zé)任意識不強，很容易出現(xiàn)信息錄入錯誤或者丟失情況。甚至部分人員監(jiān)守自盜，利用職務(wù)之便修改檔案信息。這些情況都對電子檔案管理工作深入開展蒙上了陰影。

3 提升事業(yè)單位電子檔案管理工作質(zhì)量的方法

3.1 提升領(lǐng)導(dǎo)重視程度

為了推進電子檔案管理工作，事業(yè)單位必須提升對該項內(nèi)容的重視程度，投入充足的資金以配備相關(guān)的軟硬件設(shè)施，從而為電子檔案管理工作的深入開展奠定基礎(chǔ)。作為一項延續(xù)性較強的工作，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)尋找專業(yè)的人員進行檔案管理工作，同時提高相關(guān)人員薪資待遇，從而降低人員流動性，保障檔案管理工作的完整性。此外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)購入先進的設(shè)備，完善硬件條件，確保電子檔案管理工作順利開展。還能減少信息丟失情況，在搜索信息時也能極大的提升效率，節(jié)省時間，推進電子檔案管理工作高效率的開展。

3.2 構(gòu)建完善的管理制度

為了推進事業(yè)單位電子檔案工作安全有序的開展，就應(yīng)當(dāng)完善管理制度，保障檔案管理人員遵從制度進行操作，保障電子檔案的完整性和真實性。所以制度應(yīng)當(dāng)滲透到收集、歸檔、管理以及保管等各個環(huán)節(jié)，提升電子檔案管理規(guī)范性。在進行電子檔案整理時，應(yīng)當(dāng)按照整理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行，電子檔案更應(yīng)當(dāng)按照標(biāo)準(zhǔn)進行接收、存儲等，確保電子檔案信息的有效性和完整性。除了信息整理和歸檔外，有效的制度也能促使工作人員保持責(zé)任心，可以將電子檔案管理人員的管理結(jié)果與績效掛鉤，這會促使相關(guān)人員在工作過程中保持專注，從而提升管理質(zhì)量。

3.3 提升管理人員的綜合素質(zhì)

想要提升事業(yè)單位電子檔案管理工作質(zhì)量，就一定要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)?？梢云刚垖ｉT的電子檔案管理人員進行檔案管理工作，同時還可以對內(nèi)部人員進行理論知識與實踐技能的培訓(xùn)，保障所有檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提升。同時還要加強對電子檔案管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)，促使所有人員都能依照規(guī)章制度展開工作。在部分人員的認(rèn)知中，檔案管理工作簡單且枯燥，對工作影響較小。但是如果信息丟失會產(chǎn)生很嚴(yán)重的負(fù)面影響，所以尤其應(yīng)當(dāng)改善工作人員內(nèi)的認(rèn)知，促使他們能更高質(zhì)量的完成工作。為了確保電子檔案的安全性，還要進行定期維護，檢查電腦設(shè)備的相關(guān)功能，避免錄入過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。為了降低意外發(fā)生率，對數(shù)據(jù)進行備份并保存。為了降低風(fēng)險，電子檔案管理人員還要采用技術(shù)手段和規(guī)定來避免其他人對檔案資料進行查詢和修改，從而提升信息安全性。

4 結(jié)語

在視野單位的檔案管理工作中，推進電子檔案管理有著非常積極的意義，其可以減少人為操作帶來的工作失誤，還能提升信息查找速度，有效提升檔案管理效率。但是在事業(yè)單位電子檔案管理中還存在較多問題，這些問題都阻礙了電子檔案管理工作的深入開展。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)予以充分的重視，在軟硬件方面投入充足的資金，為電子檔案管理工作深入開展奠定基礎(chǔ)。同時完善管理制度，為工作質(zhì)量的提升做好制度方面的保障。此外，還應(yīng)當(dāng)加強電子檔案管理人員的工作素養(yǎng)，這樣才能切實提升管理效率，減少管理過程中的風(fēng)險因素。只有確保電子檔案信息的完整性和保密性，才能確保檔案在相關(guān)工作中發(fā)揮重要作用。

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