改善機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理模式的對(duì)策建議

峰春

摘 要：機(jī)關(guān)事務(wù)檔案是機(jī)關(guān)事務(wù)局保存文件資料的重要載體，機(jī)關(guān)事務(wù)局應(yīng)立足于機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作重點(diǎn)優(yōu)化檔案管理模式，提高機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理水平。本文圍繞機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作展開論述，重點(diǎn)闡述提升機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作效率和質(zhì)量的對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事務(wù)檔案;管理;對(duì)策

優(yōu)化檔案管理工作是機(jī)關(guān)事務(wù)局管理工作中十分重要的組成部分，也是機(jī)關(guān)事務(wù)局檔案管理工作的重點(diǎn)。隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，越來(lái)越多人開始關(guān)注的公務(wù)接待、公車改革、辦公室用房管理等機(jī)關(guān)事務(wù)工作，這要求機(jī)關(guān)事務(wù)局在創(chuàng)新工作模式的同時(shí)做好相關(guān)工作記錄，以備查詢。機(jī)關(guān)事務(wù)局應(yīng)結(jié)合“新思路、新舉措、新突破”的工作要求以及單位檔案管理實(shí)情提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，做細(xì)、做深檔案管理工作，發(fā)揮機(jī)關(guān)事務(wù)檔案的價(jià)值，強(qiáng)化機(jī)關(guān)事務(wù)管理成效。

1 機(jī)關(guān)事務(wù)檔案價(jià)值

機(jī)關(guān)事務(wù)局負(fù)責(zé)多項(xiàng)行政管理活動(dòng)，為政府部門正常開展業(yè)務(wù)活動(dòng)提供資金、資源、資產(chǎn)等方面的服務(wù)，是政府部門高校運(yùn)轉(zhuǎn)的有力后盾。機(jī)關(guān)事務(wù)管理檔案通過(guò)文字、圖片、視頻等形式全方位記錄機(jī)關(guān)事務(wù)各項(xiàng)工作。機(jī)關(guān)事務(wù)檔案在機(jī)關(guān)事務(wù)局中發(fā)揮著十分重要的作用，其中關(guān)于行政后勤工作記錄為后期開展后勤工作提供信息支撐;關(guān)于運(yùn)行成本的記錄能能提升服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)物定額的有效性;關(guān)于使用經(jīng)費(fèi)的相關(guān)信息有利于提升財(cái)務(wù)分析和核算效率;關(guān)于相關(guān)制度文件的記錄為領(lǐng)導(dǎo)制定決策、確定工作流程提供參考;關(guān)于政府辦、旗委等機(jī)關(guān)單位交代事項(xiàng)的記錄為社會(huì)發(fā)展留存歷史資料。機(jī)關(guān)事務(wù)檔案為機(jī)關(guān)事務(wù)局開展管理活動(dòng)提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)保障，機(jī)關(guān)事務(wù)局應(yīng)做好檔案管理工作，深入挖掘檔案資料的價(jià)值，在工作中合理利用檔案數(shù)據(jù)和信息，提升各項(xiàng)管理工作效率。

2 傳統(tǒng)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理采取的是內(nèi)向封閉式的管理模式，將檔案資料封存在專門的辦公室，很少對(duì)外開放，一般情況下只有在上級(jí)部門審查時(shí)才會(huì)打開查用。[1]這種管理模式一定程度上維護(hù)了機(jī)關(guān)事務(wù)資料的完整性，但是隨著我國(guó)機(jī)關(guān)事務(wù)改革力度的加大，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事務(wù)檔案資料管理模式的弊端逐漸顯現(xiàn)，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

一是管理過(guò)于封閉，弱化了檔案資料的實(shí)用性。機(jī)關(guān)檔案資料的查閱條件限制較大，一般情況下需要上級(jí)單位的推薦信或直接領(lǐng)導(dǎo)審批簽字條，有時(shí)候甚至需要同時(shí)征得多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)同意才能查閱，極大地限制的普通公眾查閱和使用檔案資料。目前很多機(jī)關(guān)事務(wù)局在管理檔案資料時(shí)依然延續(xù)傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)模式，只有當(dāng)有人需要查閱才提供相應(yīng)的服務(wù)，檔案管理方式比較單一。

二是檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)有待提高。目前很多機(jī)關(guān)事務(wù)局正在積極響應(yīng)黨中央的號(hào)召優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)、精簡(jiǎn)團(tuán)隊(duì)成員，但是沒(méi)有考慮到機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理是一項(xiàng)具有技術(shù)性、專業(yè)性、政策性等特征，很少安排專職人員管理檔案資料，而且檔案管理人員變動(dòng)較為頻繁，檔案資料管理穩(wěn)定性不強(qiáng)，管理團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)素質(zhì)較低。這樣的管理模式很難滿足機(jī)關(guān)事務(wù)檔案高效優(yōu)質(zhì)的管理要求。

三是信息化程度不高，管理手段落后。機(jī)關(guān)事務(wù)局大都設(shè)有專門的檔案室，但是由于具有很強(qiáng)的保密觀念，很少有單位在檔案管理中引入信息化手段，更別人檔案信息公開了。此外，各機(jī)關(guān)事務(wù)局檔案管理不統(tǒng)一，缺乏現(xiàn)代化管理理念，目前機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理依然采用的是手工記錄的方式，原始粗放，浪費(fèi)勞動(dòng)力。

3 機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理模式優(yōu)化途徑

3.1 完善機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理制度

首先應(yīng)從思想上高度重視機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作，將其納入機(jī)關(guān)事務(wù)局重要日程和目標(biāo)管理考核中，明確管理責(zé)任，在單位內(nèi)部營(yíng)造一種良好的檔案資料管理氛圍。其次應(yīng)完善檔案管理結(jié)構(gòu)，建立專門的機(jī)關(guān)事務(wù)檔案室，并組建檔案資料鑒定和管理小組，配備具有專業(yè)檔案知識(shí)的專職檔案管理員，連通各科室的檔案資料網(wǎng)絡(luò)，促使單位全體成員參與到檔案管理中，提升機(jī)關(guān)事務(wù)檔案整合效率。再者應(yīng)健全機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理制度，并將檔案管理制度納入單位管理體系中，嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)檔案三合一制度要求開展檔案資料管理工作，做好檔案的保密、保管和借閱工作，使單位全體成員了解檔案資料及檔案管理工作的重要性，自覺(jué)遵守檔案管理制度，提升機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。最后應(yīng)加大對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作的監(jiān)督力度，定期抽檢檔案資料，促使檔案管理員積極采取有效的管理手段，提升機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理的有效性。[2]

3.2 提升機(jī)關(guān)事務(wù)檔案質(zhì)量

事務(wù)性檔案資料是機(jī)關(guān)事務(wù)檔案的核心，涉及到很多部門，隨著政府部門行政事務(wù)的推進(jìn)，事務(wù)性檔案的數(shù)量勢(shì)必會(huì)不斷增加，檔案管理工作的難度也會(huì)隨之提升。由于機(jī)關(guān)事務(wù)局開展的工作增多，檔案資料的收集將變得更繁瑣，要求檔案管理員具有高度的責(zé)任心，嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理制度開展管理工作，優(yōu)化檔案管理手段。機(jī)關(guān)事務(wù)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，檔案管理員很難同時(shí)完成檔案資料的收集、整理和管理工作，因此可以在單位內(nèi)部各科室設(shè)置兼職檔案員?？剖壹媛殭n案員負(fù)責(zé)本科室的檔案資料收集和整理工作，將科室檔案交由專職檔案員進(jìn)行質(zhì)量檢查，然后集中統(tǒng)一管理。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)間里機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理存在管理員專業(yè)知識(shí)掌握不到位、檔案管理效率低等問(wèn)題，導(dǎo)致很多認(rèn)為機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理部門是一個(gè)“劣勢(shì)”部門，檔案管理員是知識(shí)水平不高、知識(shí)更新速度較慢、缺乏優(yōu)秀技能的人。要轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊膫鹘y(tǒng)觀念，機(jī)關(guān)事務(wù)局應(yīng)加大對(duì)在職人員的專業(yè)知識(shí)培養(yǎng)力度，定期組織機(jī)關(guān)事務(wù)檔案現(xiàn)代化管理培訓(xùn)活動(dòng)，提升內(nèi)部成員對(duì)檔案管理的認(rèn)知度以及管理能力。此外可以在公務(wù)員招錄時(shí)設(shè)置專業(yè)要求，將檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)、情報(bào)信息等專業(yè)的人才吸引到機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理隊(duì)伍中來(lái)，讓他們發(fā)揮自己的專業(yè)特長(zhǎng)，優(yōu)化機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理模式，把機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理部門變成機(jī)關(guān)事務(wù)局的數(shù)據(jù)信息供給站。

3.4 構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)

機(jī)關(guān)事務(wù)檔案局應(yīng)積極構(gòu)建檔案資料信息化管理平臺(tái)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)應(yīng)用于機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作中，借助先進(jìn)的技術(shù)手段保存和管理機(jī)關(guān)事務(wù)檔案資料，形成數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)、自動(dòng)化檔案檢索、網(wǎng)絡(luò)化檔案信息利用的一體化檔案信息接收、存儲(chǔ)、管理和利用的機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理模式，提升機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作效率，彰顯機(jī)關(guān)事務(wù)檔案的社會(huì)效益。[3]具體地可以建立和機(jī)關(guān)事務(wù)檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)頁(yè)，在確保網(wǎng)絡(luò)安全性的基礎(chǔ)上通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上開展檔案服務(wù)工作。機(jī)關(guān)事務(wù)局檔案管理工作的立足點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)是服務(wù)于機(jī)關(guān)事務(wù)局各項(xiàng)工作任務(wù)，隨著機(jī)關(guān)事務(wù)改革的深入推進(jìn)，機(jī)關(guān)事務(wù)信息的需求進(jìn)一步加大，對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案信息化建設(shè)的要求也越來(lái)越高，機(jī)關(guān)事務(wù)局應(yīng)樹立數(shù)形結(jié)合的思想，合理利用現(xiàn)代化管理工具，如掃描儀、計(jì)算機(jī)等，提供數(shù)字化檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)處理機(jī)關(guān)事務(wù)工作提供參考，同時(shí)全面推進(jìn)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案信息化建設(shè)。

對(duì)于機(jī)關(guān)事務(wù)局來(lái)說(shuō)，檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。機(jī)關(guān)事務(wù)局應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，不斷優(yōu)化機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理模式，使之滿足社會(huì)發(fā)展需求。機(jī)關(guān)事務(wù)局可以從機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理制度、檔案質(zhì)量、管理人才以及信息化管理入手，提升機(jī)關(guān)事務(wù)檔案資料的有效利用率，發(fā)揮機(jī)關(guān)事務(wù)檔案的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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[3]韓呈鎮(zhèn).優(yōu)化機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理模式研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：82.