當前公路部門檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

韋珉

摘 要：本文主要是針對公路部門檔案管理的現(xiàn)狀、存在的主要問題和做好新時期公路部門檔案管理工作的主要對策等3個方面著重論述公路部門加強創(chuàng)新工作思路，加快推進檔案管理的規(guī)范化、信息化發(fā)展，切實拓展檔案開發(fā)服務利用功能，加強檔案工作隊伍建設，努力使檔案管理更好的服務公路事業(yè)發(fā)展和“交通強國”建設。

關鍵詞：公路;檔案管理;創(chuàng)新

習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”公路部門是關系國計民生的基礎性、服務性行業(yè)，公路部門的檔案是公路交通發(fā)展歷史的真實記載，做好公路部門的檔案管理工作，對保存公路發(fā)展記憶、傳承公路先進文化，對推動公路服務轉型創(chuàng)新、實現(xiàn)公路事業(yè)高質量發(fā)展等具有十分重要的意義。

1 當前公路部門檔案管理規(guī)范化日臻完善

1）檔案法治意識進一步增強。近年來，隨著依法行政制度體系的逐步完善，公路部門從上級到基層的檔案法治意識增強。各單位普遍重視檔案管理工作，積極把檔案管理工作列入辦公室重要議事日程，列為績效考評重要內容，建立健全了相關公路工作檔案管理制度，配備了專職檔案管理人員，落實了檔案管理專項經(jīng)費，逐步改變了檔案管理工作的落后面貌。

2）檔案業(yè)務管理水平進一步提高。大部分單位加強辦公室業(yè)務管理培訓中，都把檔案管理列為培訓內容之一，邀請專家舉辦專題進行檔案業(yè)務培訓，進一步提升了公路系統(tǒng)專兼職檔案人員業(yè)務操作技能水平，為檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理提供了人力保障，提高了檔案工作規(guī)范化管理水平。

3）檔案利用服務能力進一步加強。近年來，一些單位在編寫公路部門大事記、組織機構沿革、公路志、發(fā)展史、年鑒、照片影集等利用了大量的檔案資源等，編研成果顯著，為利用服務奠定了堅實基礎。一些單位還建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，利用計算機進行編目和檢索，大大提高了檔案調閱效率，進一步提升了檔案工作的現(xiàn)代化管理水平。

4）檔案管護條件進一步改善。一些單位加快推進數(shù)字化建設，逐步實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，不斷提高館藏檔案數(shù)字化建設水平，也對檔案實體發(fā)揮有效的保護作用。在基層公路部門，大部分單位都建立了檔案室，還有一些單位不僅設立了專門檔案室調閱室、榮譽室，還配備空調、除濕機、溫濕度儀、紅外線監(jiān)控、防水防潮等防護設備，確保了檔案實體安全。

2 公路部門檔案管理存在的問題不容忽視

1）重視程度不夠、發(fā)展失調。公路部門的基層單位對公路檔案工作的重要性認識不夠，存在著說起來重要、做起來次要的現(xiàn)象。一些單位的領導甚至認為發(fā)展第一要務，檔案管理工作是可有可無的工作，對檔案工作重視不夠，對檔案工作人、財、物投入不夠。一些單位缺乏必要的檔案信息化軟、硬件設施，電子文件收集和電子檔案管理滯后于公路部門整體業(yè)務建設。一些單位沒有建立完善的公路檔案管理工作制度，沒有明確檔案工作的分管領導和人員。

2）檔案資料收集不全，管理缺位。一些單位的檔案門類和內容收集不到位，只注重對文書檔案、會計檔案、工程項目建設施工等紙質檔案的收集整理，對聲像資料、電子檔案和實物檔案重視不夠，未及時收集、整理和歸檔，致使很多反映本單位重要活動的聲像資料、電子檔案和實物檔案未能很好地保留下來。在檔案收集方面，有重“紅頭文件”，輕業(yè)務檔案現(xiàn)象，許多業(yè)務檔案資料分散在各職能部門或個人手上。在檔案整理方面，一些公路工程建設項目的檔案不能及時收集、整理和歸檔，有的保管期限劃分不準，歸檔章、檔案盒填寫不規(guī)范，編目不符合相關要求等問題。一些單位檔案利用不規(guī)范，沒有按規(guī)定建立執(zhí)行檔案查借閱登記制度，造成檔案丟失。

3）信息化建設質量不高，建設滯后。一些基層單位檔案信息化意識不強，觀念陳舊，抱殘守缺，缺乏開拓與創(chuàng)新精神，滿足于傳統(tǒng)檔案管理方式，出現(xiàn)硬件設備的現(xiàn)代化與人員觀念落后相互并存不協(xié)調的局面，沒能很好利用現(xiàn)代信息技術進行管理。一些單位檔案信息化管理僅停留在內部管理上，即使是實現(xiàn)了檔案管理現(xiàn)代化，還遠遠沒有實現(xiàn)服務手段自動化和網(wǎng)絡化。一些基層單位檔案管理應用系統(tǒng)建設滯后，甚至還沒有推廣使用檔案管理信息化系統(tǒng)，沒有充分利用檔案管理軟件管理檔案，無法提供檔案信息查詢、保存、提取等服務。一些檔案的整理、分類、編目等還沒有按信息化的要求進行管理，行業(yè)內部標準不統(tǒng)一，數(shù)字化質量不高，整理出來的檔案無法實現(xiàn)信息化目標。

4）檔案利用效率不高，缺乏深度。公路部門一些基層單位的檔案開發(fā)利用工作沒有很好地開展起來，檔案工作只起到保管、查閱的作用，檔案信息的研究開發(fā)工作、服務公路交通發(fā)展、服務社會群眾工作效果還不明顯。有的單位檔案服務渠道及手段單一，僅滿足于被動的查檔利用，檔案服務公路改革發(fā)展的主動性、前瞻性、多樣性不夠等。

3 做好新時期公路部門檔案管理工作的主要對策

1）創(chuàng)新檔案工作思路。完善的檔案管理體系是促進公路事業(yè)持續(xù)發(fā)展的基石。公路部門必須適應新時代的要求，要創(chuàng)新工作理念，逐步轉變“重藏輕用”和“非主業(yè)”的落后觀念，充分發(fā)揮好檔案的信息作用和信息價值。要創(chuàng)新管理方式，加強檔案資源體系建設，完善全方位的檔案收集體系和管理系統(tǒng)，使檔案資源不斷得到優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。要創(chuàng)新服務方式，建立新的檔案服務理念，完善檔案利用服務體系，拓展檔案的服務內容、范圍，更能為公路事業(yè)的發(fā)展及時提供準確、高效的服務。要創(chuàng)新檔案工作主體責任的落實，建立管理制度，完善管理體系，設立獎懲辦法，定期開展績效考核評價，不斷促進檔案工作步入規(guī)范化。要積極推進電子化歸檔工作，實現(xiàn)檔案歸檔優(yōu)化、簡化、電子化，為公路交通事業(yè)的改革發(fā)展提供強有力的支撐。

2）推進檔案工作規(guī)范化管理。要加強制度建設，完善文件材料收集、歸檔、保管、保密、統(tǒng)計、鑒定銷毀、查閱利用等制度，逐步實現(xiàn)檔案管理的制度規(guī)范化。要加大人力、物力、財力的投入，從機構人員、庫房設備、日常管理、制度落實等硬件建設規(guī)范化。要制定公路部門檔案業(yè)務工作評價辦法和評價標準，促進各種門類和載體檔案的收集、歸檔工作，尤其是重視聲像、實物、電子等特殊載體檔案及專業(yè)檔案的收集工作，做到應收盡收，應歸盡歸，實現(xiàn)評價與考核的規(guī)范化。

3）加快推進檔案信息化建設。隨著信息化發(fā)展加快，公路部門的檔案管理工作信息化也在逐步轉型升級，傳統(tǒng)的手工登記管理方式已經(jīng)逐漸被現(xiàn)代化檔案管理所代替。要堅持全面規(guī)劃、分步實施的原則，以檔案信息化管理平臺建設為中心，以網(wǎng)絡建設為基礎，以加強電子文件管理為重點，努力推進檔案信息化建設。要加強數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)平臺建設，依托局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)對檔案的接收、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、電子閱覽、借閱審批管理、審批代辦管理、借閱統(tǒng)計、借閱綜合分析報表、全文檢索、內容管理、光盤打包、檔案利用檢索等的應用，使整個公路系統(tǒng)和單位內部檔案的所有目錄、原文、音視頻等數(shù)據(jù)全面實現(xiàn)信息化管理。

4）做好檔案信息資源開發(fā)利用。緊貼社會發(fā)展實際和“交通強國”戰(zhàn)略的實施，全方位拓展公路檔案服務的潛力與功能。要通過對現(xiàn)有檔案資源的信息整合，積極為領導決策、公路規(guī)劃、建設施工、執(zhí)法管理、服務民生、文化建設等提供參考依據(jù)，發(fā)揮好檔案工作服務公路改革發(fā)展大局的基礎性保障作用。

參考文獻

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