行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

郭莉

摘 要：隨著我國科學技術(shù)的進步，行政事業(yè)單位檔案管理不斷得到發(fā)展和壯大。行政事業(yè)單位在信息時代里必須對檔案進行有效管理，明確各個檔案管理階段的期限，組織合理檔案管理，確保檔案管理各階段協(xié)同合作，互相配合，把加強管理效率和優(yōu)化管理成本結(jié)合起來。合理安排各階段檔案管理工作，既不要造成浪費又避免檔案管理的混亂。本文簡單介紹了幾點提高檔案管理水平的措施以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;行政;問題;檔案管理;對策

檔案管理作為一項需耗費眾多人力物力的工作，根據(jù)時代的發(fā)展而逐漸更新管理方式、簡化管理程序是其獲得持續(xù)發(fā)展的重要方向。

1 行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 行政事業(yè)單位科技檔案集中統(tǒng)一管理比較滯后

當前，行政事業(yè)單位檔案管理的一個突出特點就是集中統(tǒng)一管理比較滯后。沒有一套完備合適的制度來規(guī)定確切的歸檔時間，檔案收集工作很難完成。同時，當前許多行政事業(yè)單位檔案管理過于分散，這在科技檔案的使用過程中，存在較大風險。行政事業(yè)單位一般有若干部門，每個部門都相當于一個檔案存儲主體，檔案管理投入不足，忽視行政事業(yè)單位科技檔案的建設(shè)和技術(shù)裝備的更新，無法保障科技檔案工作的正常發(fā)展。

1.2 行政事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低

行政事業(yè)單位沒能形成基于國情而發(fā)展的特殊檔案管理形式，與歐美各國仍然存在很大的差距。由于國外現(xiàn)代檔案管理發(fā)展較早，已經(jīng)具備基礎(chǔ)的分析能力與研究系統(tǒng)，在基礎(chǔ)建設(shè)和人員培訓上都有一套系統(tǒng)的管理標準。但是我國行政事業(yè)單位任何一個檔案管理項目所需要的材料都要成百上千種，由于檔案管理人員自身文化水平的限制，無法了解掌握新時代檔案管理的相關(guān)技能，更不必說將其融入“互聯(lián)網(wǎng)”時代后的檔案管理環(huán)境。新時代檔案管理環(huán)境更加復雜多變，這對行政事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出更高要求，檔案管理人員貴精不貴多。作為檔案管理的一部分，編制好包括檔案管理人員的工資支出在內(nèi)的管理費用計劃也是節(jié)約管理成本的重要手段。

1.3 行政事業(yè)單位檔案管理的先進技術(shù)水平較低

行政事業(yè)單位沒有很好地將先進技術(shù)手段與自身檔案管理相結(jié)合，導致先進技術(shù)手段在行政事業(yè)單位檔案管理中不能發(fā)揮其獨特的作用。同時，行政事業(yè)單位沒有配備相應(yīng)的先進技術(shù)設(shè)備，硬件設(shè)施跟不上，軟件建設(shè)也處于落后狀態(tài)，這也歸因于上級主管部門及政府部門對此重視程度不夠，給予的財力和人力支持不足。

2 提高行政事業(yè)單位檔案管理水平的措施

2.1 提升檔案管理水平，促進科技檔案集中管理

在行政事業(yè)單位中，前端控制是行政事業(yè)單位信息管理系統(tǒng)能夠獲取檔案信息必經(jīng)途徑，從而為相關(guān)檔案管理決策的制定提供依據(jù)支持。一方面，能夠科學評估不同檔案歸檔渠道，選擇合理的檔案歸檔渠道以滿足行政事業(yè)單位發(fā)展需求，保障行政事業(yè)單位健康發(fā)展;另一方面，單位領(lǐng)導層根據(jù)詳細的檔案信息，對如何科學地使用檔案有所了解，能夠制定合理的檔案使用方式，提升檔案使用效率，從而為行政事業(yè)單位創(chuàng)造更多的價值。在科技檔案共享服務(wù)中心模式下，可利用信息技術(shù)手段建立數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)分析平臺，能夠?qū)⑿姓聵I(yè)單位檔案集中管理，實時監(jiān)控檔案狀態(tài)。此外，在行政事業(yè)單位信息管理系統(tǒng)模式下，行政事業(yè)單位建立檔案管理平臺，統(tǒng)一收入和整理檔案，實現(xiàn)檔案的集中管控。采取收支兩條線的檔案管理方式，保證了行政事業(yè)單位檔案使用的透明度，確保了每一份檔案的收入和支出都是經(jīng)過授權(quán)和公開的。通過采用該模式，行政事業(yè)單位的檔案管理流程得到了最大程度的優(yōu)化，其檔案工作效率得到了顯著提升，這也有利于集中管控檔案，解決了傳統(tǒng)管理方式下檔案控制力弱、透明度低的問題。

2.2 完善行政事業(yè)單位檔案管理的制度

發(fā)揮行政事業(yè)單位檔案管理制度自身的特點將使檔案管理更加方便和有效，但同時也需要加強行政事業(yè)單位檔案管理的監(jiān)督和管理系統(tǒng)。為了整合多媒體和行政事業(yè)單位檔案管理機構(gòu)，需要建立相關(guān)系統(tǒng)，確保多媒體在行政事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用。行政事業(yè)單位應(yīng)至少每年一次安排員工參加教授、學者的講座，不斷學習知識，制定適宜的政策。每周開會，以小組的形式交流、討論，豐富行政事業(yè)單位文化。檔案數(shù)據(jù)庫的管理由各行政事業(yè)單位牽頭，政策扶持組織，吸收不同學科加入，面向政府、社會科研機構(gòu)，依托自身學術(shù)水平解決學科實際問題，在得到社會科研資源支持的同時，提升檔案數(shù)據(jù)庫的管理能力，加強檔案數(shù)據(jù)庫的管理對網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)有很強的依賴性。

2.3 吸引和培養(yǎng)檔案管理專業(yè)技術(shù)人才

為了更好地發(fā)展檔案管理信息化，將其技術(shù)優(yōu)勢最大程度地展現(xiàn)出來，就需要各類專業(yè)人士提供幫助。要集中科技人才、管理人才、計算機人才和檔案專業(yè)人才，保障檔案管理信息化發(fā)展，制定專項戰(zhàn)略。行政事業(yè)單位應(yīng)當拓展檔案培訓課程，及時更新培訓觀念，因為檔案管理人員道德觀、世界觀、人生觀的形成由其所在行政事業(yè)單位決定。檔案管理的職業(yè)道德素質(zhì)就在于他自身把所工作單位的命運和自身發(fā)展結(jié)合的程度如何。加強政治教育，提高思想認識，是檔案管理人員做好工作的前提，行政事業(yè)單位的發(fā)展動力首先就是在于檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)高低。要重視發(fā)展檔案管理職業(yè)道德素質(zhì)教育，要嚴格執(zhí)行檔案管理培訓制度，即使是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生也必須通過檔案管理和道德考試才能取得資格，從源頭上保證檔案管理人員的水平。人才是所有行業(yè)的主要生產(chǎn)力，也是行政事業(yè)單位檔案管理與信息化相結(jié)合的推動力。因此，要實現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理與信息化的有效融合，行政事業(yè)單位檔案管理崗位應(yīng)提高準入門檻，全面招聘能力優(yōu)秀的人才，加強對檔案管理人員的招聘和考核流程，從性格測驗、面試、筆試、復試中全面考核應(yīng)聘人員綜合條件，采用優(yōu)勝劣汰制度，提高行政事業(yè)單位檔案管理人員的起點水平，促進行政事業(yè)單位檔案管理人員熟練掌握業(yè)務(wù)技能，杜絕任人唯親現(xiàn)象發(fā)生。

2.4 建立科學的檔案信息化管理體系

實施檔案信息管理的行政事業(yè)單位應(yīng)當建立健全有關(guān)規(guī)章制度。行政事業(yè)單位檔案管理一般應(yīng)由單獨部門負責檔案信息化建設(shè)工作。行政事業(yè)單位需要建立檔案核對制度，定期制定檔案信息化分析表，針對這些檔案進行定期監(jiān)控，以不同的檔案特點制定不同的策略，做到任務(wù)落實到人，檔案信息及時更新。

3 結(jié)束語

行政事業(yè)單位的檔案作為保存政府或者公民信息的重要載體，其管理工作是事業(yè)單位的重要職能之一，行政事業(yè)單位檔案管理建設(shè)需要投入大量的人力、財力。與傳統(tǒng)檔案管理相比，行政事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的進程必然是更加先進、有效的，信息檔案具有許多優(yōu)勢，符合未來發(fā)展的趨勢是公共管理的一部分，因此研究當前事業(yè)單位檔案管理情況具有重要的意義。

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