供電企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及其管理措施分析

于芝芬

摘 要：對供電企業(yè)來講，人事檔案管理和企業(yè)職工自身的利益密切相關(guān)。隨著國內(nèi)經(jīng)濟的不斷發(fā)展，國家改革了系列人事制度，在現(xiàn)代化的背景下傳統(tǒng)的人事檔案管理存在一定的不足，對人事檔案管理來講保守的管理方式不利于供電企業(yè)的長遠發(fā)展，對此我們要有清醒的認識，作為供電企業(yè)從事相關(guān)工作的人員，應(yīng)該清醒的認識到要想保障企業(yè)適應(yīng)時代的發(fā)展，就應(yīng)該強化人力資源管控系統(tǒng)的建設(shè)，不斷提升現(xiàn)代化人事檔案管理體系制度。在本文中筆者首先分析了供電企業(yè)人事檔案管理存在的不足，然后探討了創(chuàng)新供電企業(yè)認識檔案管理的具體措施，以期不斷提升供電企業(yè)人事檔案管理的水平和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè);人事檔案;不足;創(chuàng)新

作為與供電企業(yè)員工息息相關(guān)的管理內(nèi)容，人事檔案工作應(yīng)該得到企業(yè)的關(guān)注和重視。隨著社會的不斷發(fā)展和供電企業(yè)現(xiàn)代化企業(yè)制度的不斷確立，我們要對目前供電企業(yè)人事檔案管理工作中存在的不足有一定的認識，然后研究新的管理模式和措施，不斷提升管理的質(zhì)量和水平。在本文中筆者先分析了供電企業(yè)人事檔案管理存在的不足，然后探討了創(chuàng)新供電企業(yè)認識檔案管理的具體措施，以期不斷提升其人事檔案管理的水平和質(zhì)量，為供電企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供良好的智力支撐。

1 供電企業(yè)人事檔案管理存在的不足

1.1 載體存在缺陷

最近幾年，很多電力企業(yè)完成了從紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的過渡。但是，由于以數(shù)字化為載體的人事檔案管理方式依然需要花費大量的人力、物力對其進行維護。很多情況下，調(diào)取想要的檔案資源依然非常的繁瑣。尤其是對一些諸如人事個人信息方面的資料，對其數(shù)字化后反而難以及時的把檔案找出，在此背景下，一些供電企業(yè)更愿意使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，這就導(dǎo)致數(shù)字化的檔案資源利用效率較低。不僅如此，一些地區(qū)依然采用紙質(zhì)檔案管理的方式開展檔案工作，工作需要耗費大量的人力物力，浪費資源。

1.2 制度的缺失和管理存在不足

當前，國內(nèi)一些供電企業(yè)依然沒有建立完善的人事檔案管理工作制度，一些單位雖然制定了制度但是制度不完善，存在有制度不執(zhí)行的現(xiàn)象，有些企業(yè)制定的制度和自身的實際情況不符，不具有可操作性，這會對檔案管理的效率造成一定的影響，對供電企業(yè)人事檔案管理非常不利。不僅如此，一些供電企業(yè)的檔案管理監(jiān)督檢查機制不完善，甚至缺乏相關(guān)制度，監(jiān)管不到位甚至缺失，相關(guān)從業(yè)人員甚至出現(xiàn)故意泄漏人事檔案信息資料的情況，這不僅對企業(yè)的形象造成損壞，也影響了個人信息安全。

1.3 創(chuàng)新力的不足

目前一些供電企業(yè)不重視人事檔案管理的創(chuàng)新，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部檔案管理從業(yè)人員的獎勵和創(chuàng)新機制不足，一些人員安于現(xiàn)狀，進取心不足。不僅如此，一些供電企業(yè)并沒有完善的引入人才機制，這就導(dǎo)致內(nèi)部創(chuàng)新力不夠，管理效率不高，質(zhì)量難以提升。

1.4 體系問題

供電企業(yè)對人事檔案管理的方式直接影響著檔案管理的質(zhì)量和水平，目前很多供電企業(yè)并沒有建立全面的檔案管理體系，質(zhì)量保障體系也不健全，和工作標準相比工作質(zhì)量較低，無法滿足當前高質(zhì)量的發(fā)展要求，一些記錄不完善。很多供電企業(yè)管理檔案的方式較為落后，依然存在以文本記錄為主的管理措施，很多信息化技術(shù)沒有在檔案管理之中應(yīng)用，在信息化背景下，信息量較多，因此還是用傳統(tǒng)的管理方式，無法滿足檔案管理高效性和便利性的要求。

2 新時期加強供電企業(yè)人事檔案管理工作的措施

2.1 完善人事檔案管理制度

對一些不合時宜的規(guī)章制度，供電企業(yè)應(yīng)該堅決革新，建立健全和新形勢下相匹配的管理制度，確保人事檔案管理工作趨于科學、規(guī)范。及時、完整的收集檔案信息，科學的鑒定檔案的真?zhèn)危_保歸檔檔案的正確性。就檔案借閱來講，人事檔案要區(qū)別對待，需要履行相應(yīng)的手續(xù)才能供其閱覽。及時、完整的更新檔案資料，對新的內(nèi)容要及時的加入其中。

2.2 加強干部隊伍建設(shè)

進入新世紀后，信息化技術(shù)獲得蓬勃發(fā)展，在各行各業(yè)中均有使用，我們應(yīng)該用信息管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案實體管理，所以這就要求從業(yè)人員要具有一定的信息化技術(shù)，因此培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案管理人才就顯得格外重要。人是決定供電企業(yè)人事檔案管理的第一要素，現(xiàn)代化背景下，人事檔案管理人員應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變角色，從實體管理人員轉(zhuǎn)向管理和發(fā)布信息管理人員，這對人事檔案管理的信息化程度至關(guān)重要。需要從業(yè)人員具有應(yīng)用信息化技術(shù)的能力，能夠在計算機的幫助下對人事檔案信息進行管理。電力企業(yè)培養(yǎng)專業(yè)化的人事檔案管理人員，筆者認為可以從以下幾個方面著手，其一，理論性內(nèi)容和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)同時進行，現(xiàn)代化的電力企業(yè)需要現(xiàn)代化的人事檔案管理，這就需要從業(yè)人員具有扎實的理論功底，還應(yīng)該對檔案管理工作的原則有清醒的認識，對相關(guān)管理技能非常熟悉。其二，培訓(xùn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，我們應(yīng)該把培訓(xùn)重點放在檔案管理軟件的應(yīng)用上，提高管理人員的實操水平，讓他們對檔案管理軟件非常熟悉，對各個功能均有了解，成為信息化管理檔案的專家，這對相關(guān)軟件功能的真正發(fā)揮很有幫助。

2.3 記錄和存儲的創(chuàng)新

隨著時代的進步，目前可以看到今后的發(fā)展趨勢為網(wǎng)絡(luò)化和信息化，因此我們可以用信息化檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在單位內(nèi)部大力推進構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息之間的相互勾連。在信息化技術(shù)的幫助下，采用網(wǎng)絡(luò)化的方式管理檔案，或者下放檔案信息錄入權(quán)限，這可以保證及時的錄入相關(guān)信息，也可以減輕專職管理人員的工作量，各個部門都可以通過網(wǎng)絡(luò)上傳信息資源。不僅如此，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來講，新型的存儲載體具有較強的優(yōu)越性，小空間、容量大、容易復(fù)制等，信息內(nèi)容保存的更加安全和便捷。如構(gòu)建完善的認識檔案管理信息平臺，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的幫助下開展相關(guān)工作。如高速壓縮上傳技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等先進技術(shù)的使用，把紙質(zhì)版的檔案資料及時變更為信息化檔案系統(tǒng)，確保信息庫資料完整無缺。

2.4 創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

加強創(chuàng)新意識，首先就應(yīng)該更新立卷制度，改進工作方法，不僅體現(xiàn)在裝訂的形式上，還體現(xiàn)在手段上，應(yīng)該考慮如何便于開展工作，為日后的利用奠定基礎(chǔ)，對工作出現(xiàn)的問題和不足，我們要開動腦筋，做一些小革新、小創(chuàng)造，以便于起到事半功倍的效果。在檔案管理工作中還應(yīng)該加強現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，借此實現(xiàn)更好的管理效率和更好的管理質(zhì)量。一些比較繁瑣的管理內(nèi)容，我們可以借助信息化技術(shù)來完成，如數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)、條形碼技術(shù)等應(yīng)用等，可以不斷提升工作效率，實現(xiàn)更好的管理水平。

3 結(jié)束語

對供電企業(yè)來講，人事檔案管理工作比較繁瑣，我們應(yīng)該用動態(tài)的眼光對待問題，不能保持其靜止不變。目前階段，國內(nèi)一些供電企業(yè)已經(jīng)開始實現(xiàn)集約化的人力資源管理，在此過程中人事檔案管理工作扮演著重要的角色。因此，革新供電企業(yè)人力資源管理，實現(xiàn)更好的工作質(zhì)量，體現(xiàn)工作效果是目前供電企業(yè)人事檔案管理從業(yè)人員應(yīng)該思考的問題。

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