電子檔案的收集與整理

聶燕霞

摘 要：科技的進步不斷促進生產(chǎn)力的發(fā)展，為人民的生活帶來便利，為工作帶來便捷，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和信息化技術(shù)的不斷普及，可以將繁瑣的檔案管理在電腦上便捷的完成，更可以將機密文件進行加密設(shè)置權(quán)限以防信息泄露，同時也可以實現(xiàn)異地查閱，建立電子檔案是社會發(fā)展的必然需求。本文就電子檔案建立的必要性及其如何進行收集和整理談?wù)勛约旱南敕ā?/p>

關(guān)鍵詞：電子檔案;計算機;信息化;必要性

1 計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展對于電子檔案收集與整理的必要性

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)科技的不斷發(fā)展，人們的生活也發(fā)生了翻天覆地的變化。手機的智能化為信息采集和存儲提供了便利條件，為檔案的收集工作和整理工作提供了一定的基礎(chǔ)。

1.1 降低檔案管理者的工作強度，提升工作效率

知識時代的到來，使得如今的歸檔，在網(wǎng)絡(luò)體系下能擁有高效便捷的處理方法。對于使用信息渠道來說，更有其快速性。避免以往傳統(tǒng)檔案歸檔前需立卷，找尋時檢索上的不便，大大降低管理者的工作強度，縮短檢索檔案的時間，提升管理檔案的品質(zhì)，并讓檔案管理者擺脫了傳統(tǒng)無趣的手工式工作。

1.2 電子化管理檔案有助于檔案的保密性

傳統(tǒng)檔案的查找與閱讀，一般都是選擇整卷供以查找人員使用，可使用人員僅需其中的一小部分檔案文件，便可完全查看到整卷的檔案文件，對于檔案管理的保密性來說，這是完全不合理的。而當(dāng)檔案管理電子化后，便能依照使用人員所需來提供其文件內(nèi)容，這樣使用人員便不能完全地查看到文件的其他部分內(nèi)容，由此實現(xiàn)檔案的保密性需求。

1.3 電子化管理檔案有助于檔案文件遺漏補缺

以往檔案立卷若遇上其檔案文件無法搜集齊全或是有遺漏的情況出現(xiàn)，需將裝訂好的檔案重新拆除，并補全后再次立卷歸檔。使用電子化管理檔案，檔案只需要通過計算機以“件”來歸檔處理，若遇上遺漏之處，便能方便地做到隨時增補，不會致使檔案堆積的現(xiàn)象出現(xiàn)。方便地敲擊鍵盤，增加遺漏內(nèi)容，修改檔案目錄保存便可。如此電子化管理檔案不僅省卻不少管理人員的時間與精力，且能讓管理人員騰出更多的時間來提升業(yè)務(wù)技能。

1.4 電子化管理檔案有助于檔案的共享及重復(fù)使用性

紙質(zhì)檔案只能提供給單一的使用者，有著排它使用的約束性，而電子檔案則不同，它能方便地將檔案文件提供給需要的任何人共同使用，較容易地實現(xiàn)多人同用一檔案，由此達到共享信息的目的。而電子檔案還能重復(fù)地使用，即使使用多次，也不會留下被翻閱的痕跡，不論其打印在紙上多少回，檔案中的內(nèi)容都不會受到任何影響。可紙質(zhì)檔案卻無法做到這一點，它會受使用壽命及外界環(huán)境的影響，隨著使用次數(shù)的增加，其檔案的質(zhì)量明顯下降。

2 計算機結(jié)合網(wǎng)絡(luò)科技實現(xiàn)檔案的收集

近年來手機微信的使用已經(jīng)趨于完整，基本上大多數(shù)人都會使用手機微信進行聊天和溝通，而且多數(shù)行業(yè)管理部門也開通了公眾賬號用于服務(wù)廣大的人民群眾。

現(xiàn)在我就如何利用手機微信公眾賬號和各行業(yè)管理常用的軟件--釘釘軟件來談?wù)勱P(guān)于如何收集相關(guān)信息。

例如如果我們要收集某市建設(shè)項目用地情況，我們可以將公眾號發(fā)放給窗口工作人員，讓窗口工作人員指導(dǎo)服務(wù)對象如何利用手機微信關(guān)注公眾號。讓窗口工作人員指導(dǎo)服務(wù)對象如何利用公眾賬號上的功能。最后我們可以將編輯好需要填寫的檔案資料以公眾號的形式發(fā)送給各科室涉及建設(shè)項目審批的科室，讓其進行填寫，填寫完后，讓檔案室及窗口工作人員進行核實。核實完成后進行整理。同時也可以利用自建的公眾號為服務(wù)對象提供相關(guān)的政策信息和各類項目基礎(chǔ)信息。這樣利用現(xiàn)代科技的產(chǎn)物我們就可以在辦公室實時實行該市建設(shè)項目用地情況的信息收集工作。不僅實現(xiàn)了信息實時收集，更大大節(jié)約時間，提高了收集工作的效率。同時如果下次還需收集什么資料和信息我們就可以直接在微信公眾賬號上進行收集。

3 計算機結(jié)合網(wǎng)絡(luò)科技實現(xiàn)檔案整理

在信息收集和檢查核實完以后，我們就要利用現(xiàn)有軟件對下級工作收集的檔案進行整理。整理的過程比較枯燥也需要一定水準(zhǔn)的計算機水平，因此在現(xiàn)在的電子收集和整理的員工就需要有較高的計算機水平，同時檔案涉及的內(nèi)容有的需要保密，因此員工的保密工作也要做好。

在檔案整理的過程中，我們可以將檔案按照地區(qū)，年限，內(nèi)容分門分類進行整理。同時也要不斷更新檔案庫。防止因為變動造成檔案出現(xiàn)錯誤。

檔案從人力變?yōu)殡娮有畔⒒?，是一個漫長的過程。隨著計算機水平的高速發(fā)展，檔案管理的技術(shù)的水平也在發(fā)展。檔案整體的建設(shè)也隨著是時代和科技的發(fā)展不斷進步。在當(dāng)下，檔案整理要實現(xiàn)公開化，盡可能的服務(wù)大眾。這就要求有關(guān)部門要站在時代前沿，融入科技的發(fā)展。因此我們的檔案工作人員一定要遵守檔案管理制度，對于不同的檔案設(shè)置不同的權(quán)限。

4 結(jié)語

科技的進步，計算機以及自媒體的蓬勃發(fā)展為我們檔案收集及整理工作帶來的極大的便利，檔案的收集與整理，正面臨著大數(shù)據(jù)時代的新一輪挑戰(zhàn)。這就要求我們不斷的進步學(xué)習(xí)。保證檔案在新的時代徹底發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。

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