高?？萍紮n案管理：問題、原因、對策

董彥

摘 要：在當今信息時代，高?？萍紮n案管理工作變得越來越重要，所以要堅決落實好四個同步。當前，在高?？萍紮n案管理工作中，存在四個問題。本文基于制度層面和知識產(chǎn)權保護為出發(fā)點，充分論證高校科技檔案管理工作的重要意義，并對高?？萍紮n案管理工作中存在的問題進行深入分析，探討解決問題的對策。

關鍵詞：高校;科技檔案;管理

1 前言

我國實施科教興國戰(zhàn)略，該戰(zhàn)略為我國經(jīng)濟社會發(fā)展作出了巨大貢獻。知識產(chǎn)權是以權利保護為核心內(nèi)容的重要戰(zhàn)略，體現(xiàn)國家科技政策相關的公共政策問題。然而，目前我國檔案管理方法普遍落后，雖然高校檔案管理制度在不斷完善，但在實施過程中，并沒有達到預期的效果。究其原因在知識產(chǎn)權保護和制度建設層面存在問題，更重要的是四個同步?jīng)]有落實到實處。

2 高?？萍紮n案工作中存在的問題

1）科技檔案管理工作普遍落后。根據(jù)數(shù)據(jù)顯示，在北京44所高校中，對高?？蒲许椖课募牧蠚w檔情況進行調(diào)查，歸檔基本完整占比52%，歸檔不完整占比29%，根本沒有歸檔的高校占比19%。有72%高校在科研項目開始時，同時提出歸檔要求，做到驗收科研成果與驗收科研檔案資料同步的高校只有43%[1]。科技部門整理提交文件類的檔案資料是高?？萍紮n案管理的資料來源，在具體到每一個項目的完整檔案，尤其核心檔案材料時十分欠缺。

2）科技檔案管理與項目過程控制脫節(jié)。重申請輕驗收、重經(jīng)費輕成果是我國高?？萍柬椖抗芾泶嬖诘钠毡閱栴}?？蒲薪?jīng)費管理存在的主要問題有：經(jīng)費預算與科研項目開支相脫節(jié)、項目管理與科研經(jīng)費管理透明度較低、科研經(jīng)費監(jiān)督機制不完善等。僅有5%的高?？蒲许椖繖n案信息化建設體系較完善，只有9%的高校科研管理系統(tǒng)包含檔案管理模塊，45%的高校檔案管理系統(tǒng)有獨立的網(wǎng)絡版檔案管理系統(tǒng)，26%的高校檔案完全不用計算機管理[2]。

3）高校檔案資料缺少重要核心內(nèi)容。完善高?？萍紮n案管理，對科技工作進行創(chuàng)新，促進科技水平提高和科研成果工作的共同發(fā)展。在長期的檔案管理工作中，少部分檔案管理工作人員管理觀念沒有跟上時代的發(fā)展，仍然認為檔案管理工作只負責收納學校管理型文件，不夠重視高校教師的學術成果，經(jīng)常把這些高校教師的研究資料擋在檔案管理之外。只重視科技成果的推廣，而忽視科技文件形成的材料，造成了巨大的科研損失，影響了科技檔案資料的質(zhì)量和技術，不利于技術儲備和成果的創(chuàng)新。

4）科技檔案利用開發(fā)少。在現(xiàn)有的科技檔案管理制度下，對科技檔案的利用能力較弱，更不具備開發(fā)、服務的能力。目前，科技項目檔案主要是財務收支數(shù)據(jù)檔案比較多，知識產(chǎn)權糾紛偶爾也會有，但由于原始檔案的欠缺，導致無法滿足實際的需要。由于科技檔案的利用能力弱，導致開展相關領域的研究只能各自獨立進行，無法進行有效的合作。基礎性研究無法實現(xiàn)共享，導致重復勞動低層次研究。

3 基于知識產(chǎn)權保護和制度層面的分析

1）知識產(chǎn)權主體尚未根本確立。當前，我國科技計劃項目成果知識產(chǎn)權的現(xiàn)狀是，名義上國家所有，實際上單位持有。由于權責不清，影響了單位對知識保護采取措施的主動性，又造成國家對重要科研成果缺乏管理的局面，導致無法形成自主知識產(chǎn)權。知識產(chǎn)權主體的不確立，導致難以發(fā)揮經(jīng)濟效益，也失去了知識產(chǎn)權保護的實際意義，要改變這種局面，需要長期的根本性變革。

2）科技檔案成果保密措施相對薄弱。隨著科技檔案利用的增多，存在一部分人侵犯他人知識產(chǎn)權與鉆科技檔案管理漏洞，盜取他人的科技成果。這種現(xiàn)象反映了當前科技檔案成果保護措施薄弱，出于個人合法權益及國家利益的保護，需要加強科技檔案的保密工作。目前，在高?？蒲泄ぷ髦校€有部分科研工作者對科技檔案管理的重要性沒有足夠的認識，表現(xiàn)為不愿意把科技檔案放在資料室保管，對檔案室的保護抱有不放心的心理。

3）現(xiàn)有知識產(chǎn)權制度操作性較差。當前，在宏觀制度體系層面上，我國有著相對健全知識保護制度，但是，在實際操作中效果不是很理想。在北京44所高校中，還沒有建立科研文件檔案管理制度的高校占比27%，還沒有把科研文件檔案管理納入到整體工作中的高校占比39%[3]。雖然《中華人民共和國檔案資料法》已經(jīng)頒布實施多年，但在處罰力度上還是不足。如對他人技術檔案的抄襲、丟失、損壞和泄密等問題，往往只是進行批評、檢查等簡單處理。

4）工作思路、方法相對落后?？萍紮n案的前身是高校日?？萍蓟顒有纬傻囊恍┛萍嘉募?，在實際檔案管理中，管理人員不夠重視科技文件的保存。有些高校只重視科研計劃的落實情況，對科技文件的形成視而不見。當今，存在高?？萍紮n案管理人員素質(zhì)的良莠不齊，還有一部分是兼職檔案管理人員的身份，缺乏專業(yè)知識，無法保證很好的完成檔案收集及歸檔保存。

4 解決高?？萍紮n案管理的對策

1）提高管理人員認識，健全規(guī)章制度。首先，各相關檔案管理人員要認真學習我國檔案管理法，提高自己的專業(yè)水平，努力成為檔案管理的專家。其次，對已有的規(guī)章制度進行整理，找出現(xiàn)行制度的缺陷，不斷完善規(guī)章制度，形成科學系統(tǒng)的管理制度，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。不斷規(guī)范檔案管理工作，使檔案管理工作的開展有章可循。

2）提高管理人員素質(zhì)，健全檔案管理機構。首先明確檔案機構的職責，實行項目負責人歸檔責任制，確保科研活動的形成的檔案材料能夠妥善的保存，不斷健全檔案管理機構。同時要加強相關管理人員的素質(zhì)，特別是對一些兼職的檔案管理人員進行業(yè)務培訓，提高他們的專業(yè)知識水平。提高相關管理人員的責任意識，從思想層面認識到該工作的重要意義，積極學習檔案管理理論以及案卷整理流程[4]。普及科技檔案管理的知識，對檔案管理的基本要求作出明確規(guī)定，以便檔案管理工作的有效開展。要重視檔案資料人才隊伍的建立，培養(yǎng)好檔案管理人員梯隊。

3）加大資金投入，改善硬件設施。高校要落實好檔案發(fā)展事業(yè)的經(jīng)費，使得檔案管理人員能改善硬件設施，要把科技檔案工作列入到本校的發(fā)展規(guī)劃中。目前，我國高校的硬件設施仍不完善，高校在經(jīng)費支出上也存在困難，但可以采取分期撥款經(jīng)費的方式，逐步改善檔案館的硬件設施?；谀壳暗男蝿菹拢贫ǔ鲆粭l切實可行的計劃，根據(jù)輕重緩急，分批對硬件設施進行更新。

4）加大信息開發(fā)力度，實現(xiàn)信息資源共享。科技檔案作為一種重要的科技資源，其管理的目的是為科研教學而服務，在充分的利用過程中體驗價值?？萍紮n案管理人員要具備服務意識，了解校內(nèi)師生的信息需求，在科技檔案庫的基礎上，優(yōu)化網(wǎng)絡信息管理，并對檔案信息加工中的相關信息進行編制，提高檔案資料的安全性以及方便師生查詢數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)科技檔案資源共享。

5 結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展，信息化正深刻的影響人們的學習生活，因此檔案管理工作者應具備更高的素質(zhì)。檔案管理工作的中心由保存檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒓庸さ姆绞?，繼續(xù)為人們服務。要把高校的檔案管理工作建成與教育發(fā)展相適應的特色體系，創(chuàng)新檔案管理工作方法，管理思想就要與時俱進，以服務促進管理，以管理完善服務，確保檔案管理工作目標的早日實現(xiàn)。

參考文獻

[1]彭插三.高校科研檔案管理體系構建的系統(tǒng)管理研究[J].北京檔案，2016（6）：32-33.

[2]馬紅巖[1，2].面向“雙創(chuàng)”高?？萍紮n案管理研究*[J].檔案管理，2016（5）：52-53.

[3]王玉斌.高?？萍紮n案管理：問題、原因及對策[J].檔案學研究，2015（01）：70-73.

[4]孫彬彬.淺析現(xiàn)代科技在高校檔案管理中的應用[J].商情，2017（12）：90.