分析事業(yè)單位人事檔案管理的特征及作用

劉昆 溫雪梅

摘 要：為了進一步提高事業(yè)單位內部的人事管理水平，促進人力資源的科學合理配置。在單位內部構建完善的人事檔案管理模式是非常有必要的。人事檔案管理是人事管理工作中非常重要的一部分內容，在各個環(huán)節(jié)都發(fā)揮了其較高的作用。所以為了提高事業(yè)單位內部人事管理水平，可以從落實事業(yè)單位人事檔案管理工作入手。本文主要針對事業(yè)單位內部人事檔案管理的特征與作用做簡要分析。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;特征

1 實行事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義

人事檔案管理記錄的是個人參加社會活動，參加工作經(jīng)歷的重要內容，是一個人履歷的重要憑證，在工作室具有比較高的社會價值及參考意義。在單位內，檔案管理工作的內容范圍比較廣，簡言之就是對員工人事活動的真實記錄，通過檔案管理工作，可以有效的分析員工的工作表現(xiàn)，從而確定員工的薪資待遇，福利待遇等。對事業(yè)單位而言，在事業(yè)單位內部開展人事檔案管理工作，不僅有利于提高員工的積極性，還促進單位內人力資源的合理配置，為事業(yè)單位的發(fā)展添磚添瓦。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的特征

人事檔案對于事業(yè)單位而言。是一種非常重要的載體，承載著單位上下人才的信息。在人事部門想要對工作人員進行考察時，產業(yè)進一步的工作人員信息等，就需要對人事檔案進行查詢，以此來全面的了解工作人員的自身技能、綜合能力。從而根據(jù)這些所得到的信息，為單位內部的人員配置，人事調動等活動提供有效信息。

1）現(xiàn)實性。人事檔案管理可以在工作期間，為相關工作人員的安排提供基本的根據(jù)。事業(yè)單位為掌握工作人員情況時，不但要考慮平常工作表現(xiàn)，周圍人員對其的評價，還要從人事檔案管理中查閱資料，比如重大崗位的調遷，都需要額外對資料進行查閱。人事檔案管理資料里包括了多項內容，可以有效的幫助事業(yè)單位了解工作人員基本情況，根據(jù)工作人員的實際情況，安排合適的工作崗位。

2）真實性。隨著事業(yè)單位改革制度的不斷深入，對事業(yè)單位內部人事檔案管理提出了更多的新要求。首先就是在人事檔案管理期間，關于職工入檔的材料越來越多，所涉及到的區(qū)域，范圍也越來越廣，所以在對材料進行整合時，一定要對材料進行簡單的辨認、處理，需要歸檔的材料一定要完整入檔，不可有遺漏。不需要歸檔的材料，可以另行放置，以便有材料發(fā)生不完整現(xiàn)象需要補充。以此來完善人事檔案的權威性，對收集上來的人事檔案材料做好登記工作，禁止檔案隨意更改，防止檔案的丟失。

3）機密性。在檔案管理期間，事業(yè)單位內部所有工作人員的檔案，都屬于保密性文件。不管是干部也好，還是普通職工也好，都必須要進行保密。所以事業(yè)單位內部應嚴格執(zhí)行人事檔案管理工作的保密制度，嚴格規(guī)范人事檔案管理。在收集上來的人事信息里，大多是職工的工作情況，思想政治等多方面情況，包括很多重要的機密信息，一旦泄露，對員工，對單位都會造成不利影響。尤其是比較特殊的事業(yè)單位，檔案的保密制度還要更加嚴格一些，屬于國家機密，一旦泄露，影響的將是整個國家的發(fā)展。

4）動態(tài)性。事業(yè)單位內部的人事檔案工作，主要負責收集在職員工的檔案信息，與在職員工的社會活動有著直接的聯(lián)系。但隨著時間的發(fā)展，檔案的當事人是不斷發(fā)展的，情況也在不斷變化，所以要及時更新他們對于職位以及工作情況的變化，在檔案里增加新的信息內容。

3 人事檔案管理對事業(yè)單位的重要性

在事業(yè)單位內部開展人事檔案管理具有非常重大的意義。不管是事業(yè)單位，還是企業(yè)單位，人事檔案管理都可以幫助單位全方面的分析檔案信息，促進人力資源的合理配置，明確人才崗位劃分，從長遠看，開展有序的人事檔案管理工作，可以促進事業(yè)單位的發(fā)展。

1）是單位內部合理配置人力資源的基本參考依據(jù)。人力檔案管理是對在職員工的信息進行收集，處理，保存，是為了更好的開發(fā)人力資源，明確員工的綜合能力，為其配置適合的崗位，讓其在適合的崗位上可以發(fā)揮最大的潛力。人力資源是所有資源中促進事業(yè)單位的發(fā)展見效最快的一種資源，明確的記錄了每一位當事人的專業(yè)技能和社會活動，為開發(fā)人力資源做出了最基本的參考。為了促進人力資源的合理配置，使得員工都能上任合適的崗位，人事檔案管理工作必不可少。

2）協(xié)助人事管理工作的有序進行。人事管理中雖然并不只包括人事檔案管理，當然人事檔案管理的開展可以有效的促進人事管理水平的提升。人事管理，在未來也可以說是人力資源管理，是以人為本理念下，對員工進行全面了解分析，并充分挖掘員工潛能的過程。人事檔案里不僅包含著員工當前的信息，還記錄著員工過去的各方面信息，更好的幫助事業(yè)單位來了解員工的基本情況。

3）促進人力資源的合理優(yōu)化。在事業(yè)單位發(fā)展期間，不可避免的會因為這樣那樣的原因發(fā)生人員調動，流失等現(xiàn)象，通過對人事檔案管理，能夠有效的對人力資源的需求做出合理的預測，及時的加強各個行業(yè)之間人員的交流，促使人力資源得到合計配置。

4）促使人力資源管理穩(wěn)定發(fā)展。人事檔案資源屬于一項非常重要的信息資源，不僅可以促進人力資源管理的穩(wěn)定發(fā)展，還可以促進事業(yè)單位管理水平的發(fā)展。提高人事檔案管理的重視程度，合理實施人事檔案管理是非常有必要的。因為人事檔案管理不僅僅是對干部人事社會活動的記錄，它還可以從數(shù)據(jù)中分析衡量人力資源的配置參考數(shù)據(jù)。所以，人事檔案管理不僅能夠對工作人員的素質以及綜合能力進行一個簡單的評估，還能對人力資源的合理配置提供重要的參考

依據(jù)。

4 在事業(yè)單位內如何有效開展人事檔案管理工作

1）增強相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。就我國目前情況來看，人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)偏低，不能夠滿足新時期對人力檔案管理工作提出的新要求，從而導致影響人力資源管理的發(fā)展。所以事業(yè)單位內部可以對相關專業(yè)人員進行專業(yè)技能培訓，提升相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，有效促進事業(yè)單位人事檔案管理的開展。

2）將人事檔案管理工作與信息化建設結合起來。在事業(yè)單位內部開展人事檔案管理信息化建設，構建穩(wěn)定的信息化建設平臺。因為人事檔案管理涉及到的因素非常廣，隨著時間環(huán)境的變化，資料也在不斷增加，所以這也就意味著，人事檔案管理工作的難度增加。事業(yè)單位內部建設信息化平臺，為信息需求提供更多的優(yōu)質服務，提升信息化建設平臺的使用效率，用信息手段來促進事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展。

3）重視人事檔案管理方法的創(chuàng)新。在進行人事檔案管理工作時，事業(yè)單位要加大資本面資金的投入，及時更新信息化設備，為事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展提供支持。積極引進現(xiàn)代化管理模式，合理創(chuàng)新人事檔案管理工作方法，加強信息化技術的應用，為事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展提供必要保障。

5 小結

人事檔案管理工作并不像想象中的那樣簡單，綜合來講，人事檔案管理工作內部涉及到的因素非常復雜，開展有序的人事檔案信息管理工作，可以促進事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。但就目前情況來看，事業(yè)單位內部的人事檔案管理工作還存在著一定的問題，仍然需要不斷實踐，不斷摸索，來促進人事檔案管理工作向科學化、制度化的方向發(fā)展。

參考文獻

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