中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理的思考

摘 要：順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，我國(guó)高等教育也在發(fā)生著變革，各種新形式的教育模式蓬勃發(fā)展，中外合作辦學(xué)就是其中的一種。但是在發(fā)展過(guò)程中，我們也看到了問(wèn)題——中外合作辦學(xué)學(xué)生的檔案管理。本文通過(guò)查閱相關(guān)資料，對(duì)交換生檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出存在的問(wèn)題，探究解決方法，提出建議。

關(guān)鍵詞：中外合作辦學(xué);高校;檔案管理

1 中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

海外交換中外合作辦學(xué)的一個(gè)重要組成部分，發(fā)展迅速。但是隨著中外合作辦學(xué)的口碑越來(lái)越好，在社會(huì)中受關(guān)注的程度不斷加深，國(guó)內(nèi)有更多的學(xué)校把目光聚焦于此，海外交換生的數(shù)量激增，檔案也隨著增多。

1.1 管理人員能力欠缺

應(yīng)對(duì)教育的革新，從事教育工作的人員也應(yīng)該不斷提高自身的工作能力。作為檔案管理的從業(yè)人員，檔案管理員應(yīng)當(dāng)具備專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)，如：外語(yǔ)能力、計(jì)算機(jī)操作能力、檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)等等。

電子信息蓬勃發(fā)展的今天，國(guó)外眾多合作學(xué)校非常重視高校信息化發(fā)展，所以很多交換生的學(xué)習(xí)材料都是以電子文檔等形式傳送到國(guó)內(nèi)，同時(shí)兼具便利性與安全性。所以要做好與國(guó)外院校的銜接，做好交換生海外學(xué)習(xí)資料的交接工作，必須要具備網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、計(jì)算機(jī)使用、處理不同類(lèi)型文件的能力。

另外，中外合作辦學(xué)會(huì)產(chǎn)生眾多外文資料，如合作協(xié)議、教學(xué)團(tuán)隊(duì)介紹、科研情況介紹、學(xué)生管理等方面。同時(shí)，交換生在海外的學(xué)習(xí)材料都是以對(duì)方院校所在國(guó)家的母語(yǔ)或者英語(yǔ)進(jìn)行制定。但是，我們的工作人員的外語(yǔ)水平遠(yuǎn)不能達(dá)到熟練閱讀外文文件的程度，這就大大降低了我們整理檔案的速度和準(zhǔn)確度。

1.2 管理模式陳舊

中外合作辦學(xué)是新形勢(shì)下誕生的全新辦學(xué)模式，其課程設(shè)置有特色、辦學(xué)模式有特色、培養(yǎng)方式有特色，隨之產(chǎn)生的檔案管理也應(yīng)該有特色。但是，目前中外合作辦學(xué)學(xué)生的檔案管理所呈現(xiàn)出的并不是具有自身特色的管理模式，而是照搬國(guó)內(nèi)其他院校的檔案管理模式，這其中很多內(nèi)容生拉硬套，不符合自己的實(shí)際，可以看出，目前我們還沒(méi)有摸索出一條適合中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理發(fā)展的路。

在中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理過(guò)程中，無(wú)論是收集、整理還是歸檔，高校對(duì)于特殊的、有特色的檔案的處理還不夠完備。我們?cè)诳吹浇粨Q生檔案的時(shí)候，對(duì)于中外合作辦學(xué)的記錄沒(méi)有明確的資料進(jìn)行記錄，很難在檔案里找到相關(guān)證明文件。學(xué)生檔案里還依舊是常規(guī)的國(guó)內(nèi)高校檔案的內(nèi)容，如高考成績(jī)單、獎(jiǎng)懲情況、畢業(yè)論文答辯相關(guān)材料、積極分子材料、在校期間表現(xiàn)等等，這其中并沒(méi)有關(guān)于中外合作辦學(xué)的記錄，只有國(guó)內(nèi)院校學(xué)習(xí)的相關(guān)資料。可以說(shuō)，中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理并沒(méi)有得到重視。另外，學(xué)生在中外合作辦學(xué)期間的相關(guān)材料的收集也不夠全面。

由于中外合作辦學(xué)這一特殊性質(zhì)，交換生的檔案一般會(huì)分為國(guó)內(nèi)和國(guó)外學(xué)習(xí)兩部分，但是現(xiàn)在高校交換生的檔案收集種類(lèi)少、質(zhì)量差。很多材料沒(méi)有及時(shí)移交到學(xué)院檔案管理部門(mén)，有的材料在海外任課教師手中，有的在海外院校的教務(wù)部門(mén)，也有的在學(xué)生自己手里。這些材料沒(méi)有經(jīng)過(guò)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)管理，難免出現(xiàn)材料不完備的情況，這給交換生的成績(jī)認(rèn)定，豐富學(xué)生檔案、教學(xué)檔案集中保存帶來(lái)了困難。

《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》、《歸檔文件整理規(guī)則》分別以“卷”和“件”整理的方法對(duì)檔案進(jìn)行歸檔整理，這個(gè)方法比較適用于國(guó)內(nèi)學(xué)習(xí)的學(xué)生，對(duì)于中外合作辦學(xué)學(xué)生的檔案還有一定的不匹配。

1.3 管理手段落后

數(shù)字化電子檔案已經(jīng)成為新時(shí)代檔案管理的重要手段，特別是在國(guó)外大學(xué)里應(yīng)用更為廣泛。無(wú)論是教務(wù)工作還是學(xué)生管理工作，電子檔案是最便捷、最快速的接收和存儲(chǔ)方式。無(wú)論是與國(guó)際對(duì)接還是校內(nèi)檔案管理的應(yīng)用，數(shù)字化電子檔案也應(yīng)被廣泛推廣，但是，我們目前的現(xiàn)狀是檔案管理的手段比較落后、單一，數(shù)字化應(yīng)用的普及程度差。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類(lèi)形式上存在很大差異，電子檔案的系統(tǒng)模式比較欠缺，電子檔案的應(yīng)用不能良好的普及。同時(shí)，如何將電子檔案與數(shù)字化有機(jī)結(jié)合也是數(shù)字化電子檔案發(fā)展過(guò)程中面臨的重要問(wèn)題。

2 改善中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理的建議

前文中提到中外合作辦學(xué)學(xué)生的檔案管理過(guò)程中遇到了一些問(wèn)題，我們結(jié)合新時(shí)代、新形勢(shì)，在看到問(wèn)題的同時(shí)，也要看到其中廣闊的發(fā)展前景，這要求我們充分了解中外合作辦學(xué)、交換生檔案管理的特點(diǎn)，提出建議，不斷完善中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理工作。

2.1 加大力度，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才

信息化、國(guó)際化已經(jīng)全面襲來(lái)，計(jì)算機(jī)、英語(yǔ)早已成為新時(shí)代的普遍標(biāo)簽，作為一個(gè)從事中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理的從業(yè)人員，想要將此項(xiàng)工作做好、做細(xì)，必須要加大從業(yè)人員的培訓(xùn)力度，聘請(qǐng)專(zhuān)家開(kāi)展各種形式的計(jì)算機(jī)、英語(yǔ)培訓(xùn)，讓從業(yè)人員在理論和實(shí)際操作上都能有進(jìn)步、有突破。在抓培訓(xùn)的同時(shí)，還要積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的、高水平的兼具計(jì)算機(jī)和英語(yǔ)技能的檔案管理人才，并加強(qiáng)與國(guó)內(nèi)外專(zhuān)業(yè)人員的經(jīng)驗(yàn)交流與學(xué)習(xí)，不斷完善中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理從業(yè)人員的隊(duì)伍建設(shè)。

擁有一支專(zhuān)業(yè)、高水平的中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理隊(duì)伍是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是中外合作辦學(xué)順利進(jìn)行的保證，所以，加大人才培訓(xùn)力度，培養(yǎng)掌握外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等多技能專(zhuān)業(yè)人才勢(shì)在必行。

2.2 突出特色，建立中外合作辦學(xué)檔案管理新模式

中外合作辦學(xué)是有新時(shí)代特色的辦學(xué)模式，所以我們?cè)谥型夂献鬓k學(xué)學(xué)生檔案管理上要體現(xiàn)合作辦學(xué)的特色，對(duì)能體現(xiàn)特色的材料進(jìn)行更細(xì)致的整理。我們可以采用從上到下，對(duì)材料進(jìn)行分類(lèi)。

合作辦學(xué)初期，高校以及各相關(guān)學(xué)院應(yīng)當(dāng)將相關(guān)籌建文件進(jìn)行歸檔，如：項(xiàng)目審批文件、交換學(xué)習(xí)章程、財(cái)團(tuán)主要組成人員、招生簡(jiǎn)章、交換協(xié)議書(shū)、兼職教授情況、國(guó)外主要教授介紹、學(xué)院主要人員證明文件等。在特色教學(xué)方面，我們需要將兼具國(guó)內(nèi)培養(yǎng)、國(guó)外培養(yǎng)兩部分的培養(yǎng)方案進(jìn)行整理歸檔，同時(shí)，特色教學(xué)任務(wù)書(shū)、國(guó)內(nèi)外特色課程介紹、國(guó)內(nèi)外學(xué)習(xí)選用的教材、國(guó)內(nèi)外特色教學(xué)方式（講座、論壇、討論課等）資料、導(dǎo)師選聘相關(guān)資料等方面要加強(qiáng)收集和管理工作。交換生檔案主要包括交換生在國(guó)內(nèi)學(xué)校期間產(chǎn)生的檔案和國(guó)外學(xué)習(xí)期間產(chǎn)生的方案、申請(qǐng)交換學(xué)習(xí)的相關(guān)文件、簽字材料、交換學(xué)校的錄取通知（網(wǎng)絡(luò)、紙質(zhì)）、中外合作辦學(xué)期間的成績(jī)單、海外學(xué)期期間圖片或視頻材料等。以上材料，應(yīng)交給相關(guān)教務(wù)部門(mén)，做好檔案的歸檔、收集工作，并按照這一分類(lèi)不斷完善。

2.3 重視信息系統(tǒng)研發(fā)，提高中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理國(guó)際化水平

將信息化應(yīng)用于交換生檔案管理上更具便利性，體現(xiàn)在操作、管理等方面。高校應(yīng)結(jié)合海外交換的特色，該立本校交換生數(shù)字化電子檔案管理規(guī)范，建立規(guī)范的操作流程。同時(shí)，我們要加大硬件設(shè)施的投入，與學(xué)校信息化部門(mén)積極合作，建設(shè)交換生檔案管理系統(tǒng)，學(xué)習(xí)并了解國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的數(shù)字化電子檔案整理的相關(guān)軟件，積極與國(guó)際接軌。信息化是新形勢(shì)賦予我們的新要求，為了能更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，我們要用好信息化，加強(qiáng)電子檔案的整理，更大程度的發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，讓資源的利用率最大化。

中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理是高校檔案管理的一個(gè)特殊組成部分，無(wú)論是對(duì)于人員的要求還是設(shè)施、設(shè)備的要求都與傳統(tǒng)高校檔案管理存在很大的差異，這就對(duì)我們提出了更高的要求。我們要探索出一條有特色的，適合中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理的新路子。不斷深入學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)管理理念，積極參加培訓(xùn)，提高檔案管理人員的水平，加強(qiáng)信息化，讓中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理更符合新的時(shí)代要求。

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作者簡(jiǎn)介

董琦（1986-），女，吉林，碩士，延邊大學(xué)，研究方向：管理學(xué)，檔案學(xué)。