新形勢(shì)下提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對(duì)策

王洪優(yōu) 黃平焦

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)滲透到我們生活的方方面面，這就愈發(fā)加重了對(duì)信息管理方面的重視程度。面臨信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)，最為重要的就是對(duì)資料文書檔案的管理方面工作效率方面，如何更快的獲取到所需要的資料，如何更快的瀏覽以往的數(shù)據(jù)也用來(lái)參考未來(lái)的發(fā)展，成為了每個(gè)行業(yè)最為重要的一件事情。針對(duì)于事業(yè)單位，由于事業(yè)單位信息量復(fù)雜多樣，所收集的數(shù)據(jù)也極為龐大，如何在這龐大的數(shù)據(jù)中需求我們所需要的信息決定著個(gè)個(gè)事業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力強(qiáng)弱。以往的事業(yè)單位文書檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致在這方面管理能力和管理設(shè)備較為落后，為了適應(yīng)新形勢(shì)下的社會(huì)，如何提高事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率成為了每個(gè)事業(yè)迫切需要解決的問(wèn)題。基于此，本文首先從三個(gè)方面簡(jiǎn)要分析了企業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀以及這部分問(wèn)題給企業(yè)帶來(lái)的弊端。然后從三個(gè)方面講述了如何提高事業(yè)單位文書檔案管理的效率以適用新形勢(shì)的發(fā)展。以此供相關(guān)人士參考交流。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);文書檔案管理工作;工作效率;提升方法

文書檔案記錄了該事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程，其中包括在成長(zhǎng)過(guò)程中采集到的數(shù)據(jù)以及在發(fā)展過(guò)程中失敗的案例。這部分?jǐn)?shù)據(jù)對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是特別重要的一部分。這部分?jǐn)?shù)據(jù)對(duì)該事業(yè)單位以后的成長(zhǎng)具有借鑒作用，合理的利用文書檔案管理對(duì)于一個(gè)事業(yè)耽誤的發(fā)展具有重要的影響。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的不斷發(fā)展，新形勢(shì)下對(duì)數(shù)據(jù)的需求巨大，如何快速的整理、查詢到數(shù)據(jù)成為事業(yè)單位的重要競(jìng)爭(zhēng)能力，怎樣合理的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的手段、采用正確的管理手段、提高工作人員的管理效率對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)迫切需要解決的問(wèn)題。

1 事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理工作文員素質(zhì)低，各種人混雜

數(shù)據(jù)是一個(gè)事業(yè)單位的核心，是一個(gè)事業(yè)單位成長(zhǎng)的基礎(chǔ)[1]。每一個(gè)事業(yè)單位都是通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)的調(diào)查分析總結(jié)前部分時(shí)間都不足建立下一階段的目標(biāo)。因此對(duì)于文書管理工作是特別重要的。然而通過(guò)調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，由于事業(yè)單位的重視程度不夠，對(duì)于文書管理工作的這部分人員魚龍混雜，沒(méi)有專業(yè)的人士進(jìn)行管理，更為嚴(yán)重的是某些事業(yè)單位在管理。工作方面采用的是兼職人員。由于這部分人員對(duì)該事業(yè)單位文書檔案了解不全面，常常出現(xiàn)找不到資料、資料丟失、效率低下這些問(wèn)題。導(dǎo)致事業(yè)單位在尋求所需要的文件或者數(shù)據(jù)時(shí)找不到、不全面等種種問(wèn)題。

1.2 重視程度低，忽視文書檔案管理對(duì)事業(yè)單位的影響

領(lǐng)導(dǎo)者是一個(gè)事業(yè)單位的領(lǐng)頭羊，領(lǐng)導(dǎo)者的思想決定著這個(gè)事業(yè)單位的前進(jìn)方向以及重視某件事情程度。而多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)文書檔案管理工作這一項(xiàng)目忽視了其重要性，采取態(tài)度很隨意，不注重新形勢(shì)的要求而落后于時(shí)代。有些事業(yè)單位不可否認(rèn)的是進(jìn)行了改革，采用了網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文書檔案管理，但由于重視程度過(guò)低，應(yīng)聘的工作人員無(wú)法滿足要求，最終無(wú)法建立起相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)機(jī)制，還造成了數(shù)據(jù)的混亂、丟失，不但沒(méi)有提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率，反而增加了工作人員的工作量，降低了工作效率。導(dǎo)致企業(yè)失去了重要的數(shù)據(jù)，同時(shí)失去了前段時(shí)間的努力，缺乏了從前數(shù)據(jù)的參照物。

1.3 沒(méi)有規(guī)范制度以及管理設(shè)施

首先是制度方面，由于缺乏對(duì)文書檔案管理的重視程度，人員選擇方面隨意，長(zhǎng)久的人員魚龍混雜無(wú)人整頓;分工混亂，個(gè)個(gè)工作人員沒(méi)有明確的管理方面，每件事情都干，每件事情都做不好事現(xiàn)在主要問(wèn)題;待遇低下導(dǎo)致專業(yè)人才被迫流失，這部分人員缺乏重視導(dǎo)致工資低下，專業(yè)人士無(wú)法得到相應(yīng)的回報(bào)，專業(yè)人才流失。管理設(shè)備方面，多數(shù)的事業(yè)單位依然采用人工整理的手段，效率低下且容易丟失;網(wǎng)絡(luò)整理技術(shù)不健全，相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)整理效率太低，而且不健全的系統(tǒng)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失[2]。

2 如何提高事業(yè)單位文書檔案管理的效率以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展

2.1 改變領(lǐng)導(dǎo)者的思想，用思想推動(dòng)文書檔案管理工作改革的發(fā)展

一個(gè)事業(yè)單位起主導(dǎo)作用的是上層領(lǐng)導(dǎo)者，只有首先改變領(lǐng)導(dǎo)者的思想才能推進(jìn)改革的進(jìn)行。以往的事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致了在選擇管理文書檔案人員時(shí)態(tài)度隨意，導(dǎo)致了這部分人員魚龍混雜，沒(méi)有專業(yè)人士。所以要想改革必須首先改變領(lǐng)導(dǎo)者的思想，可以采用舉例子的方式，用成功的案例和失敗的案例相比較，比如，列舉提高文書檔案管理工作效率給企業(yè)帶來(lái)的好處，同時(shí)列舉依然不改變文書檔案管理工作的那部分企業(yè)在新形勢(shì)下被其他企業(yè)所替代的案例。領(lǐng)導(dǎo)者通過(guò)對(duì)比，改變傳統(tǒng)的思想，對(duì)于推進(jìn)單位文書檔案管理工作改革方面有重要的促進(jìn)作用。

2.2 提高管理人員的素質(zhì)

要從根本上提高我說(shuō)檔案管理工作的效率必須要對(duì)直接接觸這部分文書檔案人員進(jìn)行素質(zhì)的提高，人員素質(zhì)的提高可以從選拔和后期的技能培訓(xùn)兩方面進(jìn)行。首先從選拔方面，在應(yīng)聘管理方面人才時(shí)候要提高選拔的要求，提高檔次將一部分人混工作的人篩選出去，然后留下具有真才實(shí)用的人員[3]。同時(shí)對(duì)于管理人員不需要太多，太多的管理員人員也會(huì)導(dǎo)致效率低下，所以對(duì)于留下的這部分人，通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)的形式用自己的實(shí)力去證明自己在留在企業(yè)。這樣企業(yè)應(yīng)聘的管理人員才具有高素質(zhì)水平。其次，在后期的培養(yǎng)方面企業(yè)也不能忽視。因?yàn)闀r(shí)代是不斷的進(jìn)步的，為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，必須對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)整，以提高他們的應(yīng)對(duì)能力和管理能力。所以企業(yè)在應(yīng)聘完管理人員之后，需要定期采取指導(dǎo)的方式來(lái)提高他們的管理能力，主要的形式可以通過(guò)講座以及去其他企業(yè)交流的方法來(lái)完成這部分提高過(guò)程。只有將管理人員的素質(zhì)提升上去才能保證事業(yè)單位文書檔案管理工作效率提升，所以人才的選擇是十分重要的，需要企業(yè)擁有認(rèn)真的態(tài)度去選拔和后期指導(dǎo)。

2.3 管理設(shè)備的更新要滿足管理人員的需求

由于科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的文書檔案管理方法。傳統(tǒng)的整理方法大多都是依靠手工進(jìn)行整理，效率低下是一個(gè)方面，更重要的是容易將數(shù)據(jù)混亂、丟失。因此新時(shí)代多數(shù)的文書管理都是通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行的，將事業(yè)單位所收集和產(chǎn)生的數(shù)據(jù)輸?shù)诫娔X當(dāng)中，在電腦中總理數(shù)據(jù)比用手工整理迅速簡(jiǎn)潔，而且在滿足需求者需求的時(shí)候，不需要從一份份的檔案袋中尋找。在電腦中搜尋相關(guān)的關(guān)鍵詞以及重要的詞匯就可以快速的查閱到需要的資料，效率的提升是幾倍的增長(zhǎng)。但是由于計(jì)算機(jī)需要人工操作，所以對(duì)于管理人員必須掌握一定的電腦操作知識(shí)才能更快的尋找需求的資料[4]。

3 結(jié)束語(yǔ)

文書檔案的管理對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的作用，合理的管理手段有助于提高事業(yè)單位的工作效率，對(duì)于事業(yè)單位的快速、穩(wěn)重發(fā)展具有促進(jìn)作用。所以相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)只必須給予相應(yīng)的重視，采用合理的改革，對(duì)更高素質(zhì)的人才進(jìn)行專業(yè)化管理才能保證事業(yè)單位文書檔案管理工作高效率的進(jìn)行，在新形勢(shì)下更好的適應(yīng)社會(huì)，具有更大的競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)

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[3]韓涓，韓愛(ài)平.淺談事業(yè)單位人事檔案管理中的問(wèn)題及對(duì)策[J].人力資源管理，2017（12）：434-435.

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