分析企業(yè)文書檔案的收集與管理

何雪晴

摘 要：為提升企業(yè)文書檔案收集與管理工作水平，保障信息的精確和完整。本文就從企業(yè)文書檔案管理存在的問題入手，明確了企業(yè)文書檔案在管理基礎(chǔ)、檔案工作銜接、管理方式等方面存在欠缺，并闡述了保障企業(yè)文書檔案收集工作水平提升的有效措施。望相關(guān)工作人員必須在實(shí)際工作中恪盡職守，努力提升自身專業(yè)技能操作水平，并在工作中積極轉(zhuǎn)變管理理念與方式生化文書檔案管理工作的信息水平，保障文書檔案獲得更高效的管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書檔案;收集;管理;問題;措施

企業(yè)的文書檔案也就是管理性檔案，通常指代企業(yè)、事業(yè)單位等組織在事物運(yùn)作中的管理事物、活動(dòng)落實(shí)等過程產(chǎn)生的具備保存與查看、使用的有效信息。

1 企業(yè)文書檔案管理存在的問題

1）管理基礎(chǔ)薄弱。從目前的企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀上看，存在一個(gè)最為明顯的特征是管理方式較為封閉，以檔案信息不流失、沒有殘缺為原則，雖然這樣的管理維護(hù)方式，可保證信息儲(chǔ)備的完整性，但是文書檔案保存過程中的裝訂與整體質(zhì)量并沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，單位領(lǐng)導(dǎo)也并未意識(shí)到文書檔案管理的重要性，這就會(huì)導(dǎo)致人員和資金的投入出現(xiàn)不足問題。管理人員的綜合素質(zhì)水平也可能普遍低于企業(yè)其他部門員工，檔案部門的薪資待遇同樣會(huì)受其影響，因資金投入力度不足、水平較低，文書檔案管理的監(jiān)督考核機(jī)制制定的不夠科學(xué)，同樣是導(dǎo)致文書檔案管理基礎(chǔ)薄弱的重要因素，因此這些問題的存在， 嚴(yán)重阻礙了企業(yè)文書檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)。

2）文書工作與檔案工作銜接不暢通。一些企業(yè)的文書與檔案工作并沒有被歸置到一起，因此在管理上就必不可免的出現(xiàn)了銜接問題、脫節(jié)或溝通不暢。同時(shí)，一些文書管理崗位職責(zé)人員因?yàn)槿狈n案意識(shí)，實(shí)際工作中并未對檔案收集工作傾注足夠的重視，因此實(shí)際工作中常出現(xiàn)如檔案新信息收集不夠完整、用紙裝訂不夠規(guī)范、初始稿件不夠齊全、編號(hào)不夠準(zhǔn)確等問題，這些問題也進(jìn)一步阻礙了文書處理質(zhì)量水平達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，甚至?xí)绊懙胶笃跈n案收集、整理、利用等工作步驟的高效落實(shí)。

3）管理方式落后，忽視檔案安全。信息時(shí)代的到來對人們的社會(huì)生活產(chǎn)生了較大，多體現(xiàn)在積極層面。因此，各行各業(yè)的信息技術(shù)深化程度也在不斷擴(kuò)展，但是，很多企業(yè)在文書檔案管理方面，由于信息技術(shù)應(yīng)用水平為達(dá)到相關(guān)要求，因此沿用的傳統(tǒng)紙質(zhì)儲(chǔ)存方式在查詢與利用上效率較低，阻礙的工作落實(shí)的高效性。雖然很多企業(yè)已經(jīng)開始進(jìn)行檔案管理工作信息化轉(zhuǎn)變， 但工作內(nèi)容僅僅體現(xiàn)在文書紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化為電子形式上，并未讓文書檔案管理工作得到全面徹底的信息化轉(zhuǎn)變。同時(shí)能收到管理工作人員的信息操作技能落實(shí)滯后性以及消極性特征明顯，同時(shí)保存電子文書過程中，并未對相關(guān)軟硬件設(shè)備進(jìn)行積極維護(hù)這些都導(dǎo)致電子形式的檔案信息文檔在整理過程中，出現(xiàn)變更丟失等問題影響的文書檔案的儲(chǔ)備完整與精確。

2 保障企業(yè)文書檔案收集工作水平提升的有效措施

1）完善檔案收集制度、保障工作有章可循。企業(yè)在實(shí)際發(fā)展運(yùn)作過程中，由于發(fā)展?fàn)顟B(tài)、規(guī)模存在差異，因此每個(gè)企業(yè)實(shí)行的文書檔案信息收集管理制度也各不相同，企業(yè)首先要將國家管理規(guī)定與自身發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合考慮，對應(yīng)出適合的管理模式，如此，才能讓企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)更加合理，各個(gè)部門之間的交接工作可落實(shí)的更為順利。最為重要的一點(diǎn)，是適宜的檔案管理措施能夠保障每個(gè)崗位職責(zé)人員的責(zé)任權(quán)利得到精確劃分，防止出現(xiàn)全責(zé)交叉或管理混亂的情況。

檔案信息的歸檔實(shí)現(xiàn)也需被明確規(guī)范，文書檔案必須在形成的第二年第一季度結(jié)束之前完成收集整理工作，不可拖延，如果出現(xiàn)延期的情況，要及時(shí)追究責(zé)任并查明原因，這種增強(qiáng)信息收集整理人員的工作緊迫感方法?？梢员Ｕ瞎ぷ鬟\(yùn)作的高校與穩(wěn)定，同時(shí)根據(jù)工作運(yùn)行的狀態(tài)與進(jìn)展掌控力度，及時(shí)修繕制度細(xì)節(jié)，同時(shí)對具體的工作方法進(jìn)行逐一說明，防止出現(xiàn)誤操作影響工作，落實(shí)最后的管理制度，必須跟隨企業(yè)的發(fā)展規(guī)模與狀態(tài)進(jìn)行完善與革新，滿足各項(xiàng)管理工作的實(shí)際需求。

2）加強(qiáng)對臨時(shí)性、重要文件的收集工作。企業(yè)組織機(jī)構(gòu)變更、干部調(diào)動(dòng)、人員離職等各種因素的影響，讓很多文件資料散落在了個(gè)人手中，因此阻礙了檔案信息不能及時(shí)歸檔，或是造成遺失。為了讓這種問題得到有效處理，企業(yè)的文書檔案管理人員必須在整理年度檔案信息的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)日常、臨時(shí)性檔案信息的收集與整理，如重大會(huì)議召開、臨時(shí)工作部署等，及時(shí)將在這些活動(dòng)落實(shí)過程中產(chǎn)生的信息收集到檔案庫中，整理好，保證檔案資源的價(jià)值可以全效發(fā)揮。

企業(yè)中的檔案部門出現(xiàn)人事變動(dòng)時(shí)，尤其是檔案部門的工作人員，在離開崗位之前，必須要將工作對接好，而后在辦理離職手續(xù)。同時(shí)在工作對接、資料移交過程中，要對資料與相關(guān)信息的真實(shí)性進(jìn)行審核，防止公司內(nèi)部的相關(guān)重要的資料流入到其他不法人員手中。同時(shí)，還需要在工作交接表上進(jìn)行檔案管理人員的部門簽字，確認(rèn)后，信息管理人員才可離開。

3）建立健全檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案工作責(zé)任制管理。企業(yè)的各個(gè)部門工作落實(shí)時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，這些信息的形式各不相同，因此，在收集的時(shí)候要注意分類，保證形成一個(gè)較為完善的數(shù)據(jù)信息管理網(wǎng)絡(luò)，保證檔案信息的價(jià)值可以全效發(fā)揮。檔案部門還需具備一定的文件內(nèi)容與形成背景的價(jià)值考察能力，保證可以讓每種類型檔案都得到最佳的收集與儲(chǔ)備方式管理。

企業(yè)的檔案工作人員必須要遵守檔案信息收集管理責(zé)任制度，結(jié)合檔案收集工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、完整度等各個(gè)方面的要求，讓工作的職責(zé)可以被明確的劃分，保證工作的質(zhì)量可以達(dá)到規(guī)定水平。

4）實(shí)行紙質(zhì)、電子文件雙套收集制。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在各行各業(yè)的管理工作中滲透的范圍逐漸廣泛，同時(shí)影響越來越深遠(yuǎn)。電子文件逐漸開始替代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，同時(shí)電子文件也需要得到歸檔、整理，因此在收集紙質(zhì)文件時(shí)，企業(yè)的各個(gè)部門因?yàn)楣ぷ餍枰?，也?huì)需要使用到電子文件，在收集這些電子文件時(shí)，需要對信息的存放格式、文件大小進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，按照相關(guān)技術(shù)要求，保障文件可以得到更為科學(xué)的審核，驗(yàn)收合格后、按照規(guī)定的進(jìn)行手續(xù)上的過審，而后將信息保存好，防止出現(xiàn)缺損或是遺漏等問題。

5）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案工作人員檔案收集的能力。企業(yè)的檔案管理工作人員除了要具備嚴(yán)謹(jǐn)端正工作態(tài)度以外，還要積極跟隨時(shí)代發(fā)展，不斷更新工作理念與方式，保證業(yè)務(wù)落實(shí)可以保持在較高的水平之上。為了保障工作落實(shí)效率，檔案收集工作落實(shí)之前，專業(yè)或兼職人員必須接受崗前培訓(xùn)，除了對工作過程中的注意事項(xiàng)一一了解之外，還要明確工作制度、崗位職責(zé)、工作時(shí)限等，各項(xiàng)工作規(guī)定都必須落實(shí)到位。崗位職責(zé)人員需嚴(yán)格按照相關(guān)管理制度對自身的行為進(jìn)行約束，防止出現(xiàn)任何誤操作或障礙，影響工作落實(shí)效果與進(jìn)程。

最后，理論培訓(xùn)工作高水平組織落實(shí)后，收集工作在實(shí)際落實(shí)過程中，檔案部門有責(zé)任指導(dǎo)其他部門的工作，保障檔案信息的真實(shí)有效。要保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并積極對應(yīng)整改措施，讓檔案信息的產(chǎn)生、收集、整理、存檔等工作步驟可以穩(wěn)定、高效的展開，盡量防止出現(xiàn)返工或積極降低返工概率，讓工作的落實(shí)效率與質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。

3 結(jié)語

綜合以上的文章論述，可以從中了解到的是文書檔案信息的有效與完整，直接影響著企業(yè)的后續(xù)發(fā)展動(dòng)力是否充足，因此必須對此項(xiàng)工作的落實(shí)與管理進(jìn)行重視，維護(hù)相關(guān)管理措施的落實(shí)的高效與穩(wěn)定，為企業(yè)順利發(fā)展保駕護(hù)航。

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