機(jī)關(guān)單位檔案管理的淺談

鄭真津

摘 要：檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理工作中非常重要的一部分，為機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)規(guī)章制度的出臺(tái)和制定提供了管理的參考依據(jù)。因此，管理工作人員需要以專業(yè)的技能、手段和極高的職業(yè)素養(yǎng)協(xié)同相關(guān)部門的有機(jī)配合才能將工作質(zhì)量提高，以此服務(wù)于機(jī)關(guān)單位的運(yùn)營(yíng)及發(fā)展。隨著檔案形態(tài)的多樣化，收集途徑多元化，以往的傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)難以勝任如今的工作需求。因此，以新時(shí)代為背景，在對(duì)檔案工作要求更精細(xì)、更專業(yè)。本文就當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并淺談管理工作有效措施。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位;檔案管理;分析

1 檔案管理工作的意義

檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中重要的環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)集服務(wù)性質(zhì)、政治性于一體的工作，它的意義在于對(duì)有用信息、歷史文件等的管理。檔案管理的工作質(zhì)量反映了各機(jī)關(guān)單位的綜合水平，是一個(gè)單位健康發(fā)展的需要，也是衡量業(yè)績(jī)與管理水平的尺度，可以為高層決策者提供最直觀的整體運(yùn)營(yíng)情況，以便在調(diào)整戰(zhàn)略和決策時(shí)有所依據(jù)。做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理的理念和方法，探索和發(fā)展新的管理手段和模式是管理人員的工作重點(diǎn)，因此要加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理。

2 檔案管理工作現(xiàn)狀

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，就當(dāng)前機(jī)關(guān)單位實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，日常管理工作上產(chǎn)生的各類文件資料數(shù)量越來(lái)越多，同樣面臨的問(wèn)題也層出不窮，已經(jīng)不能適應(yīng)快速的社會(huì)發(fā)展，對(duì)工作開展造成一定的制約?，F(xiàn)如今檔案種類多樣化、電子公文、軟課題越來(lái)越多，加之我機(jī)關(guān)單位對(duì)職能部門越化越細(xì)，檔案工作要求越來(lái)越專業(yè)、細(xì)致。檔案很多時(shí)候歸檔不及時(shí)、丟失，對(duì)工作造成很大的制約。而一些部門檔案工作人員自身對(duì)檔案工作沒(méi)有高度重視，缺乏責(zé)任感和工作態(tài)度，造成檔案管理工作進(jìn)度受到約束、緩慢。為了便于之后在工作上各方面的利用，我機(jī)關(guān)單位對(duì)著錄、分類也更精細(xì)化。而部分傳統(tǒng)檔案里面著錄方式過(guò)于簡(jiǎn)單、分類過(guò)于混亂，導(dǎo)致很多檔案利用效果大大降低。因此，為了機(jī)關(guān)單位能夠緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，必須采用合理的手段，做好機(jī)關(guān)檔案管理工作。

3 目前檔案管理工作的不足之處

3.1 管理制度體系不完善

由于我國(guó)的檔案管理制度缺乏完善的制度體系。主要體現(xiàn)在機(jī)關(guān)檔案管理從收集、整理、移交等工作缺乏合理分工，責(zé)任不明確，崗位落實(shí)不到位，缺乏系統(tǒng)化的流程管理，造成歸檔不及時(shí)，保存不完善、遺失等嚴(yán)重現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法規(guī)范化進(jìn)行，在很大程度上會(huì)制約檔案管理工作的有效進(jìn)行。

3.2 管理工作認(rèn)識(shí)不足

檔案工作并非簡(jiǎn)單對(duì)某件事的記錄和總結(jié)過(guò)程，其實(shí)檔案的記錄有著明確且科學(xué)的模式和要求，在形成檔案后，對(duì)其收集、分類和管理的意識(shí)也不足。部分單位的高層管理人員對(duì)檔案管理的必要性認(rèn)識(shí)不足，且缺少相應(yīng)的技術(shù)、資金支持，從而無(wú)法更新設(shè)備和技術(shù)，因此檔案仍然以傳統(tǒng)的人工整理分類記錄的方式管理，導(dǎo)致工作效率非常低。

3.3 檔案收集不全面

部分機(jī)關(guān)單位只注重文書檔案的整理歸檔，對(duì)一般檔案不重視，特別是一些科研類、圖表類、聲像類、實(shí)物類、電子類等文件材料歸檔不及時(shí)，這期間檔案管理人員如果出現(xiàn)調(diào)崗、退休等情況，那么這部分檔案不可避免的發(fā)生漏歸、遺失等情況。后期需要查找該檔案會(huì)有很大的難度，造成檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也不利于單位檔案的全面建設(shè)。

3.4 檔案管理人員的專業(yè)相對(duì)較低

隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案工作已不再局限于簡(jiǎn)單的分類整理，而是向現(xiàn)代化邁進(jìn)，由此對(duì)檔案工作人員的自身專業(yè)素養(yǎng)也提出了更高的要求，不僅要具備迅速掌握學(xué)習(xí)新知識(shí)的能力，還要保證適應(yīng)單位發(fā)展需要、跟上時(shí)代形勢(shì)。但遺留下來(lái)的機(jī)關(guān)單位檔案管理制度較為落后，專職檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致工作效率不高，管理不夠規(guī)范等。

4 檔案管理工作優(yōu)化措施建議

4.1 建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度

完善機(jī)關(guān)檔案的制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及依法規(guī)范管理。并結(jié)合檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，充分體現(xiàn)出檔案管理制度的可操作性。在制定本單位的檔案管理制度時(shí)，在依托我國(guó)、地方的檔案法律規(guī)范上，結(jié)合實(shí)際工作，制定行的制度規(guī)范。這樣，才能夠充分體現(xiàn)出檔案管理制度的規(guī)范性和合法性。

4.2 檔案管理方式的創(chuàng)新

為了全面推進(jìn)檔案管理的制度化，最重要的一點(diǎn)就是要?jiǎng)?chuàng)新管理方式，并將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理成功轉(zhuǎn)向?yàn)樾畔n案管理，并充分計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使機(jī)關(guān)檔案信息的數(shù)字化程度有效提高，并使數(shù)字化檔案建設(shè)的整體力度加強(qiáng)。從而實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作和信息化技術(shù)的科學(xué)對(duì)接，創(chuàng)新檔案管理方式，一方面對(duì)提高檔案管理的整體質(zhì)量水平有利，同時(shí)也可以使機(jī)關(guān)單位的競(jìng)爭(zhēng)力提升。

4.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作。必須充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高，通過(guò)各種形式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使他們充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康發(fā)展的必經(jīng)之路，我們必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作建立健全的檔案管理體系，提高檔案管理的重要性。同時(shí)也能提升檔案管理水平綜合效果，進(jìn)而為機(jī)關(guān)單位在日后管理檔案的質(zhì)量及水平進(jìn)一步提高。

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