合資合作公司檔案管理工作創(chuàng)新思路淺析

李國浩

摘 要：本文針對合資合作公司體量小、人員少、資產輕量化等特點，從目前檔案管理工作中存在的諸多問題出發(fā)，探索性的在檔案管理頂層設計、一體化體制機制建設、檔案信息網絡、檔案資料有效利用等方面提出了一些創(chuàng)新思路。

關鍵詞：合資合作;檔案管理;創(chuàng)新管理

隨著國有企業(yè)改革不斷深化，在國內出現了一大批合資合作公司。這些公司主要是針對國家戰(zhàn)略的某一重點領域或某一項前沿科技，堅持“按需定制、要素融合、優(yōu)勢互補”的原則成立，通常具有體量小、人員少、資產輕量化等特點。針對這樣一個來自“五湖四?！?，具有不同管理經驗和文化背景的合資合作公司，在檔案收集、管理、利用上常常存在這樣那樣的問題。主要表現在：一是檔案管理意識淡薄，管理層重視不夠;二是管理制度與公司體制不匹配，傳統管理模式“一統到底”;三是檔案管理專兼職人員配備不足，專業(yè)技能培訓不夠;四是規(guī)范化程度不高，信息化手段利用較少;五是檔案利用率較低，沉睡檔案比例較大。

針對以上問題，如何充分發(fā)揮合資合作公司獨特優(yōu)勢，整合優(yōu)勢，凝聚合力做好檔案管理工作，“守好企業(yè)的財富”，不斷提升市場競爭力，筆者有以下幾點淺顯的思考。

1 從頂層設計入手，建立特色化的管理體系

合資合作公司和傳統大型國有企業(yè)不同，具有自身的特殊性，本文討論的合資合作公司都是在國有企業(yè)改革中產生的，難免在管理層會有傳統的“一統到底”的管理思路，這必將對新時期的合資合作企業(yè)帶來不適應。

第一，要明確檔案管理的主體。無論企業(yè)的大小和規(guī)模，都是按照《公司法》建立的經濟活動實體，具有法定的獨立性和自主性。因此，在公司成立之初就要整體布局檔案管理工作，在頂層設計上統籌把握部門設置、人員配備、資金保障等方面。同時，在公司實際運營過程中，各層級的管理者都要高度重視檔案管理工作，摒棄只追求經濟效益的短淺目光。

第二，要認真分析本企業(yè)的特殊性。在國有企業(yè)改革過程中可能產生很多不同類型的合資合作公司，從股權結構上看有中外合資、不同國企合資、國有企業(yè)引進民營資本等，在專業(yè)技術上看有按照整個產業(yè)鏈分段、分專業(yè)組成的合資合作公司，也有地企聯合的形式。但是，無論什么形式的合資合作公司，在檔案管理上都要明確檔案主體，保證其獨立性，同時要認真分析本企業(yè)的專業(yè)特點和檔案類型，堅決杜絕傳統的“一統到底”的檔案管理模式。

第三，要制定適合合資合作公司的檔案管理體系。首先要從公司的主營業(yè)務出發(fā)，緊密圍繞公司生產、經營和管理工作的實際，不能完全照抄照搬國家檔案管理規(guī)章制度和其他任何一家企業(yè)的管理制度。要實實在在摸清本企業(yè)所有工作流程，仔仔細細掌握檔案類型和特點，制定全覆蓋、全流程的管理制度。同時，要從適應性出發(fā)，用好制度執(zhí)行評價，及時發(fā)現和糾正執(zhí)行過程中出現的不適應、不合理，不斷修訂完善檔案管理體系。

2 從統籌規(guī)劃入手，構建高效檔案信息網絡

在當今信息化的社會大潮中，要使檔案管理工作與各項其他工作有機結合，走信息化之路是必然的，也只有這樣才能高效的完成各項檔案管理工作要求，充分發(fā)揮檔案資料的優(yōu)勢作用。

第一，把檔案信息化建設納入長期規(guī)劃。對于一個新成立的公司，必須在公司層面一開始就統籌規(guī)劃，建立結構合理、種類齊全的檔案管理信息網絡體系，用發(fā)展的眼光構建一個適應公司生產經營、網絡結構清晰的檔案管理框架。同時，在建立黨建管理系統、公文處理系統、財務管理系統、工程監(jiān)督系統、經營管理系統等各子系統時，充分從檔案管理證據化、便捷化、共享化方面考慮，確保能很好的融入框架，實現信息化共享。

第二，高度重視檔案信息安全性建設。在“黑客泛濫”的時代，一定要做好檔案的信息安全工作，特別是電子檔案載體的風險和安全隱患一定要提前識別，格外重視，在人力物力財力方面加大投入，用好“物防人防技防”手段。要持之以恒的在全員范圍內，特別是合資合作公司特有的數量巨大的承包商隊伍管理上下功夫，用案例常講保密、用制度約束保密、用考核督促保密，確保公司專有技術、核心工藝等重要檔案不丟失、不外泄。

第三，提高檔案資料利用的信息化手段。檔案管理除了收集、整理和歸存公司在發(fā)展歷程中的重大經營活動、特有技術創(chuàng)新等重要資料之外，更重要的作用就是發(fā)揮和利用好這些資料，在成功或失敗的基礎上，為公司提供經驗教訓和發(fā)展后勁。當前，檔案管理的信息化主要還停留在錄入、歸集、儲存等基礎層面，需要進一步根據公司特點，思考建立內部局域專網，在防火墻內實現資源共享，按照權限管理不斷開放檔案資料，將“檔案館從線下搬到線上”，不斷提高主動服務能力。

3 從檔案規(guī)范入手，借助高效的市場化力量

國家關于檔案管理的規(guī)定很多，對文書檔案、建設項目檔案、人事檔案、會計檔案等都有明確的規(guī)范。現如今，檔案的形式規(guī)格各不相同、載體多樣性、文字文種較多等特性給檔案收集、整理、保管、歸檔等工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

第一，要加強檔案的規(guī)范化建設。要認真學習各類檔案的歸檔規(guī)范，在檔案收集中充分評價文件和資料的價值，站在公司發(fā)展的角度評估其深遠意義;在檔案整理中認真記錄每一個細節(jié)，客觀準確的反映事件全過程，精準完整的記錄每一個試驗參數和工程數據，實現檔案利用價值最大化;在檔案歸檔中注重利用新理念、新方法，確保檔案完整性、查閱便捷性和檔案安全性。

第二，要充分借助專業(yè)檔案管理機構力量。合資合作公司人員精簡的特性決定了不可能設置一個龐大的檔案管理機構和檔案館，而合資合作公司往往從事的又是探索性、戰(zhàn)略性的工作，必然會產生大量的文字、照片、視頻等資料。這就要充分借助市場化力量，尋求一些資質齊全、技術過硬、保密意識強的社會化專業(yè)檔案管理機構，通過合同約定形成長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作關系，定期和不定期參與公司的檔案管理知識宣講、整理歸檔、暫存保管和技術咨詢工作。

第三，要嚴格要求承包商對檔案進行收集整理。合資合作公司大多按照項目制運行，在承包商管理方面要監(jiān)督好檔案管理工作，避免檔案轉接過程中發(fā)生散失、損毀或者非法占為己有的現象。特別是，在階段成果和合同履行結束時，要利用合同約定，充分發(fā)揮甲方權利，嚴格檔案的完整性、規(guī)范性驗收，在不完成檔案歸檔工作的情況下不予結算，將檔案歸集完成情況納入承包商進出考評體系。

4 從人員素質入手，加強檔案管理人員業(yè)務能力

企業(yè)的競爭力體現在人才，檔案管理工作一樣也需要綜合素質強、專業(yè)技能精的人才隊伍得以保障。

首先，要培養(yǎng)一定數量的“專精尖”檔案管理人員，這些少數的精英主要是直接參與檔案管理工作的頂層設計、宏觀管理、技術指導等工作，包括和專業(yè)技術機構的溝通協調。

其次，要在全員范圍內普及檔案管理必備知識，通過開展日常培訓、檔案知識宣傳等活動，讓公司全體員工掌握檔案管理的基本知識，在工作進程中提前考慮檔案的完整性、規(guī)劃性。

最后，就是要加強交流學習，通過向各股東方、其他優(yōu)秀企業(yè)學習借鑒檔案管理的先進做法，定期開展公司內部檔案管理工作分析會、經驗交流會、先進評比表彰等，不斷提升合資合作公司的檔案管理水平。

參考文獻

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