規(guī)范金融企業(yè)檔案管理，支持金融行業(yè)健康發(fā)展

朱惜惜

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的同時(shí)，檔案管理工作也逐步的由以往的紙質(zhì)檔案管理模式向著數(shù)字化檔案管理模式的方向穩(wěn)步發(fā)展。數(shù)字化檔案管理模式在我國(guó)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的發(fā)展已經(jīng)取得了一定的成效。但是就目前來(lái)說(shuō)，數(shù)字化檔案管理與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，仍然存在著很多的問(wèn)題?；诖?，本文首先提出金融企業(yè)檔案管理程序，在此基礎(chǔ)上對(duì)金融企業(yè)檔案管理進(jìn)行了分析，以此更好的促進(jìn)金融行業(yè)健康的發(fā)展，為我國(guó)金融行業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：金融企業(yè);檔案管理;檔案部門(mén)

經(jīng)濟(jì)全球一體化的迅速來(lái)臨以及人們對(duì)國(guó)際資本流動(dòng)需求的持續(xù)增加，各個(gè)領(lǐng)域?qū)τ诮鹑谛袠I(yè)檔案管理工作提出的要求也進(jìn)一步提高。作為金融企業(yè)來(lái)說(shuō)，必須緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，加快數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的目標(biāo)，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。

1 金融企業(yè)檔案管理工作程序

1.1 分類(lèi)

根據(jù)業(yè)務(wù)產(chǎn)品的特點(diǎn)，項(xiàng)目材料也可以詳細(xì)的劃分為商業(yè)化收購(gòu)業(yè)務(wù)、投資投行業(yè)務(wù)、中間業(yè)務(wù)等各種不同的。項(xiàng)目材料則是根據(jù)其形成階段上存在的差異，可以詳細(xì)的分為審批、實(shí)施類(lèi)以及后期管理類(lèi)文件等幾種。

1.2 收集

項(xiàng)目材料收集實(shí)際上就是我們所說(shuō)的檔案歸檔，其對(duì)于文件材料的收集范圍做出了明確的規(guī)定。假如項(xiàng)目文件資料與項(xiàng)目有關(guān)且具有較大參考利用價(jià)值的話，工作人員必須按照要求收集完整的資料。如果歸檔范圍中沒(méi)有規(guī)定項(xiàng)目文件材料收集范圍的話，檔案管理人員必須以文件重要性以及利用價(jià)值為基礎(chǔ)，確定文件收集的范圍。在文件收集過(guò)程中工作人員必須切實(shí)做好文件材料重要性的區(qū)分工作，重要憑證文件必須及時(shí)的移交檔案室進(jìn)行管理，非重要憑證文件則應(yīng)該按照文件收集的先后順序以及項(xiàng)目完成情況進(jìn)行收集和整理。

1.3 整理

金融企業(yè)在開(kāi)展項(xiàng)目材料的收集和整理工作時(shí)，必須按照以單位為基礎(chǔ)的原則進(jìn)行，不但要在項(xiàng)目收購(gòu)過(guò)程中做好原始材料的分戶和整理工作，同時(shí)還應(yīng)做好項(xiàng)目材料的檢定工作，避免因?yàn)橹貜?fù)歸檔情況的出現(xiàn)，影響檔案收集和整理工作的質(zhì)量。

2 規(guī)范金融企業(yè)檔案管理工作的措施

2.1 完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1）打造高標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化檔案中心。經(jīng)過(guò)深入調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前很多金融機(jī)構(gòu)的檔案管理都采取的是各部門(mén)分散管理的方式，并沒(méi)有按照要求設(shè)置綜合型的檔案管理中心，這種檔案管理方式，不僅無(wú)法滿足現(xiàn)有和后續(xù)新增檔案保存的要求，同時(shí)也不利于金融機(jī)構(gòu)檔案集中管理工作的開(kāi)展，增加了檔案管理不安全隱患發(fā)生的幾率。所以，金融機(jī)構(gòu)在檔案管理中心建設(shè)時(shí)，應(yīng)該在滿足檔案管理工作基本要求的前提下，將檔案管理中心建設(shè)在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品的場(chǎng)所。2）檔案防護(hù)裝具以及相關(guān)設(shè)備。為了確保檔案管理的安全性，金融機(jī)構(gòu)在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該采取安裝鐵皮柜或者密集架檔案裝具的同時(shí)，增加檔案管理場(chǎng)所空間利用率，提高檔案管理的安全性。另外，金融機(jī)構(gòu)還應(yīng)按照檔案管理工作的要求，在檔案管理中心安裝監(jiān)控、防盜報(bào)警裝置、防盜門(mén)、遮光窗簾、溫濕度計(jì)、滅火器、加濕器、消毒滅菌器等相關(guān)設(shè)備，降低外部環(huán)境因素對(duì)檔案管理安全性產(chǎn)生的不利影響。3）切實(shí)做到重要制度必須上墻。金融機(jī)構(gòu)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格的按照崗位職責(zé)、檔案中心管理制度、節(jié)約制度以及保密制度的要求開(kāi)展檔案管理工作。

2.2 建立健全檔案管理機(jī)制

1）建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。確保檔案管理工作責(zé)任的全面覆蓋。金融機(jī)構(gòu)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，不僅要明確分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，同時(shí)還應(yīng)配備負(fù)荷金融企業(yè)發(fā)展和管理要求的檔案管理人員。各部門(mén)在開(kāi)展業(yè)務(wù)時(shí)，也必須密切的配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作。嚴(yán)格的按照檔案管理四級(jí)責(zé)任人制度的方式，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。另外，各部門(mén)在配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必須安排專職或者兼職人員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集整理工作，促進(jìn)檔案收集整理質(zhì)量的有效提升。2）做好檔案管理四納入的落實(shí)工作。所謂檔案管理四納入實(shí)際上指的就是將檔案管理工作納入到金融企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及各部門(mén)人員崗位職責(zé)中。不管是分管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)還是專兼職工作人員必須嚴(yán)格的按照要求落實(shí)各自的崗位責(zé)任。3）明確金融機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)與其他各部門(mén)的職責(zé)和工作責(zé)任。檔案管理部門(mén)在金融企業(yè)檔案管理中承擔(dān)著檔案管理者的重任，并不是檔案的保管者和。作為檔案管理者必須全面的負(fù)責(zé)金融企業(yè)檔案管理工作計(jì)劃、組織、培訓(xùn)、考核、接收、保管、利用等各方面的工作，充分發(fā)揮檔案管理部門(mén)的積極作用，推動(dòng)金融企業(yè)的發(fā)展。由于檔案數(shù)據(jù)是在金融企業(yè)長(zhǎng)期開(kāi)展業(yè)務(wù)的過(guò)程中逐漸形成的，如果只是單獨(dú)依靠檔案部門(mén)的話，不僅會(huì)出現(xiàn)很多無(wú)法解決的問(wèn)題，而且也不利于檔案工作的開(kāi)展。所以為了確保金融企業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)必須充分重視和支持檔案管理工作，要求各部門(mén)積極的配合并參與到檔案管理工作中。4）嚴(yán)格按照不同類(lèi)型檔案集中統(tǒng)一管理的原則開(kāi)展檔案管理工作。由于現(xiàn)階段很多金融企業(yè)的文件材料、檔案等都采取的是各部門(mén)分散管理的方式，這種檔案管理方式主要存在著以下幾方面的弊端：業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員因?yàn)椴皇煜n案管理的相關(guān)政策、法制以及規(guī)章制度，導(dǎo)致企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案管理出現(xiàn)了不規(guī)范的問(wèn)題。業(yè)務(wù)檔案長(zhǎng)期存放于業(yè)務(wù)部門(mén)，增加了虛假業(yè)務(wù)檔案風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的幾率。由于業(yè)務(wù)檔案存放于業(yè)務(wù)部門(mén)，企業(yè)無(wú)法進(jìn)行集中管理，導(dǎo)致檔案安全隱患的發(fā)生。為了徹底改變這一情況，金融企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必須以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的原則開(kāi)展檔案管理的工作。同時(shí)要求企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)、下屬單位等必須充分利用信息技術(shù)建立企業(yè)檔案動(dòng)態(tài)監(jiān)管體系。5）建立規(guī)范化的企業(yè)檔案整理與利用體系。金童企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該按照文件立卷、檔案整理原則、方法、檔案編制要求以及檔案裝具等相關(guān)要求，合理規(guī)范的進(jìn)行企業(yè)檔案資料的分類(lèi)、排序以及保管。根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，制定符合企業(yè)檔案管理要求的《各類(lèi)文件歸檔范圍和保管期限表》，同時(shí)明確企業(yè)各種文件歸檔的范圍以及保管的期限。嚴(yán)格按照金融企業(yè)《檔案整理規(guī)范》的要求明確檔案整理的原則以及方法，確保檔案管理工作的高效進(jìn)行。另外，金融企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，還應(yīng)采取建立全卷宗檔案管理體系的方式，將企業(yè)檔案管理過(guò)程中的相關(guān)資料以及組織機(jī)構(gòu)的改革等內(nèi)容進(jìn)行集中的整理和保管。6）電子文件管理力度的持續(xù)加強(qiáng)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，金融企業(yè)也應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，加大電子文件管理工作的力度，通過(guò)建立企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理體系的方式，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的有序開(kāi)展。這就要求，金融去企業(yè)在建立業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)的過(guò)程中，企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)必須積極的參與其中，按照電子文件歸檔管理的要求，開(kāi)展電子文件的歸檔整理工，確保歸檔整理后的電子文件滿足電子檔案管理的要求。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，金融企業(yè)檔案管理是企業(yè)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，檔案管理工作不僅事關(guān)企業(yè)信息的安全性，同時(shí)也是影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要因素。所以，金融企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，加快數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的步伐，才能在推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作有序進(jìn)行的同時(shí)，充分發(fā)揮出檔案管理工作在金融企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的積極作用。

參考文獻(xiàn)

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